Datenschutzinformation Paxium Talent

Allgemeines
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzinformation, welche sich auf die im Rahmen der Personalberatung und unseres Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie Ihre perosnenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO

PAXIUM GmbH
Spreeufer 3
10178 Berlin, Germany
E-Mail: info@paxium.de
Tel. +49 176 72054782

Datenschutzbeauftragter
GFAD Datenschutz GmbH
Datenschutzbeauftragter
Huttenstraße 34/35
10553 Berlin
Tel.: +49 (0)30 269 111-1
E-Mail: datenschutz@gfad.de

Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten im Rahmen der Personalberatung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dient der Durchführung unserer Personalberatungssaktivitäten und der Begleitung Ihrer beruflichen Entwicklung. Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Qualifikationen, Interessen und Ziele zu verstehen und Sie anschließend, nach einem persönlichen Gespräch und Ihrer ausdrücklichen Freigabe, geeigneten Mandanten vorzustellen, deren Vakanzen zu Ihrem Profil passen.
Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten in unserem Talentpool, um Sie auch zukünftig bei passenden beruflichen Möglichkeiten aktiv berücksichtigen und kontaktieren zu können. Unser Ziel ist es, Kandidat:innen langfristig bei ihrer Karriere zu begleiten – viele bleiben über Jahre hinweg in unserem Netzwerk, damit wir bei neuen, passenden Vakanzen schnell reagieren können.
Wenn Sie in die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Bewerbungsunterlagen sowie beruflich relevante Informationen, die Sie in Netzwerken oder sozialen Medien (z. B. LinkedIn, XING) veröffentlicht haben. Diese Datenspeicherung ist notwendig, um Sie sowohl im Rahmen aktueller Bewerbungsverfahren als auch bei zukünftigen Vakanzen gezielt berücksichtigen zu können.
Sämtliche Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelt haben oder künftig übermitteln werden, werden in unserem Bewerbermanagementsystem Recruit CRM gespeichert. Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten über ein Rechenzentrum an uns weitergeleitet werden; dies ist technisch erforderlich, um eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich berechtigte Mitarbeitende Zugriff auf Ihre Unterlagen. Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir sicher, dass Ihre Daten vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
Für die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten holen wir zu Beginn des Bewerbungsprozesses Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Bei Bewerbungen über unsere Talent-Website kann diese Einwilligung direkt online erteilt werden.
Wenn Ihr Profil mit den Anforderungen einer Position übereinstimmt, informieren wir Sie über die Vakanz und entscheiden gemeinsam mit Ihnen, ob Sie für diese Stelle berücksichtigt werden möchten. Erst nach Ihrer Freigabe leiten wir Ihr Profil an die betreffenden Mandanten weiter. Im Rahmen eines persönlichen Gesprächs mit unseren Personalberater:innen haben Sie Gelegenheit, weitere Details zu erfahren. Eine Weitergabe Ihrer Daten an andere potenzielle Arbeitgeber erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung. Eine Übermittlung an Dritte zu anderen Zwecken – insbesondere zu Werbezwecken – findet nicht statt.
Selbstverständlich weisen wir unsere Mandanten darauf hin, sich im Umgang mit Ihren Daten an die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu halten. Referenzen bisheriger Arbeitgeber oder Vorgesetzter werden ausschließlich in Abstimmung mit Ihnen eingeholt.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person dieses berechtigte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. Das berechtigte Interesse besteht insbesondere in einer effizienten Durchführung von Bewerberauswahlprozessen im Rahmen der Personalberatung sowie in der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Um an einem Bewerberauswahlverfahren für unsere Mandanten teilzunehmen, müssen Sie die zur Beurteilung Ihrer Eignung erforderlichen Daten bereitstellen. Dabei liegt es in Ihrer Verantwortung, uns nur die für die Durchführung des Auswahlverfahrens erforderlichen Informationen zu übermitteln. Sofern Sie erforderliche Daten nicht bereitstellen, kann eine Teilnahme am Bewerbungsverfahren und eine mögliche Vermittlung nicht erfolgen.
Wir übermitteln Ihre Daten ausschließlich an Mandanten, für deren Stellenangebote Sie Ihr ausdrückliches Einverständnis zur Weitergabe erteilt haben. Eine Weitergabe an andere potenzielle Arbeitgeber erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung. Eine Weitergabe zu anderen Zwecken, insbesondere zu Werbezwecken, erfolgt nicht.
Eine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU oder des EWR erfolgt nur, wenn dies für die Erfüllung unserer Aufgaben in der Personalberatung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder geeignete Garantien nach Art. 45 ff. DSGVO bestehen (z. B. EU-Standarddatenschutzklauseln).
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies zur Erfüllung des Zwecks erforderlich ist, zu dem sie erhoben wurden. Dieser Zweck kann fortbestehen, da wir Kandidat:innen häufig über viele Jahre hinweg bei der Vermittlung und beruflichen Weiterentwicklung begleiten. Wenn Sie in unserem Talentpool registriert sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Zusammenarbeit und darüber hinaus, solange Ihr Profil für zukünftige Vermittlungen relevant bleibt oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Wir überprüfen regelmäßig, ob der Zweck der Speicherung weiterhin besteht, und löschen oder anonymisieren Daten, wenn dies nicht mehr der Fall ist.
Eine erteilte Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen.

Verarbeitete Daten:

Kontaktdaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer
ggf. Bewerbungsfoto
Demografische Informationen: Alter, Einkommen, Herkunft (Geburtsort)
Informationen zur Bildung: Abschlüsse, Zeugnisse, Qualifikationen
Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Religionszugehörigkeit, Angaben zu einer Schwerbehinderung, soweit diese offengelegt wird
Sonstige Informationen: Eingaben in Onlineformularen und Personalfragebögen, Informationen aus dem Vorstellungsgespräch

Betroffene Personen: Stellenbewerber, Talente

Zwecke der Verarbeitung:

Auswahl von Talenten für die externe Personalberatung
Auswertung der Bewerbungsunterlagen
ggf. Persönlichkeitstests
ggf. Vorstellungsgespräche
ggf. Pre-Employment-Check
Vorstellung von Talenten im Rahmen der externen Personalberatung bei Mandanten
Statistische Auswertungen in aggregierter Form
Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen

Nur mit Einwilligung:

Kontaktaufnahme mit Referenzen
Aufnahme in Talentpool

Rechtsgrundlagen:

Berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs 1 lit. f) DSGVO
Einwilligung der Kandidat:innen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO für Aufnahme in Talentpool

Berechtigte Interessen: ggf. Pre-Employment-Check, externe Personalberatung, Active Sourcing, Kontaktaufnahme über berufliche Social-Media-Netzwerke.
Speicherdauer: Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Zwecke, zu denen sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder eine erteilte Einwilligung widerrufen wurde. Eine feste Höchstdauer besteht nicht, da die Speicherung fortlaufend zur Vermittlung und Karrierebegleitung erfolgen kann.
Herkunft von Daten: Es können personenbezogene Daten aus beruflichen Social-Media-Netzwerken, die im Internet öffentlich bereitgestellt wurden, sowie aus öffentlichen Verzeichnissen wie Handelsregister, Telefondatenbanken und Wirtschaftsauskunfteien verarbeitet werden.
Garantien für Drittlandübermittlung: Datenübermittlung in Drittländer mit EU-Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
Widerspruchsmöglichkeit (Opt-Out): nur bei Darlegung einer besonderen Situation der betroffenen Person, soweit keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung bestehen

Widerruf: Eine erteilte Einwilligung für einzelne Datenverarbeitungen kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch formlose Mitteilung widerrufen werden. Alle anderen Datenverarbeitungen, die ohne Einwilligung zulässig sind, bleiben vom Widerruf unberührt.

Recruitung-Tool von Recruit CRM
Für unseren Recruitingprozess von Paxium Talent verwenden wir das Bewerbermanagementsystem Recruit CRM des Anbieters Workforce Cloud Tech, Inc. mit Sitz in den USA. Dies erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen besteht mit dem Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Für die statistische Auswertung zur Verbesserung der Funktionalitäten des Tools Recruit CRM wird Software von Drittanbietern für die Analyse eingesetzt. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Recruit CRM können unter https://recruitcrm.io/de/legal/privacy/ abgerufen werden.
Für die Datenübermittlungen in Drittländer sind mit dem Anbieter Workforce Cloud Tech, Inc. die EU-Standarddatenschutzklauseln als geeignete Garantien gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vertraglich vereinbart, so dass ein angemessens und gleichwertiges EU-Datenschutzniveau besteht.

Speicherung der Daten
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie dies für die Erfüllung des Zwecks erforderlich ist, zu dem sie erhoben wurden. Dies umfasst insbesondere die Aufnahme in unseren Talentpool, um Sie auch zukünftig bei passenden beruflichen Möglichkeiten kontaktieren zu können.
Wenn Sie beispielsweise ein Talent sind, speichern wir Ihre Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen und darüber hinaus, solange Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen oder der Zweck der Verarbeitung entfällt. Auf diese Weise können wir Sie über einen längeren Zeitraum hinweg bei Ihrer beruflichen Entwicklung und möglichen Karrierechancen unterstützen.
Wir überprüfen regelmäßig, ob der Zweck der Speicherung weiterhin besteht, und löschen personenbezogene Daten, sobald kein berechtigtes Interesse mehr vorliegt oder Sie der Verarbeitung widersprechen.
Eine erteilte Einwilligung zur Speicherung und Verarbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Betroffenenrechte

Rechte der Betroffenen
Werden personenbezogene Daten eines Nutzers verarbeitet, ist dieser ein „Betroffener“ im Sinne der DSGVO. Ihm stehen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen zu:

Recht auf Auskunft
Recht auf Berichtigung
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Löschung
Recht auf Unterrichtung
Recht auf Datenübertragbarkeit
Widerspruchsrecht
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Auskunft, Sperrung, Löschung und Berichtigung
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:
•               Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
•               Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah / geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
•               Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
•               Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)
Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Rechte bei der Datenverarbeitung nach dem berechtigten Interesse
Sie haben gem. Art. 21 Abs.1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Artikel 6 Abs.1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Rechte bei Direktwerbung
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen, dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Im Falle Ihres Widerspruchs gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an: PAXIUM GmbH, Spreeufer 3, 10178 Berlin, E-Mail: info@paxium.de

Gesetzliche oder vertragliche Vorschriften zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten; Erforderlichkeit für den Vertragsabschluss; Verpflichtung der betroffenen Person, die personenbezogenen Daten bereitzustellen; mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Für die Durchführung eines Bewerbungsverfahrens ist die Angabe von personenbezogenen Daten und die Bereitstellung von Lebenslauf und Zeugnissen erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Bewerbungsverfahren und Personalberatung durchgeführt werden. Für die erfolgreiche Personalberatung kann es notwendig, dass Sie uns weitere personenbezogene Daten im Rahmen einer Selbstauskunft bereitstellen müssen. Ohne diese Daten werden wir in der Regel eine Personalberatung ablehnen müssen. Sofern eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten besteht, sind Sie verpflichtet uns personenbezogene Daten bereit zu stellen. Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Betroffenen kann sich der Betroffene an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Unser Datenschutzbeauftragter klärt den Betroffenen einzelfallbezogen darüber auf, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsabschluss erforderlich ist, ob eine Verpflichtung besteht, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche Folgen die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte.

Automatisierte Entscheidungsfindungen, Durchführung eines Profilings
Zur Begründung und Durchführung einer Vertragsbeziehung setzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO ein.

Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die aktualisierte Datenschutzinformation.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzinformation können Sie auf https://www.paxiumtalent.de/privacy-policy unsere allgemeine Datenschutzinformation abrufen.