Vastgelopen in tijdrovende wervingstaken?
Dan is het hoog tijd om meer te leren over ATS-systemen, de ultieme oplossing voor al uw wervingsproblemen.
In deze uitgebreide gids hebben we de A-Z van het platform behandeld.
Wat is een ATS-systeem?
Applicant Tracking System is een type wervingssoftware dat recruiters helpt om kandidaten en klanten op een systematische manier bij te houden om het aanwervingsproces gemakkelijker en efficiënter te maken.
Lees ook: Wat is een sollicitantvolgsysteem?
5 redenen waarom recruiters niet zonder een ATS-systeem kunnen
Nu 75% van de recruiters beweren dat ze afhankelijk zijn van een ATS voor het stroomlijnen van hun aanwervingsproces, kan het moeilijk zijn om in het dagelijks leven zonder te werken.
Kunt u zich voorstellen dat u terug moet naar het gebruik van eindeloze spreadsheets, het handmatig verzenden van e-mails en het bijhouden van toepassingen?
Dat klinkt voor ons al als een nachtmerrie.
Maar als u nog steeds niet de juiste technische stapeldan zijn hier vijf redenen om software voor het volgen van sollicitanten nu meteen te proberen:
1. Verminder de aanwervingskosten
Naarmate uw wervingskantoor groeit, neemt ook de vraag naar personeel toe, waardoor het een uitdaging wordt om alles binnen uw budget aan te pakken.
Gelukkig is er een wervingssoftware in zo’n geval als belangrijke katalysator dienen.
Van het produceren van een tastbare stijging in het percentage sollicitaties tot het opvolgen van kandidaten, het systeem kan de meeste administratieve taken automatiseren, waardoor uw wervingskosten dalen.
Kortom, u kunt gemakkelijk onnodige kosten besparen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de aanwervingen.
2. De aanwervingssnelheid verhogen
Wervingstechnologie zorgt ervoor dat u snel en effectief de juiste sollicitanten werft.
ATS integreren met tools zoals cv-parsers, video-interviews en planningssoftware, kandidaat relatiebeheer systemen, enz. versnelt het wervingsproces en verhoogt de algehele productiviteit.
Het helpt talenten ook om snel door de aanwervingstrechter te gaan door reacties, goedkeuringen van vacatures, beoordelingen, enz. te automatiseren, wat hun ervaring verbetert.
3. Rapportage en analyses centraliseren
Stelt u zich eens voor dat u handmatig gegevens en informatie van uw teamleden ter plaatse moet opvragen om de voortgang van de aanwerving te analyseren of een maas in de wet aan te pakken.
Het is hoofdpijn, nietwaar?
Automatisering van werving en selectie kan u het zweten van zulke dingen besparen!
Het gebruik van HR-software zorgt ervoor dat de informatie van de kandidaat in één database wordt opgeslagen en biedt onmiddellijke toegang tot alle rekruteringsgegevens vanaf elke locatie voor iedereen die het nodig heeft.
Het geeft recruiters realtime inzicht om knelpunten in het proces op te sporen en corrigerende maatregelen te nemen.
4. Het aanwervings- en inwerkproces stroomlijnen
Er is ongetwijfeld een harde concurrentiestrijd gaande op de banenmarkt om toptalent aan te trekken.
Maar gelukkig heeft #RecTech het makkelijk gemaakt om kandidaten te vinden, aan te nemen en te binden.
(zowel op kantoor als op afstand)
Naast het organiseren van het wervingsproces en het verbeteren van de ervaring van kandidaten, helpt ATS bij het communiceren van de bedrijfscultuur, het beleid en de belangrijkste verantwoordelijkheden aan nieuwe werknemers en zorgt het voor alle documentatie die nodig is tijdens hun inwerkproces.
5. GDPR-naleving garanderen
Hoewel het belangrijk is om te focussen op het verbeteren van de aanwervingscijfers, mag u niet voorbijgaan aan de ernstige operationele en juridische risico’s die zich later kunnen voordoen.
Houd er rekening mee dat volgens GDPR-nalevingPersoneelsprofessionals moeten voorkomen dat de gegevens van kandidaten op laptops of thuis-pc’s worden opgeslagen, dat er een onbeveiligd netwerk wordt gebruikt om informatie te delen en dat de gegevens via e-mails worden verzonden.
Met een ATS + CRM-software hebben u en uw teamleden altijd en overal snel toegang tot de informatie, waardoor deze veel veiliger is.
Lees ook: Hoe werft u personeel aan te midden van ontslagen?
5 kenmerken van ATS-systemen die werving tot een peulenschil maken
1. Kandidaat sourcing
Vindt u het scannen en opslaan van profielen van kandidaten in uw database moeilijk?
Nu niet meer, want een chrome sourcing extensie kan u helpen om met slechts één klik de pool van onontgonnen talent aan te boren.
U kunt de extensie op meerdere platforms gebruiken, zoals LinkedIn, Xing, ZoomInfo, enz., om onmiddellijk goede kandidaten voor een baan buiten uw netwerk te identificeren en met hen in contact te komen.
2. Integraties
Met deze handige ATS-functie kunt u verschillende tools die u dagelijks gebruikt, zoals sociale mediaplatforms, tools om inhoud te schrijven, software voor video-interviews, enz. in één systeem integreren.
De meeste Applicant Tracking Software staat 5000+ Zapier en Integrately toe, zodat u tijdens het werven niet steeds van tabblad en app hoeft te wisselen.
Stel u uw favoriete digitale hulpmiddelen die feilloos samenwerken met de wervingssoftware die u gebruikt!
3. Aanpassingen
Het is essentieel om uw workflow aan te passen, waaronder carrièrepagina’s, dashboards, sollicitatieformulieren en meer.
En dat is precies waarom u een ATS nodig hebt dat 100% aanpasbaar is.
Van het maken van een aangepaste verkooppijplijn voor uw klanten tot unieke vacaturebanken om de beste kandidaten aan te trekken, aanpassen is binnen handbereik.
4. E-mailen naar
Het is absoluut vermoeiend om e-mails te versturen en bij te houden, en dat ook nog eens in bulk.
Moderne personeelssystemen kunnen u helpen om gepersonaliseerde outreachberichten in bulk naar uw klanten en kandidaten te sturen en notities bij te houden van de prestaties van uw e-mailcampagnes.
Van vacature-updates tot beleidswijzigingen, de bulk e-mailen functie uw handmatig werk minimaliseren en in één keer e-mails naar uw doelgroep sturen.
U kunt ook de in-app kant-en-klare e-mailsjablonen en plaatshouders gebruiken om het proces sneller te laten verlopen.
5. Rapporten en dashboards
Het monitoren van de wervingsinspanningen van uw talentacquisitieteams is cruciaal.
Met een reeks standaard dashboards en rapporten kan ATS u helpen om relevante statistieken bij te houden, zoals kosten per indienstneming, demografische gegevens van kandidaten, enz.
Deze functie maakt het meten van ROI’s en KPI’s gemakkelijk, wat betekent dat u met goede software gemakkelijk toegang hebt tot de schat aan gegevens en deze in uw voordeel kunt gebruiken.
Hoe kiest u het beste ATS-systeem?
Stap 1: Bepaal uw doelen, uitdagingen en budget
U moet duidelijkheid hebben over uw wervingsbureaudoelstellingen, de uitdagingen waarmee u wordt geconfronteerd en het budget dat u kunt toewijzen voordat u in een Applicant Tracking System investeert.
Sommige recruiters willen gewoon een systeem dat gegevens veilig opslaat, en anderen willen misschien software die heel snel werkt.
Weet wat u met de ATS wilt bereiken en hoeveel u eraan kunt uitgeven, en stap dan over.
Stap 2: De functies van het ATS beoordelen
Een Applicant Tracking System met veel functies zal u helpen om al uw wervingsdoelen te bereiken.
Evalueer de functies die u nodig hebt en breng ze vervolgens in kaart in het ATS dat u hebt beoordeeld.
Houd er rekening mee dat functies zoals sourcinguitbreiding, aanpassingen, kanban bekijken, bulk e-mailenveilig opslaan van kandidaatinformatie en rapporten enkele van de must-haves zijn.
Stap 3: Zorg ervoor dat de software gebruiksvriendelijk is
Niet alle recruiters zijn technologie-geeks, en juist daarom hebt u gebruiksvriendelijke software nodig.
Zorg ervoor dat het systeem dat u gaat selecteren gebruiksvriendelijk, intuïtief en snel is.
Het belangrijkste is dat de ATS-provider u ook uitstekende klantenondersteuning biedt wanneer u hulp nodig hebt bij het gebruik van de CRM-software.
Stap 4: De ROI van het ATS berekenen
Hoe kunt u er zeker van zijn dat een ATS-systeem efficiënt en winstgevend is?
Voordat u in een recruitmentsoftware investeert, moet u ervoor zorgen dat het ATS-systeem uw investering maximaal laat renderen door de aanwervingskosten te verlagen, tijd te besparen en uw marketinginspanningen voor werving een boost te geven.
Om te weten hoeveel u bespaart door in software te investeren, kunt u de ATS ROI-calculator en te weten komen hoeveel tijd en geld (ook energie) u bespaart.
Bereken de ROI van uw Applicant Tracking Systeem
Stap 5: Boek een demo
Dit is de belangrijkste stap.
Als u een demogesprek voert met de verkoopmedewerker of productspecialist van het bedrijf, krijgt u een beter inzicht in de ATS-software in en uit.
Al uw vragen worden beantwoord en u krijgt een gedetailleerd inzicht in de functies en prijsplannen.
U kunt ook eisen stellen om het systeem aan te passen aan uw behoeften.
Een gedetailleerde vergelijking van de beste ATS-systemen
Het is duidelijk dat u niet zomaar het beste sollicitantvolgsysteem zonder een vergelijkende analyse uit te voeren met andere concurrenten op de markt.
Raad eens? Wij hebben het werk voor u gedaan!
Bekijk onze gedetailleerde vergelijking van de beste ATS om u te helpen het perfecte systeem voor uw uitzendbureau te kiezen.
Hoe een ATS-systeem het sollicitatieproces van een kandidaat beïnvloedt
1. AI helpt kandidaten de juiste baan te vinden
Wat er gebeurt voordat een kandidaat naar een baan solliciteert, is voornamelijk gebaseerd op hoe rekruteerders uw rekruteringssoftware optimaliseren om het gedrag van online sollicitanten te voorspellen.
Een ATS haalt de relevante sleutelwoorden uit de functiebeschrijvingen en bestudeert het patroon van de vorige aanwervingscycli om potentieel talent te vinden.
Ongetwijfeld zullen er in de toekomst nog meer verbeteringen komen om de voorspellende intelligentie van ATS te verbeteren.
Misschien zal de technologie bijvoorbeeld waarschuwingen naar recruiters sturen over wanneer een kandidaat het meest ontvankelijk is voor een gesprek.
2.
More frequent feedback and follow-up
Uit een onderzoek blijkt dat 85% van de kandidaten twijfelen of hun sollicitatie wel goed bekeken is als ze niets van de recruiter horen.
De beste #RecTech zorgt ervoor dat elke kandidaat deel uitmaakt van het communicatieproces en regelmatig feedback krijgt over de status van zijn sollicitatie.
De geautomatiseerde opvolgingse-mails verbeteren het reactiepercentage en houden kandidaten betrokken tijdens het hele wervingstraject.
3. Controle over persoonlijke gegevens
Kandidaten vertrouwen het grootste deel van hun persoonlijke informatie toe aan recruiters tijdens het invullen van sollicitaties, dus ze willen de garantie dat hun rechten worden gerespecteerd en privé worden gehouden.
ATS Systems biedt die zekerheid!
Wanneer kandidaten via professionele carrièresites solliciteren, krijgen ze een account waarmee ze hun CV kunnen bijwerken, job alerts kunnen instellen en kunnen vragen om hun gegevens te verwijderen.
Via een automatisch verwijderingssysteem wist ATS alle informatie over het profiel van de kandidaat die niet langer deel uitmaakt van de bewaarperiode van de gegevens.
Het geeft sollicitanten het vertrouwen dat hun gegevens veilig zijn.
Wilt u gegevens uit een ATS migreren?
Overweegt u over te stappen op een ander ATS-systeem, maar twijfelt u over het verlies van bestaande gegevens?
Maakt u zich geen zorgen, want het migreren van gegevens naar andere software is heel eenvoudig (maar alleen als u de juiste overstap maakt).
Wat is ATS gegevensmigratie?
Het betekent duidelijk wat het suggereert.
Het proces van gegevensmigratie van de ene Applicant Tracking Software naar de andere wordt ATS-gegevensmigratie genoemd.
Begin niet te zweten als u denkt dat u het handmatig moet doen.
Meestal helpt de ATS-provider met het exporteren en importeren van informatie.
Het proces bestaat uit de volgende 3 stappen:
- De gegevens verkrijgen: Hierbij worden gegevens uit het oude ATS-systeem gehaald in de vorm van een spreadsheet of extern bestand.
- De gegevens importeren:In deze stap importeert uw nieuwe ATS provider de gegevens of records die u hen geeft.
- De gegevens beoordelen en implementeren:
Zodra het voor de export zo belangrijke deel klaar is, zal de technicus een kwaliteitscontrole uitvoeren.
Daarna bent u helemaal klaar om het nieuwe systeem te gebruiken.
Hoe Recruit CRM u helpt met de migratie van ATS-gegevens
Als u ervoor kiest om over te stappen op Recruit CRM’s ATS + CRM softwaredan hebt u de juiste keuze gemaakt omdat Recruit CRM het installatie- en onboardingproces voor u super soepel laat verlopen.
Het bedrijf biedt alle ondersteuning die u nodig hebt om uw bestaande gegevens in ongeveer 10-12 werkdagen te migreren.
Het enige dat u hier hoeft te doen, is de informatie aanleveren in CSV / XLS / XLSX / SQL /.BAK bestand en de voorlopige telling voor elke entiteit (Kandidaat, Contactpersoon, Bedrijf & Baan) uit het vorige systeem.
Het bonusgedeelte hier is dat Recruit CRM alle instellingen en velden van hun kant maakt, inclusief de adminaanpassingen.
U hoeft alleen maar achterover te leunen en te wachten tot de technici het proces en de installatie hebben voltooid.
