Buscamos un/a Back Office Manager para incorporarse a las operaciones en España de una empresa internacional en un entorno dinámico y multicultural.

Con base en Barcelona, serás responsable de supervisar, coordinar y optimizar todas las actividades de back office, garantizando la eficiencia de la administración, las finanzas, las compras, la gestión de contratos y la oficina.

Reportando al Head of Service Center, serás el punto de contacto clave entre los departamentos internos, la dirección, los partners externos y los proveedores, asegurando el buen funcionamiento diario y la mejora continua de los procesos.

Responsabilidades principales

Gestión operativa y gobierno

Liderar y gestionar todas las operaciones de back office y procesos administrativos.
Garantizar la ejecución eficiente de las tareas administrativas diarias.
Definir, supervisar y mejorar continuamente procesos, procedimientos y directrices.
Asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa, la normativa y los controles internos.

Gestión de contratos y proveedores

Gestionar la administración de contratos: revisiones, aprobaciones, renovaciones y documentación.
Apoyar los procesos de compras, solicitudes y gestión de pedidos locales.
Coordinar la relación con proveedores y prestadores de servicios externos.

Administración financiera y reporting

Apoyar el presupuesto, las previsiones y el control de costes.
Seguir los gastos administrativos e identificar oportunidades de optimización.
Asegurar el correcto procesamiento de facturas y documentación financiera.
Preparar informes operativos y garantizar la exactitud y disponibilidad de los datos.
Mantener las bases de datos y los repositorios documentales.

Personas y servicios administrativos

Coordinar los procesos de incorporación y salida de empleados.
Apoyar al Head of Services Spain en las actividades de RR. HH.
Gestionar la administración de la oficina, los servicios generales y el entorno de trabajo.
Organizar eventos, reuniones, talleres y revisiones de dirección.

Gestión de oficina e inmuebles

Gestionar las instalaciones y servicios inmobiliarios, garantizando un entorno de trabajo seguro, eficiente y profesional.
Ser el contacto principal de propietarios, empresas de facility management, administración del edificio y contratistas externos.
Supervisar arrendamientos, contratos de servicios y de mantenimiento y su documentación.
Coordinar mantenimiento, reparaciones, reformas y proyectos de acondicionamiento.
Garantizar el cumplimiento de los requisitos de salud laboral, medio ambiente y seguridad.
Gestionar la planificación de espacios, puestos, salas de reuniones y el uso de la oficina.
Coordinar accesos, tarjetas, llaves y la gestión de visitas.
Supervisar las compras e inventario de mobiliario, equipos y suministros de oficina.
Gestionar el presupuesto de la oficina y seguir los gastos de las instalaciones.
Apoyar las medidas de continuidad de negocio relacionadas con las infraestructuras.
Coordinar traslados, ampliaciones e iniciativas de mejora del espacio de trabajo.
Garantizar una excelente experiencia del empleado en la oficina y apoyar modelos de trabajo híbrido.
Gestionar contratos y suscripciones de telefonía móvil.

Mejora de procesos y gestión de interlocutores

Identificar oportunidades de simplificación, automatización y estandarización de procesos.
Liderar iniciativas de mejora continua en el back office.
Mantener la documentación de procesos y los estándares operativos.
Colaborar estrechamente con Finanzas, RR. HH., IT, Legal, Compras y partners externos.
Apoyar a la dirección en tareas administrativas y organizativas.

Perfil

Formación comercial o administrativa, o experiencia profesional equivalente.
Al menos 5 años de experiencia en back office, administración, servicios compartidos o funciones de soporte al negocio.
Experiencia demostrada en administración de contratos, apoyo a compras y reporting.
Se valorará experiencia en un entorno internacional.
Gran capacidad de organización y planificación.
Excelentes habilidades de comunicación y gestión de interlocutores.
Alto nivel de precisión y atención al detalle.
Capacidad para gestionar varias prioridades a la vez.
Mentalidad de mejora continua.

Competencias técnicas e idiomas

Buen dominio de Microsoft 365 (Excel, PowerPoint, Word, Teams y SharePoint).
Experiencia con sistemas ERP, idealmente SAP.
Se valorará el conocimiento de herramientas de reporting y análisis de datos.
Inglés y español fluidos. Se valorarán otros idiomas.

Ubicación: Barcelona, España.

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Back Office Manager / Responsable de Back Office (servicios administrativos y oficina) – Barcelona