El anuncio de empleo medio recibe 250 currículos como respuesta, según Glassdoor. Y se tarda unos 41 días en completar una contratación, según LinkedIn.
Para un reclutador, esto significa que un envío ineficiente de correos electrónicos puede alargar el periodo medio de contratación mucho más de lo que su empresa cliente desearía. Y una contratación más lenta significa, en última instancia, ingresos más lentos.
Aquí hemos compartido 7 consejos y herramientas que han ayudado a los reclutadores de todo el mundo a perfeccionar la productividad del correo electrónico.
1. Diríjase a los candidatos adecuados
La primera regla de un correo electrónico de reclutamiento adecuado es dirigirse a las personas adecuadas.
Al fin y al cabo, si está contratando personal para los servicios financieros, a la gente del sector sanitario no podría importarle menos. Esto significa que sus correos electrónicos (y el tiempo que le llevó escribirlos) se echarán a perder.
Una forma muy eficaz de construir una lista de correo electrónico cualificada y limpia es utilizar contenido cerrado. Los contenidos cerrados requieren que los clientes potenciales faciliten sus datos de contacto para acceder a ellos.
Por ejemplo, si busca contratar personal en el ámbito del marketing digital, podría crear un breve ebook sobre la generación de clientes potenciales u organizar un seminario web en el que se hable de los errores que hay que evitar cuando se busca ser contratado.
Puede colocarlo en su página web de contratación, y quien quiera descargarlo deberá darle primero su dirección de correo electrónico. Dado que sólo las personas interesadas en el marketing digital descargarán este ebook, podrá crear una lista de correo electrónico cualificada.
Esto aumentará la eficacia de sus campañas de correo electrónico y mejorará su productividad.
Pero esto no acaba aquí.
Es una buena idea ir un paso más allá y segmentar su lista de correo electrónico. Esto es especialmente útil si está contratando para un puesto interno. Puede utilizar la ubicación física de los candidatos para dividir su lista de correo electrónico y enviar contenido superpertinente a cada segmento.
Desperdiciará menos correos electrónicos y hará más contrataciones.
2. Aprenda las reglas de 1 toque y 5 minutos
Como reclutador, usted recibe toneladas de correos electrónicos de candidatos interesados en una serie de puestos. Si no se abordan adecuadamente, estos correos electrónicos pueden acumularse rápidamente y podría perder la oportunidad de detectar una contratación excelente.
Aquí es donde las reglas de 1 toque y 5 minutos resultan útiles.
Según la regla del primer toque, debe hacer algo con un correo electrónico una vez que lo abre. Puede responder a ella, borrarla, archivarla para utilizarla más tarde o reenviarla. Pero no puede ignorarlo.
Los 5 minutos dicen que cada vez que reciba una tarea, se pregunte cuánto tiempo le llevará completarla. Si son menos de 5 minutos, hágalo inmediatamente. Si no, puede guardarla para más tarde y pasar a la siguiente tarea.
Como reclutador, esto es extremadamente útil para vadear a través de una bandeja de entrada desbordante.
También puede combinar las dos reglas para mejorar la productividad y la excelencia operativa: cada vez que abra un correo electrónico, pregúntese cuánto tiempo tardará en atenderlo. Si es inferior a 5 minutos, se ocupa inmediatamente. Si no, pasa al siguiente correo electrónico.
Pero tenga en cuenta que esta combinación podría no funcionar para los correos electrónicos importantes, por lo que es una buena idea dejar espacio para las excepciones. Además, también puede utilizar una aplicación de reloj de entrada y salida para controlar con precisión su tiempo.
3. Escribir correos electrónicos completos
Los correos electrónicos incompletos son una de las principales causas de una bandeja de entrada desordenada.
Esto se debe a que desencadenan una conversación de ida y vuelta entre usted y un candidato, que podría haberse evitado fácilmente proporcionando información completa en primer lugar.
Cuando escriba un correo electrónico a un candidato, piense en las preguntas que podría tener sobre un puesto. E intente responderlas de la forma más completa posible en el primer correo electrónico para evitar una larga sesión de correos electrónicos de ida y vuelta.
Algunos gurús del correo electrónico recomiendan escribir respuestas de 3 frases para no pasarse horas escribiendo correos electrónicos. Aunque esto puede aplicarse a las respuestas, no es una buena idea cuando se pone en contacto con un candidato por primera vez (o durante los primeros correos electrónicos iniciales que le envíe).
Una forma eficaz de hacer que sus correos electrónicos sean lo más completos posible sin alargarlos es dirigir a los candidatos a enlaces útiles sobre un puesto. Colocar enlaces desnudos en un correo electrónico le da un aspecto desaliñado y poco profesional, así que asegúrese de utilizar hipervínculos.
En Gmail, basta con seleccionar el texto de anclaje y pulsar Ctrl+K en el teclado para añadirle un enlace.
4. Utilice respuestas enlatadas
A menudo se encontrará enviando los mismos correos electrónicos a varios candidatos. Por ejemplo, puede enviar el proceso y los detalles de la entrevista a un grupo de candidatos que haya preseleccionado o incluso un correo electrónico profesional de agradecimiento tras la entrevista.
En este caso, la esencia de su correo electrónico seguirá siendo la misma. Las únicas diferencias residirán en los detalles de personalización, como los nombres de los candidatos y los horarios de las entrevistas.
Para evitar escribir los mismos correos electrónicos una y otra vez, puede utilizar respuestas enlatadas (o plantillas). Están disponibles en casi todos los principales proveedores de correo electrónico y aplicaciones de gestión de la contratación.
Lea aquí: 7 mejores plantillas de correo electrónico para reclutadores | Listo para enviar.
En el caso de Gmail, puede habilitarlas accediendo a Configuración > Ver todas las configuraciones > Avanzado > Plantillas. Haga clic en Activar en la sección Plantillas y listo.
Ahora puede crear una plantilla al redactar un correo electrónico haciendo clic en los tres puntos de la esquina inferior derecha de la pantalla.
Tampoco es raro que los reclutadores envíen exactamente el mismo correo electrónico a varios candidatos. En este caso, enviar correos masivos en Gmail es una idea excelente y puede ahorrarle una cantidad de tiempo considerable.
5. Búsqueda masiva de direcciones de correo electrónico
No es raro que los reclutadores se pongan en contacto con un grupo de personas para una oferta de empleo. Estas personas pueden estar ya empleadas en una empresa y no estar buscando una nueva oportunidad.
En este caso, puede que desee «enviar un correo electrónico en frío » para averiguar si estarían interesados en una mejor oportunidad de trabajo.
Encontrar las direcciones de correo electrónico adecuadas puede llevarle mucho tiempo y esfuerzo si no utiliza las herramientas adecuadas.
En estos momentos, el buscador de correos electrónicos más preciso del mercado es Voila Norbert, por lo que es una buena idea probarlo.
Además de ser preciso, Norbert le permite encontrar correos electrónicos de forma masiva, lo que lo hace muy útil para los reclutadores. Tendrá que crear una hoja de cálculo Excel con los nombres y las páginas web de las empresas de sus clientes potenciales. Se lo pasa a Norbert y obtiene a cambio otra hoja de cálculo con correos electrónicos.
A veces, Norbert puede no ser
capaz de buscarle una dirección. En este caso, puede ser útil utilizar la extensión Google Chrome de Recruit CRM. Sólo tiene que abrir el perfil de LinkedIn de su posible cliente y hacer clic en la extensión, que resaltará los datos de contacto por usted.
Sea cual sea la herramienta que utilice, asegúrese de que es precisa porque puede ahorrarle una cantidad significativa de tiempo de investigación.
6. Deshágase de las distracciones
Las distracciones son el enemigo número uno de la productividad. No es infrecuente encontrarse haciendo scroll sin sentido en el teléfono cuando debería estar interactuando con los candidatos.
Para librarme de las distracciones móviles, utilizo Daywise, una aplicación con base científica que le permite recibir notificaciones móviles en lotes programados. Personalmente, recibo el primer lote a las 8 de la mañana, el segundo a las 2 de la tarde, el tercero a las 6 de la tarde y el último a las 10 de la noche.
Las notificaciones que se produzcan entre estas horas se bloquearán automáticamente y se entregarán con un lote posterior. Esto significa básicamente que sólo recibo 4 notificaciones a lo largo del día, lo que me permite centrarme en las tareas relacionadas con la contratación y aumentar mi productividad.
Una característica útil de Daywise es que le permite establecer excepciones (tanto para las aplicaciones como para los contactos).
Por ejemplo, si utiliza una aplicación relacionada con el reclutamiento en su teléfono, probablemente querrá recibir notificaciones instantáneas de ella para no perderse nada importante.
Puede hacerlo añadiendo esta aplicación a la lista de excepciones. Lo mismo ocurre con los contactos importantes. Si desea recibir una notificación instantánea cada vez que alguien importante le envíe un WhatsApp, puede añadirlo a los contactos VIP.
La aplicación seguirá bloqueando el resto de notificaciones de WhatsApp (pero permitirá las notificaciones de los contactos VIP).
Si la fuente de sus distracciones son los excesivos correos electrónicos (sin importancia) en su ordenador, puede simplemente desactivar las notificaciones del escritorio. En Windows 10, puede hacerlo yendo al panel de notificaciones y haciendo clic en administrar notificaciones (en la esquina superior derecha).
7. Redactar correos electrónicos de contratación eficaces
Es difícil exagerar la utilidad de los correos electrónicos de contratación eficaces cuando se trata de impulsar la productividad. En primer lugar, los correos electrónicos eficaces acortan el tiempo de contratación y reducen la necesidad de enviar correos electrónicos a un gran número de candidatos.
En segundo lugar, aportan resultados más rápidos (que los correos electrónicos no personalizados), lo que le mantiene contento, satisfecho y motivado.
Si está enviando correos electrónicos en frío a candidatos potenciales, la personalización es probablemente lo mejor para escribir correos electrónicos eficaces. He visto a innumerables reclutadores detenerse en el nombre de pila cuando se trata de la personalización del correo electrónico.
Aunque utilizar el nombre de pila de su cliente potencial es un buen punto de partida para la personalización, no lo es para terminarla. Si quiere llevar la personalización al siguiente nivel, debe enviar por correo electrónico contenido relevante a los clientes potenciales en el momento adecuado. Como ya se ha comentado, la segmentación de listas es una buena forma de conseguirlo.
También es importante investigar bien sobre un posible cliente antes de enviarle un correo electrónico. Debe mencionar sus intereses, reconocer y apreciar su trabajo y explicarles cómo puede beneficiarles la nueva oportunidad y por qué es una buena opción para ellos.
Sólo podrá hacerlo si sabe qué les preocupa, quiénes son, si son introvertidos que buscan un trabajo tranquilo o extrovertidos que buscan un trabajo que implique trabajar con mucha gente. Éstas son sólo algunas preguntas que usted, como reclutador, debe plantearse.
Las herramientas de enriquecimiento del correo electrónico son una forma excelente de conocer mejor a sus clientes potenciales. Esto se debe a que puede proporcionarle sus perfiles sociales basándose en su dirección de correo electrónico, que puede utilizar para realizar una investigación de antecedentes.
Otras cosas que puede hacer para que sus correos electrónicos sean eficaces (y a su vez aumenten su productividad por correo electrónico) son-
- Deje una llamada a la acción (CTA) fuerte y clara. No querrá dejar a los candidatos confundidos sobre el siguiente paso, lo que sólo conducirá a más correos electrónicos y a una reducción de la productividad.
- Envíe correos electrónicos un domingo por la noche. No muchas empresas utilizan este bloque de tiempo, que le permite atravesar el ruido. Además, en estas fechas la gente suele estar preparándose para la semana que comienza, lo que les hace más receptivos a un correo electrónico de reclutamiento.
- Optimice los correos electrónicos para móviles. Más de la mitad de los correos electrónicos se abren en un teléfono. Si su correo electrónico no se ve bien en un teléfono, será ineficaz más del 50% de las veces. Habilite los protocolos de seguridad del dominio de correo electrónico. Para que la difusión del correo electrónico sea eficaz, es importante asegurar el dominio del correo electrónico, ya que aumenta la credibilidad del mensaje e incrementa la tasa de entregabilidad. Compruebe si tiene activado un registro DMARC para su correo electrónico.
En palabras finales
La productividad del correo electrónico para los reclutadores empieza por dirigirse a los candidatos adecuados y redactar correos electrónicos eficaces y completos.
El mayor enemigo de la productividad -las distracciones- puede atajarse utilizando una aplicación de programación de notificaciones como Daywise.
Por último, es una buena idea utilizar un buscador de correos electrónicos preciso (como Norbert) para reducir el tiempo que se tarda en encontrar la información de contacto de los posibles candidatos.
¡Feliz reclutamiento!
Escrito por-
David Campbell es especialista en marketing digital en Ramp Ventures. Ayuda a dirigir el equipo de marketing de contenidos de Right Inbox. Cuando no está trabajando, le gusta viajar e intentar aprender español.
