Ecco tutto quello che deve sapere su come scegliere il giusto software di reclutamento per le piccole imprese, per accelerare la crescita e i ricavi.
Che cos’è un software di reclutamento?
Prima di immergerci nei dettagli di un software per il reclutamento, è importante eliminare le basi: che cos’è e come aiuta a creare un processo di reclutamento senza soluzione di continuità?
Un software di reclutamento è uno strumento utilizzato dai reclutatori e dai professionisti dell’AT per ottimizzare l’efficienza di assunzione, automatizzare il flusso di lavoro di reclutamento ed eliminare le attività manuali ripetitive e le sfide di assunzione.
Ecco una rapida carrellata delle sue principali funzionalità:
1. Ricerca di candidati
Sourcing di talenti è una parte integrante del reclutamento.
Le agenzie di personale più piccole devono attirare non solo i candidati attivi, ma anche quelli passivi per le offerte di lavoro.
Un software di reclutamento può aiutarla in questo senso, consentendole di raggiungere, attrarre e trattenere i talenti.
2. Impegno dei candidati
Dopo il sourcing, è fondamentale fidelizzare i candidati durante il processo di assunzione.
Un solido software di reclutamento può aiutarla a mantenere i candidati informati e impegnati, semplificando la comunicazione candidato-assunto.
3. Screening dei candidati
Selezionare i candidati più adatti da un pool di talenti competenti è difficile.
Un software di recruiting possiede una serie di funzioni, come l’analisi dei curriculum, gli incarichi online, la collaborazione centrale, ecc. per aiutarla a scegliere i migliori tra i candidati.
Legga anche: Agenzia vs. software di reclutamento interno: Una guida completa
Caratteristiche principali di un software di reclutamento per una piccola impresa
L’utilità di un software di reclutamento risiede nelle sue caratteristiche chiave che apportano una notevole differenza nella qualità complessiva delle assunzioni.
Diamo quindi un’occhiata ad alcune funzioni principali che un software di reclutamento serve e alle caratteristiche che esibisce per svolgerle.
1. Ricerca di candidati
Il reperimento di candidati idonei è uno dei motivi principali per cui le agenzie cercano di incorporare un software di recruiting nella loro procedura di assunzione.
- La funzione di talent sourcing di questo software prevede una ricerca approfondita delle migliori fonti per trovare candidati, l’identificazione di quelle più rilevanti e il networking su di esse.
- L’analisi del curriculum attraverso gli algoritmi di intelligenza artificiale rientra anche nell’ambito del “candidate sourcing”, in quanto aiuta a identificare le qualifiche, l’esperienza e le competenze rilevanti di un candidato per un determinato ruolo.
2. Attirare e trattenere i candidati
Dopo il sourcing, i candidati più adatti devono essere convinti che il lavoro che lei offre è esattamente quello che stavano cercando.
Questa funzione riguarda principalmente l’attrazione, il coinvolgimento e la fidelizzazione dei potenziali candidati.
- Funzioni come un robusto Canale di comunicazione a interfaccia singola possono svolgere un ruolo importante in questo senso.
Può interagire con i candidati su tutto, dagli aggiornamenti sui colloqui ai probabili ritardi nelle risposte per le migliori qualità. esperienza del candidato.
- I siti web sulle carriere sono anche un modo brillante per far conoscere la sua credibilità come agenzia di reclutamento, con promettenti offerte di lavoro.
Questi siti web sono in genere destinati ad elencare tutte le opportunità di carriera disponibili per i candidati.
Incoraggia i candidati a creare i loro profili, a candidarsi per un lavoro e a tenere traccia delle loro candidature.
3. Conduzione di interviste
Interviste giocano un ruolo enorme nel processo di reclutamento e spesso sono il fattore decisivo.
Data l’importanza dei colloqui, deve cercare di condurli nel modo più fluido possibile.
Funzioni come la Gestione dei colloqui e delle offerte aiutano a liberarsi di qualsiasi confusione sugli orari assegnati per i colloqui e ad eliminare qualsiasi spazio per doppie prenotazioni accidentali.
Questo aiuta sia gli intervistatori che i candidati a scegliere le fasce orarie preferite in base alla disponibilità.
Oltre ai colloqui strutturati, questa funzione offre anche modelli personalizzabili pronti per le lettere di offertastrumenti di e-signing integrati per le firme digitali, schede per assegnare un punteggio ai candidati dopo i colloqui in base alle competenze e alle prestazioni, un portale di chat per conversazioni rapide e molto altro ancora.
D’altra parte, le caratteristiche della piattaforma consentono ai reclutatori di regolare e condurre colloqui anche su dispositivi mobili.
This comes in super handy, from cutting down on traveling expenses, avoiding delays, to eradicating any scheduling conflicts that may arise.
Offre anche strumenti come i cruscotti per monitorare le metriche necessarierapporti basati sulle intuizioni delle recenti tendenze del settore, modelli di flusso di lavoro per una migliore produttività, sondaggi sull’esperienza dei candidati per il feedback, l’opzione di accumulare i dati dei dipendenti per il futuro, i filtri per la ricerca avanzata e così via.
4. Valutazione dei candidati
L’intero motivo alla base del processo di reclutamento è quello di valutare il pool di candidati disponibili e di vagliarli per trovare la soluzione migliore.
Questo rende la valutazione dei candidati una parte cruciale del processo.
Le funzioni che rientrano nell’ambito dell’Applicant Tracking aiutano i reclutatori a raccogliere informazioni rilevanti su ogni candidato, che devono essere considerate in modo critico per un giudizio migliore.
Queste includono dettagli personali e professionali, come le competenze e l’esperienza.
Inoltre, filtra i curriculum in base a questi attributi per verificarne l’idoneità.
Inoltre, le funzioni della sezione Valutazione dei candidati servono in genere a confrontare i potenziali candidati, mettendo in primo piano le informazioni più rilevanti.
Funzioni come screening dei precedenti, controllo delle referenze, la verifica della storia lavorativa, ecc. vengono eseguiti per ridurre il turnover dei dipendenti.
I compiti online sui tratti cognitivi e comportamentali aiutano a capire l’idoneità di un candidato per il rispettivo settore e ambiente di lavoro.
5. Assunzione del candidato
Questa fase finale del reclutamento è essenziale quanto tutte le precedenti.
Deve assicurarsi che la persona selezionata per il ruolo finisca per scegliere il lavoro dato come il migliore per lei.
Per dare questa impressione, è necessario un onboarding senza soluzione di continuità.
Le funzioni di Onboarding di un software di reclutamento si assumono la responsabilità di comunicare in modo efficiente con i nuovi assunti, dai promemoria per la compilazione dei moduli di onboarding e il rispetto delle norme necessarie, alla comunicazione dei vantaggi dell’impiego e dei termini di riservatezza.
Alcune funzioni come le procedure guidate passo dopo passo e le dashboard intuitive possono migliorare notevolmente l’esperienza di onboarding.
Ci sono molte altre caratteristiche che un software di reclutamento può possedere, ma queste sono essenzialmente quelle principali.
La sua agenzia di reclutamento potrebbe avere alcuni requisiti unici che non sono presenti nell’elenco.
Queste esigenze speciali richiedono caratteristiche particolari per ottenere risultati ottimali.
Può facilmente incorporarle nel suo elenco di requisiti e sarà pronto a cercare lo strumento di reclutamento di cui ha bisogno!
6. Costruire siti di carriera coinvolgenti e personalizzabili
La credibilità di un’azienda come datore di lavoro risiede nel suo sito web dedicato alla carriera.
Un sito di carriera piacevole, professionale, facile da usare e fedele all’azienda può incuriosire immediatamente le persone in cerca di lavoro ad esplorare le sue offerte di lavoro.
Si assicuri che il suo software di reclutamento abbia questa funzione.
7. Database dei candidati organizzato
Uno dei motivi principali per dotarsi di un software di recruiting è quello di gestire meglio i dati dei candidati.
Pertanto, la tecnologia che acquisterà dovrà risolvere questo problema per strutturare e archiviare i dati dei suoi dipendenti presenti e passati in modo efficiente.
8. Automazione
Automazione è il cuore di un software di reclutamento.
La quantità di lavoro manuale e ripetitivo che può essere gestito da una macchina dipenderà da questa caratteristica.
Quindi non deve dimenticare di effettuare una consultazione approfondita per verificare se l’efficienza dell’automazione del sistema soddisfa le sue aspettative.
9. Cruscotti consolidati
Un cruscotto all-in-one è la caratteristica più utile che un software di reclutamento può offrire ad un’azienda.
Comprende ogni fase del processo di assunzione e le offre il vantaggio di esaminare tutto in una volta.
Non vuole assolutamente perdere questa funzione.
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I 5 motivi principali per cui le piccole imprese hanno bisogno di un software di reclutamento
L’utilizzo di un software di reclutamento è la decisione migliore che ogni piccola impresa possa prendere.
Non solo rende l’intero processo di reclutamento più semplice e meno dispendioso in termini di tempo, ma migliora anche la qualità complessiva delle assunzioni.
Investire in un software di reclutamento può anche essere una decisione molto redditizia, soprattutto durante il periodo di incubazione.
Non solo la aiuterà a creare una forza lavoro di persone altamente qualificate, ma la aiuterà anche a organizzare meglio le diverse aree di controllo interno.
Vediamo nel dettaglio perché, come piccola impresa, dovrebbe investire in un software di reclutamento.
1. Migliore collaborazione
Una piccola impresa dovrebbe sempre volere che il suo team sia al corrente di tutti gli aspetti cruciali dell’organizzazione.
Un software di reclutamento può soddisfare esattamente questa esigenza con i procedimenti dei candidati, consentendo a tutti l’accesso a tutte le informazioni importanti attraverso una piattaforma centralizzata.
2. Annunci di lavoro più facili
Le job board sono utili ma altamente sature.
Invece, la cura di siti web di brand career può aiutarla a distinguersi dalle altre aziende più grandi e a raggiungere un maggior numero di potenziali candidati.
Può costruirne facilmente uno per sé, utilizzando un software di reclutamento.
Può anche pubblicare le offerte di lavoro su più portali di lavoro con un solo clic, invece di doverle pubblicare manualmente su ogni piattaforma.
3. Accesso durante la giornata
Per iniziare ad attrarre candidati, deve essere visibile al suo pubblico di riferimento.
Ma trattandosi di una piccola impresa, questo può essere molto difficile.
Quindi, è consigliabile non perdere le ore di trazione che può ricevere.
È qui che entra in gioco l’importanza dell’inserimento di offerte di lavoro per tutto il giorno.
Con un software di recruiting, può mantenere le sue offerte di lavoro accessibili ai candidati 24 ore su 24, 7 giorni su 7, insieme a una funzione di risposta automatica per rispondere alle domande dei candidati sul posto.
4. Migliori descrizioni del lavoro
La leggibilità e la chiarezza di una descrizione del lavoro può fare o rompere un accordo.
Può migliorare in questo gioco con i suggerimenti del software di reclutamento e anche personalizzarli come desidera.
5. Migliore portata
Il semplice utilizzo delle funzioni avanzate di un software di recruiting può renderla più credibile agli occhi di chi cerca lavoro, attirando così un numero maggiore di candidature rispetto alle aziende che non ne utilizzano uno.
Domande chiave da porre prima di acquistare un software di reclutamento
Non acquisterà un software di reclutamento ogni uno o due anni.
Si tratta di un investimento a lungo termine.
Per questo è assolutamente fondamentale informarsi e assicurarsi di scegliere il fornitore giusto.
Ecco alcune domande che dovrebbe porre al fornitore prima di acquistare un software.
1. Quali sono le possibili modifiche che verranno apportate al software di reclutamento?
Questa domanda non è importante solo per stimare l’applicabilità alla sua attività per un determinato periodo di tempo, ma anche per aiutarla a vedere l’approccio futuristico del fornitore di software e se è disposto ad adattarsi alla natura dinamica del settore.
2. Quali sono le qualifiche del ponte di supporto interessato?
Immagini che a un reclutatore inesperto venga affidata la responsabilità di risolvere i problemi del software di reclutamento.
Un disastro assoluto!
Si assicuri che il team che fornisce i servizi dietro la tecnologia abbia le competenze e le conoscenze necessarie.
3. Può fidarsi dei suoi dati riservati?
Un software di reclutamento è esposto a dati aziendali cruciali e riservati.
Questo la mette nella posizione di porre tutte le domande che desidera in materia di sicurezza.
Dove vanno a finire i dati?
Quale software è responsabile della privacy?
4. Sarebbe in grado di personalizzare il software in base alle sue esigenze?
Il modo in cui un’azienda finisce per utilizzare il software di reclutamento dipende interamente da lei.
Essere in grado di personalizzarlo in base alle proprie esigenze è un requisito fondamentale per ottenere la massima efficienza.
5. La aiuteranno a mettersi in contatto con qualche utente precedente dei loro servizi?
Quando pone questa domanda, in pratica sta testando la loro trasparenza nei confronti dei clienti.
Potrebbero non riferirle di clienti insoddisfatti, ma anche un paio di clienti soddisfatti possono fornirle una chiara visione delle loro prestazioni.
Non si lasci sfuggire: Come costruire uno stack tecnologico di reclutamento affidabile per le sue esigenze di assunzione?
5 segnali che indicano che la sua piccola impresa ha bisogno di un software di reclutamento il prima possibile!
Non importa quanti esperti cerchino di convincere le piccole imprese a sottoscrivere un software di reclutamento, alcune di loro esiteranno ancora a fare questo investimento.
Parliamo quindi di alcuni segnali importanti nella sua azienda che gridano l’urgenza di investire in #RecTech.
1. Le bacheche di annunci di lavoro costituiscono un’enorme fetta della sua strategia di sourcing.
Le job board sono state etichettate come salvatrici da tutti i reclutatori.
Ma dipendere esclusivamente da una fonte non è una strategia intelligente.
Per asso nella ricerca di candidatiè necessario diversificare, e un software di reclutamento può facilitarle questo compito.
2. Il suo database è enorme
Se la sua azienda ha a che fare con un’enorme quantità di dati, non è sicuro gestirli a mani nude.
Un software di recruiting non solo la aiuta a organizzare tutte le informazioni in modo sistematico, ma le gestisce anche con attenzione per evitare perdite o violazioni di dati.
3. Sta puntando all’efficienza dei costi
Un software di recruiting è sinonimo di riduzione dei costi nella sfera delle assunzioni.
La centralizzazione e l’automazione possono farle risparmiare molti soldi e farle guadagnare di più.
4. Ha difficoltà a collaborare
Le semplici procedure di assunzione richiedono più tempo del solito?
Questo può portare a un calo irrecuperabile della produttività.
Un software di reclutamento, tuttavia, può eliminare del tutto questa minaccia, offrendo integrazioni per lavorare con più strumenti contemporaneamente e altro ancora.
5. Non ha mai tempo per pensare all’employer branding.
Le attività di routine la tengono troppo occupata per costruire un employer brand per lei.
Un software di recruiting non solo l’aiuterà a superare le nozioni di base, ma libererà anche del tempo per concentrarsi sulla costruzione di un’identità di datore di lavoro unica nel mercato del lavoro.
Come incorporare un software di recruiting nel suo processo di assunzione?
L’acquisto di un software di reclutamento è senza dubbio la migliore decisione di assunzione che possa prendere.
Ma questo strumento potrebbe non rivelarsi utile per la sua azienda se non lo implementa correttamente.
Ecco quindi una guida su come incorporare un software di reclutamento nel suo sistema di assunzione.
1. Si consulti con il suo team
L’investimento nel software è probabilmente una decisione aziendale collettiva.
Ma quando si tratta di implementarlo nel sistema interno, molte piccole imprese evitano un secondo giro di discussioni tra i team prima di avviarne l’uso, con costi spesso elevati.
Per evitare questo, si assicuri di riunirsi con il suo team una seconda volta per discutere l’applicabilità del software e invitare i suggerimenti di tutte le persone coinvolte nel suo utilizzo.
2. Creare i reparti
Quasi tutte le organizzazioni seguono un approccio dipartimentale.
Allo stesso modo, una volta che ha un software di reclutamento da implementare, divida le responsabilità e il funzionamento a tutti i rispettivi dipartimenti.
Assegnare un to-do a ogni reparto a diversi livelli del processo di reclutamento può produrre un’efficienza e un’accuratezza straordinariamente elevate, se fatto bene.
3. Addestrare i novellini
Mentre una parte del suo team di utenti si adatterà rapidamente al software di recruiting, altri potrebbero rimanere indietro e faticare a capire le sue funzionalità.
In questi casi, invece di tenerli lontani dal sistema, li formi su come utilizzare meglio il software, per consentire a un team di avere una comprensione e delle competenze credibili.
Questa campagna di formazionetuttavia, dovrebbe essere disponibile per tutti, dagli utenti agli stakeholder, per una migliore trasparenza all’interno dell’azienda.
4. Filtrare i dati disponibili
La gestione dei dati rilevanti per le assunzioni è una caratteristica importante di un software di recruiting.
Molte aziende iniziano subito a organizzare e caricare tutti i dati disponibili nel software.
Ma questa non dovrebbe essere la prima cosa da fare.
Prima di utilizzare il software, tutte le informazioni disponibili nel suo del suo database è meno probabile che sia omogeneo.
Che si tratti di dati vecchi o nuovi, ci sono alcuni dettagli che non devono più essere presenti nel suo database.
Li filtri in anticipo.
5. Seguire i progressi
Un software di reclutamento le darà risultati vantaggiosi sia a breve che a lungo termine, solo se rimane in linea con esso.
Quanto miglioramento ha osservato dopo l’installazione rispetto ai record precedenti?
Qual è il feedback del team di acquisizione talenti riguardo al software?
C’è qualche aspetto che non ha visto i risultati attesi dall’incremento del software?
Valutate e osservate regolarmente i punti bonus e i punti dolenti, e lasciate che i benefici si riflettano a loro volta!
Le sfide comuni associate a un software di reclutamento e come superarle
Quando inizia a utilizzare un software di reclutamento, ci saranno alcune sfide che potrebbe affrontare.
Some of these challenges may even continue to exist even in the long run.
Ma non appena i team di assunzione iniziano ad abituarsi alle lacune del software, tendono a trovare il modo di farlo funzionare.
Ecco quindi alcuni dei principali problemi che i reclutatori si trovano ad affrontare quando iniziano a utilizzare un software di reclutamento.
1. Mancanza di giudizio razionale
Un software non è altro che una macchina.
Per quanto il mondo della tecnologia sia progredito, la grande mancanza di razionalità è ancora molto visibile.
È molto probabile che questo inconveniente si rifletta sul suo funzionamento quotidiano.
A partire dall’errata categorizzazione dei dati fino al reperimento di candidati dal settore sbagliato, affidarsi ciecamente alla tecnologia può creare un notevole scompiglio nella sua organizzazione.
2. Pregiudizio inconscio
La funzione di analisi dei curriculum dei software di reclutamento si basa sull’approccio per parole chiave.
È qui che si corre il rischio di pregiudizio inconscio bugie.
Ad esempio, alcune parole chiave rilevanti potrebbero essere interpretate in modo errato dal software, contro la sua intenzione.
Il software privilegia la parola chiave in un formato particolare e rifiuta tutte le parole chiave curriculum che non si attengono agli stessi.
Questo piccolo pregiudizio può portare a perdere potenziali candidati che potrebbero essere più competenti di quelli selezionati.
3. Regole predefinite
Un software di reclutamento è programmato con istruzioni predefinite che regolano in gran parte la sua funzionalità.
Questi protocolli pre-programmati, inseriti nel software, possono influenzare il suo funzionamento.
Questa influenza può essere un ostacolo per lo strumento nell’interpretare le sue istruzioni e fornire risultati accurati, lasciando quindi spazio a possibili errori.
4. Un numero di applicazioni superiore a quello desiderato
La funzione di sourcing dei candidati di un software di reclutamento è una delle caratteristiche più efficienti di questo pezzo di tecnologia e fa effettivamente ciò che dichiara.
Inizialmente, la funzione di sourcing di massa dei candidati sembra essere un salvavita.
Ma alla fine, quando l’afflusso di candidature raggiungerà un numero eccessivo e fuori controllo, questa stessa funzione potrebbe iniziare a sembrare un peso.
Cloud vs. software di reclutamento on-premise
Quando si pone questa domanda a un reclutatore esperto, la maggior parte di loro risponderà con sicurezza Cloud rispetto a On-premise.
Perché?
La risposta è che le aziende sono sempre state alla ricerca di qualcosa di compatto e facilmente accessibile, e il cloud è esattamente questo, la soluzione sempre e ovunque.
Al contrario, l’approccio on-premise è ingombrante e richiede molto spazio e non offre quasi nessuna flessibilità e accessibilità, essendo limitato ai soli locali degli uffici.
Nota – Alcuni tipi di aziende possono trovare l’on-premise più vantaggioso del cloud, per ragioni specifiche.
Ma il cloud è una preferenza di massa che si adatta alla maggior parte delle organizzazioni.
Importanza del GDPR nel suo software di reclutamento
Il GDPR, ossia il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, è uno strumento legale dell’Unione Europea a favore delle persone fisiche e giuridiche per proteggere i loro dati e mantenere la loro privacy.
Questo regolamento richiede a tutti gli organismi che trattano i dati personali di attenersi rigorosamente a una serie di regole.
La domanda è: quanto è importante che un software di recruiting sia conforme al GDPR e che i reclutatori e i datori di lavoro aderiscano a questa legge?
Poiché un software di reclutamento è un elaboratore di dati che gestisce i dati dei candidati per conto dei reclutatori, per essere conforme al GDPR è importante che sia regolato da un Accordo sulla Protezione dei Dati (DPA) stabilito dal titolare del trattamento.
I reclutatori e i datori di lavoro hanno a che fare con centinaia e migliaia di candidati, ognuno dei quali invia i propri dati personali al momento della candidatura.
Diventa imperativo per i reclutatori mantenere queste informazioni al sicuro per essere in linea con la legge GDPR.
Con motivazioni adeguate, divulgazione e sicurezza certificata, può rimanere in linea con le normative vigenti.
Fascia di prezzo tipica di un software di reclutamento per piccole imprese nel 2024
Secondo le ultime statistiche del 2022, è molto probabile che un software di reclutamento le costi tra 48 e 950 dollari al mese.
L’intervallo in cui si trova dipende dai seguenti fattori variabili:
1. Caratteristiche che potrà sfruttare
In modo del tutto giustificato, i fornitori di software di reclutamento le addebiteranno un costo in base al numero di funzioni avanzate che sceglierà.
2. Forza della forza lavoro
Un software di reclutamento è tipicamente disponibile in diverse capacità per i dipendenti disponibili nell’organizzazione che vi hanno accesso.
Più alto è il numero, più alti sono i costi.
3. Tasso di aumento mensile dei candidati
A seconda dell’afflusso di candidati che riceve ogni mese, i fornitori di software le forniranno la versione del software di reclutamento più adatta alla sua organizzazione e la addebiteranno di conseguenza.
Questo articolo dovrebbe essere la sua guida personale sul software di reclutamento per le piccole imprese.
Con questo contenuto a sua disposizione, dovrebbe essere in grado di trovare le risposte a tutte le sue domande prima di prendere la decisione di acquistare una soluzione di reclutamento.
