Gestione del database dei candidati: ampliare il tesoro dei dati dei candidati

In ogni ciclo di assunzione attiri, valuti e colloqui molti potenziali candidati, ma non tutti vengono assunti.

Il pool di questi talenti può darle l’opportunità di risparmiare tempo e denaro sui nuovi processi di assunzione, visto che li coinvolge frequentemente. È qui che si rivela utile un database di candidati ben gestito.

Il suo database di candidati può offrirle tutte le informazioni necessarie per identificare i candidati che si adattano al ruolo lavorativo attraverso il CV, i risultati della valutazione e la valutazione del selezionatore.

Le agenzie che sfruttano al massimo il loro database di candidati godono di processi di reclutamento molto più fluidi e veloci. Non devono aspettare che le persone in cerca di lavoro si candidino per le loro posizioni aperte; hanno tutto pronto su un piatto d’argento.

Ma è così facile?

Sebbene l’idea di un database di candidati possa allettarla, la verità è che la gestione di alcuni database può diventare sempre più opprimente.

Un database non di facile utilizzo può scoraggiarti dal creare pool di talenti e dal mantenere un flusso costante di candidati.

Per utilizzare al meglio il suo database di candidati, deve sapere come gestirlo bene. E questo è esattamente ciò che questa guida le insegnerà. Iniziamo con la fase di preparazione.

Pre-pianificazione: Identificare lo scopo

La marea e il tempo non aspettano nessuno, così come i progetti e i clienti. Non puoi sospendere il processo di assunzione finché non avrai messo a punto il tuo team e le tue risorse, né i clienti prima di aver trovato un candidato adatto per loro. Devi essere preparato in anticipo.

Ecco perché devi sederti con i membri del tuo team e discutere ogni aspetto della creazione di un database altamente mirato prima di intraprendere qualsiasi nuovo progetto. Sarà molto più semplice che accumulare dati e poi faticare a inserirli.

Si ricordi che un database di candidati non è un mero gruppo di curricula reperiti in modo casuale. Si tratta di un ampio bacino di candidati qualificati, meticolosamente categorizzati in base al settore, all’ambito, alle competenze, alla demografia e così via, a cui può rivolgersi ogni volta che si apre una nuova posizione. Queste categorie possono essere facilmente modificate in seguito, in base alle sue esigenze.

Sebbene la creazione di un database di candidati sia un processo lungo e faticoso, può ripagare molto bene in futuro. Per giustificare la fase di pre-pianificazione, devi sollevare alcune domande preziose, come-

• Cosa vuole ottenere con il suo database?
• Qual è lo scopo di farlo?
• Quale dovrebbe essere il risultato e i passi necessari per raggiungere tale risultato?
• Quanti membri del suo team si occuperanno del successivo ciclo di assunzioni?
• Quanto può essere personalizzabile il suo database in base alle caratteristiche dell’ATS esistente?

Preparare il suo database: Rivisitare il framework

Di quanti candidati sono composti i suoi dati attuali? Uno o un milione?

È sempre una buona idea rivedere il suo framework, indipendentemente dalle dimensioni del suo database. Ma prima di fare qualsiasi altra cosa, si assicuri che il suo database sia costruito su una base solida.

1. Iniziare con un ATS (Applicant Tracking System)

Tecnicamente, un pezzo di carta, una lista di contatti Gmail o un foglio di calcolo: tutto può essere il suo hub di dati, ma quanto sono efficienti? Oltre ad essere incompatibili con gli altri strumenti di recruiting, queste opzioni sono vulnerabili agli errori e richiedono una notevole quantità di inserimento manuale dei dati.

Se desidera un database in continua crescita, investire in un buon software di software di tracciamento dei richiedenti è irrinunciabile. Deve fare: Se dispone già di un software di database autonomo o di un ATS, si assicuri che si integri con altri strumenti (ad esempio, job board, strumenti di screening, ecc.).

2. L’importazione è fondamentale

Dopo aver avuto a portata di mano il software di reclutamento, potresti chiederti come importare il tuo foglio di calcolo esistente nel tuo ATS senza perdere alcun dato.

La maggior parte degli ATS offre funzioni di importazione o caricamento di massa per aiutarla a migrare i dati dei suoi candidati in un nuovo database in modo rapido e semplice.

Ricorda: Prestare attenzione durante l’utilizzo di questa funzione. Se commetti qualche errore nell’impostazione dei fogli di calcolo, in seguito potrebbe verificarsi un caos.

Ottenga una consulenza dal vivo e migri i suoi dati in un ATS sotto la supervisione di un esperto, per evitare futuri contrattempi.

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3. La qualità è fondamentale

C’è sempre stata una disputa su quanto debba essere ampio un database di candidati. Alcune fonti sostengono che i database più piccoli sono più accessibili, mentre altre seguono il ‘principio ABC’ (Always Be Looking out for Candidates) e hanno database più grandi.

In ogni caso, una cosa è chiara: la qualità è superiore alla quantità.

È necessario ottimizzare il processo di screening e segmentare il database utilizzando un sistema di tagging automatizzato. Ma assicurati di rivisitare tutti i tag per assicurarti che si applichino sia ai candidati che fanno domanda tramite una domanda di lavoro sia a quelli attratti dal tuo ATS attraverso strumenti di terze parti come aggregatori e bacheche di lavoro.

Suggerimento Pro: Può personalizzare i filtri per i candidati pre-selezionati e utilizzarli rapidamente ogni volta che deve occupare una posizione.

4. Andare in mobilità

Nessuno ama restare seduto alla scrivania e lo stesso vale per i membri del tuo team. Rendendo mobile il tuo database dei candidati, puoi garantire che il tuo team possa valutarlo in movimento e aggiornare rapidamente le informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Passare alla telefonia mobile è il modo migliore per monitorare costantemente i candidati e assicurarsi che nulla vada perso.

Garantire: Per evitare qualsiasi violazione dei dati che potrebbe verificarsi attraverso i dispositivi personali, controlli due volte le precauzioni di sicurezza. Si ricordi che l’utilizzo di più dispositivi può potenzialmente mettere a rischio le informazioni memorizzate, quindi l’implementazione della sicurezza dei dati deve essere la sua priorità.

5. L’automazione è un must

Stai ancora inserendo e aggiornando manualmente le informazioni del tuo candidato nel tuo database? Non sei rimasto indietro?

L’inserimento manuale dei dati può richiedere molto tempo e spesso fornisce un quadro incompleto. L’automatizzazione delle informazioni sui candidati può fornirle un database più rapido e accurato.

Come fare: Utilizzi un ATS con un potente motore di parsing per estrarre automaticamente le informazioni del candidato e pre-popolare i campi del database.

6. Ottimizza il tuo allenamento

Non sarai solo tu a utilizzare il database dei candidati; anche i membri del tuo team avranno accesso ad esso. Quindi, è sempre meglio addestrarli a utilizzare e gestire correttamente il database.

Inoltre, si assicuri di monitorare attentamente i loro progressi all’inizio, in modo da poter cogliere tempestivamente eventuali errori. Investendo in queste sessioni di formazione, si risparmierà innumerevoli ore di dover controllare i danni in seguito.

Da fare: Chiedi al tuo fornitore ATS se offre sessioni di formazione per i membri del team. Puoi anche integrare la tua formazione interna per dare al tuo team un quadro migliore dell’utilizzo e della gestione del database dei candidati.

Far crescere il suo database: Mantenere l’offerta e la qualità

Far crescere il tuo database è fondamentale, ma è redditizio solo se i candidati del tuo deposito sono qualificati.

Un database di candidati non qualificati rallenta il processo di reclutamento e rende difficile coprire le posizioni aperte.

Questi consigli la aiuteranno a migliorare rapidamente l’offerta e la qualità del suo database di candidati:

1. La qualità sulla quantità

Il modo migliore per riscaldare la sua pipeline con candidati di qualità e diversificati è integrare il suo database con strumenti di terze parti come le job board e i social network.

Può sembrare una prassi, ma eviti di inserire nel suo database troppi candidati contemporaneamente o da un’unica fonte.

Un consiglio da professionista: Seleziona ogni candidato prima di aggiungerlo alla tua canalizzazione. Un grande pool di candidati non aiuterà se non è abbastanza attivo.

2. Ricerca indispensabile

Faccia le sue ricerche prima di incorporare qualsiasi servizio di terze parti per far crescere il suo database. Il modo migliore per conoscere questi servizi è attraverso le piattaforme di recensioni dei clienti.

Il tempo investito nella ricerca ora la aiuterà ad evitare errori costosi che potrebbero richiedere anni per essere risolti.

Non dimentichi: Per assicurarsi di ricevere il miglior servizio possibile, controlli l’elenco ufficiale dei partner del suo ATS per vedere chi può assisterla nelle sue esigenze di sourcing. Questi partner sono apparentemente affidabili e possono offrire la migliore ottimizzazione per il suo database.

3. Compatibilità con l’integrazione

Per semplificare il suo processo di reclutamento, dovrebbe integrare il suo ATS con la job board con cui già collabora.

In questo modo, puoi migliorare l’esperienza del tuo candidato durante tutto il processo di candidatura automatizzando la maggior parte delle attività amministrative senza preoccuparti di migrazioni non necessarie.

Lo sapevi?

I clienti che hanno integrato le loro job board con i loro ATS hanno visto una drastica riduzione, fino all’85%, del numero di candidati che abbandonano le loro candidature a metà strada.

4. Collegamento con l’integrazione di LinkedIn

L’integrazione di LinkedIn con il tuo software di reclutamento può aiutarti a semplificare il flusso di lavoro, ridurre i clic e fornire una visualizzazione continuamente aggiornata delle informazioni sui tuoi candidati.

Un ATS con questa funzione consente di visualizzare il profilo LinkedIn aggiornato di un candidato direttamente dal suo sistema.

Si assicuri di utilizzare solo i sistemi che sono ufficialmente elencati come partner ATS sul sito web di LinkedIn. In questo modo, potrà evitare gli scrapper che non tengono traccia delle modifiche dei profili, il che porta all’accumulo di dati obsoleti e imprecisi.

Trovare il tempo per risparmiare tempo: Attraverso le integrazioni di LinkedIn, puoi evitare di aggiungere profili duplicati al tuo database dei candidati. Se trovi un potenziale candidato su LinkedIn, puoi immediatamente ricontrollare se è già nel tuo ATS.

Gestire il suo database: Mantenere intatto l’imbuto

Mantenere aggiornato il database non è un processo una tantum. Devi continuare a farlo ancora e ancora.

Ma come? La tua lungimiranza sulle tendenze attuali del settore e l’uso della giusta tecnologia possono aiutarti!

Ricorda, più sei preparato in anticipo, minore sarà la manutenzione di cui avrai bisogno in futuro.

I seguenti suggerimenti possono aiutarla a far funzionare il suo database di candidati senza problemi:

1. Sfruttare la tecnologia

Poiché il processo di reclutamento diventa sempre più guidato dai dati, l’analisi di strumenti di terze parti che possono aiutare a strutturare i dati in entrata può essere vantaggiosa per i reclutatori.

Utilizzando strumenti come gli analizzatori di curriculum, puoi estrarre informazioni importanti, come competenze, qualifiche, settori, ecc., dai curriculum dei candidati e organizzarli in tassonomie personalizzate.

Questi dati strutturati rendono la ricerca più accessibile ed efficiente, facendo risparmiare molto tempo ai reclutatori, che possono così dedicarsi ad altre attività importanti.
Lo scraping web è un’altra opzione da prendere in considerazione, in quanto può aiutare a raccogliere dati rilevanti dalle bacheche online, dai profili professionali e dai social media, fornendo una visione più ampia dei potenziali candidati.

Nota: anche se il web scraping senza essere bloccato può talvolta essere una sfida a causa delle protezioni dei siti, spesso è meno complicato di quanto sembri se gestito con attenzione.

Lo sa? Il 38% dei reclutatori utilizza i dati per tenere traccia dell’offerta e della domanda di talenti per la propria azienda, il che consente loro di analizzare e gestire meglio il database dei candidati.

2. Mantenimento del mandato

Sebbene la gestione del database dei candidati possa essere in cima alla tua lista di controllo, non farà molta differenza se il tuo team non la vede in questo modo. Dovrai ricordare loro costantemente l’importanza dell’igiene dei dati e motivarli ad agire di conseguenza.

Imporre la manutenzione e riconoscere coloro che mantengono pulito il database può spingere tutto il suo team a mantenere i dati accurati. Può inoltre inserirlo come parte della revisione delle prestazioni e fornire incentivi ai migliori performer.

Da fare: Dia accesso alle metriche di performance dei suoi reclutatori a tutti i membri del team. Questo creerà un ambiente di sana competizione (se monitorato attentamente) e motiverà tutti a mantenere i propri dati accurati.

3. Non dorma sulle competenze

Le parole chiave possono rendere la ricerca più veloce, ma non dimentichi i candidati che sono esperti nel giocare con il sistema e possono infiltrarsi nel suo database. La soluzione migliore è la categorizzazione dei candidati in base alle loro competenze, invece di parole chiave casuali.

Inoltre, si ricordi che per alcuni lavori possono andare bene competenze specifiche come Python, Java, Photoshop, eccetera, mentre altri coprono un’ampia gamma di competenze. In ogni caso, si assicuri di mantenere i criteri di etichettatura il più possibile essenziali, per evitare il caos in futuro.

Trovare il tempo per risparmiare tempo: La presenza di competenze nel database può ridurre la sua dipendenza da complesse ricerche booleane. Potrà anche identificare facilmente i candidati che sanno come ingannare l’ATS inserendo parole chiave nei loro CV.

4. Mantenga i suoi dati lucidi

Niente è più frustrante che scoprire che ti mancano informazioni cruciali sul tuo candidato ideale quando stai solo pianificando di contattarlo. Ma cosa puoi fare a riguardo? Semplice, non consentire l’aggiunta di tali profili nel tuo database.

E anche se li consente, si assicuri di tenere traccia di tutti questi record e di assegnare a uno dei membri del suo team o a uno stagista il compito di contattare tali candidati per colmare le lacune. Il punto è: Lucidare i dati prima di averne bisogno.

Lo sapevi?

Il 45% dei reclutatori accede al proprio database solo quando c’è un bisogno urgente di talenti e finisce per perdere più tempo del previsto.

Gestisca il suo database con Recruit CRM Acquisizione dei dati della bacheca di lavoro Copiare e incollare non sarà affatto un problema se ha a disposizione l’estensione Sourcing di Recruit CRM a portata di mano. Con questa soluzione con un solo clic per tutte le tue sfide di sourcing, puoi acquisire i dati dei candidati da qualsiasi pagina su Internet e aggiungerli o aggiornarli a Recruit CRM senza lasciare affatto la bacheca di lavoro. Risparmiare tempo e limitare gli errori Il robusto motore di analisi di Recruit CRM ti consente di aumentare la tua efficienza e ridurre i clic estraendo le informazioni sui candidati da qualsiasi punto di Internet per precompilare i campi con il candidato, il contatto e i record di lavoro pertinenti. Trova i candidati giusti Ora costruisce un elenco di candidati selezionati in pochissimo tempo con la ricerca avanzata di parole chiave di Recruit CRM, accompagnata da una barra di ricerca “fast find” che le consente di personalizzare e configurare le visualizzazioni dell’elenco e di appuntare le sue ricerche preferite.

5. Gestire i duplicati

Quando selezioni i candidati, è possibile che ti imbatti in un profilo più di una volta. Anche se potresti non ricordare, devi disporre di una strategia adeguata per gestire i duplicati.

Se lei o i membri del suo team fate fluire liberamente tutti i profili duplicati nel suo database, non solo occuperete grandi quantità di spazio, ma diventerete anche disordinati durante la ricerca. Ogni volta che trova un duplicato, il suo primo istinto deve essere quello di eliminare o unire i dati obsoleti.

Un consiglio da professionista: La maggior parte degli ATS dispone di una funzionalità integrata per avvisare di possibili duplicati, in base a determinati criteri come e-mail e nomi. Può chiedere al suo fornitore di ATS come utilizzare tali funzionalità.

6. Tutti sul ponte

Non puoi fare tutto da solo. È meglio consentire a tutti di partecipare al piano di manutenzione dei dati.

Se ha a disposizione uno stagista o un altro dipendente, chieda loro di svolgere compiti critici. In questo modo, potrà sfruttare appieno i candidati a sua disposizione.

Non dimentichi: Utilizzi un ATS con un solido backup dei dati per evitare la perdita di dati a causa di errori umani o incidenti casuali.

7. Archiviare i candidati veramente inattivi

Sebbene la maggior parte dei candidati presenti nel suo database possa essere disponibile ad assumere nuove posizioni, potrebbe averne alcuni che sono permanentemente inattivi. Non li cancelli.

Come abbiamo già discusso di come tutti i candidati siano preziosi per te; cancellarli significherebbe interrompere tutte le connessioni in una volta. Scommettiamo che non ti piacerà!

Puoi, invece, sfruttare la funzione di archivio ATS per gestire tali talenti. Ciò ti aiuterà a sbloccare i risultati della ricerca senza dover cancellare definitivamente potenziali record.

Un must da fare: Nasconda i candidati archiviati dai risultati della ricerca per assicurarsi di incontrare solo candidati attivi.

Sfruttare il suo database: Estrarre l’oro nel modo giusto

Può aver costruito con successo un fantastico database pieno di candidati qualificati, ma lo sta sfruttando al massimo?

I potenziali candidati sono spesso difficili da trovare. E anche un piccolo errore, come una classificazione errata, può farli sfuggire.

Segua questi consigli per estrarre il suo tesoro nel modo giusto:

1. Monitorare l’attività del suo team

Per una gestione di successo del database dei candidati, è importante che lei e i membri del suo team siate sulla stessa lunghezza d’onda. Devono sapere esattamente cosa e come devono eseguire l’igiene dei dati o la ricerca dei candidati nel database.

È necessario stabilire i criteri relativi al modo in cui i membri desiderano inserire i record nei dati. L’impostazione di obiettivi di volume o percentuale per lo stesso potrebbe essere d’aiuto.

Da fare: Analizzi i rapporti dei membri del suo team che hanno vagliato, categorizzato o etichettato i candidati tramite il database e li utilizzi per fare confronti tra i membri del suo team. Individuare eventuali lacune e prendere immediatamente delle misure.

2. Coinvolgere i candidati passivi

Ci sono candidati attivi “inattivi” nel suo database? – Quelli che sono contrassegnati come attivi, ma che nel loro stato attuale non hanno un grande valore.

Deve verificare se questi candidati non sono stati effettivamente collocati o se non sono disponibili per motivi XYZ (ad esempio, pensionamento). Contatti questi candidati per capire se sono aperti o meno a ricevere un’offerta di lavoro in futuro.

Suggerimento professionale: Stabilisca una data particolare per determinare l’inattività del candidato e organizzi il suo database di conseguenza. Ad esempio, può utilizzare la funzione di ricerca ATS per creare un elenco di candidati che non sono attivi da gennaio 2019.

3. Opportunità di ridistribuzione della ricerca

È possibile che tu abbia perso traccia di alcuni candidati elencati come in fase di posizionamento e disponibili per il lavoro. Se non stai sfruttando al massimo questi candidati, cosa stai facendo?

Per trovare candidati maturi per la ridistribuzione, inizia sfogliando i profili dei candidati con contratti scaduti e contattali al più presto.

Non dimentichi: Si impegni sempre con i suoi candidati, a prescindere da tutto. Impostate un promemoria almeno una volta alla settimana per seguire il loro percorso, in modo da rimanere aggiornati sullo stato della loro carriera.

4. Mantenga aperto il suo canale di comunicazione

Ha assunto un candidato per una posizione lavorativa? Ora conti quanti sono stati respinti. Tutti questi candidati rifiutati sono candidati attivi.

Per evitare che aspettino invano, devi eseguire una ricerca nel tuo ATS e aiutarli a trovare un lavoro migliore. Questi candidati apprezzeranno la tua comunicazione e i tuoi sforzi e rimarranno con te per molto tempo.

Lo sapevi?

La scarsa comunicazione è uno dei principali svantaggi per i candidati. Se non ti concentri fin dall’inizio sulla creazione di una buona esperienza per il candidato, potresti provocare il tuo stesso fallimento

Salvataggio del database: Ripristinare e riparare i dati difficili da gestire

Quando si ha a che fare con una grande quantità di dati, c’è sempre la possibilità che il suo database sfugga di mano a volte. Ciò può essere dovuto a un’etichettatura errata, al mancato aggiornamento delle informazioni in tempo, all’ignoranza della sicurezza dei dati, ecc.

Se l’igiene dei dati non è il tuo obiettivo principale, il tuo database potrebbe essere infestato da dati indisciplinati. Ma la domanda è: come puoi salvarlo?

Ecco alcuni suggerimenti:

1. Individuare fonti lacunose

Nel caso in cui abbia già acquistato un elenco di candidati scartati da fonti poco chiare, è il momento di verificare tutte le informazioni.

Sembra estenuante, vero? Ma se non pulisci questi dati adesso, rallenterai il flusso di lavoro delle assunzioni nel prossimo futuro. Inoltre, non puoi scaricare tutte le informazioni subito. Sarà uno spreco dei tuoi investimenti.

Trovare il tempo per risparmiare tempo: Cercare sempre referenze di clienti reali quando si raccolgono dati dal web. Va bene se è già caotico; impari da questi errori per evitare che si ripeta.

2. Svuotare il suo database di candidati

Se sta lottando con dati imprecisi o candidati non rispondenti ogni volta che esegue i risultati della ricerca, non c’è altra soluzione: deve modificare questi record o archiviarli.

Ricorda: l’eliminazione dei record deve essere l’ultima opzione possibile. Archiviare sempre i record. Dopotutto, non sai mai quando avrai bisogno di quelle informazioni.

3. Chiamare i rinforzi

È sempre consigliabile chiedere aiuto se il suo database di candidati è davvero fuori controllo. Può chiedere uno stagista, un freelance in outsourcing o servizi specializzati nella pulizia del database. Non deve perdere tempo a riparare il suo database da solo.

Ricorda: In effetti, puoi sempre richiedere dei backup, ma ricorda, tali modifiche saranno temporanee, mentre la gestione del database è uno sforzo continuo. Se mantieni l’abitudine di lasciare che i tuoi dati decadano, niente ti aiuterà a lungo.

Pensiero finale: È ora di dire addio ai vecchi fogli di calcolo!

Roma non è stata costruita in un giorno, e lo stesso vale per un database di candidati.

L’accumulo costante e la gestione continua le daranno incredibili dividendi.

Un rapido promemoria: Se è ancora bloccato con le vecchie tecniche di gestione del database, oltre ad essere macchinoso, può causare un’enorme perdita per la sua azienda.

Le consigliamo di adottare la tecnologia più recente che promette un alto tasso di precisione, meno tempo e più efficienza. È giunto il momento di dire addio ai fogli di calcolo.

Per concludere, ecco alcune domande a cui deve rispondere.

• Ha un software di reclutamento che la aiuta a far crescere il suo database?
• Ha tutte le risorse e il team a disposizione?
• Qual era il suo scopo nel leggere questo articolo? Sta progettando di creare un database di candidati da zero o sta cercando di riparare quello esistente?
• Questo articolo ha raggiunto il suo scopo?
  Ora sa come procedere con il suo piano di gestione del database dei candidati?
  Se sì, perché non ci fa sapere cosa ne pensa nella sezione commenti qui sotto?
  E se no, dovrebbe comunque farcelo sapere!