リファレンス・チェック・ハンドブック候補者の経歴を徹底的に確認するには？

形式的なものと見られがちなレファレンス・チェックは、現代ではやや輝きを失っています。

採用担当者の中には、候補者がどの程度の資質を備えているかを見極める最終テストとしての価値を忘れてしまっている人もいます。

また、リファレンス・チェックがお役所仕事のように感じられ、コンプライアンスを維持するために必要な作業を行っている企業もあります。 私たちは彼らに良い言葉をかけるためにここにいます。

リファレンス・チェックは、その限界にもかかわらず、最高の人材を採用できるか、それとも不採用になるかの分かれ目となります。

うまくいけば、候補者を評価するための貴重な採用パズルの一部となります。 仕事のスタイルや価値観など、さらに重要な洞察を得ることができます。

そこで、人材紹介会社の担当者を導き、人事担当者がこのプロセスを最大限に活用できるよう、リファレンス・チェック・ハンドブックを作成しました。

リファレンス・チェックとは何ですか？

従来、雇用主は候補者の資格を確認するために包括的な身元調査を行います。 リファレンス・チェックは、そのプロトコルの重要な一部です。

収集される情報の深さや性質は企業や業界によって異なりますが、その要点は変わりません。

雇用主は、候補者の以前の雇用主、教師、尊敬する同僚などに連絡を取り、最高の人材を雇用しているかどうかを確認します。

採用担当者の中には、候補者がすでに提供した情報を確認する以上の価値はないと考える人もいるからです。

とはいえ、リファレンスチェックは、候補者の資質（たとえば、アプリの作り方を知っているかどうか）や以前の職務での実績だけでなく、知識、スキル、実績、人柄についても洞察を与えてくれます。

また、不適格な応募者を除外するのにも役立ちます。

雇用推薦チェックの用途

リファレンス・チェックは、採用プロセスの3つの重要な側面で役立ちます。

1.深い洞察の獲得

SEOのプロを雇うとします。 確かに、履歴書を見れば、その人が直帰率と退社率の違いを知っているかどうかがわかりますが、リファレンスチェックをすれば、個人の資質や強み、限界について、より詳細な情報がわかります。

これは、候補者凍結の間、人材パイプラインを温かく保つという大変な仕事をしたときに、プールから最高の候補者を見分けるのに役立ちます。

また、企業文化や倫理観に合った候補者を見つけるのにも役立ちます。

レファレンス・チェックは、履歴書に記載された能力と現実の能力との間に相違がないかを審査する特別な機会です。

2.デューディリジェンス

リファレンス・チェックの最も一般的な用途は、候補者の職歴を確認することです。 管理職の中には、コンプライアンス上の理由、すなわち潜在的な法的影響から身を守るためだけに問い合わせを行う人もいます。

3.オンボーディング

興味深い採用のトリビアによると、最も業績の良い企業の83％は、採用初日より前にオンボーディングを開始しています。

リファレンス・チェックは、応募プロセスでは得られないソフトスキルを評価し、入社までのプロセスを改善するのに役立ちます。

研修などのビジネス・コミュニケーションにおいて、デジタル化がいかに有利であるかは周知の事実です。 そうですね、従業員を雇った後のサポート方法にも、インサイトを参考にすることができます。

このような情報を活用することで、その人の最高のパフォーマンスや好ましいマネジメント・スタイルの動機付けは何かという洞察を得ることができます。

リファレンス・チェックの欠点

リファレンシングは少し不当に評価されているように感じますが、雇用者に価値を提供することはできます。 候補者は、例えば不利な推薦をするような推薦人を含める可能性は低いでしょう。

また、雇用主は公平で正確な説明をする法的義務がありますが、レファレンスは、引っかかる点や誤解を招くような情報を発見する上で、絶対的なものではありません。

候補者が退職を考えていることを慎重に伝える必要がある場合、現在の雇用主から推薦状をもらうことも難しいでしょう。

レファレンスの種類とその取扱者

レフェリーは専門家としての推薦状を提供し、候補者の信頼性を保証し、職務に対する全体的な適性を評価します。

企業によっては、職位と日付を確認できる専門的な人事リファレンスのみを提供するところもあります。 また、候補者が選んだ過去の雇用主が、専門家（人物）としての推薦状を提供することで、候補者の業績をさらに詳しく知ることができる場合もあります。

Eメールによる書面による推薦が最も一般的で、会社ドメインのEメールでなければならないと規定することができます。 これにより、不正な照会が行われる可能性が低くなります。

電話もリファレンス・チェックの良い方法ですが、リファレンス詐欺のリスクがあります。

中小企業がCRMシステムを導入して販売の邪魔になるプロセスを自動化するのと同じように、あなたのビジネスでも、自動参照ソフトを使って人間の従業員を解放することができます。

リファレンシングを行う場合、企業は自社でチェックを行うことも、第三者のリファレンシングサービスを利用することもできます。 第三者機関のチェックは、チェックの実施に不安があり、雇用の過失による訴訟の可能性を警戒している場合に有効な選択肢です。

仕事に関連した話題にこだわり、差別の申し立てにつながるような分野は避けましょう。

社内でリファレンシングを行う場合、雇用主があなたの意思決定の尺度に親指を立てる可能性を心配するかもしれません。 チェックの際に一貫性のない質問をすると、結果に偏りが生じ、候補者が公平に評価されなくなる可能性があります。

ひとつの解決策は、あらかじめ設定した基準に従って候補者を比較できるように情報を整理することです。 例えば、関連するスキルのバケツごとに調査結果を整理し、候補者の順位を確認してみましょう。

雇用主にとって最大の懸念は、身元照会にどれだけ時間がかかるかということです。 DIYでの審査に不安がある場合は、第三者の専門家に任せることで、安心と時間の節約につながります。

あるいは、もしあなたが、次のような目標を掲げている企業だとします。 ペーパーレス法律事務所</ a>. サードパーティ・サービスを利用することで、記録管理プロセスを合理化し、将来の苦情に備えてすべての書類を保管することができます。

リファレンス・チェックのための4つのベスト・ヒント

1.フィードバック

面接には複数の同僚が参加するため、VoIP電話番号を使ったビデオ通話でフィードバックを求めましょう。 これを参考資料の集め方に役立てましょう。

あなたのゴールは、候補者の履歴書の基本的な事実を超えて、関連する洞察を発見することであることを忘れないでください。 面接の関係者に参加してもらうことで、関連する懸念事項、決定的な要因、フォローアップの質問などを浮き彫りにすることができます。 リファレンス・チェックで尋ねる内容は、これを参考にしてください。

候補者と直接連絡を取り、必要な情報を提供するのに最適な人材を候補者の軌道上に特定します。

2.役割を明確に

リファレンシングは、候補者がどのような能力を発揮するかを可能な限り把握するためのものなので、候補者が直面しそうな状況や課題について具体的に説明しましょう。

タイトな納期への対応であれ、厳しい責任への対処であれ、候補者が現在の職務や類似の状況でどのように対処してきたかを知るために質問を調整します。

また、仮定の質問を使って、応募者の能力を推測することもできます。

3.質問の仕方

候補者の適性を読み取るには、適切な質問をする必要があります。 良いコツは、質問を通じてすでに収集した洞察を含めることです。

これにより、現在の雇用主は、候補者がどのように業務を遂行し、関連する課題に対処しているのか、具体的な例を示すことができます。

また、履歴書では確認しにくい無形資産、つまり社会的知性や感情的知性といった資質についても尋ねることができます。 例えば、他の人とうまくやっていけるか、共感力やプレッシャーの下でも冷静でいられるかなど、職務に関連した性格的特徴を持っているかどうかを尋ねます。

ここでも、やる気を起こさせるスキルと傾聴のスキルを忘れないでください。

4.回避策

レファレンスチェックの利点はたくさんありますが、応募者についてより詳しく知ろうとすると、問題にぶつかることがあります。 レフェリーに電話をかける際は、電話の応対などで判断するのではなく、事実によってより多くの店舗を設定することを忘れないでください。

また、人事部が職務や入社日などの基本的な事実のみを確認するよう規約で縛っている場合や、連絡先が制限されている場合もあります。

その場合は、非公式なルートで、あなたのネットワークの相互の連絡先から紹介を求めることを検討してください。 レフェリーの説明と食い違いがある場合は、必ず候補者に説明を求めましょう。

最後の言葉

リファレンス・チェックの価値に対する宿命的な認識から、リファレンス・チェックは少し流行遅れになりました。 しかし、チェックリストに従うことで、より深く掘り下げ、採用を成功させるための洞察を得ることができます。

リファレンスチェックの長所と短所をご理解いただき、採用のピークシーズンに向けて計画を立て、この上ない成功を収めてください。

執筆者

ジェシカ・デイは、最新のビジネスコミュニケーションプラットフォームおよびUCaaSプロバイダーであるDialpadのマーケティング戦略担当シニアディレクターです。 ジェシカは、企業やクライアントのキャンペーンにおいて、多機能チームと協力してマーケティング活動を実行し、最適化するエキスパートです。 彼女のLinkedInはこちらです。