De gemiddelde vacature krijgt 250 cv’s als antwoord, volgens Glassdoor.
En volgens LinkedIn duurt het ongeveer 41 dagen om een aanwerving te voltooien.
Voor een recruiter betekent dit dat inefficiënt e-mailen de gemiddelde aanwervingsperiode veel langer kan maken dan het bedrijf van hun klant zou willen.
En een tragere aanwerving betekent uiteindelijk een tragere omzet.
Hier hebben we 7 tips en hulpmiddelen gedeeld die recruiters wereldwijd hebben geholpen om e-mailcommunicatie te verbeteren.

1. Richt u op de juiste kandidaten

De eerste regel van een goede rekruteringse-mail is om u op de juiste mensen te richten.
Immers, als u rekruteert voor financiële diensten, kunnen mensen in de gezondheidszorg helemaal niets om u geven.
Dit betekent dat uw e-mails (en de tijd die het heeft gekost om ze te schrijven) verloren zullen gaan.
Een zeer effectieve manier om een gekwalificeerde en opgeschoonde e-maillijst op te bouwen is het gebruik van gated content.
Gedekte inhoud vereist dat prospects hun contactgegevens geven om toegang te krijgen.
Als u bijvoorbeeld mensen wilt werven op het gebied van digitale marketing, kunt u een kort ebook over leadgeneratie maken of een webinar organiseren over fouten die u moet vermijden als u iemand wilt aannemen.
U kunt dit op uw wervingswebsite plaatsen, en iedereen die het wil downloaden moet u eerst zijn e-mailadres geven.
Aangezien alleen mensen die geïnteresseerd zijn in digitale marketing dit ebook zullen downloaden, kunt u een gekwalificeerde e-maillijst opbouwen.
Dit zal de effectiviteit van uw e-mailcampagnes verhogen en uw e-mailproductiviteit verbeteren.
Maar hier houdt het niet op.
Het is een goed idee om nog een stap verder te gaan en uw e-maillijst te segmenteren.
Dit is vooral handig als u voor een interne functie werft.
U kunt de fysieke locatie van kandidaten gebruiken om uw e-maillijst op te delen en superrelevante inhoud naar elk segment te sturen.
Zo verspilt u minder e-mails en kunt u meer mensen aannemen.

2. Leer de 1-Touch & 5-Minuten Regels

Als recruiter krijgt u massa’s e-mails van geïnteresseerde kandidaten over allerlei functies.
Als u deze e-mails niet op de juiste manier aanpakt, kunnen ze zich snel opstapelen en zou u wel eens de kans kunnen missen om een uitstekende kandidaat te vinden.
Dit is waar de 1-touch en 5-minuten regels van pas komen.
Volgens de 1-touch regel moet u iets met een e-mail doen zodra u deze opent.
U kunt antwoorden, verwijderen, archiveren voor later gebruik of doorsturen.
Maar u kunt het niet negeren.
De 5-minutenregel houdt in dat u, telkens wanneer u een taak ontvangt, uzelf afvraagt hoeveel tijd het u zal kosten om deze te voltooien.
Als dat minder dan 5 minuten is, doet u het meteen.
Zo niet, dan bewaart u de taak voor later en gaat u verder met de volgende taak.
Als recruiter is dit erg handig om door een overvolle inbox te waden.
U kunt de twee regels ook combineren om de productiviteit en operationele uitmuntendheid te verbeteren – vraag uzelf elke keer dat u een e-mail opent af hoe lang het zal duren om deze af te handelen.
Als het minder dan 5 minuten is, handelt u het onmiddellijk af. Zo niet, dan gaat u verder met het volgende onderwerp.
Zo niet, dan gaat u verder met de volgende e-mail.
Maar houd er rekening mee dat deze combinatie misschien niet werkt voor belangrijke e-mails, dus het is een goed idee om ruimte te laten voor uitzonderingen.
Daarnaast kunt u ook een in- en uitklok-app gebruiken om uw tijd nauwkeurig bij te houden.

3. Complete e-mails schrijven

Onvolledige e-mails zijn een belangrijke oorzaak van een onoverzichtelijke inbox.
Dat komt omdat ze een heen-en-weer gesprek tussen u en een kandidaat op gang brengen, dat gemakkelijk voorkomen had kunnen worden door in eerste instantie volledige informatie te geven.
Als u een e-mail naar een kandidaat schrijft, denk dan na over de vragen die hij of zij zou kunnen hebben over een vacature.
En probeer ze zo volledig mogelijk te beantwoorden in de eerste e-mail om een lange heen-en-weer e-mailsessie te vermijden.
Sommige e-mailgoeroes raden aan om antwoorden op e-mails in 3 zinnen te schrijven, zodat u niet uren bezig bent met het schrijven van e-mails.
Hoewel dit van toepassing kan zijn op antwoorden, is het geen goed idee wanneer u een kandidaat voor de eerste keer benadert (of voor de eerste paar e-mails die u hem of haar stuurt).
Een effectieve manier om uw e-mails zo volledig mogelijk te maken zonder ze lang te maken, is om kandidaten naar nuttige links over een vacature te leiden.
Door naakte links in een e-mail te plaatsen ziet deze er slordig en onprofessioneel uit, dus zorg ervoor dat u hyperlinks gebruikt.
In Gmail kunt u gewoon de ankertekst selecteren en op Ctrl+K op uw toetsenbord drukken om er een link aan toe te voegen.

4. Gebruik ingeplande reacties

U zult vaak dezelfde e-mails naar meerdere kandidaten sturen.
U kunt bijvoorbeeld het sollicitatieproces en de details naar een groep kandidaten sturen die u op de shortlist hebt gezet, of zelfs een professionele bedankmail na het sollicitatiegesprek.
In dit geval blijft de kern van uw e-mail hetzelfde.
De enige verschillen zitten in de personalisatiedetails, zoals de namen van de kandidaten en de tijdstippen van het sollicitatiegesprek.
Om te voorkomen dat u steeds dezelfde e-mails moet schrijven, kunt u ingeblikte antwoorden (of sjablonen) gebruiken.
Deze zijn beschikbaar in bijna alle grote e-mailproviders en applicaties voor wervingsbeheer. Lees hier: 7 beste e-mailsjablonen voor recruiters | Klaar om te verzenden.
Voor Gmail kunt u ze inschakelen door naar Instellingen > Alle instellingen bekijken > Geavanceerd > Sjablonen te gaan.
Klik op Inschakelen in de sectie Sjablonen en u kunt aan de slag.
U kunt nu een sjabloon maken wanneer u een e-mail opstelt door op de drie puntjes rechtsonder in het scherm te klikken.
Het is ook niet ongewoon dat recruiters precies dezelfde e-mail naar meerdere kandidaten sturen.
In dit geval is het verzenden van massamails in Gmail een uitstekend idee en kan het u veel tijd besparen.

5. E-mailadressen in bulk zoeken

Het is niet ongewoon dat recruiters een groep mensen benaderen voor een vacature.
Deze mensen werken misschien al bij een bedrijf en zijn misschien niet op zoek naar een nieuwe kans.
In dat geval kunt ueen “koude e-mail ” sturen om te kijken of ze geïnteresseerd zijn in een betere baan.
Het vinden van de juiste e-mailadressen kan veel tijd en moeite kosten als u niet de juiste hulpmiddelen gebruikt.
Op dit moment is de meest nauwkeurige e-mailzoeker op de markt Voila Norbert, dus het is een goed idee om deze uit te proberen.
Norbert is niet alleen nauwkeurig, maar u kunt er ook e-mails in bulk mee vinden, wat het erg handig maakt voor recruiters.
U moet een Excel-spreadsheet maken met de namen en websites van uw prospects.
U voert dit naar Norbert en krijgt er een spreadsheet met e-mail voor terug.
Soms kan Norbert geen adres voor u ophalen.
In dat geval kan de Google Chrome extensie van Recruit CRM handig zijn.
Open gewoon het LinkedIn profiel van uw prospect en klik op de extensie, die de contactgegevens voor u zal markeren.
Welk hulpmiddel u ook gebruikt, zorg ervoor dat het accuraat is, want het kan u veel onderzoekstijd besparen.

6. Ontdoe u van afleidingen

Afleidingen zijn de grootste vijand van productiviteit.
Een effectieve DMARC-rapportage kan ook helpen om afleidingen te minimaliseren door ervoor te zorgen dat uw e-mailsysteem veilig en efficiënt is.
Het is niet ongewoon om gedachteloos op uw telefoon te scrollen terwijl u met kandidaten zou moeten praten.
Om van mobiele afleiding af te komen, gebruik ik Daywise, een op wetenschap gebaseerde app waarmee u mobiele meldingen in geplande batches kunt ontvangen.
Persoonlijk ontvang ik de eerste batch om 8 uur ’s ochtends, de tweede om 14 uur, de derde om 18 uur en de laatste om 22 uur.
Alle meldingen tussen deze tijden worden automatisch geblokkeerd en bij een volgende batch afgeleverd.
Dit betekent in feite dat ik gedurende de dag slechts 4 meldingen krijg, zodat ik me kan concentreren op wervingsgerelateerde taken en mijn productiviteit kan verhogen.
Een handige functie van Daywise is dat u uitzonderingen kunt instellen (voor zowel sollicitaties als contactpersonen).
Als u bijvoorbeeld een recruitment-gerelateerde applicatie op uw telefoon gebruikt, wilt u daar waarschijnlijk direct meldingen van ontvangen zodat u niets belangrijks mist.
U kunt dit doen door deze app toe te voegen aan de lijst met uitzonderingen.
Hetzelfde geldt voor belangrijke contacten.
Als u een onmiddellijke melding wilt ontvangen telkens wanneer een belangrijk iemand u WhatsAppt, kunt u deze toevoegen aan de VIP-contacten.
De app zal nog steeds alle andere WhatsApp-meldingen blokkeren (maar meldingen van de VIP-contacten toestaan).
Als de bron van uw afleiding buitensporige (onbelangrijke) e-mails op uw computer zijn, kunt u de bureaubladmeldingen gewoon uitschakelen.
In Windows 10 kunt u dit doen door naar het meldingenpaneel te gaan en vervolgens op Meldingen beheren te klikken (in de rechterbovenhoek).

7. Effectieve wervingsmails schrijven

Het is moeilijk om het nut van effectieve wervingsmails voor het verhogen van de productiviteit te overschatten.
Ten eerste verkorten effectieve e-mails de aanwervingstijd en hoeven er minder e-mails naar een groot aantal kandidaten gestuurd te worden.
Ten tweede leveren ze sneller resultaat op (dan niet-gepersonaliseerde e-mails), waardoor u tevreden, tevreden en gemotiveerd blijft.
Als u potentiële kandidaten koud e-mailt, is personalisering waarschijnlijk de beste manier om effectieve e-mails te schrijven.
Ik heb talloze recruiters zien stoppen bij de voornaam als het gaat om het personaliseren van e-mails.
Hoewel het gebruik van de voornaam van uw prospect een goede plek is om met personalisatie te beginnen, is het geen goede plek om ermee te eindigen.
Als u personalisering naar een hoger niveau wilt tillen, moet u relevante inhoud op het juiste moment naar prospects e-mailen.
Zoals reeds besproken, is lijstsegmentatie een goede manier om dit te bereiken.
Het is ook belangrijk om goed onderzoek te doen naar een prospect voordat u hem e-mailt.
U moet hun interesses vermelden, hun werk erkennen en waarderen, en hen uitleggen hoe de nieuwe opportuniteit hen ten goede kan komen en waarom het een goede match voor hen is.
U kunt dit alleen doen als u weet wat ze belangrijk vinden, wie ze zijn, zijn ze introvert op zoek naar rustig werk, of extravert op zoek naar een baan waarbij ze met veel mensen moeten samenwerken.
Dit zijn slechts enkele vragen die u zichzelf als recruiter moet stellen.
E-mailverrijkingstools zijn een uitstekende manier om meer te weten te komen over uw prospects.
Deze kunnen u namelijk hun sociale profielen geven op basis van hun e-mailadres, waarmee u achtergrondonderzoek kunt doen.
Andere dingen die u kunt doen om uw e-mails effectief te maken (en zo uw e-mailproductiviteit te verhogen) zijn-

  • Laat een luide en duidelijke call-to-action (CTA) achter.
    U wilt kandidaten niet in verwarring brengen over de volgende stap, wat alleen maar leidt tot meer e-mails en een lagere productiviteit.
  • Verstuur e-mails op zondagavond.
    Er zijn niet veel bedrijven die dit tijdsblok gebruiken, waardoor u door het lawaai heen kunt prikken.
    Bovendien zijn mensen zich op dit tijdstip meestal aan het voorbereiden op de komende week, waardoor ze ontvankelijker zijn voor een wervingsmail.
  • Optimaliseer e-mails voor mobiel.
    Meer dan de helft van de e-mails wordt geopend op een telefoon.
    Als uw e-mail er niet goed uitziet op een telefoon, zal deze meer dan 50% van de tijd niet effectief zijn.
    Schakel de beveiligingsprotocollen van het e-maildomein in.
    Voor een effectief e-mailbereik is het belangrijk om het e-maildomein te beveiligen, omdat dit de geloofwaardigheid van de e-mail verhoogt en de deliverabilitygraad verhoogt.
    Controleer of u een DMARC-record voor uw e-mail hebt geactiveerd.

In laatste woorden

E-mailproductiviteit voor recruiters begint met het benaderen van de juiste kandidaten en het schrijven van effectieve, volledige e-mails.
De grootste vijand van productiviteit – afleidingen – kan worden aangepakt met een app voor het plannen van meldingen zoals Daywise.
Tot slot is het een goed idee om een nauwkeurige e-mailzoeker (zoals Norbert) te gebruiken om de tijd die nodig is om contactgegevens van potentiële kandidaten te vinden, te beperken. Veel plezier met werven! Geschreven door- David Campbell is een digitale marketingspecialist bij Ramp Ventures.
Hij helpt bij het beheren van het contentmarketingteam bij Right Inbox.
Als hij niet werkt, reist hij graag en probeert hij Spaans te leren.