Achtergrondcontroles vormen een cruciaal onderdeel van elk wervingsproces.
Deze beoordelingen helpen u ervoor te zorgen dat u niet alleen het beste, maar ook het meest betrouwbare talent aanneemt.
Maar terwijl u in het verleden graaft, is het ook belangrijk om de ethische grenzen in het oog te houden.
In deze gids hebben we de primaire ethische aspecten van achtergrondcontroles besproken, samen met alle andere informatie die u in het proces nodig kunt hebben.
Lees verder.
Decodering 11 MOET achtergrondcontrole ethiek volgen
1. Eerlijkheid in beoordeling
Achtergrondcontroles moeten worden uitgevoerd op basis van feitelijke informatie in plaats van veronderstellingen of stereotypen.
Deze aanpak bevordert een inclusieve werkomgeving waar elk individu gelijke kansen krijgt.
2. Transparantie in het proces
Informeer de kandidaten over de controles die worden uitgevoerd en het soort informatie dat u zoekt.
Open communicatie is de ultieme manier om vertrouwen op te bouwen, en voorkomt ook mogelijke misverstanden.
Misschien vindt u dit ook leuk: 8 snelle tips voor zeer effectieve communicatie met kandidaten
3. Respect voor privacy
De beste manier om dit te doen is om het onderzoek te beperken tot informatie die relevant is voor de functie en om onnodige inmenging in persoonlijke levens te vermijden, zodat de waardigheid en privacy van de kandidaten wordt gerespecteerd (zoals het hoort).
Stelt u zich eens voor dat u het cv bekijkt van Jamie, een veelbelovende kandidaat met een uitstekende staat van dienst in de verkoop.
Hoewel het misschien verleidelijk is om diep in Jamie’s sociale media om elk aspect van hun persoonlijke leven te onderzoeken, kunt u deze drang het beste weerstaan.
Concentreer u op Jamie’s professionele lofbetuigingen en ervaringen die rechtstreeks te maken hebben met de functie in kwestie, en vermijd onnodige vragen over hun persoonlijke levenssfeer.
4. Naleving van wettelijke normen
Wees goed op de hoogte van de federale en staatswetten die van toepassing zijn op achtergrondcontroles (zoals Ban the Box-wetten) om ervoor te zorgen dat uw proces wettig en ethisch is.
Dit beschermt uw organisatie tegen mogelijke juridische gevolgen.
5. Vertrouwelijkheid van informatie
Onnodig te vermelden dat het van cruciaal belang is om te bevestigen dat de persoonlijke informatie van de kandidaat op verantwoorde wijze wordt behandeld, met inachtneming van privacywetten zoals de American Data Privacy Protection Act (ADPPA) die de behandeling van persoonlijke informatie regelt.
U moet zich bewust inspannen om gevoelige gegevens te beveiligen en onbevoegde toegang te voorkomen, en recht doen aan het vertrouwen dat de kandidaten in uw organisatie stellen.
6. Samenwerking met gerenommeerde agentschappen
Een andere truc om het gedoe rond ethische achtergrondcontroles tot een minimum te beperken, is om samen te werken met een gerenommeerd bureau uit uw branche.
Deze organisaties kunnen u helpen met alles waar u voorzichtig mee moet zijn.
En laten we vooral de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid niet vergeten, die een grote rol spelen bij het opbouwen van een betrouwbaar en efficiënt wervingsproces.
7. Tijdige voltooiing van controles
Zorg er altijd voor dat het achtergrondonderzoek binnen een fatsoenlijk en redelijk tijdsbestek wordt afgerond.
Dit versnelt niet alleen het wervingsproces, maar getuigt ook van professionaliteit en respect voor de tijd van de kandidaat, wat een positieve ervaring voor de kandidaat.
8. Naleving van het bedrijfsbeleid
Het is een absolute no-brainer om u strikt te houden aan het beleid van het bedrijf met betrekking tot achtergrondcontroles als u er werkt.
Of het nu gaat om het nauwgezet volgen van de richtlijnen die door de organisatie zijn vastgelegd of om het garanderen van een gestandaardiseerd en ethisch wervingsproces.
9. Discriminatie vermijden
Als u een goede ethiek voor achtergrondcontroles in uw wervingsproces wilt invoeren, is het vermijden van discriminatie vaak de eerste stap.
Overwin eerst de last van onbewuste vooroordelen om elke kandidaat een gelijke kans te geven om zich te bewijzen, ongeacht zijn achtergrond.
Misschien vindt u dit ook leuk: Hoe elimineert u onbewuste vooroordelen bij het aannemen op afstand?
10. Openheid voor feedback
Sta open voor feedback van kandidaten over het achtergrondcontroleproces in alle stadia.
Dit weerspiegelt uw inzet voor de praktijk van voortdurende verbetering, waarbij het proces regelmatig wordt verfijnd op basis van de ontvangen feedback, zodat een kandidaat-vriendelijk wervingsproces wordt gegarandeerd.
11. Recht op beroep
Geef kandidaten het recht om in beroep te gaan tegen de bevindingen van het antecedentenonderzoek.
Het doel is om op een eerlijke manier te werk te gaan, waarbij kandidaten de kans krijgen om hun kant van het verhaal te vertellen, zodat de werving eerlijk en rechtvaardig verloopt.
Hoe maakt u een ethisch beleid voor achtergrondcontroles? 5 stappen naar succes
1. Vermeld het doel
Begin met het duidelijk vermelden van het doel van de achtergrondcontroles voor de kandidaten in uw pijplijn.
Controleer of degenen die onder de radar staan goed geïnformeerd zijn over het doel van de achtergrondcontroles, wat de duidelijkheid en transparantie grotendeels ten goede komt.
2. De soorten uitgevoerde controles definiëren
Wat zijn de cruciale stukjes informatie die u via een achtergrondcontrole wilt controleren?
Maak de soorten controles die u uitvoert ruim van tevoren bekend om een gevoel van veiligheid bij de kandidaten te creëren.
3. Voer functiespecifieke controles uit
Functiespecifieke controles zijn de grenslijnen die uw inspanningen op het gebied van achtergrondcontroles richten op bruikbare informatie voor betere besluitvorming.
Deze controles zijn afgestemd op de specifieke vereisten van de functie en helpen de privacyfactor intact te houden.
4. Schets ontzegging van de rijbevoegdheid
Als u meteen de overtredingen schetst die aanleiding kunnen geven tot diskwalificatie, kunt u duidelijke verwachtingen wekken bij kandidaten met betrekking tot antecedenten die hun kansen om de baan te krijgen in de weg kunnen staan.
In plaats van een regelrechte diskwalificatie, kan een beetje verduidelijking sollicitanten helpen om uw kant van het verhaal te begrijpen, wat een positieve indruk bij de talentenpool.
5. Documenteer acties na de controle
Het documenteren van de acties die worden ondernomen op basis van de resultaten van de achtergrondcontroles is een essentiële stap in het creëren van een ethisch beleid voor achtergrondcontroles dat elke keer weer in uw voordeel werkt.
Dit is precies hoe u verantwoordingsplicht cultiveert, door ervoor te zorgen dat de ondernomen acties voor beide partijen gedocumenteerd en goed bijgehouden worden.
6 wettelijke structuren die de ethiek van achtergrondcontroles bevorderen
1. Staatswetten voor achtergrondcontroles
Inzicht in de cruciale staatswetten die voor achtergrondcontroles gelden, helpt u te begrijpen hoe diepgeworteld de bescherming is.
Twee belangrijke staatswetten zijn
- Wet op onderzoeksrapportagebureaus voor consumenten (ICRAA)
- Wet op consumentenkredietrapportagebureaus (CCRAA)
Deze wetten bieden een kader dat organisaties begeleidt bij het uitvoeren van achtergrondcontroles die eerlijk en wettig zijn voor het land waartoe u behoort.
Misschien vindt u dit ook leuk: Beveilig uw aanwerving met deze 10 BESTE achtergrondcontrolesites [Updated for 2023]
2. Rol van de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)
De EEOC speelt een centrale rol in het garanderen dat achtergrondcontroles op een eerlijke en niet-discriminerende manier worden uitgevoerd.
Zich houden aan de richtlijnen van de EEOC kan uw organisatie beschermen tegen mogelijke juridische problemen.
3. Naleving van de Fair Credit Reporting Act (FCRA)
Naleving van de FCRA is essentieel bij het uitvoeren van achtergrondcontroles die ethisch en wettelijk zijn.
Kredietrapportcontroles moeten voldoen aan de FCRA-richtlijnen om ervoor te zorgen dat ze eerlijk en niet-discriminerend zijn.
4. De “Ban the Box” wetgeving begrijpen
De “Verbied de Doos” wetgeving is bedoeld om mensen met een strafblad een eerlijke kans op werk te geven.
Bij het begrijpen van en voldoen aan deze wetgeving gaat het er vooral om de deuren voor iedereen te openen, maar wel met alle nodige voorzorgsmaatregelen voor optimale veiligheid.
5. Bescherming door de Wet voor gehandicapten (ADA)
Om de rechten en kansen van gehandicapten veilig te stellen, fungeert de ADA als een barrière tussen handicap en geschiktheid in termen van verdienste.
Hoewel de ADA rekening houdt met bepaalde functies waarvoor fysieke fitheid vereist is, is de ADA ervoor dat de medische informatie van een persoon nooit wordt gebruikt als een wapen tegen zijn arbeidsrechten.
6. De bevoegdheid van Titel VII van de Civil Rights Act
Ras, huidskleur, afkomst, geslacht of godsdienst – elk kenmerk dat vatbaar is voor discriminatie wordt onder het bestuur van Titel VII.
Deze wet gaat nog een stap verder en daagt ook verschillende vormen van werkgelegenheidsbeleid uit die direct of indirect van invloed zijn op een gemarginaliseerde gemeenschap en haar recht op eerlijk werk, zodat de banenmarkt voor iedereen gelijk wordt.
3 belangrijke redenen om de ethiek van achtergrondcontroles in het oog te houden
1. De reputatie van de organisatie verbeteren
Door op ethisch verantwoorde wijze achtergrondcontroles uit te voeren, verbetert u de reputatie van uw organisatie en wordt deze afgeschilderd als een verantwoordelijke en betrouwbare entiteit.
Vandaar dat uw werkgeversmerk zal er dol op zijn!
2. De ervaring van kandidaten verbeteren
Kandidaten voelen zich zelfverzekerder en opener als er een vooraf bepaalde ethische code is die het wervingsproces nauwlettend volgt en voedt.
Kandidaten stellen een werkgever echt op prijs die de noodzaak van een ethische aanpak begrijpt wanneer ze diep in een profiel graven.
3. Bijdragen aan industrienormen
Het naleven van een strenge ethische code draagt bij aan de industrienormen en vormt een benchmark voor anderen.
Dit kleine gebaar van uw kant kan ertoe bijdragen dat de banenmarkt van uw bedrijfstak een nog veiligere plaats wordt om mensen aan te nemen.
12 soorten achtergrondcontroles en de respectieve ethische overwegingen die gevolgd moeten worden
1. Criminele geschiedeniscontroles
Bij dit antecedentenonderzoek kunt u in het verleden van een kandidaat duiken om een beter inzicht te krijgen in zijn of haar reis – u kunt zich inzetten voor een veilige werkplek door de aard van de overtredingen uit het verleden in overweging te nemen.
Ethische overwegingen:
- Eerlijkheid: Vermijd regelrechte diskwalificatie op basis van een strafblad; overweeg de aard van de overtreding en de relevantie ervan voor de functie.
- Wettelijke naleving: Houd u aan de voorschriften van de Fair Credit Reporting Act (FCRA) en de “Ban the Box”-wetgeving.
Misschien vindt u dit ook leuk: Alles decoderen wat u moet weten over strafrechtelijke achtergrondcontroles
2. Kredietrapporten
Dit houdt in dat de financiële situatie van een kandidaat wordt onderzocht. Het helpt om te controleren of de sollicitant met zijn of haar vaardigheden op het gebied van financieel beheer past bij de aangeboden functie.
Ethische overwegingen:
- Relevantie: Voer alleen kredietcontroles uit voor functies waarbij financiële verantwoordelijkheid een belangrijk aspect van de functie is.
- Privacy: De vertrouwelijkheid van de verkregen financiële gegevens waarborgen.
3. Werkgelegenheid verifiëren
Arbeidsverificatie is een respectvol proces van kruiscontroles van het loopbaantraject van een kandidaat, waarbij de nauwkeurigheid van hun arbeidsverleden wordt gegarandeerd.
Ethische overwegingen:
- Nauwkeurigheid: Controleer de nauwkeurigheid van de door de kandidaat verstrekte informatie over zijn/haar arbeidsverleden.
- Toestemming: Verkrijg toestemming van de kandidaat voordat u contact opneemt met vorige werkgevers.
4. Verificatie van onderwijs
Deze stap is bedoeld om de authenticiteit van de educatieve achtergrond van een kandidaat te bevestigen. Het doel is om een duidelijk inzicht te krijgen in de fundamenten van hun expertise.
Ethische overwegingen:
- Verificatie: Bevestig de echtheid van de door de kandidaat verstrekte onderwijskwalificaties.
- Non-discriminatie: Vermijd discriminatie op basis van het prestige van onderwijsinstellingen.
Hier voeren recruiters een voorzichtige beoordeling uit van de digitale voetafdruk van een kandidaat, waardoor ze inzicht krijgen in hun online persoonlijkheid en of deze overeenkomt met de waarden van het bedrijf.
Ethische overwegingen:
- Privacy: Respecteer de grenzen van kandidaten bij het onderzoeken van sociale-mediaprofielen.
- Relevantie: Richt u op informatie die relevant is voor de functie en vermijd persoonlijke oordelen.
6. Drugstesten
Drugstesten worden vaak beschouwd als een noodzakelijke stap om een gezonde en veilige werkomgeving te behouden, en worden uitgevoerd met het grootste respect voor de privacy van een kandidaat.
Ethische overwegingen:
- Wettelijke naleving: Houd u aan staats- en federale wetten met betrekking tot drugstesten.
- Privacy: Respecteer de privacy van kandidaten en waarborg de vertrouwelijkheid van de testresultaten.
7. Verificatie van beroepsvergunning
Deze test wordt uitgevoerd om de professionele geloofsbrieven van een kandidaat te bevestigen en om te laten zien of hij of zij echt geschikt is om in de gewenste functie uit te blinken.
Ethische overwegingen:
- Verificatie: Controleer de geldigheid van alle professionele licenties waarop de kandidaat aanspraak maakt.
- Relevantie: Richt u op licenties die rechtstreeks verband houden met de functie.
8. Referentiecontroles
Dit is een samenwerkingsproces waarbij u in contact komt met de referenties van een kandidaat om een uitgebreid beeld te krijgen van hun professionele status en kwalificaties.
Ethische overwegingen:
- Geïnformeerde toestemming: Informeer kandidaten voordat u contact opneemt met referenties om mogelijke conflicten te voorkomen.
- Objectieve evaluatie: Blijf objectief en richt u op feedback die relevant is voor de functie.
Misschien vindt u dit ook leuk: Het handboek voor referentiechecks: Hoe controleert u de referenties van een kandidaat grondig?
9. Internationale achtergrondcontroles
Dit antecedentenonderzoek werpt een licht op de wereldwijde staat van dienst van een kandidaat die in andere landen heeft gewerkt of gewoond voordat hij of zij naar de huidige functie solliciteerde, en probeert inzicht te krijgen in de ervaringen die hij of zij in verschillende landen heeft opgedaan.
Ethische overwegingen:
- Culturele gevoeligheid: Wees gevoelig voor de culturele normen en wettelijke voorschriften van verschillende landen.
- Uitgebreid onderzoek: Zorg voor een grondig onderzoek dat rekening houdt met de internationale achtergrond van de kandidaat.
10. Geschiedenis civiele procedures
Geschiedenis van civiele procedures is een zorgvuldige beoordeling van alle civiele verbintenissen die een glimp kunnen opvangen van de bredere maatschappelijke context en de juridische geschiedenis van een kandidaat.
Ethische overwegingen:
- Relevantie: Richt u op civiele zaken die relevant zijn voor de functie en vermijd onnodig onderzoek naar persoonlijke zaken.
- Eerlijke beoordeling: Houd rekening met de aard van het geschil en de gevolgen ervan voor de functie.
11. Sectorspecifieke controles
Het geeft een goed beeld van de sectorspecifieke expertise van een kandidaat en controleert of deze voldoet aan de eisen van de functie.
Ethische overwegingen:
- Relevantie: Voer controles uit die specifiek zijn voor de sector en richt u op de kwalificaties en certificeringen die relevant zijn voor de functie.
- Eerlijkheid: Zorg voor een eerlijke beoordeling van de kandidaat op basis van industriespecifieke criteria.
12. Huisbezoeken
Dit is een respectvol bezoek aan de woning van een kandidaat, uitgevoerd met hun toestemming, waardoor een hogere mate van transparantie en vertrouwen in de relatie tussen werkgever en werknemer ontstaat.
Ethische overwegingen:
- Privacy: Respecteer de privacy van de kandidaat en zorg ervoor dat huisbezoeken met toestemming en om geldige redenen worden uitgevoerd.
- Waardigheid: Behoud de waardigheid van de kandidaat en vermijd elke vorm van inbreuk of gebrek aan respect.
Het is de morele verantwoordelijkheid van elke recruiter om een cultuur van vertrouwen en transparantie te bevorderen, zodat de weg wordt vrijgemaakt voor een wervingsproces dat zowel ethisch als wettelijk is.
En het volgen van de ethiek van achtergrondcontroles is gewoon de beste manier om hetzelfde te respecteren.
Veelgestelde vragen
1. Hoe kunnen organisaties zorgen voor eerlijkheid bij achtergrondcontroles?
Om ervoor te zorgen dat achtergrondcontroles eerlijk verlopen, moeten de controles op een niet-discriminerende en inclusieve manier worden uitgevoerd.
Zich houden aan de richtlijnen van de EEOC kunnen organisaties helpen bij het opzetten van een betrouwbaar proces van achtergrondcontroles.
2. Kunnen achtergrondcontroles persoonlijke interviews omvatten?
Ja, persoonlijke interviews kunnen inderdaad deel uitmaken van achtergrondcontroles.
Deze gesprekken worden vaak gevoerd om meer genuanceerd inzicht te krijgen in het karakter en de werkethiek van een kandidaat.
Het helpt om inzicht te krijgen in de interpersoonlijke vaardigheden van de kandidaat en hun compatibiliteit met de bedrijfscultuur.
3. Zijn internationale achtergrondcontroles nodig voor functies op afstand?
Het is absoluut verstandig om internationale achtergrondcontroles uit te voeren, zelfs voor functies op afstand.
Het zorgt ervoor dat de geloofsbrieven en werkgeschiedenis van een kandidaat geloofwaardig zijn, ongeacht hun geografische locatie.
Dit proces helpt bij het handhaven van de integriteit en kwaliteitsnormen van het personeel en bevordert een betrouwbare werkomgeving op afstand.
4. Hoe vaak moeten achtergrondcontroles worden bijgewerkt?
Het wordt aanbevolen om achtergrondcontroles regelmatig bij te werken, meestal om de 2-5 jaar.
Deze praktijk helpt bij het bijhouden van een actueel inzicht in de omstandigheden en kwalificaties van een werknemer.
Het helpt ook bij het beperken van mogelijke risico’s en zorgt voor een veilige werkomgeving.
5. Kunnen kandidaten de bevindingen van een antecedentenonderzoek betwisten?
Ja, kandidaten hebben zeker het recht om eventuele onnauwkeurigheden of discrepanties in de bevindingen van het antecedentenonderzoek te betwisten.
Dit proces zorgt ervoor dat de wervingsprocedure eerlijk en transparant blijft, zodat kandidaten informatie kunnen verduidelijken of corrigeren, wat een rechtvaardig en billijk wervingsproces bevordert.
6. Zijn er beperkingen aan de informatie die een antecedentenonderzoek kan opleveren?
Ja, achtergrondcontroles hebben bepaalde beperkingen.
Ze geven niet altijd een volledig beeld door mogelijke hiaten in de gegevens of verouderde informatie.
Om inbreuk op de privacy te voorkomen, vereist het proces toestemming voor sommige soorten informatie en houdt het zich aan wettelijke grenzen.
