Finanzen für Personalvermittler

Viele neue Unternehmer, die keine Finanzexperten sind, tun sich schwer mit dem Jargon, der im Finanz- und Rechnungswesen verwendet wird. Ziel dieses Beitrags ist es, angehende Unternehmer mit der grundlegenden Struktur der Finanzen und der Buchhaltung vertraut zu machen, die für den Start eines kleinen Unternehmens erforderlich sind.

Rechtliche Struktur des Unternehmens

Wie bereits in unserem vorherigen Artikel(Die Einstellungsvoraussetzungen | Erste Schritte) erläutert, empfehlen wir die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (einer C Corporation) anstelle einer ‚Einzelfirma‘. Nun, Sie können auch als Einzelfirma beginnen und später in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (LLC) umwandeln. Für die Zwecke der Finanzierung wird Ihr Unternehmen als eigenständige juristische Person behandelt, d.h. getrennt vom Promotor (oder den Aktionären). Bei der Wahl der Rechtsform Ihres Unternehmens sollten Sie Ihre Ziele, Ihre betrieblichen Anforderungen und Ihre Haftungspräferenzen berücksichtigen. Dieverschiedenen LLC-Strukturen unterscheiden sich in Bezug auf Haftungsschutz, steuerliche Auswirkungen und Managementflexibilität.

Zwei Hauptkonstrukte im Finanzwesen

Bilanz: Dies ist eine Aufstellung der Aktiva und Passiva eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt. Vermögenswerte sind alles, was das Unternehmen besitzt, und Verbindlichkeiten sind alles, was es schuldet. Wie der Name schon sagt, sind die Aktiva und Passiva immer im Gleichgewicht (gleich). Lassen Sie uns das besser verstehen. Wenn ein Unternehmer ein Unternehmen gründet, kann er dem Unternehmen auf zwei Arten Geld geben: als Eigenkapital (Geld für Anteile – Eigentum) und als Kredit (auch Schulden genannt). Dies ist Geld, das das Unternehmen dem Unternehmer schuldet, und wird daher als ‚Verbindlichkeiten‘ eingestuft. Das Unternehmen bewahrt dieses erhaltene Geld als Bargeld auf seinem Bankkonto auf und wird somit als „Vermögenswert“ eingestuft. (Siehe Tabelle 1)

Tabelle 1- Bilanz zum 01. Mai 2019

Wenn das Unternehmen nun einen Laptop für, sagen wir, 1000 Dollar mit Hilfe von Bankguthaben kauft, reduziert die obige Tabelle einfach die Bankguthaben auf 12000 Dollar und fügt eine weitere Zeile auf der Aktivseite hinzu: Laptop (oder Computer oder Maschinen) 1000 Dollar. Wenn die Zahlung für den Laptop jedoch noch nicht erfolgt ist, d.h. $1000 an den Verkäufer des Laptops zu zahlen sind, sieht die Bilanz wie folgt aus (siehe Tabelle 2)

Tabelle 2- Bilanz Stand: 05. Mai 2019

Wir wiederholen also, was wir bereits geschrieben haben: Alles, was das Unternehmen besitzt besitzt, ist ein Vermögenswert und alles, was es Schulden ist eine Verbindlichkeit. Damit kommen wir zu dem anderen Konstrukt. Es gibt auch das Konzept der Kurzfristige Aktiva/Passiva und langfristige Vermögenswerte/Verbindlichkeiten. Kurzfristige Vermögenswerte sind Vermögenswerte, die liquide sind (wie Bargeld oder Bareinlagen) und leicht verwendet werden können. Vermögenswerte, die nicht liquidiert werden können, wie z.B. Maschinen oder eine langfristige Investition, werden als langfristige Vermögenswerte eingestuft. Ebenso werden Verbindlichkeiten, die innerhalb eines Jahres bezahlt werden müssen, als kurzfristige Verbindlichkeiten bezeichnet, während andere wie langfristige Schulden als langfristige Verbindlichkeiten eingestuft werden. Gewinn- und Verlustrechnung: Im Gegensatz zur Bilanz, die eine Aufzeichnung der Aktiva und Passiva zu einem bestimmten Zeitpunktwird die Gewinn- und Verlustrechnung für einen bestimmten Zeitraum berechnet (monatlich, vierteljährlich, jährlich) und ist eine Aufstellung der vom Unternehmen erzielten Einnahmen und der getätigten Ausgaben (um diese Einnahmen zu erzielen). Wenn Sie also insgesamt $40000 für fünf Vermittlungen in einem bestimmten Monat in Rechnung gestellt haben und einen Mitarbeiter und einige regelmäßige Ausgaben haben, dann sieht Ihre Gewinn- und Verlustrechnung wie folgt aus.

Gewinn- und Verlustrechnung für den Monat Mai 2019

Nun, die obigen Angaben sind nur ein Richtwert und schwanken je nach den erzielten Einnahmen (andere Ausgaben als Provisionen sind mehr oder weniger stabil). Die Gewinn- und Verlustrechnung ist natürlich mit der Bilanz verknüpft. Wenn Sie Ihrem Kunden zum Beispiel 40000 Dollar in Rechnung gestellt haben und er Ihnen eine Rechnung über, sagen wir, 15000 Dollar bezahlt hat. Dann werden diese eingenommenen $15000 dem Bankguthaben auf der Aktivseite der Bilanz hinzugefügt und die verbleibenden $25000 werden ebenfalls in einer anderen Zeile als Forderungen (Aktiva) ausgewiesen. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie für Mai 2019 eine Miete in Höhe von 3000 $ zahlen sollten, diese aber noch nicht gezahlt haben, dann wird auf der Passivseite der Bilanz eine Zeile „Mietschulden“ in Höhe von 3000 $ ausgewiesen.

Für die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung gibt es 2 Methoden

1. Cash Basis: Im obigen Beispiel füllen Sie die Einnahmenspalte also nur dann mit 40000 $, wenn das Geld auf Ihrer Bank eingegangen ist. Andernfalls sind die Einnahmen gleich Null. Das Gleiche gilt für die Ausgaben. Wenn also ein Angestellter eine Provision verdient hat, diese aber noch nicht ausgezahlt wurde, wird sie nicht als Ausgabe gezählt, solange sie nicht ausgezahlt wird. 2. Periodengerechte Abgrenzung: Normalerweise wird die Buchführung nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung durchgeführt, d.h. alle Einnahmen (die noch nicht eingegangen sind) oder Ausgaben (die noch nicht bezahlt wurden) werden in der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht.

Buchhaltung Software

Es wäre auch eine gute Idee, wenn das Unternehmen eine einfache Buchhaltungssoftware abonnieren würde. Mit einem Buchhaltungstool wie Xero, QuickBooks usw. können Sie problemlos Umsatzsteuererklärungen abgeben und alle anderen Unternehmenssteuern online verwalten. In jedem Land gibt es viele davon und sie können leicht online gefunden werden. Die meisten von ihnen werden pro Benutzer verkauft und kosten zwischen $10 – $30 pro Monat und Benutzer. Für die anfängliche Einrichtung können Sie jederzeit die Hilfe eines Buchhalters in Anspruch nehmen. Die meisten Softwareprogramme verfügen über integrierte Integrationen und können mit Ihren Geschäftskonten und Kreditkarten mit Sofortzusage verbunden werden. Es hilft Ihnen, den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten, sobald es eingerichtet ist.

• Eine Rechnung erstellen & bearbeiten
• Zahlungseingang eingeben
• Geben Sie Ausgaben in das System ein (und lernen Sie, die Ausgaben zu kategorisieren)

So viel ist gut genug, und dann können Sie am Ende des Jahres wieder die Hilfe eines professionellen Buchhalters in Anspruch nehmen, um Ihre Unternehmenssteuererklärung abzugeben.

Einige wichtigeFinanzbegriffe/Konzepte

• Abschreibung Jedes Mal, wenn Sie einen Vermögenswert kaufen (egal, ob es sich um einen Computer, ein Möbelstück, ein Mobiltelefon usw. handelt), erfolgt der Eintrag auf der Aktivseite der Bilanz und mit einer entsprechenden Verringerung der Barmittel auf derselben Seite. Im Grunde wandeln Sie Ihr Bargeld (Vermögen) in einen Computer (Vermögen) um.
• Nun wissen wir alle, dass ein Computer, sagen wir, fünf Jahre lang benutzt wird. Wenn Sie also einen Computer für $1000 gekauft haben, verbrauchen Sie im Grunde bis zu $200 pro Jahr. Am Ende des Jahres werden Sie den Computer also auf 800 $ abschreiben und die 200 $ als Abschreibungsaufwand in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung für das Jahr verbuchen.
• Natürlich gibt es verschiedene Formeln und Regeln für die Abschreibung durch die Steuerbehörden für verschiedene Maschinen und Sie können es Ihrem Buchhaltungsberater überlassen, dies herauszufinden. Es ist wichtig, dass Sie das Konzept verstehen.
• Amortisation Ein der Abschreibung ähnliches Konzept, das jedoch für Gegenstände wie die Software (die eigentlich nicht abgeschrieben wird) verwendet wird, so dass die Anschaffungskosten der Software auf mehrere Jahre verteilt werden können, da Sie die Software über viele Jahre hinweg nutzen würden. Mit dem SAAS-Modell (Software as a Service) und den Monats- und Jahresabonnements verliert es jedoch an Bedeutung.
• PBT Dies ist lediglich eine Berechnung des Gewinns vor Steuern und ist selbsterklärend
• PAT Dieser Gewinn nach Steuern wird auch als Nettogewinn bezeichnet.
• EBIDTA Dies sind die Einnahmen abzüglich aller Ausgaben mit Ausnahme von Zinsaufwendungen, Abschreibungen, Steuern und Amortisationen (daher Earnings Bevor Interesse DAbschreibung Tax und Amortization).
• Betriebskapital Jedes Unternehmen benötigt immer ein gewisses Betriebskapital für seine regelmäßigen Zahlungen/Funktionen. Diese Anforderung ist in der Regel eine einfache Formel für das Umlaufvermögen abzüglich der kurzfristigen Verbindlichkeiten.

Verstehen Business-Finanzierung

Wie bereits erwähnt, kann ein Unternehmen mit Eigenkapital (Wert der Aktien – Eigentum) oder mit Fremdkapital (Darlehen des Eigentümers, der Bank oder einer anderen Person) finanziert werden. Die Kosten der Schulden sind sehr einfach. Das sind die Zinskosten für das Kapital. Sie kann zwischen 5 % und 15 % oder mehr liegen, je nach der Wirtschaft, in der Sie tätig sind. Es hängt auch davon ab, ob die Schulden besichert sind (wenn ein Vermögenswert wie ein Haus oder ein Grundstück verpfändet ist) oder unbesichert. Offensichtlich sind gesicherte Schulden billiger. Sie müssen wissen, dass die Zinsen, die Sie für die Schulden Ihres Unternehmens zahlen, als Betriebsausgaben eingestuft werden und die Nettozinsen daher geringer sind als das, was Sie tatsächlich an die Bank zahlen. Wenn das Unternehmen beispielsweise ein Darlehen (Schulden) von sagen wir $200000 aufgenommen hat und einen jährlichen Zins von 10 % zahlt (also $20000). Wenn das Unternehmen nun einen Gewinn von $60000 für das Jahr erwirtschaftet hat und der Körperschaftssteuersatz 20 % beträgt, dann hätte das Unternehmen $12000 Steuern gezahlt. Da nun aber ein Zinsaufwand von $20000 angefallen ist, wird der Gewinn nur mit $40000 ausgewiesen und die tatsächlich gezahlte Steuer beträgt daher $8000. Das Unternehmen hat $ 4000 an Steuern gespart. Eine andere Betrachtungsweise ist, dass die gezahlten Zinsen nur $16000 betragen (d.h. $20000, die als Zinsen zu zahlen sind, abzüglich der $4000, die an Steuern gespart werden). Also ein Zinssatz von 8 % und nicht 10 %. Lassen Sie uns nun einen Blick auf die Kosten für das Eigenkapital werfen. Es ist wichtig zu verstehen, dass die beiden Aktien mit einem großen Abstand teurer sind. Stellen Sie sich nun vor, Ihr Unternehmen macht einen Gewinn von $60000 pro Jahr und anstatt Schulden aufzunehmen, haben Sie Eigenkapital im Wert von $200000 gegeben. Das Gute an der Vergabe von Aktien (Eigentumsanteilen) ist, dass dieses Geld nicht zurückgegeben werden muss. Die Person, die das Kapital kauft, übernimmt also das Risiko, dass das Unternehmen pleite geht. Nehmen wir an, das Unternehmen wird mit dem 20-fachen Gewinn bewertet, so dass Ihr Unternehmen 1,2 Millionen Dollar wert ist. Wenn Sie nun Eigenkapital im Wert von zweihunderttausend Dollar aufnehmen, müssen Sie 14,28 % des Eigenkapitals aufbringen (d.h. 200000 / (1200000 + 200000)). Bei einer so kleinen Organisation ist es nicht sehr schwierig, in einem Jahr um 50 % zu wachsen. Wenn Ihr Unternehmen also im nächsten Jahr einen Gewinn von 90000 Dollar erwirtschaftet, wird es mit 1,8 Millionen Dollar bewertet (20-facher Jahresgewinn). Der Wert der 14,28 % des Eigenkapitals beträgt nun $257040. Die 200000 Dollar sind also um 28,5 % gestiegen. Die Eigenkapitalkosten betragen also 28,5 %. So sehr ich auch vereinfachende Annahmen gemacht habe, hoffe ich, dass das Konzept verstanden wird. Deshalb muss ein Unternehmer sehr vorsichtig sein, wenn er Eigenkapital abgibt, vor allem in der Anfangsphase seines Unternehmens. Das könnte sich als sehr teuer erweisen (stellen Sie sich vor, das Unternehmen wäre um 100% oder mehr gewachsen). Obwohl ich diesen Artikel für Personalvermittler geschrieben habe, ist er für jedes kleine Unternehmen/Start-up relevant. Die wenigen Themen und der Fachjargon, die behandelt werden, reichen für einen Unternehmer ohne Finanzkenntnisse aus, um loszulegen.