Persónuverndarstefna Ascent Partners

1. Inngangur

Ascent Partners leggur áherslu á að persónuupplýsingar séu unnar á öruggan og ábyrgan hátt og í samræmi við gildandi persónuverndarlög.

Markmið þessarar persónuverndarstefnu er að upplýsa um hvaða persónuupplýsingum Ascent Partners safnar, hvernig þær eru unnar, í hvaða tilgangi þær eru notaðar, hversu lengi þær eru varðveittar og hvaða réttindi einstaklingar njóta samkvæmt lögum.

2. Ábyrgðaraðili

Ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga samkvæmt þessari persónuverndarstefnu er Ascent Partners ehf., kt. 450826-0490 (hér eftir nefnt „Ascent Partners“ eða „félagið“).

3. Hvenær vinnur Ascent Partners persónuupplýsingar?

3.1 Ráðningarþjónusta

Ascent Partners veitir fyrirtækjum og stofnunum ráðningarþjónustu. Við framkvæmd ráðningarverkefna getur Ascent Partners verið annað hvort ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili í skilningi persónuverndarlaga, eftir eðli verkefnisins og samningum við viðskiptavin.

Þegar Ascent Partners vinnur persónuupplýsingar samkvæmt fyrirmælum viðskiptavinar starfar félagið sem vinnsluaðili. Í öðrum tilvikum, svo sem þegar einstaklingar skrá sig í umsækjendagrunn eða óska eftir að koma til greina í framtíðarráðningar, er Ascent Partners ábyrgðaraðili vinnslunnar.

3.2 Leitarverkefni

Ascent Partners framkvæmir einnig markvissa leit að hæfum umsækjendum fyrir viðskiptavini. Við slíka leit kann félagið að vinna með persónuupplýsingar sem fengnar eru frá einstaklingunum sjálfum.

Áður en persónuupplýsingar umsækjanda eru afhentar viðskiptavini hefur Ascent Partners ávallt samband við viðkomandi og aflar samþykkis hans eftir því sem við á.

4. Hvaða persónuupplýsingar vinnur Ascent Partners?

4.1 Persónuupplýsingar umsækjenda

Þegar einstaklingur sækir um starf eða skráir sig í umsækjendagrunn Ascent Partners kann félagið að vinna meðal annars eftirfarandi persónuupplýsingar:

nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang og símanúmer
upplýsingar um menntun, starfsreynslu, hæfni, tungumálakunnáttu og aðrar upplýsingar sem fram koma á ferilskrá eða í kynningarbréfi
upplýsingar sem umsækjandi veitir í viðtölum eða öðrum samskiptum við starfsfólk Ascent Partners
upplýsingar frá umsagnaraðilum, hafi umsækjandi veitt samþykki fyrir því að haft sé samband við þá
niðurstöður úr hæfni-, persónuleika- eða öðrum matsprófum þegar slík próf eru hluti af ráðningarferli
úrlausnir verkefna eða annarra matsþátta sem kunna að vera lagðir fyrir umsækjendur í ráðningarferli

4.2 Persónuupplýsingar frá viðskiptavinum

Við framkvæmd ráðninga kunna viðskiptavinir að afhenda Ascent Partners persónuupplýsingar um starfsfólk, umsækjendur eða aðra einstaklinga sem tengjast verkefninu. Slíkar upplýsingar eru eingöngu unnar í þeim tilgangi að veita umsamda þjónustu og í samræmi við gildandi lög og gerða samninga.

5. Tilgangur og lagagrundvöllur vinnslu

5.1 Tilgangur vinnslunnar

Ascent Partners vinnur persónuupplýsingar meðal annars í eftirfarandi tilgangi:

að taka við og vinna úr starfsumsóknum
að meta hæfni umsækjenda
að finna viðeigandi störf fyrir umsækjendur
að hafa samband við umsækjendur vegna ráðninga

Persónuupplýsingar eru ekki notaðar í öðrum tilgangi en þeim sem einstaklingurinn hefur verið upplýstur um, nema með samþykki hans eða þegar slíkt er heimilt samkvæmt lögum

5.2 Lagagrundvöllur vinnslunnar

Vinnsla persónuupplýsinga byggir á einum eða fleiri af eftirfarandi lagagrundvelli:

samþykki hins skráða
lögmætum hagsmunum félagsins við að taka á móti umsóknum, meta umsækjendur og annast framkvæmd ráðningarferlis
lagaskyldu þegar við á

5.3 Miðlun persónuupplýsinga

Ascent Partners miðlar aðeins persónuupplýsingum til þriðja aðila þegar það er nauðsynlegt vegna framkvæmdar þjónustunnar, á grundvelli samþykkis hins skráða eða samkvæmt lagaskyldu.

Miðlun vegna ráðninga

Persónuupplýsingum umsækjenda er aðeins miðlað til þess viðskiptavinar sem stendur að viðkomandi ráðningarferli. Slík miðlun á sér aðeins stað þegar einstaklingur hefur sótt um viðkomandi starf eða veitt samþykki fyrir því að upplýsingar hans séu kynntar viðskiptavini, svo sem þegar um óauglýst starf er að ræða.

Miðlun til þjónustuaðila og annarra aðila

Ascent Partners kann að miðla persónuupplýsingum til þjónustuaðila sem vinna upplýsingar fyrir hönd félagsins, svo sem rekstraraðila upplýsingakerfa og ráðningarkerfa. Slík vinnsla fer ávallt fram á grundvelli vinnslusamninga í samræmi við gildandi persónuverndarlög.

Persónuupplýsingar kunna einnig að vera afhentar opinberum stjórnvöldum, eftirlitsaðilum eða dómstólum þegar slíkt er skylt samkvæmt lögum eða nauðsynlegt til að stofna, gæta eða verja lagakröfur.

Ascent Partners selur aldrei persónuupplýsingar til þriðja aðila og miðlar þeim ekki í öðrum tilgangi en þeim sem lýst er í þessari persónuverndarstefnu.

5.4 Varðveisla persónuupplýsinga

Ascent Partners varðveitir persónuupplýsingar aðeins svo lengi sem nauðsynlegt er í þeim tilgangi sem þeirra var aflað eða eins lengi og lög, reglur eða lögmætir hagsmunir félagsins krefjast.

Persónuupplýsingar umsækjenda eru varðveittar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf og, eftir atvikum, með samþykki umsækjanda til að geta haft samband vegna sambærilegra starfa síðar.

Umsækjendur geta hvenær sem er óskað eftir því að upplýsingum um þá verði eytt.

6. Öryggi persónuupplýsinga

Ascent Partners gætir öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi öryggisráðstöfunum sem ætlað er að vernda upplýsingar gegn óheimilum aðgangi, ólögmætri eða óviljandi eyðingu, glötun, breytingum eða annarri óheimilli vinnslu.

Aðgangur að persónuupplýsingum er takmarkaður við þá starfsmenn og þjónustuaðila sem þurfa slíkan aðgang vegna starfa sinna og í samræmi við tilgang vinnslunnar. Starfsmenn Ascent Partners eru bundnir trúnaði og upplýstir um skyldur sínar varðandi meðferð og öryggi persónuupplýsinga.

Komi upp öryggisbrot sem varðar persónuupplýsingar mun Ascent Partners bregðast við í samræmi við gildandi persónuverndarlög, þar á meðal með því að tilkynna Persónuvernd og þeim einstaklingum sem hlut eiga að máli þegar slíkt er skylt eða nauðsynlegt samkvæmt lögum.

7. Réttindi einstaklinga

7.2. Réttur til að eyða upplýsingum og afturkalla samþykki

Þegar vinnsla persónuupplýsinga byggir á samþykki getur einstaklingur afturkallað samþykki sitt hvenær sem er. Einstaklingur getur jafnframt óskað eftir því að persónuupplýsingum um hann verði eytt, enda séu skilyrði gildandi persónuverndarlöggjafar uppfyllt. Slíkar beiðnir skulu berast skriflega til Ascent Partners og verða afgreiddar án ástæðulausrar tafar og innan þeirra tímamarka sem lög mæla fyrir um.

7.3. Aðgangur, leiðrétting og önnur réttindi

Einstaklingur á rétt á að fá upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga sinna, óska eftir aðgangi að þeim, leiðréttingu á röngum eða ófullnægjandi upplýsingum, takmörkun vinnslu og andmæla vinnslu þegar það á við.

7.4. Fyrirspurnir og erindi

Einstaklingar geta beint fyrirspurnum, ábendingum eða beiðnum um meðferð persónuupplýsinga sinna til Ascent Partners með tölvupósti á info@ascentpartners.is

8. Breytingar á persónuverndarstefnunni

Ascent Partners áskilur sér rétt til að uppfæra þessa persónuverndarstefnu þegar tilefni er til, meðal annars vegna breytinga á lögum, þjónustu eða vinnsluháttum.

Nýjasta útgáfa stefnunnar verður ávallt birt á vefsíðu félagsins ásamt dagsetningu síðustu uppfærslu.

9. Gildistaka

Þessi persónuverndarstefna tekur gildi 5. ágúst 2026 og gildir þar til ný útgáfa hennar tekur gildi.

Almenn umsókn