招聘人员现在可以利用这些简单的技巧和工具提高电子邮件的工作效率和管理水平

根据 Glassdoor 的数据，平均每个招聘启事会收到 250 份简历。而根据 LinkedIn 的数据，完成一次招聘大约需要 41 天。对于招聘人员来说，这意味着低效的电子邮件发送会使平均招聘时间大大超出客户公司的预期。而招聘速度的放缓最终意味着收入的放缓。在此，我们分享了帮助全球招聘人员实现王牌邮件沟通的 7 个技巧和工具。

1.锁定合适的候选人

正确发送招聘邮件的第一条原则是针对正确的人群。毕竟，如果你招聘的是金融服务业，那么医疗保健行业的人根本不会关心你。这意味着你的邮件（以及撰写邮件所花费的时间）都将付诸东流。建立合格的、干净的电子邮件列表的(opens in a new tab)一个非常有效的方法是使用门禁内容。有限制的内容需要潜在客户提供他们的联系方式才能访问。例如，如果你想在数字营销领域进行招聘，你可以制作一本(opens in a new tab)关于潜在客户生成的 简短电子书(opens in a new tab)，或者举办一次网络研讨会(opens in a new tab)，讨论在寻找工作时应避免的错误。你可以将其放在招聘网站上，想要下载的人必须先提供自己的电子邮件地址。由于只有对数字营销(opens in a new tab)感兴趣的人才会下载这本电子书，因此你可以建立一个合格的电子邮件列表(opens in a new tab)。这将提高你的电子邮件营销活动的效果，并提高你的电子邮件工作效率。但这并没有结束。进一步细分电子邮件列表(opens in a new tab)是个(opens in a new tab)好主意。如果您招聘的是内部职位，这一点尤其有用。您可以利用应聘者的物理位置来划分您的电子邮件列表(opens in a new tab)，并向每个部分发送超级相关的内容。这样您就可以减少邮件浪费，提高招聘成功率。

2.学习 1 次触摸和 5 分钟规则

作为一名招聘人员，您会收到大量感兴趣的应聘者发来的关于各种职位的电子邮件。如果处理不当，这些邮件很快就会堆积如山，你可能会失去发现优秀人才的机会。这时，"1 次接触 "和 "5 分钟规则 "就派上用场了。根据 "1 次接触规则"，一旦打开邮件，您就必须对其进行处理。你可以回复、删除、存档备用或转发。但你不能忽略它。5 分钟法则说的是，每次收到任务时，你都要(opens in a new tab)问自己完成它需要多少时间(opens in a new tab)。如果少于 5 分钟，就立即去做。如果没有，你可以把它留到以后再做，然后继续下一项任务。作为一名招聘人员，这对处理泛滥的收件箱非常有帮助。你还可以将这两条规则结合起来，以提高工作效率(opens in a new tab)和卓越运营能力(opens in a new tab)--每次打开一封邮件时，问问自己处理这封邮件需要多长时间。如果不超过 5 分钟，就立即处理。如果不是，就继续处理下一封邮件。但请记住，这种组合可能不适用于重要的电子邮件，所以最好留有余地。此外，你还可以使用打卡应用(opens in a new tab)来准确跟踪你的时间。

3.撰写完整的电子邮件

不完整的电子邮件是收件箱杂乱无章的主要原因。这是因为它们会引发您与候选人之间的来回对话，而如果一开始就提供完整的信息，就可以轻松避免这种情况。在给应聘者撰写电子邮件时，请考虑他们可能会就招聘信息提出的问题。并尽量在第一封邮件中完整地回答他们的问题，以避免冗长的来回邮件。一些电子邮件大师建议撰写 3 句话的电子邮件回复，这样就不会花费数小时撰写电子邮件。虽然这可能适用于回复，但在第一次联系应聘者时（或向他们发送的最初几封邮件中），这并不是一个好主意。让邮件尽可能完整而不冗长的一个有效方法是，引导候选人访问有关职位的有用链接。在电子邮件中放置赤裸裸的链接会让邮件看起来不整齐、不专业，因此请确保使用超链接。在 Gmail 中，您只需选择锚文本，然后点击键盘上的 Ctrl+K 即可添加链接。

4.使用预制回复

您经常会发现自己向多个候选人发送相同的电子邮件。例如，您可能会向入围的一组候选人发送面试流程和细节，甚至是面试后的专业感谢邮件(opens in a new tab)。在这种情况下，电子邮件的要点将保持不变。唯一不同的是个性化(opens in a new tab)细节，如候选人姓名和面试时间。为避免重复撰写相同的电子邮件，您可以使用预制回复（或模板）。几乎所有主要的电子邮件提供商和招聘管理应用程序都提供这些模板。阅读此处：7 个最适合招聘人员的电子邮件模板 | 准备发送。对于 Gmail，您可以通过进入设置> 查看所有设置> 高级> 模板来启用它们。点击 "模板 "部分的 "启用"，就可以了。现在，您可以在撰写电子邮件时点击屏幕右下角的三个点来创建模板。招聘人员向多个候选人发送完全相同的电子邮件也是常有的事。在这种情况下，用 Gmail 群发邮件(opens in a new tab)是个好主意，可以节省大量时间。

5.批量查找电子邮件地址

招聘人员向一群人发布职位空缺的情况并不少见。这些人可能已经受雇于一家公司，可能并没有寻找新的工作机会。在这种情况下，你可能想通过 "冷邮件"来了解他们是否对更好的工作机会感兴趣。如果不使用正确的工具，查找正确的电子邮件地址可能会花费大量的时间和精力。目前，市场上最准确的电子邮件查找工具(opens in a new tab)是Voila Norbert(opens in a new tab)，不妨试试。除了准确之外，Norbert 还可以批量(opens in a new tab)查找电子邮件(opens in a new tab)，这对招聘人员来说非常有用。您需要创建一个 Excel 电子表格，其中包含潜在客户的姓名和公司网站。将其输入 Norbert，就能得到另一份包含电子邮件的电子表格。有时，Norbert 可能无法为您获取地址。在这种情况下，使用Recruit CRM 的 Google Chrome 浏览器扩展功能(opens in a new tab)会很有帮助。只需打开潜在求职者的 LinkedIn 个人资料，然后点击该扩展，它就会为你突出显示联系人的详细信息。无论你使用什么工具，都要确保它的准确性，因为它可以为你节省大量的研究时间。

6.排除干扰

分心是提高工作效率的头号敌人。有效的DMARC 报告(opens in a new tab)可确保您的电子邮件系统安全高效，从而最大限度地减少分心。当你应该与候选人接触时，却发现自己在无意识地滚动手机，这种情况并不少见。为了避免手机分心，我使用了 Daywise，这是一款基于科学的应用程序，可以让您按计划分批接收手机通知。就我个人而言，我在早上 8 点收到第一批通知，下午 2 点收到第二批通知，下午 6 点收到第三批通知，晚上 10 点收到最后一批通知。在这几个时间段之间的任何通知都会被自动屏蔽，并随下一批通知一起发送。这基本上意味着我一整天只收到 4 条通知，让我可以专注于与招聘相关的任务，提高工作效率。Daywise 的一个实用功能是，它允许你设置例外情况（针对应用程序和联系人）。例如，如果你在手机上使用与招聘相关的应用程序，你可能希望收到它的即时通知，以免错过重要信息。您可以将此应用程序添加到例外列表中。重要联系人也是如此。如果您希望每次有重要的人发送 WhatsApp 给您时都能收到即时通知，可以将他们添加到 VIP 联系人中。该应用程序仍会阻止所有其他 WhatsApp 通知（但允许来自 VIP 联系人的通知）。如果让您分心的原因是电脑上有过多（不重要）的电子邮件，您可以直接关闭桌面通知。在 Windows 10 中，您可以进入通知面板，然后点击 管理通知（位于右上角）。

7.撰写有效的招聘电子邮件

有效的招聘电子邮件对提高工作效率的作用怎么强调都不为过。首先，有效的电子邮件可以缩短招聘时间，减少给大量候选人发送电子邮件的需要。其次，与非个性化电子邮件相比，它们能更快地带来结果，让你保持愉悦、满意和动力。如果你在给潜在候选人发冷邮件，个性化可能是你撰写有效邮件的最佳方式。我见过无数招聘人员在电子邮件个性化方面止步于名字。虽然使用潜在应聘者的名字是个性化的一个好的开始，但却不是一个好的结束。如果想让个性化更上一层楼，就应该适时向潜在客户发送相关内容的电子邮件。如前所述，列表细分是实现这一目标的好方法。同样重要的是，在给潜在客户发送电子邮件之前，要对他们进行充分的调查。你应该提及他们的兴趣爱好，肯定和赞赏他们的工作，并向他们解释新机会如何能让他们受益，以及为什么与他们很匹配。只有了解了他们关心什么、他们是谁，他们是内向型的人在寻找安静的工作，还是外向型的人在寻找一份需要与很多人一起工作的工作，你才能做到这一点。这些只是作为招聘人员需要问自己的一些问题。电子邮件丰富工具是了解潜在客户的绝佳途径。这是因为它可以根据电子邮件地址为您提供他们的社交资料，您可以利用这些资料进行背景调查。为提高邮件效率（进而提高邮件工作效率），您还可以做以下事情

• 留下响亮清晰的行动号召 (CTA)。您不想让候选人对下一步感到困惑，这样只会导致更多的电子邮件和工作效率的降低。
• 在周日晚上发送电子邮件。使用这个时间段的公司并不多，这可以让你穿过嘈杂的声音。此外，人们通常在这个时间段为未来一周做准备，这让他们更容易接受招聘邮件。
• 优化移动电子邮件。一半以上的电子邮件是通过手机打开的。如果您的电子邮件在手机上看起来不顺眼，50% 以上的情况下都会是无效的。启用电子邮件域的安全协议或实施电子邮件安全解决方案(opens in a new tab)。要进行有效的电子邮件推广(opens in a new tab)，确保电子邮件域的安全非常重要，因为这可以提高电子邮件的可信度和送达率。检查您的电子邮件是否激活了DMARC 记录(opens in a new tab)。

最后的话

提高招聘人员的电子邮件效率，首先要锁定合适的候选人，并撰写有效、完整的电子邮件。工作效率的最大敌人--分心，可以使用 Daywise 等通知调度应用程序来解决。最后，最好使用精确的电子邮件查找工具(opens in a new tab)（如 Norbert）来减少查找潜在候选人联系信息的时间。 招聘愉快 作者：大卫-坎贝尔（David Campbell）是 Ramp Ventures 的数字营销专家。他协助管理 Right Inbox(opens in a new tab) 的内容营销团队。工作之余，他喜欢旅游和学习西班牙语。