L’annuncio di lavoro medio riceve 250 curriculum in risposta, secondo Glassdoor. E ci vogliono circa 41 giorni per completare un’assunzione, secondo LinkedIn. Per un reclutatore, questo significa che un invio inefficiente di e-mail può allungare il periodo medio di assunzione molto al di là di quanto vorrebbe l’azienda cliente. E un rallentamento delle assunzioni significa, in ultima analisi, un rallentamento delle entrate. Qui abbiamo condiviso 7 consigli e strumenti che hanno aiutato i reclutatori a livello globale a migliorare la comunicazione via e-mail.

1. Rivolgersi ai candidati giusti

La prima regola di una corretta email di reclutamento è quella di rivolgersi alle persone giuste. Dopo tutto, se sta reclutando per i servizi finanziari, le persone del settore sanitario non potrebbero interessarsi a lei. Ciò significa che le sue e-mail (e il tempo impiegato per scriverle) andranno sprecate. Un modo molto efficace per costruire una lista di e-mail qualificate e pulite è quello di utilizzare contenuti riservati. I contenuti riservati richiedono ai potenziali clienti di fornire i loro dati di contatto per potervi accedere. Ad esempio, se sta cercando di assumere personale nel settore del marketing digitale, può creare un breve elibro sulla generazione di contatti o ospitare un webinar sugli errori da evitare quando si cerca di essere assunti. Può inserirlo nel suo sito web di reclutamento, e chi vuole scaricarlo deve prima fornirle il suo indirizzo e-mail. Poiché solo le persone interessate al marchio digitale scaricheranno questo ebook, potrà costruire una lista e-mail qualificata. Questo aumenterà l’efficacia delle sue campagne e-mail e migliorerà la sua produttività e-mail. Ma non finisce qui. È una buona idea fare un passo avanti e segmentare la sua lista e-mail. Questo è particolarmente utile se stai assumendo per una posizione interna. Può utilizzare la posizione fisica dei candidati per suddividere la sua lista e-mail e inviare contenuti super pertinenti a ciascun segmento. In questo modo sprecherà meno email e farà più assunzioni.

2. Imparare le Regole di 1-Touch e 5-Minute

In qualità di selezionatore, riceve tonnellate di e-mail da candidati interessati a una serie di posizioni. Se non vengono gestite correttamente, queste e-mail possono accumularsi rapidamente e lei potrebbe perdere l’opportunità di individuare un’assunzione eccellente. È qui che si rivelano utili le regole dell’1-touch e dei 5 minuti. Secondo la regola del 1-touch, deve fare qualcosa con un’e-mail una volta che l’ha aperta. Può rispondere, cancellarla, archiviarla per un uso successivo o inoltrarla. Ma non può ignorarla. La regola dei 5 minuti dice che ogni volta che riceve un compito, si chieda quanto tempo le occorrerà per completarlo. Se è meno di 5 minuti, lo faccia immediatamente. In caso contrario, può conservarlo per un secondo momento e passare al compito successivo. In qualità di reclutatore, questo è estremamente utile per districarsi in una casella di posta elettronica traboccante. Può anche combinare le due regole per migliorare la produttività e l’eccellenza operativa: ogni volta che apre un’e-mail, si chieda quanto tempo impiegherà per affrontarla. Se è inferiore a 5 minuti, la affronti immediatamente. Altrimenti, passi all’e-mail successiva. Ma tenga presente che questa combinazione potrebbe non funzionare per le e-mail importanti, quindi è una buona idea lasciare spazio alle eccezioni. Inoltre, può anche utilizzare un’applicazione per l’inserimento e il disinserimento delle e-mail per tenere traccia in modo accurato del suo tempo.

3. Scrivere e-mail complete

Le e-mail incomplete sono la causa principale di una casella di posta elettronica ingombra. Questo perché innescano una conversazione tra lei e il candidato, che potrebbe essere facilmente evitata fornendo informazioni complete in primo luogo. Quando scrive un’e-mail a un candidato, pensi alle domande che potrebbe avere in merito a un annuncio. E cerchi di rispondere nel modo più completo possibile nella prima e-mail, per evitare un lungo botta e risposta. Alcuni guru della posta elettronica raccomandano di scrivere risposte di 3 frasi, in modo da non passare ore a scrivere e-mail. Sebbene questo possa valere per le risposte, non è una buona idea quando si rivolge a un candidato per la prima volta (o per le prime email iniziali che gli invia). Un modo efficace per rendere le sue e-mail il più complete possibile senza renderle lunghe è quello di indirizzare i candidati a link utili su un annuncio. L’inserimento di link nudi in un’e-mail la fa apparire disordinata e poco professionale, quindi si assicuri di utilizzare collegamenti ipertestuali. In Gmail, può semplicemente selezionare il testo di riferimento e premere Ctrl+K sulla tastiera per aggiungere un link.

4. Utilizzi risposte in scatola

Spesso si troverà ad inviare le stesse e-mail a più candidati. Ad esempio, potrebbe inviare il processo di colloquio e i dettagli ad un gruppo di candidati che ha selezionato o anche un’e-mail di ringraziamento professionale dopo il colloquio. In questo caso, la sostanza della sua e-mail rimarrà la stessa. Le uniche differenze riguarderanno i dettagli di personalizzazione, come i nomi dei candidati e gli orari dei colloqui. Per evitare di scrivere sempre le stesse e-mail, può utilizzare le risposte in scatola (o modelli). Sono disponibili in quasi tutti i principali provider di e-mail e applicazioni di gestione del reclutamento. Legga qui: 7 migliori modelli di e-mail per i reclutatori | Pronti per l’invio. Per Gmail, può attivarli accedendo a Impostazioni > Vedi tutte le impostazioni > Avanzate > Modelli. Clicchi su Abilita nella sezione Modelli e il gioco è fatto. Ora può creare un modello durante la composizione di un’e-mail, cliccando sui tre puntini nell’angolo inferiore destro dello schermo. Non è raro che i reclutatori inviino la stessa identica e-mail a più candidati. In questo caso, l’invio di e-mail di massa in Gmail è un’idea eccellente e può farle risparmiare una notevole quantità di tempo.

5. Trovare indirizzi e-mail in massa

Non è raro che i reclutatori contattino un gruppo di persone per un’offerta di lavoro. Queste persone potrebbero essere già impiegate in un’azienda e non essere alla ricerca di una nuova opportunità. In questo caso, potrebbe voler inviare un’e-mail a freddo per scoprire se sono interessati a un’opportunità di lavoro migliore. Trovare gli indirizzi e-mail giusti può richiedere una notevole quantità di tempo e di sforzi, se non si utilizzano gli strumenti giusti. In questo momento, il cercatore di email più accurato sul mercato è Voila Norbert, quindi è una buona idea provarlo. Oltre ad essere accurato, Norbert consente di trovare le e-mail in massa, il che lo rende molto utile per i reclutatori. Dovrà creare un foglio Excel con i nomi e i siti web aziendali dei suoi potenziali clienti. Lo invierà a Norbert e otterrà in cambio un altro foglio di calcolo contenente le e-mail. A volte, Norbert potrebbe non essere
in grado di trovare un indirizzo per lei. In questo caso, può essere utile utilizzare l ‘estensione di Recruit CRM per Google Chrome. Basta aprire il profilo LinkedIn del suo potenziale cliente e cliccare sull’estensione, che evidenzierà i dettagli del contatto per lei. Qualunque strumento utilizzi, si assicuri che sia accurato, perché può farle risparmiare una quantità significativa di tempo di ricerca.

6. Eliminare le distrazioni

Le distrazioni sono il nemico numero uno della produttività. Un’efficace segnalazione DMARC può anche aiutare a minimizzare le distrazioni, assicurando che il suo sistema di posta elettronica sia sicuro ed efficiente. Non è raro ritrovarsi a scorrere senza pensieri sul telefono, quando invece dovrebbe impegnarsi con i candidati. Per eliminare le distrazioni da cellulare, utilizzo Daywise, un’applicazione scientifica che le consente di ricevere le notifiche da cellulare in gruppi programmati. Personalmente, ricevo il primo lotto alle 8 del mattino, il secondo alle 14, il terzo alle 18 e l’ultimo alle 22. Tutte le notifiche tra questi orari saranno automaticamente bloccate e consegnate con un lotto successivo. In pratica, questo significa che ricevo solo 4 notifiche nel corso della giornata, permettendomi di concentrarmi sulle attività legate al reclutamento e di aumentare la mia produttività. Una caratteristica utile di Daywise è che consente di impostare delle eccezioni (sia per le applicazioni che per i contatti). Ad esempio, se utilizza un’applicazione legata al reclutamento sul suo telefono, probabilmente vorrà ricevere notifiche istantanee da essa, per non perdere qualcosa di importante. Può farlo aggiungendo questa applicazione all’elenco delle eccezioni. Lo stesso vale per i contatti importanti. Se desidera ricevere una notifica istantanea ogni volta che qualcuno di importante le invia un messaggio WhatsApp, può aggiungerlo ai contatti VIP. L’applicazione continuerà a bloccare tutte le altre notifiche di WhatsApp (ma consentirà le notifiche dai contatti VIP). Se la fonte delle sue distrazioni sono le e-mail eccessive (non importanti) sul computer, può semplicemente disattivare le notifiche sul desktop. In Windows 10, può farlo accedendo al pannello delle notifiche e poi cliccando su Gestisci notifiche (nell’angolo in alto a destra).

7. Scrivere e-mail di reclutamento efficaci

È difficile sopravvalutare l’utilità delle e-mail di reclutamento efficaci quando si tratta di aumentare la produttività. In primo luogo, le e-mail efficaci abbreviano i tempi di assunzione e riducono la necessità di inviare e-mail a un numero enorme di candidati. In secondo luogo, portano risultati più rapidi (rispetto alle e-mail non personalizzate), mantenendola felice, soddisfatta e motivata. Se sta inviando email a freddo a potenziali candidati, la personalizzazione è probabilmente il modo migliore per scrivere email efficaci. Ho visto innumerevoli reclutatori fermarsi al nome di battesimo quando si tratta di personalizzare le e-mail. Sebbene l’uso del nome di battesimo del suo candidato sia un buon punto di partenza per la personalizzazione, non è un buon punto di arrivo. Se vuole portare la personalizzazione al livello successivo, deve inviare ai potenziali clienti contenuti pertinenti al momento giusto. Come già discusso, la segmentazione delle liste è un buon modo per raggiungere questo obiettivo. È anche importante fare una buona ricerca su un potenziale cliente prima di inviargli un’e-mail. Dovrebbe menzionare i loro interessi, riconoscere e apprezzare il loro lavoro e spiegare loro come la nuova opportunità può essere vantaggiosa per loro e perché è un buon abbinamento per loro. Sarà in grado di farlo solo se saprà a cosa tengono, chi sono, se sono introversi in cerca di un lavoro tranquillo o estroversi in cerca di un lavoro che implichi la collaborazione con molte persone. Queste sono solo alcune domande che lei, come selezionatore, deve porsi. Gli strumenti di arricchimento delle e-mail sono un modo eccellente per conoscere meglio i suoi potenziali clienti. Infatti, possono fornirle i loro profili sociali in base al loro indirizzo e-mail, che lei può utilizzare per condurre una ricerca di sfondo. Altre cose che può fare per rendere efficaci le sue e-mail (e, di conseguenza, aumentare la sua produttività) sono…

  • Lasci una call-to-action (CTA) forte e chiara. Non vuole lasciare i candidati confusi sul passo successivo, il che porterà solo ad un aumento delle e-mail e ad una riduzione della produttività.
  • Invii le e-mail la domenica sera. Non sono molte le aziende che utilizzano questo blocco orario, il che le permette di superare il rumore. Inoltre, a quest’ora le persone si preparano per la settimana successiva, il che le rende più ricettive a un’e-mail di reclutamento.
  • Ottimizzi le e-mail per i dispositivi mobili. Più della metà delle e-mail viene aperta da un telefono. Se la sua e-mail non ha un bell’aspetto su un telefono, sarà inefficace più del 50% delle volte. Attivare i protocolli di sicurezza del dominio e-mail. Per un’efficace attività di sensibilizzazione via e-mail, è importante proteggere il dominio e-mail, in quanto aumenta la credibilità dell’e-mail e il tasso di recapitabilità. Verifichi se è stato attivato un record DMARC per la sua e-mail.

Finalmente

La produttività delle e-mail per i reclutatori inizia con l’individuazione dei candidati giusti e la scrittura di e-mail efficaci e complete. Il più grande nemico della produttività – le distrazioni – può essere affrontato utilizzando un’applicazione di pianificazione delle notifiche come Daywise. Infine, è una buona idea utilizzare un accurato motore di ricerca di e-mail (come Norbert) per ridurre il tempo necessario a trovare le informazioni di contatto dei potenziali candidati.

Buon reclutamento!

Scritto da-

David Campbell è uno specialista di marchio digitale presso Ramp Ventures. Aiuta a gestire il team per il marchio di contento di RightInbox. Quando non lavora, gli piace viaggiare e cercare di imparare lo spagnolo.