So sieht es aus: Ablehnungs-E-Mails sind Ihre Chance, einen nachhaltigen und positiven Eindruck bei den Bewerbern zu hinterlassen.
Aber wie sagen Sie mit Anstand „Nein“?
Mit unseren fünf maßgeschneiderten E-Mail-Vorlagen für Jobabsagen zeigen wir Ihnen, wie Sie eine schwierige Nachricht in eine Chance für Wachstum und Kontakte verwandeln können.
Steigen Sie sofort ein!
6 Tipps, um mit Anstand Nein zu Kandidaten zu sagen
Nein zu sagen ist nie einfach, aber es gehört zum Job.
Wie können wir dies also mit Anstand tun und den guten Ruf Ihres Unternehmens aufrechterhalten?
Hier finden Sie einige Tipps, die Ihnen die Ablehnung eines Jobs etwas leichter und konstruktiver machen:
- Seien Sie pünktlich: Niemand mag es, wenn man ihn hängen lässt. Es ist wie das Warten auf eine Antwort nach einem tollen ersten Date. Lassen Sie uns also unsere Kandidaten nicht im Ungewissen lassen. Eine prompte Antwort zeugt von Respekt für ihre Zeit und Mühe.
- Fügen Sie eine persönliche Note hinzu: Wir alle haben schon einmal eine kalte, generische E-Mail erhalten. Lassen Sie uns nicht dieser Absender sein. Ein Hauch von Personalisierung – wie die Erwähnung eines bestimmten Punktes aus ihrer Bewerbung – kann den Schlag mildern.
- Konstruktives Feedback ist Gold wert: Wenn Sie einem Kandidaten ein Stück konstruktives Feedback geben können Feedback für einen Kandidaten, teilen Sie es immer! Es ist wie ein Abschiedsgeschenk, das sagt: „Ihr Wachstum liegt uns am Herzen, auch wenn Sie jetzt nicht bei uns sind.“
- Offene Türen für die Zukunft: Nur weil es heute ein Nein ist, heißt es nicht, dass es für immer ein Nein ist. Lassen Sie uns die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen. Wer weiß, vielleicht sind sie später Ihr Spitzenkandidat!
- Ermutigen Sie und fühlen Sie mit: Ein wenig Einfühlungsvermögen kann viel bewirken. Ein ermutigendes Wort kann eine potenziell negative Erfahrung in eine positive verwandeln. Es geht darum, den Kandidaten das Gefühl zu geben, wertgeschätzt zu werden, auch wenn sie abgelehnt werden.
- Bitten Sie um Feedback und Empfehlungen: Dies ist eine Zweibahnstraße. Wenn Sie um Feedback bitten, zeigt das, dass Ihr Arbeitgeber offen für Verbesserungen ist. Und warum fragen Sie nicht nach Überweisungen…auch? Es ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Talentpool zu erweitern und zeigt, dass wir das Netzwerk des Bewerbers schätzen.
Denken Sie daran,dass jede Interaktion mit Ihnen Ihre Arbeitgebermarke. Machen Sie also jede Ablehnung so positiv und konstruktiv wie möglich.
Schließlich könnte der abgelehnte Kandidat von heute der Fürsprecher von morgen sein oder, noch besser, ein zukünftiges Teammitglied!
Behalten Sie diese Tipps im Hinterkopf, und lassen Sie uns nun zu fünf Vorlagen für E-Mail-Absagen kommen, die Sie so schnell wie möglich verwenden können.
5 E-Mail-Vorlagen für Ablehnungen von Stellenangeboten für Recruiter
E-Mail-Vorlage für eine Jobabsage #1: Nach der ersten Prüfung
Automatisierte Ablehnungs-E-Mails sind das Mittel der Wahl, wenn das Bewerberaufkommen hoch und die Zeit knapp ist.
Sie dienen als höflicher, aber fester Händedruck am Ende eines Vorstellungsgesprächs für diejenigen, die die Grundvoraussetzungen nicht ganz erfüllen.
Auch wenn sie nicht sehr persönlich sind, sind sie doch wichtig, um ein professionelles Image zu wahren und die Zeit des Bewerbers zu respektieren.
Sind Sie bereit, diese Vorlagen zu verwenden? Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche ‚Kopieren‘ und schon gehört es Ihnen!
Muster-E-Mail-Vorlage:
Betreff: Update zu Ihrer Bewerbung für [Job_title] bei [Company_name]
Hallo [Candidate_name],
Wir möchten uns persönlich bei Ihnen bedanken, dass Sie [Company_name] für Ihre Karriere in Betracht ziehen.
Nachdem wir Ihre Bewerbung für die Stelle [Job_title] geprüft haben, haben wir festgestellt, dass sie nicht mit den spezifischen Qualifikationen übereinstimmt, die wir im Moment suchen.
Wir wissen Ihre Bemühungen wirklich zu schätzen und ermutigen Sie, sich für zukünftige Stellen zu bewerben, die Ihren Fähigkeiten und Erfahrungen entsprechen.
Ich wünsche Ihnen alles Gute auf Ihrem Karriereweg,
[Your_name]
E-Mail-Vorlage für eine Jobabsage #2: Nach dem Vorstellungsgespräch
Ablehnungs-E-Mails nach einem ersten Vorstellungsgespräch sind wichtig, um das Gespräch abzuschließen und gleichzeitig die Tür für weitere Interaktionen offen zu halten.
Diese E-Mail-Vorlage geht über ein einfaches „Nein“ hinaus, indem sie die Bemühungen des Bewerbers anerkennt und ihm einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen vermittelt.
Denken Sie daran, dass Personalisierung der Schlüssel ist, da die Erwähnung bestimmter Aspekte des Interviews dem Kandidaten das Gefühl gibt, geschätzt und respektiert zu werden.
Muster-E-Mail-Vorlage:
Betreff: Vielen Dank für Ihr Vorstellungsgespräch bei [Company_name]!
Hallo [Candidate_name],
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit und Mühe genommen haben, mit unserem Team ein Interview über die [Job_title] Stelle bei [Company_name] zu führen.
Es war mir ein Vergnügen, Sie zu treffen und mit Ihnen über die Rolle zu sprechen. Wir sind dankbar für die Erkenntnisse, die Sie mit uns geteilt haben, und den Enthusiasmus, den Sie an den Tag gelegt haben.
Nach reiflicher Überlegung haben wir uns entschieden, einen anderen Kandidaten für diese Position zu wählen. Wir waren jedoch von Ihrer [specific quality/skill] beeindruckt und würden gerne mit Ihnen in Kontakt bleiben, um zukünftige Möglichkeiten zu finden, die besser zu Ihren unglaublichen Talenten passen.
Alles Gute für Ihre zukünftigen Unternehmungen und lassen Sie uns in Kontakt bleiben.
[Your_name]
E-Mail-Vorlage für eine Jobabsage #3: Wenn Personalisierung der Schlüssel ist
Für die besonderen Situationen, in denen eine Standardvorlage nicht passt, haben wir eine alternative Vorlage für die Ablehnung von E-Mails.
Diese Vorlage ist auf besondere Fälle zugeschnitten und stellt sicher, dass der Bewerber das Gefühl hat, dass seine Bewerbung gründlich geprüft wurde.
Es geht darum, eine personalisierte Antwort zu geben, die einzigartige Aspekte des Kandidatenprofils oder des Interviews anspricht.
Muster-E-Mail-Vorlage:
Betreff: Vielen Dank für Ihre Bewerbung bei [Company_name]
Liebe [Candidate_name],
Wir danken Ihnen für die Zeit und Energie, die Sie in Ihre Bewerbung für die Stelle [Job_title] bei [Company_name] investiert haben.
Wir hatten die Gelegenheit, viele hervorragende Kandidaten zu prüfen, und die Entscheidung fiel uns nicht leicht.
Ihre Bewerbung war zwar beeindruckend, aber wir suchen derzeit nach anderen Fähigkeiten, die Folgendes umfassen:
- [Mention particular requirement that was missing from the candidate]
Wir sehen viel Potenzial in Ihrem Profil und möchten Sie ermutigen, eine Bewerbung auf andere Positionen oder zukünftige Stellen in Betracht zu ziehen, die vielleicht besser zu Ihnen passen.
Leuchten Sie weiter!
[Your_name]
Sehen Sie sich das an:
10+ E-Mail-Betreffzeilen, mit denen Recruiter Kandidaten für sich gewinnen können
E-Mail-Vorlage für eine Jobabsage #4: Feedback-orientiert
Feedback-orientierte Ablehnungs-E-Mails sind mehr als nur eine Enttäuschung; sie sind ein Werkzeug für Wachstum und Entwicklung.
In der Tat,
94% der Kandidaten
nach Vorstellungsgesprächen ein Feedback erhalten möchten. Wenn sie ein konstruktives Feedback erhalten, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich in Zukunft bewerben, viermal höher.
Das ist definitiv eine Chance, die Sie nutzen sollten, um Ihren Pool zu erweitern! Hier ist also eine E-Mail-Vorlage, mit der Sie sich diesen potenziellen Kandidaten für zukünftige Angebote warmhalten können.
Muster-E-Mail-Vorlage:
Betreffzeile: Einblicke in Ihr Interview bei [Company_name]
Hallo [Candidate_name],
Vielen Dank, dass Sie sich für die Stelle [Job_title] in unserem Unternehmen beworben haben. Wir sind so froh, dass wir Sie kennenlernen und Ihre Fähigkeiten kennenlernen konnten.
Auch wenn wir mit einem anderen Kandidaten weitermachen, waren wir von Ihrem [specific positive aspect] beeindruckt. Wir sehen Wachstumsmöglichkeiten, die Sie zu einem noch stärkeren Kandidaten machen könnten:
- [Nennen Sie konkrete Bereiche, die Sie verbessern können]: Die Verbesserung dieser Fähigkeit könnte Ihr Profil erheblich verbessern.
- Ressourcen zum Erkunden:
- [Resource 1]
- [Resource 2]
- [Workshop or course]
Dies könnten gute Ausgangspunkte sein.
Ihr Potenzial ist offensichtlich, und wir ermutigen Sie, sich für zukünftige Positionen bei [Company_name] zu bewerben, die Ihren sich entwickelnden Fähigkeiten entsprechen.
Beste Wünsche,
[Your_name]
E-Mail-Vorlage für eine Jobabsage #5: Bitte um Feedback und eine Weiterempfehlung
Lassen Sie uns über eine kleine Wendung in unseren Job-Ablehnungs-E-Mails sprechen.
Dies ist eine doppelte Vorlage – es geht nicht nur darum, ‚danke, aber nein danke‘ zu sagen. Wir drehen das Drehbuch auch um, indem wir um Feedback und eine Empfehlung bitten.
Es ist eine freundliche, einnehmende Art, das Gespräch in Gang zu halten und das Netzwerk des Bewerbers anzuzapfen, während wir gleichzeitig Erkenntnisse sammeln, die uns helfen können, unseren Einstellungsprozess zu verbessern.
Muster-E-Mail-Vorlage:
Betreffzeile: Ein Dankeschön von [Company_name] und eine Einladung, uns beim Wachstum zu helfen
Hallo [Candidate_name],
Wir möchten Ihnen dafür danken, dass Sie die Stelle [Job_title] bei uns in Betracht ziehen: [Company_name].
Ihre Bewerbung hat uns wirklich überzeugt, und es war eine schwere Entscheidung, aber wir mussten uns diesmal für einen anderen Kandidaten entscheiden.
Trotzdem konnten wir nicht umhin, an Ihr beeindruckendes Netzwerk zu denken. Wenn Sie jemanden kennen, der so fantastisch ist wie Sie und nach neuen Möglichkeiten sucht, könnten Sie ihm unsere Stellenangebote zukommen lassen?
Wir würden uns sehr über Ihre Empfehlung freuen. Wenn Sie ein paar Minuten Zeit haben, würden wir uns freuen, wenn Sie uns mit Hilfe dieses Fragebogens Ihre Erfahrungen bei der Einstellung von Mitarbeitern mitteilen könnten: [link]
Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe. Wir drücken Ihnen die Daumen, dass sich unsere Wege wieder kreuzen werden.
Ich wünsche Ihnen alles Gute,
[Your_name]
Und da haben Sie es – Ablehnung richtig gemacht!
Nutzen Sie diese Tipps und Vorlagen, um diese schwierigen Gespräche zu erleichtern, und vergessen Sie nicht, sie mit Ihren Kollegen zu teilen.
Frohes Recruiting 🙂
Häufig gestellte Fragen
1. Ist es notwendig, nach einer E-Mail mit einer Jobabsage auf die Nachfragen der Kandidaten zu antworten?
Unbedingt. Es ist zwar keine Pflicht, aber die Beantwortung von Folgefragen zeugt von Respekt und Rücksichtnahme.
Es geht darum, ein positives Image Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten. Eine schnelle, höfliche Antwort kann viel dazu beitragen, gute Beziehungen zu potenziellen zukünftigen Kandidaten zu pflegen.
2. Welchen Ton sollte ich in einer Ablehnungs-E-Mail verwenden?
Bleiben Sie professionell und dennoch einfühlsam. Sie sollten die Ablehnung deutlich, aber auch freundlich formulieren. Überlegen Sie, wie Sie behandelt werden möchten, wenn die Rollen vertauscht wären.
Ein respektvoller und höflicher Ton hilft immer, die Enttäuschung zu mildern und einen guten Eindruck zu hinterlassen.
3. Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine E-Mail mit einer Jobabsage zu versenden?
Eher früher als später.
Sobald die Entscheidung gefallen ist, sollten Sie die Ablehnungs-E-Mail umgehend verschicken. Das nimmt Rücksicht auf die Zeit des Bewerbers und ermöglicht es ihm, weiterzuziehen und andere Möglichkeiten zu prüfen, ohne unnötig zu warten.
4. Kann die Angabe von Ressourcen oder Empfehlungen in einer E-Mail mit einer Jobabsage hilfreich sein?
Auf jeden Fall! Ein paar Ressourcen oder Vorschläge für die berufliche Weiterentwicklung sind eine nette Idee.
Es zeigt, dass Sie sich um ihre Karriereentwicklung kümmern, auch wenn sie nicht die richtige Besetzung für diese bestimmte Stelle waren. Dies kann eine kleine Geste sein, die einen großen Unterschied darin macht, wie Bewerber Ihr Unternehmen sehen.
