Persónuverndarstefna Intellecta

Almennt

Meðferð persónuupplýsinga skiptir Intellecta miklu máli. Stefna þessi tekur til persónuupplýsinga hvort sem þeirra er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum hætti. Stefnan tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum sem falla undir stefnuna. Stefnan er aðgengileg á heimasíðu Intellecta, www.intellecta.is

Persónuverndarlög
Öll vinnsla á persónuupplýsingum, þ.m.t. öflun, skráning, vistun og meðferð þeirra á vegum Intellecta, lýtur lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga og öðrum reglum sem settar hafa verið á grundvelli persónuverndarlaga („persónuverndarlög“).

Ábyrgð
Intellecta gætir þess að þeir þættir vinnslunnar sem Intellecta hefur með höndum séu í samræmi við persónuverndarlög.

3.1 Ráðningaþjónusta

Intellecta sér um ráðningaþjónustu fyrir viðskiptavini og getur annað hvort verið ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili slíkrar þjónustu í skilningi persónuverndarlöggjafar. Intellecta er ábyrgðaraðili vinnslu þegar Intellecta tekur við persónuupplýsingum frá umsækjendum án þess að viðkomandi sækja um ákveðið starf, en vinnsluaðili þegar Intellecta auglýsir störf fyrir hönd viðskiptavina. 

3.2 Rannsóknir - viðhorfskannanir

Intellecta sér um viðhorfskannanir meðal starfsmanna eða viðskiptavina fyrirtækja. Við slíka þjónustu er Intellecta vinnsluaðili.

Persónuupplýsingum sem er safnað
Intellecta er ráðninga-, rannsókna- og ráðgjafarfyrirtæki og sú starfsemi felur í sér söfnun persónuupplýsinga. Vinnsla persónuupplýsinganna er annað hvort grundvölluð á upplýstu samþykki einstaklinga eða á lögmætum hagsmunum þess er óskar eftir vinnslunni.

4.1 Ráðningaþjónusta

Við umsókn um starf á vegum Intellecta þarf umsækjandi að skrá viðeigandi persónulegar upplýsingar í gagnagrunn Intellecta. Jafnframt staðfestir umsækjandi að Intellecta megi vista og vinna með þær persónulegu upplýsingar sem beðið er um vegna starfsumsóknarinnar. Skrá þarf inn upplýsingar eins og nafn, kennitölu, heimilisfang og upplýsingar sem tengjast því hvernig hægt er að hafa samband við viðkomandi. Einnig upplýsingar um starfsferil, menntun og hverjir geta verið umsagnaraðilar um viðkomandi. Í viðhengi þarf að fylgja ferilskrá (CV) og möguleiki er að setja einnig aðrar upplýsingar sem umsækjandi telur að komi að gagni við starfsumsóknina.

Þegar umsækjandi lýkur skráningu umsóknar, fær hann senda staðfestingu á netfangið sem hann gaf upp við skráningu í gagnagrunninn.

Við vinnslu umsóknar getur umsækjandi þurft að leggja fram frekari persónulegar upplýsingar, taka persónuleikapróf eða önnur próf, leysa starfstengd verkefni eða veita leyfi fyrir því að talað sé við umsagnaraðila.

4.2 Rannsóknir - viðhorfskannanir

Við rannsóknir á viðhorfi einstaklinga er eftirfarandi upplýsingum safnað:

Samskiptaupplýsingum – nafni og netfangi.

Ef einstaklingur ákveður að taka þátt í viðhorfskönnun, er eftirfarandi upplýsingum safnað:

Bakgrunnsgögnum til að greina bakgrunn þátttakenda.

Dæmi fyrir viðhorfskönnun meðal starfsmanna fyrirtækja: Staða innan fyrirtækis, deild/starfseining sem viðkomandi tilheyrir.

Dæmi fyrir viðhorfskönnun meðal viðskiptavina fyrirtækja: Aldur, kyn, staðsetning.

Viðhorf til vinnustaðarins eða þjónustu fyrirtækisins allt eftir því hvers konar rannsókn á sér stað.

Í sumum tilvikum er safnað viðbótar samskiptaupplýsingum til að geta dregið út verðlaun vegna þátttöku. Dæmi: Nafn og netfang.

Ofangreindum upplýsingum er safnað með því að senda tölvupóst á mögulega þátttakendur. Til að geta haldið utan um hvort þátttakendur hafi svarað viðhorfskönnuninni eru notaðar vefkökur.

Tilgangur vinnslu

5.1 Ráðningaþjónusta

Þær persónulegu upplýsingar sem skráðar eru í gagnagrunn Intellecta, koma frá umsækjendum og er umsækjandi sjálfur beðinn að samþykkja hvort Intellecta megi vista upplýsingar og vinna með þær.

Ef umsækjandi veitir ekki slíkt samþykki er ekki möguleiki að skrá inn upplýsingar og engin vinnsla fer fram.

Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga er að:

meta hversu vel umsækjandi hentar í tiltekið starf sem viðkomandi umsækjandi sækir um, eða

meta hversu vel umsækjandi hentar í störf sem Intellecta er að vinna að ráðningu fyrir viðskiptavini, ef umsækjandi heimilar slíkt, og

til að geta haft samband við viðkomandi umsækjanda vegna starfsumsókna.

Intellecta notar ekki skráðar upplýsingar í öðrum tilgangi en vegna starfsráðninga. 

5.2 Rannsóknir - viðhorfskannanir

Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga í rannsóknum og viðhorfskönnunum er:

Samskiptaupplýsingar – til að geta haft samband við viðkomandi aðila.
Bakgrunnsgögn – til að geta sýnt niðurstöður út frá mismunandi sjónarhólum.

Viðhorf þátttakenda - til að geta metið stöðu vinnuumhverfis eða þjónustu fyrirtækis/stofnunar í samanburði við viðmið.
Viðbótarsamskiptaupplýsingar – til að geta dregið út verðlaun úr hópi þeirra sem svara og til að hægt sé að hafa samband við verðlaunahafa.

Viðtakendur upplýsinga
Þær upplýsingar sem Intellecta aflar í þjónustu sinni eru vistaðar hjá undirverktökum sem uppfylla sambærileg lög og eru á Íslandi varðandi persónuvernd.

6.1 Ráðningaþjónusta

Í starfsumsóknarferlinu þarf Intellecta að afhenda/sýna fulltrúum þess viðskiptavinar sem starfið varðar þær persónulegu upplýsingar sem umsækjandi hefur lagt fram. Viðkomandi viðskiptavinur getur annað hvort verið ábyrgðaraðili upplýsinganna eða vinnsluaðili, allt eftir því hvort Intellecta er að auglýsa starfið fyrir viðkomandi viðskiptavin (viðskiptavinur ábyrgðaraðili) eða ekki (Intellecta ábyrgðaraðili). Intellecta afhendir slík gögn ekki frá sér nema að gerður hafi verið skriflegur vinnslusamningur við viðskiptavininn eða með samþykki umsækjenda.

6.2 Rannsóknir - viðhorfskannanir

Við afhendingu niðurstaðna rannsókna /viðhorfskannana afhendir Intellecta aldrei persónuupplýsingar frá sér, heldur eru niðurstöður birtar á ópersónugreinanlegu formi.

Varðveislutími

Intellecta varðveitir persónulegar upplýsingar í samræmi við lög og málefnalegar ástæður.

7.1 Ráðningaþjónusta

Almennt eru persónuupplýsingar vegna starfsumsókna varðveittar í eitt ár frá skráningu gagnanna hjá Intellecta. Umsækjandi fær sendan áminningarpóst við lok varðveislutímabils um það hvort hann vilji halda áfram að vista gögnin hjá Intellecta og getur þá sjálfur framlengt vistunartímann eða óskað eftir því að gögnunum sé eytt úr gagnagrunninum.

Umsækjandi getur hvenær sem haft samband við Intellecta skriflega og beðið um að gögnum sínum sé eytt.

7.2 Rannsóknir - viðhorfskannanir

Almennt eru persónugreinanlegar upplýsingar vegna viðhorfskannana varðveittar að hámarki í 60 daga frá skráningu hjá Intellecta. Fyrir lok þess tíma hefur persónuauðkennum verið eytt.

Nákvæmni og áreiðanleiki upplýsinga
Við skráningu gagna ber umsækjandi ábyrgð á réttmæti og áreiðanleika þeirra upplýsinga sem hann skráir. Séu persónuupplýsingar óáreiðanlegar mun Intellecta, með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar, gera viðeigandi ráðstafanir til þess að þær verði leiðréttar eða þeim eytt.

Öryggi upplýsinga

Intellecta gætir öryggis þeirra upplýsinga sem umsækjendur/þátttakendur viðhorfskannana láta í té með viðeigandi tæknilegum og skipulegum ráðstöfunum, m.a. með það að markmiði að koma í veg fyrir mannleg mistök, þjófnað eða aðra misnotkun á upplýsingum. Á það jafnt við um þær upplýsingar sem eru vistaðar hjá Intellecta og hjá undirverktökum. Intellecta takmarkar aðgang að upplýsingum við þá starfsmenn sem nauðsynlega þurfa slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar. Intellecta gerir vinnslusamninga við sína undirverktaka sem annast vistun gagna og undirgangast þeir sömu kröfur og starfsmenn Intellecta.

Starfsmenn Intellecta og undirverktakar eru upplýstir um skyldur þeirra til að viðhalda trúnaði og öryggi persónuupplýsinga. 

Intellecta mun tilkynna þeim sem hlut eiga að máli, án ótilhlýðilegrar tafar, ef upp kemur öryggisbrot er varðar persónuupplýsingar, sem hefur í för með sér mikla áhættu fyrir viðkomandi. Með öryggisbroti í framangreindum skilningi er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga, að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Intellecta vill einnig taka fram að gagnaflutningur á internetinu er aldrei fullkomlega öruggur. Umsækjanda er því bent á að láta Intellecta umsvifalaust vita ef hann telur hættu á að tilteknar upplýsingar sem hann hefur veitt Intellecta séu í hættu.

Réttindi umsækjenda 
Umsækjandi hefur rétt til að andmæla söfnun Intellecta á persónuupplýsingum telji hann að slík söfnun sé ekki í samræmi við tilgang hennar.

Umsækjandi getur afturkallað samþykki sitt um vistun og meðhöndlun gagnanna, eða óskað eftir því að upplýsingum um hann sé eytt með því að hafa samband við Intellecta skriflega. Slík beiðni skal afgreidd eins fljótt og auðið er og eigi síðar en innan einnar viku frá móttöku slíkrar beiðni. 

Umsækjandi getur jafnframt leiðrétt villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar um sig með því að senda inn nýjar uppfærðar upplýsingar og koma þær í stað eldri upplýsinga.

Ópersónugreinanlegar upplýsingar
11.1 Ráðningaþjónusta

Intellecta gerir þær upplýsingar ópersónugreinanlegar, sem tengjast viðkomandi umsækjanda og ekki eru vistaðar í löndum sem sambærileg persónuverndarlög eru í gildi og eru á Íslandi. Þetta á við um ýmis próf sem umsækjendur kunna að vera beðnir um að taka á netinu undir tilbúnum notendanöfnum.

11.2 Rannsóknir - viðhorfskannanir

Eftir að upplýsingasöfnun og úrvinnslu er lokið eru upphaflegu gögnin gerð ópersónugreinanleg. Niðurstöður sem verða til og eru afhentar viðskiptavinum innihalda ekki persónugreinanleg gögn.

Kvartanir og beiðnir
Kvörtunum eða beiðnum vegna vinnslu persónuupplýsinga á vegum Intellecta, t.d. í tengslum við gr. 10 í stefnu þessari, skal koma á framfæri við Intellecta með skriflegum hætti á storf@intellecta.is eða með því að hringja í síma 511 1225. Intellecta skal bregðast við erindi umsækjanda eins fljótt og auðið er með skriflegum hætti.

Ábendingum vegna öryggismála, t.d. vegna veikleika eða öryggisbrests, skal
tilkynna til Intellecta á netfangið intellecta@intellecta.is.

Útgáfa
Persónuverndarstefna þessi er gefin út af Intellecta ehf. og gildir frá 10. nóvember 2020 og til þess tíma er ný persónuverndarstefna fyrirtækisins tekur gildi.

Breytingar

Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. Þér er því ráðlagt að kynna þér persónuverndarstefnuna reglulega en breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu hennar á heimasíðu fyrirtækisins www.intellecta.is

Sviðsstjóri skóla- og frístundasviðs Reykjavíkurborgar