グラスドアによると、平均的な求人広告には250件の履歴書が寄せられます。 LinkedInによると、1人の採用を完了するのに約41日かかります。
採用担当者にとっては、非効率なメール送信が平均採用期間を大幅に引き延ばしてしまうことになります。 そして、雇用の遅れは最終的に収益の遅れを意味します。
ここでは、世界中のリクルーターがEメールコミュニケーションを成功させるのに役立っている7つのヒントとツールをご紹介します。
1.適切な候補者をターゲットに
適切な採用メールの最初のルールは、適切な人をターゲットにすることです。
結局のところ、もしあなたが金融サービスを募集しているのであれば、ヘルスケア・セクターの人々はあなたのことなど気にも留めないでしょう。 これでは、せっかく書いたメールも（書くのにかかった時間も）無駄になってしまいます。
質の高い、クリーンなEメールリストを構築する非常に効果的な方法は、ゲートコンテンツを使用することです。 ゲーテッド・コンテンツでは、見込み客がアクセスするために連絡先を教える必要があります。
例えば、デジタルマーケティングの分野で採用活動をしているのであれば、リードジェネレーションに関する 短い電子ブックを作成したり、採用活動をする際に避けるべき間違いについて話すウェビナーを開催したりすることができます。
あなたのリクルートメント・ウェブサイトにこれを掲載し、ダウンロードを希望する人は、まずメールアドレスを教えてください。 デジタルマーケティングに興味のある人だけがこのeブックをダウンロードするので、適格なeメールリストを構築することができます。
これにより、メールキャンペーンの効果を高め、メールの生産性を向上させることができます。
しかし、ここで終わりではありません。
さらに一歩進んで、メールリストをセグメント化するのも良いアイデアです。 これは、社内で採用する場合に特に有効です。 候補者の物理的な場所を利用してメールリストを分割し、各セグメントに関連性の高いコンテンツを送信することができます。
メールの無駄が減り、より多くの採用が可能になります。
2.1タッチ＆5分ルールを学ぶ
採用担当者であれば、さまざまなポジションについて興味を持った候補者から大量のメールが届きます。 適切に取り組まなければ、このようなメールはすぐに蓄積され、優秀な人材を見抜く機会を失ってしまうかもしれません。
そこで便利なのが1タッチルールと5分ルールです。
ワンタッチルールによれば、メールを開いたら必ず何かをしなければなりません。 返信、削除、アーカイブ、転送が可能です。 でも、無視することはできません。
5分法では、何か仕事を受けるたびに、それを完了するのにかかる時間を自問します。 5分以内なら、すぐにやります。 もしそうでなければ、後にとっておいて次の仕事に移ることもできます。
採用担当者としては、あふれる受信トレイをかき分けるのに非常に役立ちます。
また、2つのルールを組み合わせることで、生産性とオペレーショナル・エクセレンスを向上させることもできます。メールを開くたびに、そのメールを処理するのにかかる時間を自問してみてください。 5分以内ならすぐに対処します。 そうでなければ、次のメールに進みます。
ただし、この組み合わせは重要なメールには使えないかもしれないので、例外を受け入れる余地を残しておくとよいでしょう。 さらに、出退勤アプリを使って、時間を正確に把握することもできます。
3.完全なメールを書く
不完全なメールは、受信トレイが乱雑になる大きな原因です。
それは、最初に完全な情報を提供すれば簡単に避けられたはずの、あなたと候補者の間の行きつ戻りつする会話の引き金になるからです。
求職者にメールを書くときは、その求人について求職者が抱くであろう疑問について考えましょう。 また、長いメールのやり取りを避けるために、最初のメールではできるだけ完全に答えるようにしましょう。
メールの達人の中には、3文程度の返信メールを書くことを勧める人もいます。 これは返信の際にも適用できるかもしれませんが、初めて候補者に連絡を取る際（または最初に送る数通のメール）には良いアイデアではありません。
メールを長くすることなく、できるだけ完全なものにする効果的な方法のひとつは、候補者を投稿に関する有益なリンクに誘導することです。 Eメールに裸のリンクを貼ると、不潔でプロらしくない印象を与えるので、必ずハイパーリンクを使いましょう。
Gmailでは、アンカーテキストを選択してキーボードのCtrl+Kを押すだけで、リンクを追加することができます。
4.定型文の使用
複数の候補者に同じメールを送ることはよくあることです。 例えば、最終選考に残った候補者に面接のプロセスや詳細を送ったり、面接後にプロフェッショナルなお礼のメールを送ったりすることもできます。
この場合、メールの要点は変わりません。 唯一の違いは、候補者の名前や面接の時間など、パーソナライゼーションの詳細です。
同じメールを何度も書くのを避けるために、定型文（またはテンプレート）を使用することができます。 主要なメールプロバイダや採用管理アプリケーションのほとんどで利用可能です。
こちらをお読みください：リクルーターに最適なメールテンプレート7選｜すぐに送信できます。
Gmailの場合、設定> すべての設定を見る> 詳細> テンプレートから有効にできます。 TemplatesセクションでEnableをクリックすればOKです。
画面右下の3つの点をクリックすると、メール作成時にテンプレートを作成できるようになりました。
また、リクルーターが複数の候補者に全く同じメールを送ることも珍しくありません。 このような場合、Gmailで大量のメールを送信することは優れたアイデアであり、時間を大幅に節約することができます。
5.メールアドレスの一括検索
リクルーターが求人募集のために何人かのグループに声をかけるのは珍しいことではありません。 このような人たちは、すでに会社で働いていて、新しい機会を探していないかもしれません。
このような場合は、「コールドメール」をして、相手がより良い仕事に興味があるかどうかを確認すると良いでしょう。
適切なメールアドレスを見つけるには、適切なツールを使用しなければ、かなりの時間と労力がかかります。
今、市場で最も正確なEメール検索ツールは Voila Norbertです。
正確であることに加え、Norbertはメールを一括で検索できるので、採用担当者にとって非常に便利です。 見込み客の名前と会社のウェブサイトを入れたエクセルのスプレッドシートを作成する必要があります。 これをノーバートに渡すと、また電子メールを含むスプレッドシートが返ってきます。
時には、ノルベルトは
あなたのためにアドレスを取得することができます。 この場合、リクルートCRMのGoogle Chrome拡張機能を使用すると便利です。 見込み客のLinkedInプロフィールを開き、拡張機能をクリックするだけで、連絡先の詳細がハイライトされます。
どのようなツールを使うにせよ、調査時間を大幅に節約できるため、正確であることを確認してください。
6.気晴らし
注意散漫は生産性の一番の敵です。 候補者と関わるべきときに、スマホを無心にスクロールしていることはよくあることです。
Daywiseは科学に基づいたアプリで、モバイル通知をスケジュールされたバッチで受け取ることができます。 個人的には、午前8時に第一便、午後2時に第二便、午後6時に第三便、そして午後10時に最終便を受け取ります。
これらの時間帯の通知は自動的にブロックされ、次のバッチで配信されます。 これにより、1日中4通しか通知が来ないので、採用関連の仕事に集中でき、生産性が向上しました。
Daywiseの便利な機能の1つは、例外を設定できることです（アプリケーションと連絡先の両方）。
例えば、携帯電話でリクルート関連のアプリケーションを使用している場合、重要なことを見逃さないために、そのアプリケーションからの通知を即座に受け取りたいと思うでしょう。
このアプリを例外リストに追加することで可能です。 重要な連絡先についても同様です。 重要な人物からWhatsAppメッセージが届くたびに通知を受け取りたい場合は、その人物をVIP連絡先に追加してください。
その他のWhatsApp通知はブロックされます(VIP連絡先からの通知は許可されます)。
もし、あなたの気が散る原因が、パソコン上の過剰な（重要でない）メールであれば、デスクトップの通知をオフにすればいいのです。 Windows 10では、通知パネルを開き、 通知の管理（右上隅）をクリックします。
7.効果的な採用メールの書き方
生産性を高めるために、効果的な採用メールがどれほど有用であるかは、過言ではありません。 第一に、効果的なメールは採用期間を短縮し、膨大な数の候補者にメールを送る必要性を減らします。
第二に、パーソナライズされていないEメールよりも早く結果が出るため、顧客は満足し、モチベーションを維持することができます。
もしあなたが潜在的な候補者にコールドメールを送っているのであれば、効果的なメールを書くにはパーソナライズが一番でしょう。 私は、Eメールのパーソナライゼーションに関して、数え切れないほどのリクルーターがファーストネームで止まっているのを見てきました。
見込み客のファーストネームを使用することは、パーソナライゼーションを始めるには良い場所ですが、終わらせるには良い場所ではありません。 パーソナライゼーションを次のレベルに引き上げたいのであれば、適切なタイミングで見込み客に関連性の高いコンテンツをEメールで送るべきです。 すでに説明したように、リストのセグメンテーションはこれを実現する良い方法です。
メールを送る前に、見込み客についてよく調べることも大切です。 相手の興味に触れ、その仕事を認め、評価し、新しい機会がどのように自分にとってプラスになるのか、なぜその仕事が自分に合っているのかを説明すべきです。
その人が何に関心があるのか、どんな人なのか、静かな仕事を探している内向的な人なのか、それとも多くの人と一緒に働く仕事を探している外向的な人なのか。 これらは、採用担当者として自問自答する必要のある質問にすぎません。
メールエンリッチメントツールは、見込み客についてより詳しく知るための優れた方法です。 メールアドレスをもとに、その人のソーシャル・プロフィールを知ることができるからです。
Eメールを効果的にする（ひいてはEメールの生産性を上げる）ためにできることは、他にもあります。
- 明確なコール・トゥ・アクション（CTA）を残しましょう。 次のステップについて候補者を混乱させたままにしておくと、メールが増え、生産性が低下するだけです。
- 日曜日の夕方にメールを送信します。 このタイムブロックを使っている企業はそれほど多くありません。 さらに、この時間帯は通常、次の週の準備をしているため、募集メールを受け入れやすくなります。
- モバイル向けにメールを最適化 電子メールの半数以上が携帯電話で開封されています。 もしあなたのEメールが携帯電話で見栄えが悪ければ、50％以上の確率で効果がありません。 メールドメインのセキュリティプロトコルを有効にします。 効果的なメール配信を行うためには、メールのドメインを確保することが重要です。 メールのDMARCレコードが有効になっているか確認してください。
最後の言葉
リクルーターのメール生産性は、適切な候補者を絞り込み、効果的で完全なメールを書くことから始まります。
生産性の最大の敵である注意散漫は、Daywiseのような通知スケジュールアプリを使って対処できます。
最後に、候補者の連絡先を探す時間を短縮するために、（Norbertのような）正確なEメール検索を使用することをお勧めします。
採用おめでとうございます！
執筆者
デビッド・キャンベルはランプ・ベンチャーズのデジタル・マーケティング・スペシャリスト。 Right Inboxのコンテンツマーケティングチームのマネジメントを担当。 仕事以外の時間は、旅行とスペイン語の勉強を楽しんでいます。
