グラスドアによると、平均的な求人広告には250件の履歴書が寄せられます。 リンクトインによると、ー人の採用を完了するのに約41日かかります。 採用担当者にとっては、非効率なメール送信が平均採用期間を大幅に引き延ばしてしまうことになります。 そして、雇用の遅れは最終的に収益の遅れを意味します。 ここでは、世界中のリクルーターがEメールコミュニケーションを成功させるのに役立っている7つのヒントとツールをご紹介します。

1.適切な候補者をターゲットにする

適切な採用メールの最初のルールは、適切な人をターゲットにすることです。 結局のところ、もしあなたが金融サービスを募集しているのであれば、医療業界の人々はあなたのことなど気にも留めないでしょう。 これでは、せっかく書いたメールも（書くのにかかった時間も）無駄になってしまいます。 資格のあるクリーンなメールリストを作成するための非常に効果的な方法は、ゲートコンテンツを使用することです。 ゲーテッド・コンテンツでは、見込み客がアクセスするために連絡先を教える必要があります。例えば、デジタルマーケティング分野で採用を行いたい場合、短い電子書籍を作成することができます。リードジェネレーションについての内容や、採用されるために避けるべきミスについて語るウェビナーを開催することができます。 これを採用ウェブサイトに掲載し、ダウンロードしたい人はまず自分のメールアドレスを提供する必要があります。デジタルマーケティングに興味がある人だけがこの電子書籍をダウンロードするため、資格のあるメールリストを作成することができます。 これにより、メールキャンペーンの効果を高め、メールの生産性を向上させることができます。 しかし、ここで終わりではありません。 さらに一歩進んで、メールリストをセグメント化するのも良いアイデアです。 これは、社内で採用する場合に特に有効です。 候補者の物理的な場所を利用してメールリストを分割し、各セグメントに関連性の高いコンテンツを送信することができます。 メールの無駄が減り、より多くの採用が可能になります。

2.1タッチルールと5分ルールを学ぶする

採用担当者であれば、さまざまなポジションについて興味を持った候補者から大量のメールが届きます。 適切に取り組まなければ、このようなメールはすぐに蓄積され、優秀な人材を見抜く機会を失ってしまうかもしれません。 ここで便利なのが1タッチと5分ルール役立ちます。 １タッチルールによれば、メールを開いたら必ず何かをしなければなりません。 返信、削除、アーカイブ、転送が可能です。 でも、無視することはできません。 5分法では、何か仕事を受けるたびに、それを完了するのにかかる時間を自問します。 5分以内なら、すぐにやります。 もしそうでなければ、後にとっておいて次の仕事に移ることもできます。 採用担当者としては、あふれる受信トレイをかき分けるのに非常に役立ちます。 また、2つのルールを組み合わせることで、生産性とオペレーショナル・エクセレンスを向上させることもできます。メールを開くたびに、そのメールを処理するのにかかる時間を自問してみてください。 5分以内ならすぐに対処します。 そうでなければ、次のメールに進みます。 ただし、この組み合わせは重要なメールには使えないかもしれないので、例外を受け入れる余地を残しておくとよいでしょう。さらに、時計の打刻アプリを使って、時間を正確に追跡することもできます。

3.完全なメールを書く

未完成のメールは、整理されていない受信箱の主要な原因です。 それは、最初に完全な情報を提供すれば簡単に避けられたはずの、あなたと候補者の間の行きつ戻りつする会話の引き金になるからです。 求職者にメールを書くときは、その求人について求職者が抱くであろう疑問について考えましょう。 また、長いメールのやり取りを避けるために、最初のメールではできるだけ完全に答えるようにしましょう。 メールの達人の中には、3文程度の返信メールを書くことを勧める人もいます。 これは返信の際にも適用できるかもしれませんが、初めて候補者に連絡を取る際（または最初に送る数通のメール）には良いアイデアではありません。 メールを長くすることなく、できるだけ完全なものにする効果的な方法のひとつは、候補者を投稿に関する有益なリンクに誘導することです。 Eメールに裸のリンクを貼ると、不潔でプロらしくない印象を与えるので、必ずハイパーリンクを使いましょう。 ジーメールでは、アンカーテキストを選択してキーボードのCtrl+Kを押すだけで、リンクを追加することができます。

4.定型文を使用する

複数の候補者に同じメールを送ることはよくあることです。 例えば、最終選考に残った候補者に面接のプロセスや詳細を送ったり、面接後にプロフェッショナルなお礼のメールを送ったりすることもできます。 この場合、メールの要点は変わりません。 唯一の違いは、候補者の名前や面接の時間など、パーソナライゼーションの詳細です。 同じメールを何度も書くのを避けるために、定型文（またはテンプレート）を使用することができます。 主要なメールプロバイダや採用管理アプリケーションのほとんどで利用可能です。 こちらをお読みください：リクルーターに最適なメールテンプレート7選｜すぐに送信できます。 ジーメールの場合、設定> すべての設定を見る> 詳細> テンプレートから有効にすることができます。
テンプレートセクションで「有効にする」をクリックすれば準備完了です。メール作成時に画面右下の三点リーダーをクリックすることで、テンプレートを作成できます。 また、リクルーターが複数の候補者に全く同じメールを送ることも珍しくありません。 このような場合、ジーメールで大量のメールを送信することは優れたアイデアであり、時間を大幅に節約することができます。

5. メールアドレスを一括で検索する

リクルーターが求人募集のために何人かのグループに声をかけるのは珍しいことではありません。 このような人たちは、すでに会社で働いていて、新しい機会を探していないかもしれません。

このような場合は、「コールドメール」をして、相手がより良い仕事に興味があるかどうかを確認すると良いでしょう。

適切なメールアドレスを見つけるには、適切なツールを使用しなければ、かなりの時間と労力がかかります。 一括メールサービスを利用することで、複数の見込み客に同時にメールを送信でき、効率的なアウトリーチが可能になります。

今、市場で最も正確なEメール検索ツールは ヴォイラ・ノーバートです。

ノーバートは正確であるだけでなく、一括でメールを検索できるため、採用担当者にとって非常に便利です。 見込み客の名前と会社のウェブサイトを入れたエクセルのスプレッドシートを作成する必要があります。 これをノーバートに渡すと、また電子メールを含むスプレッドシートが返ってきます。

場合によっては、ノルベルトが、
アドレスを取得できないこともあります。 この場合、Recruit CRMのグーグル・クローム拡張機能を使用すると便利です。 見込み客のリンクトインプロフィールを開き、拡張機能をクリックするだけで、連絡先の詳細が表示されます。

どのようなツールを使うにせよ、調査時間を大幅に節約できるため、正確であることを確認してください。

6. 気を散らすものを排除する

注意散漫は生産性の一番の敵です。 効果的なドメインベースのメッセージ認証、報告および適合(DMARC)レポートは、メールシステムの安全性と効率性を確保することで、注意散漫を最小限に抑えることもできます。 候補者と関わるべきときに、スマホを無心にスクロールしていることはよくあることです。

デイワイズは科学に基づいたアプリで、モバイル通知をスケジュールされたバッチで受け取ることができます。 個人的には、午前8時に第一便、午後2時に第二便、午後6時に第三便、そして午後10時に最終便を受け取ります。

これらの時間帯の通知は自動的にブロックされ、次のバッチで配信されます。 これにより、1日中4通しか通知が来ないので、採用関連の仕事に集中でき、生産性が向上しました。

デイワイズの便利な機能のーつは、例外を設定できることです（アプリケーションと連絡先の両方）。

例えば、携帯電話で採用関連のアプリケーションを使用している場合、重要なことを見逃さないために、そのアプリケーションからの通知を即座に受け取りたいと思うでしょう。

このアプリを例外リストに追加することで可能です。 重要な連絡先についても同様です。 重要な人物からワッツアップメッセージが届くたびに通知を受け取りたい場合は、その人物をVIP連絡先に追加してください。

その他のワッツアップ通知はブロックされます(VIP連絡先からの通知は許可されます)。

もし、あなたの気が散る原因が、パソコン上の過剰な（重要でない）メールであれば、デスクトップの通知をオフにすればいいのです。 ウィンドウズ 10では、通知パネルに移動し、右上隅の「通知の管理」をクリックすることでこれを行うことができます。

7. 効果的な採用メールを書く

生産性を高めるために、効果的な採用メールがどれほど有用であるかは、過言ではありません。 第一に、効果的なメールは採用期間を短縮し、膨大な数の候補者にメールを送る必要性を減らします。

第二に、パーソナライズされていないEメールよりも早く結果が出るため、顧客は満足し、モチベーションを維持することができます。

もしあなたが潜在的な候補者にコールドメールを送っているのであれば、効果的なメールを書くにはパーソナライズが一番でしょう。 私は多くの採用担当者が、メールのパーソナライズで名前だけで終わってしまうのを見てきました。

見込み客の名前を使うことはパーソナライズの良い始まりですが、それで終わらせるのは適切ではありません。 パーソナライズを次のレベルに進めたいのであれば、見込み客に適切なタイミングで関連するコンテンツをメールで送るべきです。 すでに説明したように、リストのセグメンテーションはこれを実現する良い方法です。

メールを送る前に、見込み客についてよく調べることも大切です。 彼らの興味を言及し、彼らの仕事を認めて感謝の意を示し、新しい機会がどのように彼らに利益をもたらし、なぜそれが彼らにとって良いマッチであるかを説明すべきです。

その人が何に関心があるのか、どんな人なのか、静かな仕事を探している内向的な人なのか、それとも多くの人と一緒に働く仕事を探している外向的な人なのか。 これらは、採用担当者として自問自答する必要のある質問にすぎません。

メールエンリッチメントツールは、見込み客についてより詳しく知るための優れた方法です。 それは、彼らのメールアドレスを基にソーシャルプロフィールを提供してくれるため、身元調査に活用できるからです。

メールを効果的にし（その結果、メールの生産性を向上させるために）、他にできることは以下の通りです–

  • 明確で強い行動喚起（CTA）を残しましょう。候補者が次のステップについて混乱しないようにしたいです。それが続くと、さらに多くのメールを送ることになり、生産性が低下するだけです。
  • 日曜日の夕方にメールを送信します。 このタイムブロックを使っている企業はそれほど多くありません。 さらに、この時間帯は通常、次の週の準備をしているため、採用メールを受け入れやすくなります。
  • モバイル向けにメールを最適化する 電子メールの半数以上が携帯電話で開封されています。 もしあなたのEメールが携帯電話で見栄えが悪ければ、50％以上の確率で効果がありません。 メールドメインのセキュリティプロトコルを有効にするか、メールセキュリティソリューションを実装します。 効果的なメール配信を行うためには、メールドメインを確保することが重要です。これにより、メールの信頼性が高まり、配信率が向上します。 メールのDMARCレコードが有効になっているか確認してください。

最後の言葉

リクルーターのメール生産性は、適切な候補者を絞り込み、効果的で完全なメールを書くことから始まります。 生産性の最大の敵である注意散漫は、デイワイズのような通知スケジュールアプリを使って対処できます。 最後に、候補者の連絡先を探す時間を短縮するために、（ノーバートのような）正確なEメール検索を使用することをお勧めします。

採用おめでとうございます！

執筆者–

デビッド・キャンベルはランプ・ベンチャーズのデジタルマーケティングスペシャリストです。彼はライトインボックスのコンテンツマーケティングチームの管理をサポートしています。仕事がないときは、旅行を楽しんだり、スペイン語を学ぼうとしたりしています。