Communicatie is van vitaal belang als u een goede relatie met uw kandidaten en klanten wilt onderhouden. Helaas heeft G2 in een enquête aangegeven dat ongeveer 52% van de kandidaten twee tot drie maanden na hun sollicitatie geen enkele vorm van communicatie van recruiters ontvangt. Dit kan alleen maar leiden tot een negatieve ervaring voor kandidaten, waardoor ze niet meer solliciteren naar openstaande functies bij hetzelfde bedrijf. Daarom neemt het belang van sjablonen voor wervingsmails nu toe en moeten recruiters specifieke e-mailsjablonen noteren die essentieel zijn voor hun dagelijkse taken. De beste e-mailsjablonen zijn altijd binnen handbereik. U hoeft er alleen maar op de juiste plek naar te zoeken!
Voorbeeldsjablonen voor e-mails voor recruiters
Wij hebben een aantal van de beste sjablonen voor wervingsmails voor u, zodat uw kandidaten betrokken en geïnformeerd blijven in elke fase van de wervingscyclus.
I. Kandidaat e-mail sjablonen
1. Kandidaat Introductie E-mail
Onderwerpregel: {Contact_Company_Name} is op zoek naar een {Job_Name}
Hoi {Candidate_First_Name},
Dit is [Your_Name], en ik werk als [Your Job_Title] bij {Contact_Company_Name}. Ik kwam uw profiel tegen op [bijv. LinkedIn of GitHub], en ik moet zeggen dat ik onder de indruk was van uw ervaring in [add specific field or achievement that caught your eye]. Hier bij {Contact_Company_Name} zijn we altijd op zoek naar samenwerking met mensen die graag willen werken met een van onze klanten [X, Y, Z bedrijven]. [Als u iemand zoekt voor een nichefunctie, kunt u het beste details geven over de functie, bijvoorbeeld: We zijn op zoek naar een [Job_Title – add a link to the job description] om samen te werken met een van onze klanten. Ik vertel u graag meer over deze functie en kom ook graag een paar dingen over u te weten. Bent u ergens deze week beschikbaar?
[include date and time] Zo ja, dan maak ik graag een afspraak voor een gesprek. Natuurlijk kan ik ook via e-mail of LinkedIn met u afstemmen, afhankelijk van uw voorkeur. Ik wens u een fijne dag.
[Signature]2. Opwarmingsmail voor kandidaat
Onderwerpregel: Uw sollicitatie op {Contact_Company_Name} voor de functie {Job_Name}
Hallo {Candidate_First_Name}
Ik hoop dat deze e-mail goed voor u is. Ik wilde u op de hoogte brengen van de status van uw sollicitatie voor de functie {Job_Name}.
[Hiring Manager_Name] bekijkt momenteel alle sollicitaties, en we verwachten tegen het einde van de volgende week gesprekken ter plaatse te kunnen plannen. Ik neem weer contact met u op zodra ik meer informatie heb. Neem gerust contact met me op via e-mail of op [bijv. 1-444-555-2222] als u vragen hebt.Het allerbeste,
[Signature]Lees meer: 7 beste e-mailsjablonen voor uitzendbureaus
3. E-mail naar passieve kandidaten
Onderwerpregel: {Contact_Company_Name} is op zoek naar een {Job_Name}
Hallo {Candidate_First_Name}
Ik ben [Your_Name]. Ik kwam uw profiel tegen op [bijv. LinkedIn of GitHub], en ik was oprecht onder de indruk van uw ervaring in [add a specific field or any form of achievement that grabbed your eye]. Wij zijn momenteel op zoek naar een [Job_Title – add a link to the job description] om ons team/het team van onze klant te versterken. Ik zou u graag meer over deze functie willen vertellen en ook een paar dingen over u te weten willen komen. Bent u beschikbaar [vermeld datum en tijd of een periode, bijv. ‘ergens deze week’]? Zo ja, dan maak ik graag een afspraak voor een gesprek. Ik wil ook graag via e-mail of LinkedIn afstemmen als u dat liever doet. Ik wens u een fijne dag.
[Signature]4. Follow-up interview
Onderwerpregel: Interview met {Contact_Company_Name} / Interview voor {Job_Name} op {Contact_Company_Name}
Hoi {Candidate_First_Name},
We hadden [a few hours ago [at 11 am] gepland, maar je hebt het niet gehaald. Ik hoop dat alles goed gaat. Kunt u mij laten weten of u nog steeds nieuwsgierig bent naar de functie {Job_Name}? Zo ja, dan kunnen we het interview opnieuw plannen. Anders zal ik uw gegevens uit onze wervingsdatabase verwijderen.
Hartelijk dank,
[Signature]5. Over referenties praten
Onderwerpregel: [Reference] heeft u doorverwezen voor [Job_Name]
Hallo {Candidate_First_Name},
Ik werkte met [Reference_Name], hielp hen [any form of job-related/recruiting activity], en zij informeerden mij over uw [Referred_Candidate_Role] ervaring. Ik werk al een tijdje met [Reference_Name] en we hebben het vaak over carrièredoelen gehad. Dus dit is waar ik graag mee begin: leren wat u wilt met uw carrière, zodat ik u geen banen laat zien waarin u absoluut niet geïnteresseerd bent. Op dit moment werk ik voor een [Client_Company_Industry] bedrijf dat [Client_Company_Focus] werk doet, en ik denk dat dit een goede match voor u zou kunnen zijn [Add the job details here]. Als u hierin geïnteresseerd bent, laat het me dan weten, dan kan ik een gesprek voor u regelen omdat u zo hoog wordt aanbevolen door [Reference_Name]. Als deze [Referred_Candidate_Role] mogelijkheid niet is wat u op dit moment zoekt, laat het me dan weten als u interesse hebt. Bedankt,
[Signature]6. E-mail naar vorige kandidaten over spannende nieuwe vacatures
Onderwerpregel: Bent u geïnteresseerd in een nieuwe baan bij {Contact_Company_Name}?
Beste {Candidate_First_Name},
Ik ben [Naam, Functie_Titel, Bedrijfsnaam]. Ik weet niet zeker of u het zich herinnert, maar we hebben elkaar ontmoet op [Approximate Time Ago] toen u solliciteerde voor [Job_Title] op [Contact_Company_Name]. Ik heb u de vorige keer ook verteld dat we uw cv in onze database zouden bewaren en dat we contact met u zouden opnemen wanneer de eerste behoefte zich voordoet. Dus hier ben ik dan, ik bel u terug omdat we een nieuwe vacature hebben [Job_Title]. Ik ben ervan overtuigd dat uw vaardigheden en ervaring u de perfecte kandidaat maken voor deze functie. Zou u beschikbaar zijn voor een kort gesprek [Include Date And Time] om over deze opwindende kans te praten? Als dit tijdstip u niet schikt, stel dan een geschikt tijdstip voor en ik zal mijn best doen om het aan te passen. Nog een fijne dag verder, en ik hoop snel van u terug te horen!
[Signature]7. Kandidaten uitnodigen voor hun eerste gespreksronde
Onderwerpregel: Groeten van {Contact_Company_Name}! U bent geselecteerd voor de eerste interviewronde!
Beste [Candidate_First_Name],
Na uw sollicitatie zorgvuldig te hebben bekeken, waren we verrast door uw geweldige reeks vaardigheden en werkervaring. Daarom nodig ik u graag uit voor een sollicitatiegesprek [At The Company Office/Via Phone/Video Call] om de zaken persoonlijk te bespreken en eventuele relevante vragen te beantwoorden. Het gesprek zal niet langer duren dan [X_Minutes] en zal geleid worden door [Naam_van_interviewer, Functie_Aan_Bedrijf]. Hier zijn een paar dagen en tijdopties die voor u beschikbaar zijn:
[Maandag- Datum, Tijd] [Woensdag- Datum, Tijd] [Donderdag- Datum, Tijd]Laat me weten welke van de bovenstaande opties voor u het beste werkt.
Ik kijk ernaar uit om u te ontmoeten. Veel succes met uw sollicitatiegesprek!
[Signature]8. Kandidaten uitnodigen voor hun tweede gespreksronde
Onderwerpregel: Nogmaals de groeten van {Contact_Company_Name}! U bent geselecteerd voor de tweede interviewronde!
Beste [Candidate_First_Name],
Wij willen u nogmaals bedanken voor het solliciteren naar
de [Job_Title] functie bij ons bedrijf.
Na uw laatste interviewronde waren we ongelooflijk onder de indruk van uw vaardigheden en relevante werkervaring. Daarom nodig ik u graag uit voor de tweede interviewronde [At The Company Office/Via Phone/Video Call] om de zaken verder te bespreken en te begrijpen of u het beste bij ons bedrijf past. Het interview zal niet langer duren dan [X_Minutes] en zal geleid worden door [Naam_van_interviewer, Positie_Aan_Bedrijf]. Als u deze uitnodiging accepteert, zijn hier een paar dagen en tijdopties die voor u beschikbaar zijn:
[Dinsdag- Datum, Tijd] [Donderdag- Datum, Tijd] [Vrijdag- Datum, Tijd]Laat me weten welke van de bovenstaande opties voor u het beste werkt.
Ik kijk ernaar uit om u weer te ontmoeten! Het allerbeste voor uw tweede interviewronde.
[Signature]9. Feedback over sollicitatiegesprek per e-mail
Onderwerpregel: Hoi {Candidate_First_Name}. We kijken uit naar een interview feedback.
Beste [Candidate_Name]
Ik wil u vragen om feedback over het sollicitatieproces op [Candidate_Company_Name]. Aangezien de ervaring van kandidaten belangrijk voor ons is, zou uw feedback van grote waarde zijn.
Er staan een paar korte vragen in de enquête die u in niet meer dan 5 minuten kunt beantwoorden.
Hier is de [link] naar de enquête.
Ik waardeer alle hulp die u kunt bieden.
[Signature]10. Evaluatie-e-mail van kandidaat
Onderwerpregel: Evaluatietest van {Candidate_Company_Name} voor uw functie.
Beste [Candidate_First_Name]
Bedankt dat u de tijd heeft genomen om te solliciteren naar de functie van [Candidate_Job_Title]. Wij willen u uitnodigen om een opdracht in te vullen voor de volgende ronde van onze selectiefase. Hieronder vindt u de opdracht in de bijlage van deze e-mail. Het hoofddoel van deze opdracht is om uw vaardigheden te peilen, ons een idee te geven van hoe u taken benadert die relevant zijn voor uw functie en ons enkele punten te geven waarover we verder kunnen discussiëren. We zouden het erg op prijs stellen als u uw opdracht naar ons terugstuurt [date and time]. Ik kijk ernaar uit om binnenkort met u te praten.
Het allerbeste!
Groeten,
[Signature]11. E-mail afwijzing
Onderwerpregel: Het spijt ons vreselijk…
Hoi [Candidate_Name],
We willen u nogmaals bedanken voor uw sollicitatie naar de functie [Job_Title] bij ons bedrijf. We merken dat u veel moeite hebt gedaan voor uw sollicitatie. Tot onze spijt moeten wij u echter mededelen dat, hoewel uw CV zeer indrukwekkend is, wij op zoek zijn naar een kandidaat met andere vaardigheden en werkervaring. Als er in de toekomst bij ons bedrijf een functie vrijkomt die bij uw vaardigheden past, zal ik persoonlijk contact met u opnemen. Wij wensen u veel succes met uw toekomstige inspanningen.
Vriendelijke groeten,
[Signature]Meer lezen: Voorbeelden van afwijzingsmails die recruiters naar kandidaten kunnen sturen
12. E-mail met het werkaanbod van de kandidaat
Onderwerpregel: Gefeliciteerd {Candidate_First_Name}! De rol van {Candidate_Job_title} is u aangeboden op {Candidate_Company_Name}!
Beste [Candidate_First_Name]
We zijn zeer onder de indruk van uw achtergrond en interviewrondes. Daarom willen we u graag formeel de functie van [Candidate_Job_Title] aanbieden.
Dit is een [full/part] tijdspositie [mention the working days and hours] met een jaarlijkse CTC van [X amount].
U rapporteert aan het hoofd van de afdeling [Department_Name]. Wij verwachten dat u start vanaf [date].
Er is een document met deze mail hieronder Neem een kijkje en bel ons op [Phone_Number] als u vragen hebt.
Gefeliciteerd met uw nieuwe reis met [Candidate_Company_Name]!
Met vriendelijke groeten,
[Signature]13. E-mail afwijzing
Onderwerpregel: Het spijt ons vreselijk…
Hoi [Candidate_Name],
We willen u nogmaals bedanken voor uw sollicitatie naar de functie [Job_Title] bij ons bedrijf. We merken dat u veel moeite hebt gedaan voor uw sollicitatie. Tot onze spijt moeten wij u echter mededelen dat, hoewel uw CV zeer indrukwekkend is, wij op zoek zijn naar een kandidaat met andere vaardigheden en werkervaring. Als er in de toekomst bij ons bedrijf een functie vrijkomt die bij uw vaardigheden past, zal ik persoonlijk contact met u opnemen. Wij wensen u veel succes met uw toekomstige inspanningen.
Vriendelijke groeten,
[Signature]Meer lezen: Voorbeelden van afwijzingsmails die recruiters naar kandidaten kunnen sturen
14. E-mail met het werkaanbod van de kandidaat
Onderwerpregel: Gefeliciteerd {Candidate_First_Name}! De rol van {Candidate_Job_title} is u aangeboden op {Candidate_Company_Name}!
Beste [Candidate_First_Name]
We zijn zeer onder de indruk van uw achtergrond en interviewrondes. Daarom willen we u graag formeel de functie van [Candidate_Job_Title] aanbieden.
Dit is een [full/part] tijdspositie [mention the working days and hours] met een jaarlijkse CTC van [X amount].
U rapporteert aan het hoofd van de afdeling [Department_Name]. Wij verwachten dat u start vanaf [date].
Bij deze e-mail zit een document. Neem een kijkje en bel ons op [Phone_Number] als u vragen hebt.
Gefeliciteerd met uw nieuwe reis met [Candidate_Company_Name]!
Met vriendelijke groeten,
[Signature]15. Onboarding-e-mail voor kandidaten
Onderwerpregel: Groeten van {Candidate_Company_Name}! Welkom aan boord van {Candidate_First_Name}.
Beste [Candidate_First_Name]
We zijn allemaal erg blij om u aan boord te mogen verwelkomen! Zoals afgesproken is uw startdatum [Date], en we verwachten dat u uiterlijk [Time] bij ons op kantoor bent. Houd er rekening mee dat onze dresscode over het algemeen [Casual Business Casual] is. We hebben uw eerste dagen georganiseerd om u te helpen op de juiste manier in ons bedrijf te integreren. Meer details vindt u in het bijgevoegde schema.
Met vriendelijke groeten,
[Signature]II. E-mailtemplates voor klanten
1. Onderwerpregel: Mooie carrièrepagina; ik kan helpen met de onvervulde functies!
Hoi [Contact_Name],
Ik wilde de carrièrepagina van uw bedrijf doornemen,, uitstekend gedaan trouwens, het ziet er erg gelikt uit, en ik vond een flink aantal open technische functies.
Op [Agency] zijn we gespecialiseerd in het inhuren van front-end ingenieurs.
We hebben samengewerkt met [Clients] en ik denk dat we u veel waar voor uw geld en service kunnen bieden.
Ik heb een paar kandidaten waarvan ik denk dat ze perfect zouden zijn voor [Job_Name]. Zou u het erg vinden als ik de details stuur?
Ik kijk ernaar uit om snel van u te horen.
[Signature]Lees meer: 5 tips voor het schrijven van geweldige wervende e-mailonderwerpregels
2. Onderwerpregel: Mijn plan om uw openstaande functies in te vullen
Hey [Contact_Name],
Ik heb een geweldig plan dat ik u in de komende 10 minuten kan uitleggen en dat {contact_company_name} kan helpen om al uw openstaande functies in te vullen.
Ik heb onlangs een soortgelijk idee gebruikt om onze klant {contact_company_name} te helpen een verkoopteam van wereldklasse op te bouwen.
[Contact_Name] , laten we snel een gesprek van 10 minuten plannen, zodat ik dit plan met u kan delen.Wanneer werkt dit het beste voor u?
[Signature]3. Onderwerpregel: Rockstar marketeers voor {Contact_Company_Name}
Hey [Contact_Name],
Ik ben een grote fan van wat jullie doen op .{Contact_Company_Name}
Ik zag dat u een paar marketingfuncties hebt die al meer dan zes weken openstaan. Ik heb tien rockstar marketeers die perfect zouden zijn – vind je het erg als ik ze naar je opstuur?
[Signature]4. Onderwerpregel: 3 manieren waarop [Agency] kan helpen {Contact_Company_Name}
Hey [Contact_Name],
Ik ben directeur op [Agency]. Ik zal het kort houden. Er zijn drie manieren waarop wij u kunnen helpen:
- Wij zijn gespecialiseerd in het werven van marketingmedewerkers op C-niveau, dus ik ben ervan overtuigd dat wij u kunnen helpen bij het invullen van uw VP Marketingfunctie.
- Wij zijn zo vrij geweest om drie kandidaten te vinden die goed bij u zouden passen, zodat u sneller dan gewoonlijk kunt handelen
- Wij hebben een bewezen staat van dienst. U kunt dit controleren door te vragen [Reference_Name]
Ik zou graag met u samenwerken; zodra u mij groen licht geeft, kunnen we de volgende stappen bespreken…
[Signature]Meer lezen: De basisprincipes van koude e-mails begrijpen
5. Onderwerpregel: Wij kunnen u helpen een aantal lege BD functies in te vullen…
Hallo [Contact_Name]
We hebben gemerkt dat [Contact_Company_Name] het afgelopen kwartaal een aanzienlijke groei heeft doorgemaakt. Op [Agency] zijn we gespecialiseerd in het werven van eersteklas verkooptalent voor grote B2B-bedrijven.
Hier zijn enkele van de bedrijven waar we geweldige verkoopleiders hebben geplaatst:
a. Salesforce,
b. Oracle
c. Nutanix
d. Siemens, enzovoort.
Wij hebben archieven waarin toptalent in de verkoop wordt erkend, met als resultaat dat 75% van onze plaatsingen in hun eerste jaar 125% van het quotum halen. Ik zou graag een gesprek met u hebben om meer te weten te komen over uw wervingsstrategieën voor dit kwartaal en om te bepalen hoe wij u kunnen helpen om uw A-plus team op te bouwen. Laat me weten of u morgen om bijvoorbeeld 17.00 uur zin hebt in een kort gesprek?
Vriendelijke groeten,
[Signature]6. Onderwerpregel: {Mutual_Connection_Name} wilde dat ik contact met u opnam.
Beste [Contact_Name] [Mutual_Connection_Name] aanbevolen om contact met u op te nemen. Ik werk momenteel bij [Agency], en we hebben onlangs [Company_Name] geholpen met het werven voor een soortgelijke rol als de [Job_Position] waar u momenteel voor werft. Ik neem daarom contact met u op om te zien of u geïnteresseerd bent in een kort gesprek om te zien of ik u dezelfde service kan bieden? Ik ben flexibel met mijn beschikbaarheid. Laat me weten welke datum en tijd u schikt.
Met vriendelijke groeten,
[Signature]Laat ons hieronder in de reacties weten of onze sjablonen voor wervingsmails nuttig voor u waren. Voor meer van dergelijke voorbeeldsjablonen voor e-mails kunt u deze link bezoeken. Meer lezen: Beste sjablonen voor wervingsmails: Een complete lijst voor gebruik door wervingsbureaus.