Está ocupado com tarefas de recrutamento que consomem muito tempo? Está na hora de começar a conhecer os sistemas ATS, a solução definitiva para todos os seus desafios de contratação. Neste guia completo, cobrimos o A-Z da plataforma.
O que é um sistema ATS?
O Applicant Tracking System é um tipo de software de recrutamento que ajuda os recrutadores a manter um registo dos candidatos e clientes de forma sistemática para tornar o processo de contratação mais fácil e eficiente.
Leia também: O que é um sistema de acompanhamento de candidatos?
5 razões pelas quais os recrutadores não podem passar sem um sistema ATS
Agora que 75% dos recrutadores afirmam a sua dependência de um ATS para agilizar o seu processo de contratação, pode ser difícil passar sem ele no dia a dia.
Consegue imaginar voltar a utilizar folhas de cálculo intermináveis, a enviar e-mails manualmente e a controlar aplicações? Para nós, já parece um pesadelo.
Mas se ainda não estiver utilizando a tecnologia correta eis cinco razões para experimentar já um software de acompanhamento de candidatos:
1. Reduza os custos de contratação
À medida que a sua empresa de recrutamento cresce, as exigências de contratação aumentam, o que torna difícil resolver tudo dentro do seu orçamento.
Felizmente, um software de recrutamento pode servir como um catalisador fundamental nesse caso.
Desde a produção de um aumento tangível na porcentagem de candidaturas a emprego até ao acompanhamento dos candidatos, o sistema pode automatizar a maioria das tarefas administrativas, reduzindo os seus custos de recrutamento.
Em suma, pode facilmente reduzir as despesas desnecessárias sem comprometer a qualidade das contratações.
2. Aumente a velocidade de contratação
A tecnologia de recrutamento garante que você recrute os candidatos certos de forma rápida e eficaz.
Integração de ATS com ferramentas como analisadores de currículos, entrevistas em vídeo e software de agendamento, sistemas de gestão das relações com os candidatos etc., acelera o processo de recrutamento e aumenta a produtividade geral.
Também ajuda os talentos a passar rapidamente pelo funil de contratação, automatizando respostas, aprovações de emprego, avaliações, etc., melhorando a sua experiência.
3. Centralize os relatórios e a análise
Imagine procurar manualmente dados e informações junto dos membros da sua equipe no local para analisar o progresso da contratação ou resolver um problema.
É uma dor de cabeça, não é?
A automatização do recrutamento pode evitar que se preocupe com essas coisas!
A utilização de um software de RH garante que as informações do candidato são armazenadas numa única base de dados e fornece acesso instantâneo a todas as métricas de recrutamento a partir de qualquer lugar e para qualquer pessoa que precise.
Dá visibilidade em tempo real aos recrutadores para identificarem os estrangulamentos no processo e tomarem medidas corretivas.
4. Simplifique o processo de contratação e de integração
Não há dúvida de que existe uma forte concorrência no mercado de trabalho para atrair os melhores talentos.
Mas, felizmente, a #RecTech tornou mais fácil encontrar, contratar e interagir com os candidatos. (tanto no escritório como à distância)
Para além de organizar o processo de contratação e melhorar a experiência do candidato, o ATS ajuda a comunicar a cultura, as políticas e as principais responsabilidades da empresa aos novos contratados e trata de toda a documentação necessária ao longo do seu percurso de integração.
5. Garanta a conformidade com o RGPD
Embora seja importante concentrar-se na melhoria das métricas de contratação, não ignore os graves riscos operacionais e legais que podem surgir no futuro.
Tenha em mente que, em conformidade com o RGPD os profissionais de recrutamento devem evitar armazenar os dados dos candidatos em computadores portáteis ou domésticos, utilizar uma rede não segura para compartilhar informações e enviá-las por e-mail.
Utilizando um software ATS + CRM, você e os membros da sua equipe podem acessar rapidamente as informações a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, tornando-as muito mais seguras.
Leia também: Como recrutar no meio de despedimentos?
5 características dos sistemas ATS que tornam o recrutamento mais fácil
1. Procura de candidatos
Considera difícil digitalizar e guardar os perfis dos candidatos na sua base de dados?
Agora não mais, porque uma extensão de sourcing do Chrome pode ajudá-lo a acessar um conjunto de talentos inexplorados com apenas um clique.
Pode utilizar a extensão em várias plataformas, como o LinkedIn, Xing, ZoomInfo, etc., para identificar e estabelecer instantaneamente conexões com grandes perspectivas de emprego fora da sua rede.
2. Integrações
Esta funcionalidade ATS te permite integrar várias ferramentas, como plataformas de redes sociais, ferramentas de escrita de conteúdos, software de entrevistas em vídeo, etc., que você utiliza diariamente, num único sistema.
A maioria dos softwares de acompanhamento de candidatos permite mais de 5000 Zapier e integrações, para que não tenha que estar sempre mudando de abas e aplicativos durante a contratação.
Imagine as suas ferramentas digitais funcionando com perfeição com o software de recrutamento que você utiliza!
3. Personalizações
É essencial personalizar o seu fluxo de trabalho, que inclui páginas de carreiras, painéis de controle, formulários de candidatura e muito mais.
E é precisamente por isso que precisa de um ATS que seja 100% personalizável.
Desde a criação de um pipeline de vendas personalizado para os seus clientes a quadros de empregos exclusivos para atrair os melhores candidatos, a personalização está mesmo na ponta dos seus dedos.
4. Enviar e-mails
É definitivamente cansativo enviar e acompanhar e-mails, e ainda por cima em massa.
Os sistemas modernos de contratação de pessoal podem ajudá-lo a enviar mensagens de contato personalizadas aos seus clientes e candidatos em massa e a manter notas sobre o desempenho da sua campanha de e-mail.
Desde atualizações de emprego a alterações de políticas, o envio de e-mails em massa pode minimizar o seu trabalho manual e enviar e-mails para o seu público-alvo de uma só vez.
Você também pode utilizar os modelos de e-mail e espaços reservados para tornar o processo mais rápido.
5. Relatórios e painéis de controle
É fundamental monitorar os esforços de contratação das suas equipes de aquisição de talentos.
Com uma gama de painéis de controle e relatórios padrão, o ATS pode ajudá-lo a acompanhar métricas relevantes como o custo por contratação, dados demográficos dos candidatos, etc., para que possa analisar as lacunas do seu processo.
Esta funcionalidade também permite medir o ROI e os KPIs o que significa que, com um bom software, pode acessar facilmente à riqueza de dados e utilizá-los a seu favor.
Como escolher o melhor sistema ATS?
Passo 1: Defina os seus objetivos, desafios e orçamento
Precisa ter clareza sobre os objetivos da sua agência de recrutamento, os desafios que enfrenta e o orçamento que pode atribuir antes de investir num sistema de acompanhamento de candidatos.
Alguns recrutadores querem apenas um sistema que armazene os dados de forma segura, enquanto outros podem querer um software que funcione muito rapidamente.
Saiba o que pretende alcançar com o ATS e quanto pode gastar com ele, e depois faça a mudança.
Passo 2: Avalie as características do ATS
Um sistema de acompanhamento de candidatos rico em funcionalidades irá ajudá-lo a atingir todos os seus objetivos de contratação.
Avalie as funcionalidades de que necessita e, em seguida, coloque-as no ATS que tem avaliado.
Não se esqueça que características como a extensão de sourcing, personalizações, visualização kanban, envio de e-mails em massa, armazenamento seguro de informações sobre os candidatos e relatórios são algumas das características que não pode deixar de ter.
Passo 3: Certifique-se de que o software é fácil de utilizar
Nem todos os recrutadores podem ser geeks da tecnologia, e é precisamente por isso que precisa de um software de fácil utilização.
Certifique-se de que o sistema que está prestes a selecionar é fácil de utilizar, intuitivo e rápido.
Mais importante ainda, o fornecedor de ATS também deve prestar um apoio excepcional ao cliente sempre que precisar de ajuda para utilizar o software CRM.
Passo 4: Calcule o ROI do ATS
Como pode ter a certeza de que um sistema ATS é eficiente e rentável?
Antes de investir num software de recrutamento, certifique-se de que o sistema ATS maximiza o retorno do seu investimento, reduzindo os custos de contratação, poupando tempo e impulsionando os seus esforços de marketing de recrutamento.
Para saber as poupanças que faz ao investir num software, pode utilizar a calculadora ROI ATS e descobrir a quantidade de tempo e dinheiro (e também de energia) que poupa.
Calcule o ROI do seu sistema de acompanhamento de candidatos
Passo 5: Marque uma demonstração
Este é o passo mais importante. Participar numa chamada de demonstração com o executivo de vendas ou especialista de produto da empresa irá ajudá-lo a compreender os detalhes do Software ATS.
Terá todas as suas questões respondidas e obterá uma visão detalhada das características e dos planos de preços.
Você também pode fazer pedidos para personalizar o sistema de acordo com as suas necessidades.
Uma comparação detalhada dos principais sistemas ATS
É óbvio que não pode ir em frente e selecionar o melhor sistema de acompanhamento de candidatos sem fazer uma análise comparativa com outros concorrentes no mercado.
E adivinha? Nós fizemos o trabalho por você!
Consulte a nossa comparação detalhada dos principais ATS’ para o ajudar a selecionar o mais adequado para a sua empresa de recrutamento.
Como um sistema ATS afeta o processo de candidatura de um candidato
1. A IA ajuda os candidatos a encontrar o emprego certo
O que acontece antes de um candidato se candidatar a um emprego baseia-se principalmente na forma como os recrutadores otimizam o seu software de recrutamento para prever o comportamento dos candidatos online.
Um ATS seleciona as palavras-chave relevantes das descrições das funções e estuda o padrão dos ciclos de contratação anteriores para encontrar potenciais talentos.
É inegável que, no futuro, haverá mais melhorias para aperfeiçoar a inteligência preditiva dos ATS. Por exemplo, talvez a tecnologia envie alertas aos recrutadores sobre o momento em que um candidato está mais receptivo a uma chamada.
2. Feedback e acompanhamento mais frequentes
Um estudo revela que 85% dos candidatos duvidam que as suas candidaturas tenham sido analisadas quando não recebem resposta do recrutador.
A melhor #RecTech garante que cada candidato faz parte do ciclo de comunicação e recebe feedback frequente sobre o estado da sua candidatura.
Os e-mails de acompanhamento automatizados melhoram a taxa de resposta e mantêm os candidatos envolvidos durante o processo de contratação.
3. Controle dos dados pessoais
Os candidatos confiam a maior parte das suas informações pessoais aos recrutadores quando preenchem as candidaturas a emprego, por isso, querem ter a garantia de que os seus direitos são respeitados e mantidos privados.
Os sistemas ATS oferecem essa garantia!
Quando se candidatam através de sites de carreiras profissionais, os candidatos obtêm as suas contas através das quais podem atualizar os seus CV, definir alertas de emprego e solicitar a eliminação dos seus dados.
Através de um sistema de eliminação automática, o ATS apaga todas as informações sobre o perfil do candidato que já não fazem parte do período de retenção de dados. Dá aos candidatos a confiança de que os seus dados estão seguros.
Pretende migrar dados de um ATS?
Está pensando mudar para outro sistema ATS, mas tem receio de perder os dados existentes?
Não se preocupe, porque a migração de dados para outro software é muito simples (mas apenas se fizer a mudança correta).
O que é a migração de dados ATS?
Significa exatamente o que parece.
O processo de migração de dados de um software de acompanhamento de candidatos para outro é designado por migração de dados ATS.
Não comece a suar, pensando que terá que fazer isso manualmente. Normalmente, o fornecedor de ATS ajuda na exportação e importação de informações.
O processo tem as 3 etapas seguintes:
- Obtenção dos dados:
Trata-se de obter os dados do antigo sistema ATS sob a forma de uma planilha ou de um arquivo externo. - Importar os dados:
Nesta etapa, o seu novo fornecedor de ATS fará a importação inicial dos dados ou registos que lhe fornecer.
- Revisão e implementação dos dados:
Quando a parte importante para a exportação estiver concluída, o engenheiro irá efetuar um controle de qualidade. Depois, está pronto para utilizar o novo sistema.
Como o Recruit CRM o ajuda na migração de dados ATS
Se a sua opção for mudar para o o software ATS + CRM da Recruit CRM então escolheu o caminho certo, porque o Recruit CRM torna a configuração e o processo de integração muito fáceis para você.
A empresa fornece todo o apoio de que necessita para migrar os seus dados existentes em cerca de 10-12 dias úteis.
Tudo o que precisa de fazer aqui é fornecer as informações em um arquivo CSV / XLS / XLSX / SQL /.BAK e a contagem provisória para cada entidade (Candidato, Contato, Empresa e Emprego) do sistema anterior.
O bônus aqui é que o Recruit CRM criará todas as definições e campos do seu lado, incluindo as personalizações de administração.
Tudo o que você precisa fazer é sentar e esperar que os engenheiros concluam o processo e a configuração.
