Chegou a altura de melhorar a retenção de clientes com estas 5 dicas + modelos de correio eletrónico gratuitos

E se o marketing de clientes pudesse substituir todas as outras estratégias que tem vindo a utilizar?

Acabaram-se as chamadas não solicitadas. Não há mais desperdício de gastos com publicidade. Apenas clientes fiéis que voltam sempre com mais papéis e o recomendam a outros.

É possível com a estratégia correta de retenção de clientes. Se o fizer corretamente, o seu oleoduto enche-se sozinho.

Neste blogue, vamos partilhar 5 estratégias simples para que isso aconteça, além de modelos de e-mail gratuitos para o ajudar a começar.

Vamos lá começar!

O que é a retenção de clientes no recrutamento?

Envolve a criação de confiança, a prestação de um serviço consistente e de alta qualidade e a satisfação ou superação das expectativas dos clientes para reduzir a rotatividade e aumentar a repetição de negócios.

Uma forte retenção de clientes leva à repetição de encomendas, a contratos de longo prazo e a um envolvimento mais precoce nas decisões de contratação, o que significa menos tempo gasto na procura de novos negócios.

Factores-chave que impulsionam a retenção de clientes:

• Respostas rápidas e precisas que demonstram uma compreensão do briefing desde o início.
• Acompanhamento que identifica futuras necessidades de contratação antes da abertura de vagas.
• Consciência das mudanças na empresa, como mudanças de equipa, novos orçamentos ou reestruturações.
• Contacte com a empresa durante eventos importantes como promoções, financiamentos ou expansões.
• Um processo que poupa o tempo do cliente, evita idas e vindas e funciona sem problemas.

Como calcular com exatidão a taxa de retenção de clientes?

É uma das métricas mais fáceis e mais significativas de calcular, se quiser mesmo fazer crescer a sua agência de recrutamento.

Eis uma forma simples de o calcular:

Fórmula da taxa de retenção de clientes

Taxa de retenção de clientes = (Clientes no final do período - Novos clientes adquiridos) / Clientes no início do período ✕ 100

Suponha que começou o ano com 20 clientes activos. Ao longo do ano, adicionou 5 novos clientes e, no final do ano, tinha 22 clientes.

Primeiro, subtraia os novos clientes do seu número final: 22 (clientes que terminaram) - 5 (novos clientes) = 17 clientes retidos

Agora divida os clientes retidos pelo número inicial: 17 ÷ 20 = 0.85

Por fim, multiplique por 100 para obter a sua taxa de retenção: 0.85 × 100 = 85% de retenção de clientes

Uma taxa de retenção de 85% significa que reteve 85% dos seus clientes originais durante esse período, o que indica fortemente que a sua agência está a criar lealdade e confiança.

Acompanhar este número regularmente ajuda-o a detetar se as relações com os clientes estão a decair antes de se tornarem um problema maior.

5 estratégias práticas de retenção de clientes

1. Realizar sessões trimestrais de planeamento da contratação

A organização de sessões trimestrais de roteiro mantém-no próximo do negócio deles, mesmo quando não estão a contratar ativamente.

Estas conversas têm como objetivo compreender o que está a mudar dentro da empresa.

As próximas expansões de equipas, reestruturações, mudanças de liderança e alterações orçamentais dão-lhe pistas sobre as funções que poderão surgir mais tarde.

Quando ajuda consistentemente os clientes a planear o futuro, torna-se parte da sua estratégia interna e não apenas mais uma agência em espera.

E quando surge a verdadeira necessidade de contratação, já está em posição de a preencher mais rapidamente e melhor do que ninguém.

2. Partilhar previsões proactivas da reserva de talentos

Partilhar reservas de talentos antes do tempo inverte essa dinâmica.

Se sabe que o seu cliente está a planear desenvolver uma nova função ou expandir uma equipa, comece a enviar alguns perfis que possam querer avançar mais cedo.

Mantenha a simplicidade, apresentando três a cinco candidatos de topo alinhados com as futuras funções, posicionando-o como uma forma de os ajudar a manterem-se competitivos num mercado apertado.

Isto mantém as conversas sobre contratação vivas sem parecer insistente e lembra ao cliente que está a prestar atenção, mesmo quando ele não está.

3. Estruturar o acompanhamento pós-colocação

Um processo de acompanhamento estruturado mostra aos clientes que se preocupa com mais do que a sua comissão.

Estabeleça pontos de controlo rápidos a 30, 90e 180 dias, onde pode fazer perguntas simples e úteis:

• Como é que o novo contratado se está a adaptar?
• Há sinais precoces de que precisa de apoio adicional?
• Há alguma lacuna na equipa que deva ser planeada?

Além disso, estes check-ins revelam frequentemente novas necessidades de contratação de forma orgânica, dando-lhe uma vantagem antes mesmo de ser criado um novo briefing.

4. Personalizar os pontos de contacto do CRM

Utilize o seu CRM para acompanhar eventos comerciais reais, como mudanças de liderança, marcos da empresa ou novas entradas no mercado, e contacte-o com notas específicas e significativas.

Felicitar um cliente pelo lançamento de um grande produto ou oferecer-lhe informações quando abre um novo escritório mostra que segue o seu negócio e não apenas os seus anúncios de emprego.

Alguns pontos de contacto altamente pessoais e oportunos ao longo do ano podem fazer mais pela retenção do que uma dúzia de boletins informativos genéricos.

5. Configurar fluxos de trabalho de retenção simples

Programe acções pequenas mas com impacto:

• Actualizações trimestrais do mercado adaptadas ao seu sector
• Listas restritas de candidatos passivos que poderá querer conhecer
• Controlos rápidos, calendarizados em função dos ciclos orçamentais conhecidos

Modelos gratuitos de retenção de clientes prontos a utilizar

1. Convide para uma reunião trimestral de estratégia de contratação

Olá [Nome do cliente],

Gostaria de agendar uma chamada rápida para analisar os planos de contratação da sua equipa para o próximo trimestre.

Antecipar as necessidades futuras ajudar-nos-á a agir mais rapidamente quando chegar a altura, e também posso partilhar algumas ideias rápidas que estamos a ver no mercado.

Estará disponível na próxima semana?

Meus cumprimentos,

[O seu nome]

2. Correio eletrónico de atualização da reserva de talentos

Olá [Nome do cliente],

Gostaria de partilhar alguns perfis fortes que poderiam ser uma excelente opção para a sua [equipa/departamento/planos futuros], mesmo que não esteja a contratar ativamente neste momento.

• [Candidato 1]: [Resumo da força de uma linha]
• [Candidato 2]: [Resumo da força de uma linha]
• [Candidato 3]: [Resumo da força de uma linha]

Meus cumprimentos,

[O seu nome]

3. Check-in estruturado 30 dias após a colocação

Olá [Nome do cliente],

Só queria confirmar que o [nome do candidato colocado] está a bordo há cerca de um mês.

Como estão a correr as coisas até agora?

Gostaria que tivéssemos conhecimento de alguma coisa ou que lhe déssemos apoio?

O seu feedback é valioso para nós e quero garantir que tudo está a correr bem do seu lado.

Aguardamos o seu contacto,

[O seu nome]

4. Ponto de contacto personalizado com o cliente (baseado em marcos)

Olá [Nome do cliente],

Parabéns a si e à sua equipa por [um marco importante, como uma promoção, uma ronda de financiamento, uma vitória num grande projeto].

É emocionante ver o seu crescimento, e tenho a certeza de que ainda há mais pela frente.

Se estiver a planear a expansão da sua equipa na sequência deste sucesso, terei todo o gosto em apoiá-lo com informações sobre talentos ou com uma previsão proactiva de candidatos.

De qualquer modo, são óptimas notícias e desejo-lhe que continue a progredir.

Com os melhores cumprimentos,

[O seu nome]

5. Atualização trimestral do mercado de talentos

Olá [Nome do cliente],

Gostaria de lhe enviar uma breve atualização sobre o que estamos a ver neste momento no mercado em [indústria/região].

Há um forte movimento de candidatos em funções como [funções-chave], e muitas empresas estão a garantir os melhores talentos antes das necessidades formais de contratação.

Se está a pensar em aumentar a sua equipa ainda este ano, talvez faça sentido iniciar as conversações desde cedo. Terei todo o gosto em partilhar algumas opções pró-activas, se forem úteis.

Diga-me como é a sua linha do tempo.

Meus cumprimentos,

[O seu nome]

Perguntas mais frequentes

1. Como é que posso adaptar a minha estratégia de retenção aos diferentes tipos de clientes?

Alguns clientes não se importam com visitas regulares, enquanto outros preferem que entre em contacto apenas quando há algo de novo.

As grandes empresas exigem frequentemente planos a longo prazo e actualizações trimestrais, enquanto as empresas mais pequenas podem preferir uma atenção mais imediata e personalizada.

Trata-se de ajustar a sua abordagem às necessidades de cada cliente, para que este se sinta valorizado e apoiado.

2. As estratégias de retenção de clientes podem ser automatizadas?

Com o Recruit CRM, pode configurar e-mails de acompanhamento automatizados ou lembretes para controlos regulares para ajudar a manter as coisas a funcionar sem ter de fazer tudo sozinho.

3. O que devo fazer se um cliente manifestar insatisfação?

Mostre-lhes que percebe o que eles estão a dizer e depois ofereça uma solução que faça sentido.

Quer se trate de uma incompatibilidade com um candidato ou de outra coisa qualquer, resolva o problema prontamente e faça um acompanhamento posterior para garantir a satisfação do candidato.

Lidar com um cliente insatisfeito da forma correta pode transformá-lo num dos seus clientes mais fiéis.

4. Qual é a diferença entre desenvolvimento de negócios e retenção de clientes?

Por outro lado, a retenção de clientes centra-se na manutenção das relações que já construiu. Para tal, é necessário efetuar controlos regulares, resolver problemas rapidamente e garantir que os clientes continuam satisfeitos com o seu serviço.

O objetivo é fazer com que os clientes regressem porque confiam na sua agência e gostam de trabalhar consigo.