À PROPOS DE LA MISSION

PARTNERH, cabinet de recrutement international et de portage salarial. Nous connectons les meilleurs profils administratifs et opérationnels avec des dirigeants ayant besoin d’un support fiable, structuré et polyvalent.

Nous recrutons pour le compte de l’un de nos clients un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le) pour soutenir directement un CEO dans toutes ses activités administratives, organisationnelles et de coordination.

LE POSTE

En tant qu’Assistant(e) Exécutif(ve) Virtuel(le), vous serez le point central entre le CEO, les équipes internes, les partenaires et les clients externes. Vous assurerez la gestion complète des tâches administratives, organisationnelles et de communication.

Votre rôle : simplifier le quotidien du dirigeant, fluidifier les opérations, anticiper les besoins, et représenter le CEO avec professionnalisme.

VOS MISSIONS PRINCIPALES

Gestion administrative & organisation du CEO

Gérer l’agenda du CEO (réunions, déplacements, priorisation, arbitrages)
Organiser les rendez-vous, réunions stratégiques et points opérationnels
Préparer les documents nécessaires (présentations, notes, briefs)
Assurer la gestion des emails et des communications entrantes
Filtrer, prioriser et suivre les demandes internes / externes
Assurer un reporting régulier des tâches, projets et échéances

Support comptable & administratif

Aider à la préparation des factures, devis, notes de frais, paiements
Classer, organiser et mettre à jour les documents administratifs
Assurer le suivi des contrats, échéances, documents légaux
Coordonner avec la comptabilité, les prestataires et partenaires

Support commercial & communication

Rédiger et relire des documents (emails, présentations, propositions commerciales)
Mettre à jour les outils marketing/communication (présentations, contenus professionnels)
Assurer une veille commerciale et opérationnelle
Gérer la relation avec certains clients ou partenaires sur demande du CEO

Gestion de projets & coordination

Suivre et organiser les projets du CEO (plannings, deadlines, priorités)
Assurer la coordination entre les différentes équipes
Mettre en place et suivre les procédures internes
Anticiper les besoins du CEO et proposer des améliorations organisationnelles

PROFIL RECHERCHÉ

Expérience & compétences obligatoires

Minimum 3 ans d’expérience en assistanat de direction, office management, gestion administrative ou coordination
Excellentes compétences en organisation, classement, suivi et priorisation
Solide expérience en gestion d’agenda et coordination multi-interlocuteurs
Parfaite maîtrise du français (oral + écrit)
Bon niveau d’anglais (intermédiaire à courant)
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace / Microsoft 365)
Compétences solides en rédaction de documents administratifs et professionnels

Qualités personnelles

Sens de la confidentialité et de la discrétion
Excellente communication écrite et orale
Proactivité, autonomie et sens des responsabilités
Rigueur, fiabilité et sens du détail
Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
Esprit analytique et méthodique
Forte capacité à travailler en remote de manière structurée
Attitude positive, esprit d’équipe, professionnalisme

Atouts supplémentaires (nice to have)

Expérience en coordination ou gestion de projets
Connaissance de logiciels CRM, ERP ou outils collaboratifs
Compétences en communication ou marketing digital
Capacité de synthèse et rédaction irréprochable
Maîtrise d’autres langues (un plus)
Expérience dans un environnement international

CE QUE NOUS OFFRONS

Un rôle stratégique aux côtés du CEO : un vrai bras droit administratif
Travail 100% à distance avec horaires flexibles
Un environnement de travail bilingue (FR/EN)
Des missions variées et stimulantes
Une équipe humaine, bienveillante et dynamique
Une montée en compétences continue sur l’organisation et la gestion de direction
Une grande autonomie dans la gestion de vos responsabilités

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Présélection des candidatures par PARTNERH
Entretien visio (45 min) avec PARTNERH
Test pratique : organisation & priorisation
Entretien final avec le CEO
Décision finale

Rejoignez une aventure professionnelle passionnante et devenez un pilier organisationnel via PARTNERH !

Assistant exécutif virtuel H/F