Lieu d’affectation : Nyon, Canton de Vaud
Type de poste: CDI - Temps partiel (80%)
Date d’entrée : Dès que possible
Engagement : Poste stable et à long terme
Rémunération : CHF 85'000 – CHF 91’000
Référence : ID-440

Nous recherchons un-e assistant-e de direction hautement structuré-e et polyvalent-e pour rejoindre un family office privé. Directement rattachée au Managing Director, l'employé-e jouera un rôle clé au cœur des opérations administratives, financières et organisationnelles, tout en veillant à la coordination fluide entre les prestataires, les propriétés et les activités de la famille.
Ce poste requiert une personne rigoureuse, proactive et dotée d'une grande intégrité, capable d’évoluer dans un environnement confidentiel et exigeant. La fonction implique également 2 à 3 déplacements par an dans les propriétés privées de la famille (Europe), ainsi qu’une collaboration régulière avec des interlocuteurs multilingues.
Le candidat idéal maîtrise l’anglais à un niveau professionnel (B2/C1) et possède d’excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.
Bien que basé principalement au bureau, ce poste offre 1 à 2 jours de télétravail par semaine selon les besoins opérationnels, tout en exigeant une forte réactivité, une gestion autonome des priorités et une grande fiabilité dans l’exécution des responsabilités.

Responsabilités principales

Support au Managing Director

Assurer l’assistance administrative quotidienne et la gestion des priorités.
Préparer des présentations PowerPoint claires et professionnelles (travaux en cours, projets, communications aux propriétaires).
Rédiger procès-verbaux et comptes rendus de réunions ; assurer leur diffusion et le suivi des actions.
Mettre à jour l’Estate Management Report (rapport global de gestion des propriétés).
Coordonner les échanges avec les prestataires et fournisseurs externes ; suivre les échéances et livrables.
Contribuer à la préparation et au bon déroulement des audits internes et externes.

Administration RH

Tenir à jour les présences, absences, congés, certificats et attestations.
Effectuer les communications nécessaires au prestataire de paie.
Mettre à jour le portail RH et produire, au besoin, des rapports RH simples.

Support comptable & budgétaire

Réceptionner, vérifier et suivre les factures.
Réconcilier les dépenses (cartes de crédit, espèces) et assurer la traçabilité.
Mettre à jour des tableaux Excel (CAPEX, suivis budgétaires) ; contribuer aux préparations budgétaires.
Effectuer le classement et l’archivage comptable selon des standards rigoureux.

Archivage & gestion documentaire

Structurer et maintenir les dossiers fournisseurs, contrats, inventaires et documents légaux.
Garantir un classement méthodique, des versions maîtrisées et une recherche aisée des documents.

Logistique & services généraux

Organiser les achats et les approvisionnements (propriétés, produits, denrées).
Gérer les expéditions et les envois (courrier, poste, FedEx) ; réaliser des courses ponctuelles.
Mettre à jour les inventaires (caves, mobiliers, containers…).
Tenir à jour les dossiers fournisseurs et carnets de contacts.

Administratif divers

Suivre l’administration de la flotte de véhicules (assurances, documents, échéances).
Effectuer, à la demande de la Responsable, des réservations et missions ponctuelles pour les membres de la famille.

Compétences techniques requises

Administration RH : suivi présences/absences/congés, certificats/attestations, interactions prestataire paie.
Comptabilité opérationnelle : suivi et réconciliation des factures et des dépenses (cartes/espèces), appui CAPEX.
Bureautique avancée :
- Excel (tableaux croisés, formules),
- PowerPoint (présentations exécutives),
- Word & Outlook (rédaction, mise en forme, gestion d’agendas et courriels).
Archivage & GED : structuration, inventaires, classement rigoureux.
Logistique & services généraux : achats, envois (poste/FedEx), courses.
Secrétariat : rédaction de PV et notes, mise en page soignée.
Appui opérationnel : polyvalence et sens du service.

Soft Skills

Confidentialité & discrétion irréprochables, propres à un family office.
Autonomie & proactivité : anticipation des besoins, gestion fine des priorités.
Rigueur & sens du détail : exactitude des données, tableaux tenus à jour, fiabilité des livrables.
Polyvalence & adaptabilité : aisance sur un périmètre varié, environnement exigeant et dynamique.
Excellente communication écrite et orale en français et anglais.
Réactivité & souplesse : capacité à répondre avec célérité à des demandes ponctuelles.

Profil recherché

Expérience confirmée en assistanat de direction (idéalement en family office, immobilier patrimonial, gestion de propriétés ou environnement UHNW).
Maîtrise démontrée d’Excel avancé, de PowerPoint et des standards de présentation exécutive.
Anglais B2/C1 maîtrise professionnelle orale et écrite.
Culture du contrôle interne, du reporting fiable et du respect des procédures.
Sens aigu de la confidentialité, de l’intégrité et de la loyauté.
Permis de travail/passeport autorisant l’emploi en Suisse.

Reporting & Attentes

Rattachement direct au Managing Director.
Le poste offre un cadre de travail structuré avec la possibilité d’effectuer 1 à 2 jours de télétravail par semaine, en accord avec le Managing Director et selon les priorités opérationnelles.
Confidentialité, loyauté et professionnalisme exigés.
Attente d’une collaboration durable, fondée sur la fiabilité, la qualité d’exécution et l’esprit de service.

⚠️ Important : Seuls les candidats disposant d’une expérience avérée dans un environnement similaire (family office, gestion privée ou contexte UHNW) et titulaires d’un permis de travail valable en Suisse ou d’un passeport européen seront pris en considération.

Assistant-e de direction 80%