En cada ciclo de contratación, usted atrae, evalúa y entrevista a muchos candidatos potenciales, pero no todos consiguen ser contratados. La reserva de estos talentos puede brindarle la oportunidad de ahorrar tiempo y dinero en nuevos procesos de contratación, dado que se compromete con ellos con frecuencia. Aquí es donde resulta útil una base de datos de candidatos bien gestionada.
Su base de datos de candidatos puede ofrecerle toda la información que necesita para identificar a los candidatos que encajan en el puesto de trabajo a través del CV, los resultados de las evaluaciones y la valoración del reclutador.
Agencies that leverage their candidate database to its fullest enjoy much smoother and faster recruiting processes. They don’t have to wait for job seekers to apply for their open positions; they have everything ready on a silver platter.
Pero, ¿es tan fácil?
Aunque la idea de una base de datos de candidatos puede seducirle, lo cierto es que manejar algunas bases de datos puede resultar cada vez más abrumador.
Una base de datos que no sea fácil de utilizar puede disuadirle de crear reservas de talentos y mantener un flujo constante de candidatos.
Para aprovechar al máximo su base de datos de candidatos, debe saber gestionarla bien. Y eso es exactamente lo que le enseñará esta guía. Empecemos por la fase de preparación.
Planificación previa: Identificar el objetivo
La marea y el tiempo no esperan a nadie, al igual que los proyectos y los clientes. No puede dejar su proceso de contratación en suspenso hasta que tenga su equipo y sus recursos en marcha, ni a los clientes antes de encontrar un candidato adecuado para ellos. Tiene que estar preparado de antemano.
Por eso debe sentarse con los miembros de su equipo y discutir todos los aspectos de la creación de una base de datos altamente orientada antes de emprender cualquier nuevo proyecto. Será mucho más fácil que amontonar los datos y luego esforzarse por hacer entradas.
Recuerde que una base de datos de candidatos no es un mero montón de currículos obtenidos al azar. Es una gran reserva de candidatos cualificados meticulosamente categorizados en función de la industria, el dominio, el conjunto de habilidades, la demografía, etc., a los que puede dirigirse cada vez que se abra un nuevo puesto. Estas categorías pueden modificarse fácilmente más adelante en función de sus necesidades.
Aunque la creación de una base de datos de candidatos es un proceso largo y pesado, puede resultar muy rentable en el futuro. Para justificar su fase de planificación previa, debe plantearse algunas preguntas valiosas, como-
- ¿Qué quiere conseguir con su base de datos?
- ¿Cuál es el propósito de hacerlo?
- ¿Cuál debe ser el resultado y los pasos necesarios para alcanzarlo?
- ¿Cuántos miembros de su equipo se encargarán del siguiente ciclo de contratación?
- ¿Hasta qué punto puede personalizarse su base de datos en función de las funciones existentes de su ATS?
Preparando su base de datos: Revisando el marco
¿De cuántos candidatos se componen sus datos actuales? ¿Uno o un millón?
Siempre es una buena idea revisar su marco de trabajo, independientemente del tamaño de su base de datos. Pero antes de hacer nada, asegúrese de que su base de datos está construida sobre unos cimientos sólidos.
1. Comience con un ATS (sistema de seguimiento de solicitantes)
Técnicamente, un trozo de papel, una lista de contactos de Gmail o una hoja de cálculo: cualquier cosa puede ser su centro de datos, pero ¿hasta qué punto son eficientes? Aparte de ser incompatibles con sus otras herramientas de contratación, estas opciones son vulnerables a los errores y requieren una cantidad considerable de introducción manual de datos.
Si desea una base de datos en constante crecimiento, invertir en un buen software de seguimiento de solicitantes no es negociable.
💡 Imprescindible: Si ya dispone de un software de base de datos independiente o de un ATS, asegúrese de que se integra con sus otras herramientas (por ejemplo, bolsas de empleo, herramientas de selección, etc.)
2. Importar es crucial
Después de tener a mano el software de reclutamiento, puede que se pregunte cómo importar su hoja de cálculo existente a su ATS sin perder ningún dato.
La mayoría de los ATS ofrecen funciones de importación o carga masiva para ayudarle a migrar los datos de sus candidatos a una nueva base de datos de forma rápida y sencilla.
💡 Recuerde: Tenga cuidado al utilizar esta función. Si comete algún error al configurar sus hojas de cálculo, podría resultar caótico más adelante.
Obtenga asesoramiento en directo y migre sus datos a un ATS bajo la supervisión de un experto para evitar futuros contratiempos.
3. La calidad es primordial
Siempre ha existido una disputa sobre lo extensa que debe ser una base de datos de candidatos. Algunas fuentes afirman que las bases de datos más pequeñas son más accesibles, mientras que otras siguen el «principio ABC» (Always Be Looking out for Candidates) y tienen bases de datos más grandes.
En cualquier caso, una cosa está clara: la calidad supera a la cantidad.
Debe optimizar su proceso de selección y segmentar su base de datos utilizando un sistema automatizado de etiquetado. Pero asegúrese de revisar todas las etiquetas para garantizar que se aplican tanto a los candidatos que se presentan a través de una solicitud de empleo como a los que llegan a su ATS a través de herramientas de terceros como agregadores y bolsas de empleo.
💡 Consejo profesional: Puede personalizar sus filtros para los candidatos preseleccionados y utilizarlos rápidamente cada vez que necesite cubrir un puesto.
4. Ir al móvil
A nadie le gusta estar pegado al escritorio, y lo mismo puede decirse de los miembros de su equipo. Si hace que su base de datos de candidatos sea móvil, se asegurará de que su equipo pueda evaluarla sobre la marcha y actualizar la información rápidamente desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Pasarse al móvil es la mejor manera de hacer un seguimiento constante de los candidatos y asegurarse de que nada se escape.
💡 Asegúrese: Para evitar cualquier violación de datos que pudiera producirse a través de dispositivos personales, compruebe dos veces las precauciones de seguridad.
Recuerde que el uso de varios dispositivos puede poner en peligro su información almacenada, por lo que aplicar la seguridad de los datos debe ser su prioridad.
5. La automatización es imprescindible
¿Sigue introduciendo y actualizando manualmente la información de sus candidatos en su base de datos? ¿No se está quedando atrás?
La introducción manual de datos puede llevar mucho tiempo y a menudo ofrece una imagen incompleta. La automatización de la información sobre los candidatos puede proporcionarle una base de datos más rápida y precisa.
💡 Cómo hacerlo Utilice un ATS con un potente motor de análisis sintáctico para extraer automáticamente la información de su candidato y rellenar previamente los campos de su base de datos.
6. Ponga a punto su entrenamiento
No sólo usted utilizará la base de datos de candidatos; los miembros de su equipo también tendrán acceso a ella. Por ello, siempre es mejor formarles para que utilicen y gestionen correctamente la base de datos.
Además, asegúrese de supervisar cuidadosamente sus progresos al principio para poder detectar cualquier error desde el principio. Al invertir en estas sesiones de formación, se ahorrará incontables horas de tener que hacer un control de daños más tarde.
💡 Por hacer Pregunte a su proveedor de ATS si ofrece sesiones de formación para los miembros del equipo. También puede complementar su formación interna para que su equipo conozca mejor el uso y la gestión de la base de datos de candidatos.
Hacer crecer su base de datos: Mantener la oferta y la calidad
Hacer crecer su base de datos es crucial, pero sólo es lucrativo si los candidatos de su depósito están cualificados.
Una base de datos de candidatos no cualificados ralentiza su proceso de contratación y dificulta la cobertura de vacantes.
Estos consejos le ayudarán a mejorar rápidamente la oferta y la calidad de su base de datos de candidatos:
1. Calidad sobre cantidad
La mejor manera de calentar su cartera con candidatos de calidad y diversificados es integrar su base de datos con herramientas de terceros, como bolsas de empleo y redes sociales.
Puede parecer una práctica, pero evite añadir demasiados candidatos a su base de datos a la vez o de una sola fuente.
💡 Consejo profesional: Examine a todos los candidatos antes de añadirlos a su embudo. Una gran reserva de candidatos no le servirá de nada si no es lo suficientemente activa.
2. Investigación obligatoria
Infórmese bien antes de incorporar cualquier servicio de terceros para hacer crecer su base de datos. La mejor forma de conocer a fondo estos servicios es a través de las plataformas de reseñas de clientes.
El tiempo invertido ahora en la investigación le ayudará a evitar costosos errores que podría tardar años en subsanar.
💡 No lo olvide: Para asegurarse de que está recibiendo el mejor servicio posible, consulte la lista oficial de socios de su ATS para ver quién puede ayudarle con sus necesidades de contratación. Estos socios son aparentemente de confianza y pueden ofrecerle la mejor optimización para su base de datos.
3. Compatibilidad de la integración
Para agilizar su proceso de contratación, debería integrar su ATS con el portal de empleo con el que ya colabora.
De este modo, puede mejorar la experiencia de sus candidatos durante todo el proceso de solicitud automatizando la mayoría de las tareas administrativas sin preocuparse de migraciones innecesarias.
💡 ¿Lo sabía?
Los clientes que han integrado sus bolsas de empleo con sus ATS vieron una reducción drástica de hasta el 85% en el número de candidatos que abandonan sus solicitudes en el medio.
4. Vinculación con la integración de LinkedIn
La integración de LinkedIn con su software de contratación puede ayudarle a agilizar su flujo de trabajo, reducir los clics y proporcionarle una visión continuamente actualizada de la información de sus candidatos.
Un ATS con una función de este tipo le permite ver el perfil de LinkedIn actualizado de un candidato directamente desde su sistema.
Asegúrese de utilizar únicamente sistemas que figuren oficialmente como socios de ATS en el sitio web de LinkedIn. De este modo, podrá evitar los desguaces que no rastrean los cambios en los perfiles, lo que conduce al amontonamiento de datos obsoletos y inexactos.
💡 Haga tiempo para ahorrar tiempo: Gracias a las integraciones de LinkedIn, puede evitar añadir perfiles duplicados a su base de datos de candidatos. Si encuentra un candidato potencial en LinkedIn, puede comprobar al instante si ya está en su ATS.
Gestión de su base de datos: Mantener intacto el embudo
Mantener actualizada su base de datos no es un proceso que se realice una sola vez. Tiene que mantenerla actualizada una y otra vez.
¿Pero cómo? Su previsión de las tendencias actuales del sector y el uso de la tecnología adecuada pueden ayudarle.
Recuerde, cuanto más preparado esté de antemano, menos mantenimiento necesitará en el futuro.
Los siguientes consejos pueden ayudarle a mantener su base de datos de candidatos funcionando sin problemas:
1. Aprovechar la tecnología
A medida que el proceso de contratación se basa cada vez más en los datos, investigar herramientas de terceros que puedan ayudar a estructurar los datos entrantes puede beneficiar a los reclutadores.
Utilizando herramientas como los analizadores de currículos, puede extraer información importante, como habilidades, cualificaciones, sectores, etc., de los currículos de los candidatos y ordenarlos en taxonomías personalizadas.
Estos datos estructurados hacen que la búsqueda sea más accesible y eficaz, ahorrando mucho tiempo a los reclutadores para que trabajen en otras tareas importantes.
💡 ¿Sabe usted?
El 38% de los reclutadores utilizan los datos para hacer un seguimiento de la oferta y la demanda de talento de su empresa, lo que les permite analizar y gestionar mejor su base de datos de candidatos.
2. Mantenimiento del mandato
Aunque la gestión de la base de datos de candidatos esté en lo más alto de su lista de comprobación, no habrá mucha diferencia si su equipo no lo ve así. Tendrá que recordarles constantemente la importancia de la higiene de los datos y motivarles para que actúen en consecuencia.
Obligar al mantenimiento y reconocer a quienes mantienen limpia su base de datos puede empujar a todo su equipo a mantener sus datos precisos. Además, puede incluirlo como parte de la revisión del rendimiento y ofrecer incentivos a los mejores.
💡 Por hacer Dé acceso a las métricas de rendimiento de sus reclutadores a todos los miembros del equipo. Esto creará un ambiente de sana competencia (si se vigila de cerca) y motivará a todos a mantener sus datos exactos.
3. No se duerma en sus habilidades
Puede que las palabras clave agilicen su búsqueda, pero no se olvide de aquellos candidatos que son expertos en jugar con el sistema y pueden colarse en su base de datos. La mejor solución para ello es clasificar a los candidatos en función de sus habilidades en lugar de por palabras clave aleatorias.
Además, recuerde que para algunos empleos pueden servir habilidades específicas como Python, Java, Photoshop, etc., mientras que otros abarcan una amplia gama de habilidades. En cualquier caso, asegúrese de que sus criterios de etiquetado son lo más básicos posible para evitar cualquier caos en el camino.
💡 Hacer tiempo para ahorrar tiempo: Disponer de competencias en la base de datos puede reducir su dependencia de complejas búsquedas booleanas. También podrá identificar fácilmente a los candidatos que saben cómo engañar al ATS mediante el relleno de palabras clave en sus CV.
4. Mantenga sus datos pulidos
No hay nada más frustrante que descubrir que le falta información crucial sobre su candidato ideal cuando está a punto de ponerse en contacto con él. Pero, ¿qué puede hacer al respecto? Sencillo, no permita que se añadan esos perfiles a su base de datos.
Y incluso si los permite, asegúrese de llevar un registro de todos esos registros y asigne a uno de los miembros de su equipo o a los becarios la tarea de ponerse en contacto con esos candidatos para rellenar los huecos. La cuestión es: Pula sus datos antes de necesitarlos.
💡 ¿Lo sabía?
El 45% de los reclutadores acceden a su base de datos sólo cuando hay una necesidad urgente de talento y acaban perdiendo más tiempo del previsto.
Gestione su base de datos con Recruit CRMCaptura de datos de la bolsa de trabajoCopiar y pegar no será un quebradero de cabeza si dispone de la extensión Sourcing de Recruit CRM práctico. Con esta solución de un solo clic para todos sus retos de contratación, puede capturar los datos de los candidatos desde cualquier página de Internet y añadirlos o actualizarlos en Recruit CRM sin salir en absoluto del portal de empleo. Ahorra tiempo y limite los erroresEl sólido motor de análisis sintáctico de Recruit CRM le permite aumentar su eficacia y reducir los clics extrayendo la información de los candidatos de cualquier lugar de Internet para rellenar previamente los campos con los registros pertinentes de candidatos, contactos y empleos. Encontrar a los candidatos adecuadosConstruye ahora una lista de candidatos preseleccionados en un abrir y cerrar de ojos con la búsqueda avanzada por palabras clave de Recruit CRM, acompañada de una barra de búsqueda de «búsqueda rápida» que le permite personalizar y configurar las vistas de la lista y anclar sus búsquedas favoritas. |
5. Tratar los duplicados
Cuando busque candidatos, existe la posibilidad de que se encuentre con un perfil más de una vez. Aunque no lo recuerde, debe contar con una estrategia adecuada para gestionar los duplicados.
Si usted o los miembros de su equipo introducen libremente en su base de datos todos los perfiles duplicados, no sólo ocuparán un gran espacio de almacenamiento, sino que además se desordenarán durante la búsqueda. Siempre que encuentre un duplicado, su primer instinto debe ser purgar o fusionar los datos obsoletos.
💡 Consejo profesional: La mayoría de los ATS disponen de funciones integradas para alertar sobre posibles duplicados al coincidir ciertos criterios como correos electrónicos y nombres. Puede preguntar a su proveedor de ATS cómo utilizar dichas funciones.
6. Todas las manos a la obra
No puede hacerlo todo usted solo. Es mejor dejar que todos participen en su plan de mantenimiento de datos.
Si tiene algún becario o cualquier otro empleado disponible, pídale que realice tareas críticas. De este modo, podrá aprovechar al máximo los candidatos de que dispone.
💡 No olvide: Utilice un ATS con una sólida copia de seguridad de los datos para evitar la pérdida de cualquier dato debido a errores humanos o contratiempos fortuitos.
7. Archivo de candidatos realmente inactivos
Aunque la mayoría de los candidatos de su base de datos estén disponibles para ocupar nuevos puestos, es posible que tenga algunos que estén permanentemente inactivos. No los elimine.
Como ya hemos comentado que todos los candidatos son valiosos para usted, eliminarlos significaría romper todas las conexiones a la vez. ¡Apostamos a que eso no le gustará!
En su lugar, puede aprovechar la función de archivo de ATS para lidiar con tales talentos. Esto le ayudará a desatascar sus resultados de búsqueda sin tener que borrar permanentemente posibles registros.
💡 Debe hacerlo: Oculte los candidatos archivados de los resultados de su búsqueda para asegurarse de que sólo encuentra candidatos activos.
Aprovechar su base de datos: Extraer oro de la forma correcta
Puede que haya construido con éxito una magnífica base de datos repleta de candidatos cualificados, pero ¿la está aprovechando al máximo?
A menudo es difícil encontrar candidatos potenciales. E incluso un pequeño error como una categorización errónea puede hacer que se escapen.
Siga estos consejos para extraer su tesoro de la forma correcta:
1. Controle la actividad de su equipo
Para que la gestión de la base de datos de candidatos tenga éxito, es importante que usted y los miembros de su equipo estén de acuerdo. Deben saber exactamente qué y cómo tienen que realizar la higiene de datos o la búsqueda de candidatos a través de la base de datos.
Debe establecer criterios para que sus miembros introduzcan registros en los datos. Establecer objetivos de volumen o porcentaje para los mismos podría ser de ayuda.
💡 Hacer: Analice los informes de los miembros de su equipo que han examinado, categorizado o etiquetado a los candidatos a través de la base de datos y utilícelos para establecer comparaciones en todo su equipo. Perciba cualquier laguna y tome medidas inmediatamente.
2. Comprometerse con los candidatos pasivos
¿Hay candidatos activos «inactivos» en su base de datos? – Los que están marcados como activos pero no están sirviendo de mucho en su estado actual.
Tiene que volver a comprobar si estos candidatos no están realmente colocados o pueden no estar disponibles por razones XYZ (por ejemplo, jubilación). Póngase en contacto con estos candidatos para averiguar si están abiertos a recibir alguna oferta de trabajo en el futuro o no.
💡 Consejo profesional: Fije una fecha concreta para determinar la inactividad del candidato y organice su base de datos en consecuencia. Por ejemplo, puede utilizar la función de búsqueda del ATS para elaborar una lista de los candidatos que no han estado activos desde enero de 2019.
3. Investigar las oportunidades de redistribución
Es posible que haya perdido la pista de algunos candidatos que figuran como en colocación y están disponibles para trabajar. Si no está aprovechando al máximo a esos candidatos, ¿qué está haciendo?
Para encontrar candidatos maduros para la recolocación, empiece por hojear los perfiles de los candidatos con contratos caducados y póngase en contacto con ellos lo antes posible.
💡 No olvide: Comprométase siempre con sus candidatos, pase lo que pase. Establezca un recordatorio al menos una vez a la semana para hacer un seguimiento con ellos, de modo que se mantenga al día sobre el estado de su carrera.
4. Mantenga abierto su canal de comunicación
¿Ha contratado a un candidato para un puesto de trabajo? Ahora cuente cuántos han sido rechazados. Todos estos candidatos rechazados son activos.
Para evitar que esperen en vano, debe realizar una búsqueda en su ATS y ayudarles a encontrar un puesto más adecuado. Estos candidatos apreciarán su comunicación y sus esfuerzos y se quedarán con usted mucho tiempo.
💡 ¿Lo sabía?
La mala comunicación es una de las principales causas de rechazo de los candidatos. Si no se centra en construir una buena experiencia para el candidato desde el principio, podría estar invitando a su propio fracaso
Cómo salvar su base de datos: Restaurar y reparar los datos torpes
Cuando se maneja una gran cantidad de datos, siempre existe la posibilidad de que su base de datos se descontrole alguna vez. Esto puede deberse a un etiquetado incorrecto, a no actualizar la información a tiempo, a ignorar la seguridad de los datos, etc.
Si la higiene de los datos no es su objetivo principal, es posible que su base de datos esté infestada de datos rebeldes. Pero la pregunta es, ¿cómo puede salvarla?
Aquí algunos consejos:
1. Fuentes incompletas
En caso de que ya haya comprado una lista de candidatos sacada de fuentes poco fiables, ahora es el momento de verificar toda la información.
Suena agotador, ¿verdad? Pero si no depura estos datos ahora, ralentizará su flujo de trabajo de contratación en un futuro próximo. Además, no puede deshacerse de toda la información de inmediato. Será un desperdicio de sus inversiones.
💡 Hacer tiempo para ahorrar tiempo: Busque siempre referencias de clientes reales cuando extraiga datos de la web. No pasa nada si ya es un caos; aprenda de estos errores para evitar que vuelva a ocurrir lo mismo.
2. Desatasque su base de datos de candidatos
Si tiene problemas con datos inexactos o candidatos que no responden cada vez que realiza una búsqueda de resultados, no hay otra solución: tiene que modificar esos registros o archivarlos.
💡 Recuerde: Borrar registros debe ser su última opción posible. Archive siempre los registros. Después de todo, nunca se sabe cuándo necesitará esa información.
3. Pedir refuerzos
Siempre es recomendable pedir ayuda si su base de datos de candidatos se le ha ido realmente de las manos. Puede solicitar los servicios de un becario, de un autónomo subcontratado o de servicios especializados en la limpieza de bases de datos. No tiene por qué perder el tiempo reparando su base de datos por su cuenta.
Recuerda: Efectivamente, siempre puede solicitar copias de seguridad, pero recuerde que esos cambios serán temporales, mientras que la gestión de bases de datos es un esfuerzo continuo. Si mantiene sus hábitos de dejar que sus datos se deterioren, nada le ayudará durante mucho tiempo.
Reflexión final: ¡Es hora de decir adiós a las viejas hojas de cálculo!
Roma no se construyó en un día, y lo mismo ocurre con una base de datos de candidatos.
Una acumulación constante y una gestión constante le proporcionarán increíbles dividendos.
Un recordatorio rápido: Si sigue atascado en las viejas técnicas de gestión de bases de datos, además de ser engorroso, puede suponer una gran pérdida para su negocio.
Le recomendamos que adopte la última tecnología que promete un alto índice de precisión, menos tiempo y más eficacia. Ya es hora de que diga adiós a las hojas de cálculo.
Para terminar, aquí algunas preguntas a las que debe responder.
- ¿Dispone de un software de contratación que le ayude a hacer crecer su base de datos?
- ¿Dispone de todos los recursos y del equipo necesario?
- ¿Cuál era su propósito al leer este artículo? ¿Piensa crear una base de datos de candidatos desde cero o está intentando reparar la que ya tiene?
- ¿Ha servido este artículo a su propósito? ¿Sabe ahora cómo proceder con su plan de gestión de la base de datos de candidatos? Si la respuesta es afirmativa, ¿por qué no nos hace saber su opinión en la sección de comentarios más abajo? Y si no, ¡háganoslo saber igualmente!
