Guia: Como usar Excel para recrutar em 2025

As planilhas de Excel são utilizadas por quase todos os trabalhadores de colarinho branco para efetuar alguma parte do seu trabalho. Desde fazer uma lista de contatos, acompanhar as receitas, gerenciar listas de tarefas e praticamente tudo o que possa imaginar. As planilhas de Excel têm sido as melhores amigas dos recrutadores nos últimos 20 anos. As ferramentas para recrutadores tornaram-se muito mais avançadas hoje em dia, talvez seja hora de mudar para algo melhor do que o Excel. Passamos algum tempo navegando em fóruns de discussão(opens in a new tab) para fazer alguma pesquisa e ficamos sabendo que muitos recrutadores saltam entre 4 a 5 ferramentas para encontrar candidatos, definir gatilhos de e-mail, agendar compromissos, etc. Como pode imaginar, isto é bastante doloroso e muitos dados perdem-se nas fendas. O pior é que acaba proporcionando uma má experiência tanto aos seus clientes como aos candidatos! Atualmente, existem melhores formas de gerenciar a sua empresa e melhorar a produtividade! Tudo o que você precisa é de um sistema moderno de rastreamento de candidatos, basicamente um excelente software para agências de recrutamento que, ao contrário do Excel, é projetado especialmente para recrutadores de agência.

Um software de recrutamento especializado é sempre um divisor de águas

. A grande diferença entre usar planilhas do Excel e um sistema ATS dedicado é que você obtém tudo o que precisa em um só lugar. Isso reduz a dor de gerenciar várias ferramentas, aprender fórmulas do Excel como a fórmula da inclinação(opens in a new tab), pedir ajuda a analistas com VBA do Excel(opens in a new tab) e ajuda você a se manter muito mais organizado.

Diferença entre planilhas de Excel e sistema ATS

Funcionalidades	Planilhas de Excel	Software de agência de recrutamento
Sistema de acompanhamento de candidatos	Não	Sim
Gestão da relação com o cliente	Não	Sim
Pesquisa booleana	Não	Sim
Gestão de faturas	Não	Sim
Analisador de currículos	Não	Sim
Cliente de e-mail	Não	Sim
Gestão de empregos	Não	Sim
Integrações (G Suite, Zoho, Outlook)	Não	Sim
Relatórios e painel de controle	Não	Sim
Gestão de equipes	Não	Sim
Personalizações	Sim (limitado)	Sim
Página de empregos/carreiras	Não	Sim
Solicite um currículo atualizado	Não	Sim
Contratação e pipeline de vendas	Não	Sim
Pesquisa de raio	Não	Sim
Apoio ao cliente	Não	Sim

Por alguns reais por mês, usar um software moderno para agências de recrutamento economizará horas de entrada de dados toda semana. Ao longo de um ano, estas horas valem milhares de dólares! Esta é a principal razão pela qual você deve mudar para um ATS dedicado.

Recrutadores estão se afastando de planilhas como o Excel ou Google Docs porque não foram projetadas com as necessidades dos recrutadores em mente.

Aqui está um exemplo para você

Vamos ver um exemplo em que pode ver o software da agência de recrutamento em ação.

Pesquisa ABC

Então, o Ryan é dono da ABC Search e tem 4 recrutadores. Infelizmente, eles ainda estão usando Google Docs ou planilhas do Excel para gerenciar seu banco de dados de candidatos. Cenário 1 Ryan quer saber quem colocou um candidato chamado "John Doe", mas como eles estão usando planilhas, Ryan precisa fazer algumas pesquisas para descobrir. Após procurar em vários arquivos, ele eventualmente encontra o que estava procurando. Tempo desperdiçado - 15-20 minutos. Solução - Com um sistema ATS implementado, o Ryan encontra o que estava a procurando. Com um sistema ATS implementado, Ryan teria facilmente obtido os detalhes escrevendo o nome do João na caixa de pesquisa e verificando o seu perfil de candidato.

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Cenário 2 Após 3 meses de acompanhamento, o Ryan conseguiu um novo cliente (Apple), mas como não utiliza qualquer tipo de CRM, não consegue registrar todas as conversas que ocorreram entre os diferentes gestores de contratação da Apple e ele nos últimos 3 meses. Ryan acaba vasculhando a sua conta do Gmail para encontrar e-mails de meses atrás. Tempo perdido: 10 minutos. Solução: Com um CRM para agências de recrutamento (como o Recruit CRM... não pude deixar de fazer a propaganda), Ryan teria facilmente lido todas as conversas que teve com os recrutadores da Apple em uma única página.

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Cenário 3 A ABC Search recebe uma tonelada de e-mails de candidatos com currículos. Como não têm uma base de dados, os recrutadores do Ryan passam muito tempo analisando currículos e introduzir dados no Google Docs. Tempo perdido - Horas por semana, número de currículos pendentes. Solução - Com o software em funcionamento, Ryan teria analisado e armazenado os currículos diretamente em seu banco de dados da empresa a partir de sua caixa de entrada de e-mail. Tal como nos cenários acima, existem muitos outros cenários em que um software de recrutamento teria sido útil e teria poupado à equipe do Ryan muito tempo valioso e ajudado a aumentar a sua produtividade! Leia mais: Conheça as 5 principais ferramentas de produtividade para recrutadores

É por isso que o software de recrutamento existe!

Sistemas dedicados de ATS e CRM para recrutamento estão ajudando empresas em todo o mundo a se tornarem mais produtivas, reduzindo a entrada de dados e mantendo a equipe sincronizada. Cada sistema ATS é concebido para um conjunto diferente de casos de utilização. Criamos o Recruit CRM para tornar o recrutamento mais organizado, sem estresse e divertido. Por isso, se quiser experimentar um ATS hoje, dê uma oportunidade ao nosso teste gratuito. Clique aqui para se inscrever. Não seja o Ryan e comece hoje mesmo a levar o seu negócio para o nível seguinte. Deixe seus comentários abaixo sobre se você está gostando dos nossos blogs.