Gestione del database dei candidati: Aumentare il tesoro dei suoi dati sui candidati

In ogni ciclo di assunzioni, lei attrae, valuta e intervista molti potenziali candidati, ma non tutti vengono assunti.
Il pool di questi talenti può offrirle l’opportunità di risparmiare tempo e denaro sui nuovi processi di assunzione, visto che li coinvolge frequentemente.
È qui che si rivela utile un database di candidati ben gestito.

Il suo database di candidati può offrirle tutte le informazioni necessarie per identificare i candidati che si adattano al ruolo lavorativo attraverso il CV, i risultati della valutazione e la valutazione del selezionatore.

Le agenzie che sfruttano al massimo il loro database di candidati godono di processi di reclutamento molto più fluidi e veloci.
Non devono aspettare che le persone in cerca di lavoro si candidino per le loro posizioni aperte; hanno tutto pronto su un piatto d’argento.

Ma è così facile?

Sebbene l’idea di un database di candidati possa allettarla, la verità è che la gestione di alcuni database può diventare sempre più opprimente.

Un database non facile da usare può scoraggiare la creazione di pool di talenti e il mantenimento di un flusso costante di candidati.

Per utilizzare al meglio il suo database di candidati, deve sapere come gestirlo bene.
E questo è esattamente ciò che questa guida le insegnerà.
Iniziamo con la fase di preparazione.

Pre-pianificazione: Identificare lo scopo

La marea e il tempo non aspettano nessuno, così come i progetti e i clienti.
Non può mettere in attesa il suo processo di assunzione finché non avrà il suo team e le sue risorse, né i clienti prima di aver trovato un candidato adatto a loro.
Deve essere preparato in anticipo.

Ecco perché deve sedersi con i membri del suo team e discutere ogni aspetto della creazione di un database altamente mirato prima di intraprendere qualsiasi nuovo progetto.
Sarà molto più facile che accumulare i dati e poi faticare ad inserirli.

Si ricordi che un database di candidati non è un mero gruppo di curricula reperiti in modo casuale.
Si tratta di un ampio bacino di candidati qualificati, meticolosamente categorizzati in base al settore, all’ambito, alle competenze, alla demografia e così via, a cui può rivolgersi ogni volta che si apre una nuova posizione.
Queste categorie possono essere facilmente modificate in seguito, in base alle sue esigenze.

Sebbene la creazione di un database di candidati sia un processo che richiede tempo e fatica, può dare ottimi frutti in futuro.
Per giustificare la fase di pre-pianificazione, deve porsi alcune domande preziose, come…

• Cosa vuole ottenere con il suo database?
• Qual è lo scopo di farlo?
• Quale dovrebbe essere il risultato e i passi necessari per raggiungere tale risultato?
• Quanti membri del suo team si occuperanno del successivo ciclo di assunzioni?
• Quanto può essere personalizzabile il suo database in base alle caratteristiche dell’ATS esistente?

Preparare il suo database: Rivisitare la struttura

Da quanti candidati sono composti i suoi dati attuali?
Uno o un milione?

È sempre una buona idea rivedere il suo framework, indipendentemente dalle dimensioni del suo database.
Ma prima di fare qualsiasi altra cosa, si assicuri che il suo database sia costruito su una base solida.

1. Iniziare con un ATS (Applicant Tracking System)

Tecnicamente, un pezzo di carta, una lista di contatti Gmail o un foglio di calcolo: tutto può essere il suo hub di dati, ma quanto sono efficienti?
Oltre ad essere incompatibili con gli altri strumenti di recruiting, queste opzioni sono vulnerabili agli errori e richiedono una notevole quantità di inserimento manuale dei dati.

Se desidera un database in continua crescita, investire in un buon software di tracciamento dei richiedenti non è negoziabile.

💡 I must da fare: Se dispone già di un software di database standalone o di un ATS, si assicuri che si integri con gli altri strumenti (ad esempio, job board, strumenti di screening, ecc.).

2. L’importazione è fondamentale

Una volta che ha a disposizione un software di recruiting, potrebbe chiedersi come importare il foglio di calcolo esistente nel suo ATS senza perdere alcun dato.La maggior parte degli ATS offre funzioni di importazione o caricamento di massa per aiutarla a migrare i dati dei suoi candidati in un nuovo database in modo rapido e semplice.💡 Ricorda: Utilizzi questa funzione con cautela.
Se commette un errore nell’impostazione dei fogli di calcolo, in seguito potrebbe essere caotico.

 

Ottenga una consulenza dal vivo e migri i suoi dati in un ATS sotto la supervisione di un esperto, per evitare futuri contrattempi.

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3. La qualità è fondamentale

C’è sempre stata una disputa su quanto debba essere ampio un database di candidati.
Alcune fonti sostengono che i database più piccoli sono più accessibili, mentre altre seguono il ‘principio ABC’ (Always Be Looking out for Candidates) e hanno database più grandi.

In ogni caso, una cosa è chiara: la qualità è superiore alla quantità.

Deve ottimizzare il suo processo di screening e segmentare il suo database utilizzando un sistema di tag automatizzato.
Ma si assicuri di rivedere tutti i tag per assicurarsi che si applichino sia ai candidati che si candidano attraverso una domanda di lavoro, sia a quelli che arrivano al suo ATS attraverso strumenti di terze parti come aggregatori e job board.

💡 Un consiglio da professionista: Può personalizzare i filtri per i candidati pre-selezionati e utilizzarli rapidamente ogni volta che ha bisogno di coprire una posizione.

4. Andare in mobilità

Nessuno ama rimanere incollato alla scrivania, e lo stesso vale per i membri del suo team.
Rendendo mobile il suo database di candidati, può fare in modo che il suo team possa valutarlo in movimento e aggiornare rapidamente le informazioni da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Passare alla telefonia mobile è il modo migliore per monitorare costantemente i candidati e assicurarsi che nulla cada nel vuoto.💡 Garantire: Per evitare qualsiasi violazione dei dati che potrebbe verificarsi attraverso i dispositivi personali, controlli due volte le precauzioni di sicurezza.
Si ricordi che l’utilizzo di più dispositivi può potenzialmente mettere a rischio le informazioni memorizzate, quindi l’implementazione della sicurezza dei dati deve essere la sua priorità.

5. L’automazione è un must

Sta ancora inserendo e aggiornando manualmente le informazioni dei candidati nel suo database?
Non è rimasto indietro?

L’inserimento manuale dei dati può richiedere molto tempo e spesso fornisce un quadro incompleto.
L’automatizzazione delle informazioni sui candidati può fornirle un database più rapido e accurato.

💡 Come farlo: Utilizzi un ATS con un potente motore di parsing per estrarre automaticamente le informazioni del candidato e pre-popolare i campi del database.

6. Mettere a punto il suo allenamento

Non sarà solo lei ad utilizzare il database dei candidati; anche i membri del suo team vi avranno accesso.
Quindi, è sempre meglio formarli per utilizzare e gestire correttamente il database.

Inoltre, si assicuri di monitorare attentamente i loro progressi all’inizio, in modo da poter cogliere tempestivamente eventuali errori.
Investendo in queste sessioni di formazione, si risparmierà innumerevoli ore di dover controllare i danni in seguito.

💡 Da fare: Chieda al suo fornitore di ATS se offre sessioni di formazione per i membri del team.
Può anche integrare la formazione interna per dare al suo team una visione migliore dell’utilizzo e della gestione del database dei candidati.

Far crescere il suo database: Mantenere l’offerta e la qualità

La crescita del suo database è fondamentale, ma è redditizia solo se i candidati del suo deposito sono qualificati.

Un database di candidati non qualificati rallenta il processo di reclutamento e rende difficile coprire le posizioni aperte.

Questi consigli la aiuteranno a migliorare rapidamente l’offerta e la qualità del suo database di candidati:

1. Qualità più che quantità

Il modo migliore per riscaldare la sua pipeline con candidati di qualità e diversificati è integrare il suo database con strumenti di terze parti come le job board e i social network. Può sembrare una prassi, ma eviti di aggiungere troppi candidati al suo database in una sola volta o da un’unica fonte. 💡 Suggerimento professionale: Esamini ogni candidato prima di aggiungerlo al suo funnel.
Un grande bacino di candidati non sarà utile se non è abbastanza attivo.

2. Ricerca obbligatoria

Faccia le sue ricerche prima di incorporare qualsiasi servizio di terze parti per far crescere il suo database.
Il modo migliore per conoscere questi servizi è attraverso le piattaforme di recensioni dei clienti.

Il tempo investito nella ricerca ora la aiuterà ad evitare errori costosi che potrebbero richiedere anni per essere risolti.💡 Non dimentichi: Per assicurarsi di ricevere il miglior servizio possibile, controlli l’elenco ufficiale dei partner del suo ATS per vedere chi può assisterla nelle sue esigenze di sourcing.
Questi partner sono apparentemente affidabili e possono offrire la migliore ottimizzazione per il suo database.

3. Compatibilità dell’integrazione

Per snellire il suo processo di reclutamento, dovrebbe integrare il suo ATS con la job board con cui già collabora. In questo modo, potrà migliorare l’esperienza dei candidati durante il processo di candidatura, automatizzando la maggior parte delle attività amministrative senza preoccuparsi di migrazioni inutili. 💡 Lo sapeva?

I clienti che hanno integrato le loro job board con i loro ATS hanno visto una drastica riduzione, fino all’85%, del numero di candidati che abbandonano le loro candidature a metà strada.

4. Collegamento con l’integrazione di LinkedIn

L’integrazione di LinkedIn con il suo software di recruiting può aiutarla a snellire il flusso di lavoro, a ridurre i clic e a fornire una visione costantemente aggiornata delle informazioni dei suoi candidati.

Un ATS con questa funzione consente di visualizzare il profilo LinkedIn aggiornato di un candidato direttamente dal suo sistema.

Si assicuri di utilizzare solo i sistemi che sono ufficialmente elencati come partner ATS sul sito web di LinkedIn.
In questo modo, potrà evitare gli scrapper che non tengono traccia delle modifiche dei profili, il che porta all’accumulo di dati obsoleti e imprecisi.

💡 Trovare il tempo per risparmiare tempo: Grazie alle integrazioni con LinkedIn, può evitare di aggiungere profili duplicati al suo database di candidati.
Se trova un potenziale candidato su LinkedIn, può verificare immediatamente se è già presente nel suo ATS.

Gestire il suo database: Mantenere intatto l’imbuto

Mantenere aggiornato il suo database non è un processo una tantum.
Deve continuare a farlo in continuazione.

Ma come?
La sua lungimiranza sulle tendenze del settore e l’uso della tecnologia giusta possono aiutarla!

Si ricordi che più è preparato in anticipo, minore sarà la manutenzione di cui avrà bisogno in futuro.

I seguenti suggerimenti possono aiutarla a far funzionare il suo database di candidati senza problemi:

1. Sfruttare la tecnologia

Poiché il processo di reclutamento diventa sempre più guidato dai dati, l’analisi di strumenti di terze parti che possono aiutare a strutturare i dati in entrata può essere vantaggiosa per i reclutatori.

Utilizzando strumenti come i parser di curriculum, può raccogliere informazioni importanti, come competenze, qualifiche, settori, ecc. dai curriculum dei candidati e organizzarle in tassonomie personalizzate.

Questi dati strutturati rendono la ricerca più accessibile ed efficiente, facendo risparmiare molto tempo ai reclutatori che possono così dedicarsi ad altre attività importanti.

💡 Lo sa?

Il 38% dei reclutatori utilizzano i dati per tenere traccia dell’offerta e della domanda di talenti per la loro azienda, il che consente loro di analizzare e gestire meglio il loro database di candidati.

2. Manutenzione del mandato

Anche se la gestione del database dei candidati può essere in cima alla sua lista di controllo, non farà molta differenza se il suo team non la vede in questo modo.
Dovrà ricordare loro costantemente l’importanza dell’igiene dei dati e motivarli ad agire di conseguenza.

Imporre la manutenzione e riconoscere coloro che mantengono pulito il database può spingere tutto il suo team a mantenere i dati accurati.
Può inoltre inserirlo come parte della revisione delle prestazioni e fornire incentivi ai migliori performer.

💡 Da fare: Dia accesso alle metriche di performance dei suoi reclutatori a tutti i membri del team.
Questo creerà un ambiente di sana competizione (se monitorato attentamente) e motiverà tutti a mantenere i propri dati accurati.

3. Non dorma sulle competenze

Le parole chiave possono rendere la ricerca più veloce, ma non dimentichi i candidati che sono esperti nel giocare con il sistema e possono infiltrarsi nel suo database.
La soluzione migliore è la categorizzazione dei candidati in base alle loro competenze, invece di parole chiave casuali.

Inoltre, si ricordi che per alcuni lavori possono andare bene competenze specifiche come Python, Java, Photoshop, eccetera, mentre altri coprono un’ampia gamma di competenze.
In ogni caso, si assicuri di mantenere i criteri di etichettatura il più possibile essenziali, per evitare il caos in futuro.

💡 Trovare il tempo per risparmiare tempo: La presenza di competenze nel database può ridurre la sua dipendenza da complesse ricerche booleane.
Potrà anche identificare facilmente i candidati che sanno come ingannare l’ATS inserendo parole chiave nei loro CV.

4. Mantenga i suoi dati lucidi

Non c’è niente di più frustrante che scoprire che le mancano informazioni cruciali sul suo candidato ideale quando sta pianificando di contattarlo.
Ma cosa può fare?
Semplice, non consentire l’aggiunta di tali profili al suo database.

E anche se li consente, si assicuri di tenere traccia di tutti questi record e di assegnare a uno dei membri del suo team o a uno stagista il compito di contattare tali candidati per colmare le lacune.
Il punto è: Lucidare i dati prima di averne bisogno.

💡 Lo sapeva?Il 45% dei reclutatori accede al proprio database solo quando c’è un bisogno urgente di talenti e finisce per perdere più tempo del previsto.

5. Gestire i duplicati

Quando cerca candidati, è possibile che si imbatta in un profilo più di una volta.
Anche se non lo ricorda, deve avere una strategia adeguata per gestire i duplicati.

Se lei o i membri del suo team fate fluire liberamente tutti i profili duplicati nel suo database, non solo occuperete grandi quantità di spazio, ma diventerete anche disordinati durante la ricerca.
Ogni volta che trova un duplicato, il suo primo istinto deve essere quello di eliminare o unire i dati obsoleti.

💡 Un consiglio da professionista: La maggior parte degli ATS dispone di una funzionalità integrata per avvisare di possibili duplicati, in base a determinati criteri come e-mail e nomi.
Può chiedere al suo fornitore di ATS come utilizzare tali funzionalità.

6. Tutte le mani sul ponte

Non può fare tutto da solo.
È meglio far partecipare tutti al suo piano di manutenzione dei dati.

Se ha a disposizione uno stagista o un altro dipendente, chieda loro di svolgere compiti critici.
In questo modo, potrà sfruttare appieno i candidati a sua disposizione.

💡 Non dimentichi: Utilizzi un ATS con un solido backup dei dati, per evitare la perdita dei dati a causa di errori umani o incidenti casuali.

7. Archiviare i candidati veramente inattivi

Sebbene la maggior parte dei candidati presenti nel suo database possa essere disponibile ad assumere nuove posizioni, potrebbe averne alcuni che sono permanentemente inattivi.
Non li cancelli.

Come abbiamo già detto, tutti i candidati sono preziosi per lei; eliminarli significherebbe interrompere tutti i collegamenti in una volta sola.
Scommettiamo che non le piacerà!

Può invece sfruttare la funzione di archiviazione ATS per gestire tali talenti.
Questo la aiuterà a liberare i risultati della ricerca senza dover cancellare definitivamente i potenziali record.

💡 Da fare assolutamente: Nasconda i candidati archiviati dai risultati della ricerca per assicurarsi di incontrare solo candidati attivi.

Sfruttare il suo database: Estrarre l’oro nel modo giusto

Può aver costruito con successo un fantastico database pieno di candidati qualificati, ma lo sta sfruttando al massimo?

I potenziali candidati sono spesso difficili da trovare.
E anche un piccolo errore, come una classificazione errata, può farli sfuggire.

Segua questi consigli per estrarre il suo tesoro nel modo giusto:

1. Monitorare l’attività del suo team

Per una gestione di successo del database dei candidati, è importante che lei e i membri del suo team siate sulla stessa lunghezza d’onda.
Devono sapere esattamente cosa e come devono eseguire l’igiene dei dati o la ricerca dei candidati nel database.

Deve stabilire dei criteri su come i suoi soci vogliono inserire i record nei dati.
Stabilire obiettivi di volume o di percentuale per gli stessi potrebbe essere d’aiuto.

💡 Da fare: Analizzi i rapporti dei membri del suo team che hanno vagliato, categorizzato o etichettato i candidati tramite il database e li utilizzi per fare confronti tra i membri del suo team.
Individuare eventuali lacune e prendere immediatamente delle misure.

2. Coinvolgere i candidati passivi

Ci sono candidati attivi “inattivi” nel suo database?
– Quelli che sono contrassegnati come attivi, ma che nel loro stato attuale non hanno un grande valore.

Deve verificare se questi candidati non sono stati effettivamente collocati o se non sono disponibili per motivi XYZ (ad esempio, pensionamento).
Contatti questi candidati per capire se sono aperti o meno a ricevere un’offerta di lavoro in futuro.

💡 Suggerimento professionale: Stabilisca una data particolare per determinare l’inattività del candidato e organizzi il suo database di conseguenza.
Ad esempio, può utilizzare la funzione di ricerca ATS per creare un elenco di candidati che non sono attivi da gennaio 2019.

3. Ricerca di opportunità di riqualificazione

È possibile che abbia perso le tracce di alcuni candidati che sono elencati come in collocamento e sono disponibili per il lavoro.
Se non sta sfruttando al massimo questi candidati, cosa sta facendo?

Per trovare candidati maturi per il ricollocamento, inizi a scorrere i profili dei candidati con contratti scaduti e li contatti al più presto.💡 Non dimentichi: Si impegni sempre con i suoi candidati, a prescindere da tutto.
Impostate un promemoria almeno una volta alla settimana per seguire il loro percorso, in modo da rimanere aggiornati sullo stato della loro carriera.

4. Mantenga aperto il suo canale di comunicazione

Ha assunto un candidato per una posizione lavorativa?
Ora conti quanti sono stati respinti.
Tutti questi candidati rifiutati sono candidati attivi.

Per evitare che aspettino invano, deve eseguire una ricerca nel suo ATS e aiutarli a trovare una migliore corrispondenza lavorativa.
Questi candidati apprezzeranno la sua comunicazione e i suoi sforzi e resteranno con lei per molto tempo.

💡 Lo sapevi?

La scarsa comunicazione è una delle principali cause di esclusione per i candidati.
Se non si concentra sulla costruzione di una buona esperienza per i candidati fin dall’inizio, potrebbe invitare al suo stesso fallimento.

Salvataggio del database: Ripristinare e riparare i dati complicati

Quando si ha a che fare con una grande quantità di dati, c’è sempre la possibilità che il suo database sfugga di mano a volte.
Ciò può essere dovuto a un’etichettatura errata, al mancato aggiornamento delle informazioni in tempo, all’ignoranza della sicurezza dei dati, ecc.

Se l’igiene dei dati non è il suo obiettivo principale, il suo database potrebbe essere infestato da dati indisciplinati.
Ma la domanda è: come può salvarli?

Ecco alcuni suggerimenti:

1. Fonti abbozzate in singolo

Nel caso in cui abbia già acquistato un elenco di candidati scartati da fonti poco chiare, è il momento di verificare tutte le informazioni.

Sembra faticoso, vero?
Ma se non pulisce questi dati ora, questo rallenterà il suo flusso di lavoro di assunzione nel prossimo futuro.
Inoltre, non è possibile scaricare subito tutte le informazioni.
Sarebbe uno spreco di investimenti.

💡 Trovare il tempo per risparmiare tempo: Cercare sempre referenze di clienti reali quando si raccolgono dati dal web.
Va bene se è già caotico; impari da questi errori per evitare che si ripeta.

2. Svuotare il suo database di candidati

Se sta lottando con dati imprecisi o con candidati che non rispondono ad ogni ricerca, non c’è altra soluzione: deve modificare questi record o archiviarli.💡 Ricorda: L’eliminazione dei record deve essere l’ultima opzione possibile.
Archivi sempre i record.
Dopotutto, non si sa mai quando avrà bisogno di quelle informazioni.

3. Richiesta di rinforzi

È sempre consigliabile chiedere aiuto se il suo database di candidati è davvero fuori controllo.
Può chiedere uno stagista, un freelance in outsourcing o servizi specializzati nella pulizia del database.
Non deve perdere tempo a riparare il suo database da solo.

💡 Ricorda: In effetti, può sempre richiedere dei backup, ma si ricordi che queste modifiche saranno temporanee, mentre la gestione del database è uno sforzo continuo.
Se mantiene l’abitudine di lasciar decadere i dati, nulla la aiuterà a lungo.

Pensiero finale: È ora di dire addio ai vecchi fogli di calcolo!

Roma non è stata costruita in un giorno, e lo stesso vale per un database di candidati. L’accumulo costante e la gestione continua le daranno incredibili dividendi.Un rapido promemoria: Se è ancora fermo alle vecchie tecniche di gestione del database, oltre ad essere macchinoso, può causare un’enorme perdita alla sua azienda.

Le consigliamo di adottare la tecnologia più recente che promette un alto tasso di precisione, meno tempo e più efficienza.
È giunto il momento di dire addio ai fogli di calcolo.

Per concludere, ecco alcune domande a cui deve rispondere.

• Ha un software di reclutamento che la aiuta a far crescere il suo database?
• Ha tutte le risorse e il team a disposizione?
• Qual era il suo scopo nel leggere questo articolo?
  Sta progettando di creare un database di candidati da zero o sta cercando di riparare quello esistente?
• Questo articolo ha raggiunto il suo scopo?
  Ora sa come procedere con il suo piano di gestione del database dei candidati?
  Se sì, perché non ci fa sapere cosa ne pensa nella sezione commenti qui sotto?
  E se no, dovrebbe comunque farcelo sapere!