En este artículo, trataremos específicamente el software(ATS/CRM) para el negocio de la «Contratación permanente». El software para agencias de trabajo temporal (o agencias de contratación de personal) es un juego diferente y se tratará en un artículo posterior.

¿Necesitas un ATS/CRM?

Muchas agencias en fase inicial prefieren trabajar en google docs y almacenar su base de datos en ordenadores locales. Le sugerimos que lo primero que haga sea suscribirse a un software para agencias de contratación.

Sí, el mayor reto es elegir entre la multitud de programas informáticos disponibles en el mercado. Hoy en día, la mayoría del software está disponible en la nube y mediante una suscripción mensual/anual.

El coste de este tipo de software puede oscilar entre 25 y 150 dólares al mes por usuario. La compra anual puede suponerle un descuento del 20%. Una vez que esté seguro de que un software se adapta a su propósito, tiene sentido suscribirse a él anualmente. El software empresarial no es algo que vaya a cambiar con frecuencia. Por lo tanto, es imperativo que elija la misma sabiamente después de consideraciones deliberadas.

Nos hemos encontrado con varios artículos en la red que comparan programas informáticos en función de sus características y los califican según las opiniones de los clientes. Yo, sin embargo, creo que para elegir un software, la agencia debe comprender la necesidad de varias características y luego decidir cuáles son las «imprescindibles» y cuáles las «buenas para tener».

Puede consultar este software para agencias de contratación como alternativa.

¿Qué es un ATS y un de contratación CRM?

De lo contrario, es fácil perderse en las interminables listas de funciones que ofrecen los proveedores de software. Otra cosa con la que hay que tener cuidado es entender la diferencia entre un ATS(sistema de seguimiento de candidatos) y un CRM de contratación. Normalmente, los programas informáticos de contratación son utilizados tanto por las agencias de colocación como por las empresas contratantes.

Aquí el ATS, que consiste básicamente en añadir una candidata al sistema (es decir, mantener una base de datos de candidatas) y acompañarla a lo largo del proceso de selección, es la característica común. Sin embargo, la gran diferencia radica en los distintos flujos de trabajo que manejan estas dos entidades.

La empresa contratante recibe solicitantes directos y también currículos de agencias de contratación, que deben ser rastreados. En el caso de las agencias de contratación, tienen que enviar currículos al cliente (empresa contratante), hacer un seguimiento de los candidatos y facturar una colocación satisfactoria. Por lo tanto, estas dos entidades requieren un software diferente.

También existen otros programas en el mercado como el software RPO (externalización de procesos de contratación) y el software VMS(sistema de gestión de proveedores). Incluso éstas son más relevantes para la empresa contratante que para una agencia de contratación.

Características de la plataforma: «Debería tener»y «bueno tener

A continuación enumeraremos las características por orden de importancia para una agencia de contratación. La necesidad de funciones aumentará a medida que la agencia crezca, trabaje con más clientes, tenga una base de datos mayor y, por supuesto, un equipo de contratación más numeroso. Le corresponde a usted decidir cuáles son sus características «imprescindibles» y «buenas para tener». Y sí, cuando esté empezando, su elección también dependerá del precio del software. A continuación enumeraremos algunas características que consideramos imprescindibles (y buenas de tener) para un CRM de contratación.

1. Base de datos de candidatos – (Imprescindible)

a. Límites de tamaño de la base de datos, si los hay (datos de cuántos candidatos pueden almacenarse). Todo lo que supere los 10000 candidatos por usuario es bueno. Sí, cuantos más seamos, mejor. (Imprescindible)

b. ¿Cómo se introducen los datos en la base de datos? ¿Es necesario mecanografiarlo o se puede analizar un currículum? (Parser – Debe tener)

c. ¿Se puede buscar en la base de datos?

  • Búsqueda booleana (Esto es poder buscar algunos currículos con palabras clave específicas, y eso también con operadores como ‘Y’ ‘O’ & ‘NO’)? (Bueno tener)
  • Búsqueda filtrada – Basada en campos específicos. (Imprescindible)

d. Posibilidad de almacenar campos personalizados. Es posible que desee almacenar la «altura» (¡es broma!) de todos sus candidatos. No es posible si no dispone de dicho campo. (Imprescindible)

e. Búsquedas guardadas – Puede que esté utilizando criterios específicos para buscar candidatos para un determinado puesto (o tipo de puesto) y quiera guardarlo para volver a utilizarlo. (Es bueno tenerlo)

f. Listas calientes de candidatos – Son listas creadas de candidatos específicos en su base de datos para una referencia rápida. (Es bueno tenerlo)

2. Debe existir una base de datos similar que contenga los datos relativos a «Clientes», «Contactos» y «Trabajos». (Imprescindible)

3. Capacidad para almacenar archivos y notas adjuntos a cada entrada en la base de datos (Bueno tener)

4. Posibilidad de dar formato a los currículos como «currículo de agencia» con la marca de su agencia antes de compartirlos con el cliente. (Es bueno tenerlo)

5. Asignación de trabajos a los reclutadores y asignación de candidatos a los trabajos (imprescindible).

6. Capacidad para configurar varias etapas del proceso de contratación y capacidad para mover a los candidatos de una etapa de contratación a otra mientras se registra la fecha/hora y se toman notas. (Imprescindible)

7. Capacidad para programar citas y enviar/recibir notificaciones/recordatorios a/de los candidatos y el contacto. (Imprescindible)

8. Capacidad para colaborar en trabajos específicos con los miembros del equipo. (Imprescindible)

9. Capacidad para compartir currículos con los clientes en línea (Bueno tener). Siempre se pueden enviar a través de los viejos correos electrónicos.

10. Integración del correo electrónico con el CRM de contratación (bueno tenerlo)

11. Aplicación móvil. (Es bueno tenerlo)

12. Llamar a candidatos y contactos a través de la aplicación y grabar la conversación. La parte de la grabación depende de si las leyes locales sobre privacidad lo permiten. Sin embargo, incluso llamar a través de la aplicación es útil para llevar un registro de toda la comunicación con las partes interesadas. ( Bueno tener)

13. Posibilidad de ver el historial del candidato con su agencia. ¿Para qué puestos presentó al candidato? ¿Hasta qué fase de contratación se tuvo en cuenta al candidato? Observaciones de varios clientes sobre el candidato? (Es bueno tenerlo)

14. Historial de comunicación: Posibilidad de ver toda la comunicación (correo electrónico/llamada telefónica), así como las notas tomadas durante las reuniones presenciales grabadas, en un solo lugar. Le dará una rápida visión de fondo antes de una nueva conversación. (Es bueno tenerlo).

15. Búsqueda por radio: Se trata básicamente de buscar a un candidato que se encuentre a una distancia determinada de un lugar concreto (normalmente el lugar de trabajo). Se aplica sobre todo a la contratación temporal o flexible , pero a veces también puede ser útil en la contratación permanente. Para ello es necesario que la dirección del candidato o el código pin estén almacenados en la base de datos y se busquen con una API de mapeo. (Es bueno tenerlo)

16. Reclutamiento en medios sociales:Muchas aplicaciones están integradas con plataformas populares de medios sociales como LinkedIn, Twitter y Facebook. Esto permite a los reclutadores publicar sus ofertas de empleo en estas plataformas con un solo clic. Es importante que el candidato que haga clic en estos puestos pueda presentarse directamente a los mismos y pueda ver su currículum dentro de la aplicación/base de datos. (Es bueno tenerlo)

17.Publicación en bolsas de trabajo:Se trata de una función similar a la anterior, salvo que el empleo se publica en bolsas de trabajo específicas (Bueno tener)

18. Envío masivo de correos electrónicos:Muchas veces un reclutador puede querer enviar un correo electrónico a muchos candidatos a la vez para transmitirles algún mensaje o para comprobar su interés por un puesto concreto. De ahí que resulte útil la posibilidad de elegir un conjunto de candidatos en función de criterios específicos y, a continuación, enviarlos por correo. (Es bueno tenerlo)

19. Programación de correos:La posibilidad de programar correos electrónicos, tal vez correos recordatorios, es otra característica útil. (Es bueno tenerlo)

20. Facturación:Posibilidad de generar una factura a través de la aplicación para los candidatos seleccionados y seguimiento del pago recibido. (Es bueno tenerlo)

21. Integraciones con diferentes aplicaciones: Las agencias de contratación pueden estar utilizando otro software como contabilidad financiera, software de correo, comunicación interna o incluso una cuenta de LinkedIn, etc. y ayuda que el software de la «agencia de contratación» sea capaz de integrarse perfectamente con otra aplicación con sólo unos clics. (Es bueno tenerlo)

22. Funciones de administración:La aplicación debe permitir al propietario decidir el nivel de acceso de los reclutadores. Por ejemplo, que sólo el contable pueda ver la facturación, o que un reclutador pueda ver sólo su parte del trabajo y no toda la organización, etc.

23. Informes:La necesidad de informes aumenta a medida que aumenta el tamaño del equipo. Sin embargo, los informes básicos como los KRA de los reclutadores, la cartera de candidatos, las próximas tareas, etc. son imprescindibles. (Imprescindible)

24. Capacidad para trabajar con diferentes zonas horarias y divisas (Bueno tener)

25. Widget de Chrome:Un complemento que le permite capturar datos de candidatos en un sitio web y almacenarlos en su base de datos como un registro de candidatos. (Es bueno tenerlo)

26.Formato del CV: Muchas agencias ponen su marca (marca de agua) en el currículum antes de enviarlo a los clientes, muchas veces también se enmascaran los datos personales como el nombre, el número de contacto y las identificaciones de correo electrónico. Así que esta es una herramienta para automatizar ese proceso (Bueno tener)

27. Sugerenciade candidatos: Basándose en la descripción introducida para un puesto de trabajo, la aplicación puede sugerir candidatos adecuados o coincidentes. (Es bueno tenerlo)

Por mucho que la lista anterior sea exhaustiva, seguramente no está completa y seguirán apareciendo nuevas funciones en diversas aplicaciones de vez en cuando. Aparte de la lista anterior otras tres cosas importantes a tener en cuenta serían –

1. Cuota de suscripción mensual/anual – Obviamente cuanto menos mejor

2. La velocidad de la aplicación – Muchas veces, si las bases de datos y las funciones de consulta no están optimizadas por el proveedor del software, el uso de la aplicación puede resultar insoportablemente lento. No puede estar esperando unos segundos a que una página se renderice cada vez que hace clic en algo.

3. La facilidad de uso – La aplicación debe ser intuitiva de utilizar y debe necesitar una formación mínima. Una interfaz agradable es una ventaja añadida.

¿Cómo elegir la plataforma que más le conviene?

Así que volvemos a la pregunta, ¿cómo elegir a qué software suscribirse?

Hemos explicado varias características en este artículo. Algunas las hemos etiquetado como imprescindibles y otras como buenas para tener. Las hemos etiquetado como tales considerando una startup de una o dos personas. A medida que una agencia de contratación crece y con ella el número de candidatos, clientes y puestos de trabajo, la necesidad del software también aumentará. Un método sencillo para decidirse por un programa informático es hacer una lista de las características «imprescindibles». Puede utilizar los «imprescindibles» que le hemos sugerido o afinar la lista.

Ni que decir tiene que cualquier aplicación a la que le falte una sola característica de su lista de «imprescindibles» es un «no go». A continuación, basándose en la lista de «cosas buenas que hay que tener», puntúe cada una con uno o dos puntos (o incluso tres puntos) en función de lo importante o útil que considere que sería la característica para el tipo y el volumen de trabajo que realiza su agencia. Cuando esté revisando la solicitud preseleccionada, asigne estos puntos a cada característica.

Por último, sume estos puntos de «bueno tener» y considere la posibilidad de comprar el software con el máximo de puntos. Compruebe también los puntos de los tres parámetros que hemos mencionado (precio, velocidad y facilidad de uso). Aquí la velocidad se convierte en la más importante de las tres siempre que el precio esté dentro de su presupuesto/alcance.

Hemos intentado explicar la mayoría de las características que existen en un software para agencias de colocación y hemos expuesto una amplia metodología para hacer una elección. Un buen software de contratación puede hacer mucho para mejorar la eficacia de su agencia y hay que darle la debida importancia.