Recruiters, referentiebrieven negeren is uw stille aanwervingsfout

U hebt iets nodig om een sterke basis aan uw toonhoogte toe te voegen.

En dat is wat referentiebrieven doen.

Ze benadrukken de sterke punten van een kandidaat, ondersteunen wat hij/zij te bieden heeft en voegen een extra laag van vertrouwen toe wanneer u hem/haar aan uw klanten presenteert.

In deze blog wordt uitgelegd hoe u deze brieven effectief kunt gebruiken, en er is een voorbeeld bijgevoegd om u een beter idee te geven. Laten we er meteen in springen.

Wat is een referentiebrief?

Een referentiebrief is een geschreven document van iemand die nauw heeft samengewerkt met de potentiële werknemer. Dit kan de mentor, manager, collega of klant van de sollicitant zijn.

Dit professionele document benadrukt de vaardigheden van de kandidaatgeeft specifieke voorbeelden van hun bijdrage en geeft een algemene aanbeveling.

Het helpt u door aarzelingen heen en maakt uw beslissingen slimmer.

5 redenen waarom referentiebrieven de evaluatie van kandidaten verbeteren voor recruiters

1. Onthult hoe een kandidaat leiding geeft als niemand kijkt

Functietitels zoals “Projectleider,” “Senior medewerker,” of “Junior marketingmedewerker” klinken goed, maar vertellen ze ook alles over een kandidaat?

Ze beschrijven niet hun gedrag in moeilijke situaties.

Een referentiebrief biedt hiervoor een duidelijke context.

Bijvoorbeeld, “Toen onze teamleider een stapje terug deed, loodste ze het hele team door de krappe deadline en maakte ze het project tot een succes,” of of “Hij sprong in het trainen van nieuwe stagiaires toen het team overweldigd werd.”

Dit zijn de inzichten waar klanten dol op zijn. Ze willen iemand die ongevraagd om hen geeft.

2. Helpt u echt gedrag af te stemmen op de uitdagingen van de klant

Als uw klant vraagt om iemand “teamgericht” of “samenwerkt met cross-functionele teams,” dan weet u dat er meer aan de hand is.

Ze willen een kandidaat die het moreel van het team kan opkrikken in moeilijke tijden.

Referentiebrieven vertellen u meer dan alleen de vaardigheden.

Bijvoorbeeld, een regel als, “Hij was standvastig toen onze organisatie een grote transformatie doormaakte en hielp twee botsende afdelingen weer op één lijn te krijgen,”. vertelt u dat de sollicitant initiatief neemt.

Of, “Ze paste zich snel aan het nieuwe systeem aan en zag risico’s voordat ze escaleerden,”. laat zien dat de kandidaat zich snel aan de verandering aanpast.

Nu huurt u niet alleen vaardigheden in, maar koppelt u uitdagingen aan probleemoplossers. Dat maakt een recruiter onvervangbaar.

3. Vermijdt last-minute aanwervingsverrassingen die uw geloofwaardigheid schaden

Niets is zo frustrerend als kandidaten die zich op het laatste moment terugtrekken.

Referentiebrieven geven u hier al vroeg hints over.

Bijvoorbeeld, “Hij was besluiteloos en veranderde telkens van gedachten,” of “Ze had veel begeleiding en advies van collega’s nodig om gemotiveerd te blijven.” Dit zijn de indicatoren van een subtiele verkeerde afstemming.

Als u deze tekenen ziet, denk er dan eens over na:

• Stel vervolgvragen tijdens uw volgende gesprek om de kandidaat beter te leren kennen.
• De klanten vragen om duidelijke verwachtingen te stellen of een gestructureerd inwerkproces te voorzien.
• Op één lijn blijven met andere kandidaten als ze niet goed op één lijn zitten
• De kandidaat vervangen door een betere rol die bij hem/haar past

Het versterkt de besluitvorming en voorkomt dat klanten uw geloofwaardigheid in twijfel trekken.

4. Onderscheidt uw service in een overvolle markt

Klanten horen vaak hetzelfde verhaal van recruiters. Het is uw taak om op te vallen tussen de concurrentie.

U kunt deze documenten gebruiken om inzichten van derden te presenteren.

Hier is een voorbeeld:

Een typische pitch: “Deze kandidaat heeft 4 jaar leidinggevende ervaring.”

Een worp die raakt: “Haar laatste manager merkte op hoe ze de twee teams leidde tijdens een fusie. Aangezien uw bedrijf door een herstructureringsproces gaat, dacht ik dat dit nuttig zou zijn”.

Dit maakt dit een game-changer:

• Voegt gewicht toe aan uw shortlists: Referentiebrieven geven u inzichten die u direct kunt gebruiken. Een enkele zin, “Hij was altijd erg kalm tijdens de teamonderhandelingen.” Het biedt onmiddellijke diepte, en u hoeft het niet te verkopen.
• Positioneert u als een langetermijnpartner: Wanneer klanten zich realiseren dat u meer biedt dan verwacht, behandelen ze u niet langer als andere recruiters. Kandidaten met referenties geven aan dat u er niet bent om vacatures in te vullen. U brengt mensen mee die blijven plakken.
• Verschuift het gesprek van prijs naar waarde: Klanten zullen uw loon in twijfel trekken als u alleen de CV’s levert. Maar het gesprek neemt een wending wanneer u op referentie gebaseerde context presenteert. U bent niet zomaar een gewone recruiter; u bent hun strategische partner
  

5. Helpt u klanten te begeleiden voor succes na indienstneming

Uw rol houdt niet op wanneer de kandidaat de vacaturebrief.

Dingen kunnen snel verkeerd gaan.

Dat is waar referentiebrieven uw dag redden.

Het geeft een duidelijk beeld van hoe iemand zou kunnen werken.

Spot citaten zoals, “Ze paste zich snel aan en maakte haar verwachtingen al vroeg duidelijk” of “Hij was prompt in regelmatige check-ins en communiceerde duidelijk tijdens het inwerkproces.”

Hier leest u hoe u deze inzichten in echte waarde kunt omzetten:

• Voeg het toe aan uw e-mail met het aanbod: Wanneer u de ondertekende aanbiedingsbrief verstuurt, voeg dan toe – “Een snelle opmerking: Haar vorige manager deelde mee dat ze zich snel aanpast. “Een snelle opmerking: haar vorige manager deelde mee dat ze zich snel aanpast als alles duidelijk is tijdens de eerste dagen. Dat vroeg vastleggen kan de moeite waard zijn!”
• Gebruik het om waarde aan uw proces toe te voegen: Spreek de klant na 3-4 weken van succesvolle plaatsing aan om te laten zien dat u geïnvesteerd bent. Stuur een kort bericht, “Even inchecken! Hoe gaat het onboarden? Ik heb haar vorige referentieaantekeningen voor het geval u haar beter wilt begrijpen”.
• Zorg voor een goede ervaring voor kandidaten: Dit kan voor zowel de klant als de kandidaat werken. U kunt een kort bericht opstellen, “Hé, om je te laten weten dat je team snel beweegt en verwacht dat je je gemakkelijk aanpast.” Op deze manier overbrugt u de kloof tussen hen en zorgt u voor een goede kandidaat-ervaring.

U hoeft geen extra werk te doen. U moet gebruiken wat er al voor u is.

3 dingen waar u op moet letten in een sterke referentiebrief

1. Gestructureerd formaat & afsluiting

Een sterke referentiebrief volgt een duidelijk en georganiseerd formaat.

Het begint met de rol van de scheidsrechter en de verantwoordelijkheden van de kandidaat, schetst sterke punten en geeft specifieke voorbeelden.

En het eindigt met een duidelijke, zelfverzekerde aanbeveling die geen twijfel laat bestaan.

Deze structuur bepaalt de professionaliteit van een kandidaat en maakt het scannen en spotten van echte waarde gemakkelijk.

2. Specifieke voorbeelden uit de praktijk

In plaats van te vertrouwen op vage bijvoeglijke naamwoorden zoals “een goede communicator” of “een geweldige leider,” kwaliteiten begrijpen door middel van actie.

Bijvoorbeeld, “Hij stapte in om de dagelijkse stand-ups te leiden toen zijn manager met verlof was en begeleidde het team om de taak binnen de deadline af te ronden.”

Een ander goed voorbeeld zou kunnen zijn, “Ze ontwikkelde een nieuwe inwerkproces proces en hielp nieuwe werknemers om zich sneller aan te passen.”

Deze concrete voorbeelden zijn echt bewijs en maken de referentiebrieven geloofwaardig.

3. Relatie van de kandidaat met de scheidsrechter

Duidelijkheid in de referentiebrief begint met verklaringen die antwoord geven op de vraag wie de referent is, wat zijn/haar rol is en hoe nauw hij/zij met de kandidaat heeft samengewerkt.

Bijvoorbeeld, “Ik heb haar twee jaar lang rechtstreeks als manager geleid.”

Als de scheidsrechter rechtstreeks met de sollicitant heeft samengewerkt of hem/haar heeft geleid, dan wegen zijn/haar verklaringen echt zwaar.

Bovendien, als de relatie afstandelijk is, zoals bij een eenmalige projectmanager, weet u hoe u de feedback moet opvatten en hoeveel u erop moet leunen bij het doen van een aanbeveling.

Een voorbeeld van een typische referentiebrief

Veelgestelde vragen

1. Zijn referentiebrieven beter dan referentiegesprekken?

Een referentiebrief is een schriftelijke goedkeuring die eerlijke feedback, vaardigheden en echte voorbeelden van de bijdrage van een kandidaat bevat. Het is als een algemene aanbeveling, maar dan op papier.

Referentiegesprekken daarentegen zijn realtime gesprekken tussen een recruiter en een referent. Recruiters stellen gerichte vragen over een gedrag van de kandidaatvaardigheden, bekwaamheden of bijdragen.

Beide dienen een waardevol doel. Dat hangt af van wat u zoekt.

Referentiebrieven zijn het beste als u een gestructureerd, schriftelijk verslag wilt van de bijdragen van de sollicitant.

Als u de voorkeur geeft aan onmiddellijke en rolspecifieke inzichten, ga dan voor referentiegesprekken.

En als u ze allebei gebruikt, zou dat de kers op de taart zijn.

2. Hoe recent moet een referentiebrief zijn om geldig te zijn?

Referentiebrieven van meer dan 2 jaar zijn als een verouderd cv.

De steeds veranderende rekruteringsmarketing heeft bijgewerkte documenten, nieuwe inzichten en unieke mogelijkheden nodig.

Een referentiebrief uit 2021 rechtvaardigt geen nieuwe rol in de komende jaren.

U wilt feedback over de huidige snelheid, tools en het gedrag van de kandidaat, vooral als uw klant een snel team heeft of op afstand werkt.

Een goede referentiebrief mag niet ouder zijn dan 12 tot 24 maanden.

3. Wat is het verschil tussen een referentiebrief en een aanbevelingsbrief?

Als recruiter hebt u waarschijnlijk beide gezien.

Ze zien er ongeveer hetzelfde uit, maar dienen een iets ander doel.

Een referentiebrief is formeel. Het geeft inzicht in de geloofwaardigheid, vaardigheden en capaciteiten van een kandidaat.

Hoewel een aanbevelingsbrief doelgericht is, wordt hij geschreven voor een specifieke functie door iemand die met de kandidaat heeft gewerkt.

Gebruik beide strategisch om aan te sluiten bij de behoeften van uw klant.