Aquí tiene todo lo que necesita saber sobre cómo elegir el software de reclutamiento para pequenas empresas a acelaran su crecimiento y sus ingresos.
¿Qué es un software de contratación?
Antes de sumergirnos en los detalles de un software de selección de personal, es importante aclarar lo básico: ¿qué es y cómo ayuda a crear un proceso de selección de personal sin fisuras?
Un software de contratación es una herramienta utilizada por los reclutadores y los profesionales de la AT para optimizar la eficacia de la contratación, automatizar el flujo de trabajo de contratación y eliminar las tareas manuales repetitivas y los retos de contratación.
Aquí un rápido resumen de sus principales funcionalidades:
1. Búsqueda de candidatos
Búsqueda de talentos es una parte integral de la contratación. Las agencias de colocación más pequeñas necesitan atraer no sólo a los candidatos activos, sino también a los pasivos para los puestos vacantes. Un software de contratación puede ayudarle con esto, permitiéndole alcanzar, atraer y retener el talento.
2. Compromiso del candidato
Tras la contratación, es esencial retener a los candidatos durante todo el proceso de contratación. Un sólido software de contratación puede ayudarle a mantener informados y comprometidos a los candidatos agilizando la comunicación entre candidatos y reclutadores.
3. Selección de candidatos
Seleccionar a los candidatos más adecuados de entre una reserva de talentos competentes es complicado. Un software de selección de personal cuenta con una serie de funciones, como el análisis sintáctico de currículos, las asignaciones en línea, la colaboración centralizada, etc., que le ayudarán a elegir al mejor del grupo.
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Características principales de un software de contratación para una pequeña empresa
La utilidad de un software de contratación reside en sus características clave, que aportan una diferencia notable en la calidad general de la contratación.
Así que echemos un vistazo a algunas de las funciones principales que cumple un software de reclutamiento y las características que exhibe para llevarlas a cabo.
1. Búsqueda de candidatos
La búsqueda de candidatos aptos es una de las principales razones por las que las agencias buscan incorporar un software de selección de personal a su procedimiento de contratación.
- La función de búsqueda de talentos de este software implica investigar a fondo sobre las mejores fuentes para encontrar candidatos, identificar las más relevantes y establecer contactos en ellas.
- El análisis sintáctico de currículos mediante algoritmos de IA también entra dentro del paraguas de la «búsqueda de candidatos», ya que ayuda a identificar las cualificaciones, la experiencia y el conjunto de habilidades relevantes de un candidato para un puesto concreto.
2. Atraer y retener candidatos
Tras la contratación, los candidatos más adecuados deben estar convencidos de que el puesto que usted les ofrece es exactamente lo que estaban buscando. Esta función consiste principalmente en atraer, comprometer y retener a los candidatos potenciales.
- Características como un robusto canal de comunicación de interfaz única pueden desempeñar aquí un papel importante. Puede interactuar con los candidatos acerca de todo, desde las actualizaciones de las entrevistas hasta el probable retraso en la respuesta para los de primera categoría. experiencia del candidato.
- Los sitios web de empleo son también una forma brillante de dar a conocer su credibilidad como agencia de contratación, con prometedoras ofertas de trabajo bajo la manga. Estos sitios web suelen estar pensados para enumerar todas las oportunidades profesionales disponibles para que las vean los candidatos.
Anima a los candidatos a crear sus perfiles, solicitar puestos de trabajo y hacer un seguimiento de sus candidaturas.
3. Realización de entrevistas
Entrevistas desempeñan un papel muy importante en el proceso de contratación y a menudo funcionan como factor decisivo. Dada la importancia de las entrevistas, debe intentar llevarlas a cabo con la mayor fluidez posible.
Funciones como la gestión de entrevistas y ofertas ayudan a eliminar cualquier confusión en torno a los horarios asignados a las entrevistas y eliminan cualquier posibilidad de doble reserva accidental. Esto ayuda tanto a los entrevistadores como a los candidatos a elegir sus franjas horarias preferidas en función de la disponibilidad.
Junto a las entrevistas estructuradas, esta función también dispone de plantillas personalizables listas para usar para cartas de oferta, herramientas integradas de firma electrónica para firmas digitales, tarjetas para puntuar a los candidatos tras las entrevistas en función de sus habilidades y rendimiento, un portal de chat para conversaciones rápidas, y mucho más.
Por otro lado, las características de la plataforma permiten a los reclutadores regular y realizar entrevistas incluso en dispositivos móviles. Esto resulta muy útil, desde reducir los gastos de viaje, evitar retrasos, hasta erradicar cualquier conflicto de programación que pueda surgir.
También ofrece herramientas como cuadros de mando para realizar un seguimiento de las métricas necesariasinformes basados en las tendencias recientes del sector, plantillas de flujos de trabajo para mejorar la productividad, encuestas sobre la experiencia del candidato para obtener opiniones, opción de acumular datos de los empleados para el futuro, filtros para la búsqueda avanzada, etc.
4. Evaluación de los candidatos
Todo el motivo que subyace al proceso de contratación es evaluar el conjunto de candidatos disponibles y cribarlos para encontrar al más adecuado. Esto hace que la evaluación de los candidatos sea una parte crucial del proceso.
Las funciones bajo el paraguas de Seguimiento de Candidatos ayudan a los reclutadores a recopilar información relevante sobre cada candidato que debe ser considerada críticamente para un mejor juicio. Estos incluyen detalles tanto personales como profesionales, como el conjunto de habilidades y la experiencia. Incluso filtra los currículos en función de estos atributos para determinar su elegibilidad.
Además, las funciones bajo Evaluación de candidatos suelen consistir en comparar candidatos potenciales poniendo por delante la información más relevante.
Funciones como investigación de antecedentes, comprobación de referencias, la verificación del historial laboral, etc., se realizan para reducir la rotación de empleados. Las tareas en línea sobre rasgos cognitivos y de comportamiento ayudan a averiguar la idoneidad de un candidato para la industria y el entorno de trabajo respectivos.
5. Contratación del candidato
Este último paso de la contratación es tan esencial como todos los anteriores. Debe asegurarse de que la persona seleccionada para el puesto también acabe eligiendo el trabajo dado como el mejor para ella. Para dar esa impresión, es necesario un onboarding sin fisuras.
Las funciones de incorporación de un software de contratación asumen la responsabilidad de comunicarse eficazmente con los nuevos contratados, desde los recordatorios para rellenar los formularios de incorporación y cumplir los requisitos necesarios, hasta la comunicación de las ventajas del empleo y las condiciones de confidencialidad.
Algunas funciones como los asistentes paso a paso y los cuadros de mando intuitivos pueden mejorar en gran medida la experiencia de incorporación.
Hay varias características más que puede poseer un software de reclutamiento, pero éstas son esencialmente las principales.
Su agencia de contratación puede tener ciertos requisitos exclusivos que no figuran en la lista. Estas necesidades especiales exigen características particulares para obtener resultados óptimos. Puede incorporarlos fácilmente a su lista de requisitos y estará listo para buscar la herramienta de contratación que necesita.
6. Construir sitios profesionales atractivos y personalizables
La credibilidad de una empresa como empleador reside en su sitio web de empleo. Un sitio profesional agradable, profesional, fácil de usar y fiel a la empresa puede intrigar instantáneamente a los solicitantes de empleo para que exploren sus ofertas de trabajo. Asegúrese de que su software de contratación dispone de esta función.
7. Base de datos de candidatos organizada
Una de las principales razones para hacerse con un software de contratación es gestionar mejor los datos de sus candidatos. Por lo tanto, la tecnología que adquiera debe resolver este propósito para estructurar y almacenar los datos de sus empleados actuales y pasados de forma eficaz.
8. Automatización
Automatización es el corazón de un software de reclutamiento. Cuánto de su trabajo manual y repetitivo puede realizar una máquina dependerá de esta característica. Por ello, no debe olvidar consultar a fondo si la eficacia de la automatización del sistema responde a sus expectativas.
9. Cuadros de mando consolidados
Un panel de control «todo en uno» es la característica más útil que un software de contratación puede ofrecer a una empresa. Abarca cada paso del proceso de contratación y le proporciona la ventaja de poder examinarlo todo de una sola vez. Definitivamente, no querrá perderse esta función.
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Las 5 razones principales por las que las pequeñas empresas necesitan un software de selección de personal
Utilizar un software de contratación es la mejor decisión que puede tomar cualquier pequeña empresa. No sólo hace que todo el proceso de contratación sea más fácil y lleve menos tiempo, sino que también mejora la calidad general de la contratación.
Invertir en un software de contratación también puede ser una decisión muy rentable, especialmente durante el periodo de incubación. No sólo le ayudará a derivar una plantilla de personas altamente cualificadas, sino que también le ayudará a organizar mejor las diferentes áreas de control interno.
Veamos en detalle por qué, como pequeña empresa, debería invertir en un software de contratación.
1. Mejor colaboración
Una pequeña empresa siempre debe querer que su equipo esté al tanto de todos los puntos cruciales de la organización. Un software de selección de personal puede atender esta necesidad exacta con los trámites de los candidatos, al permitir el acceso a toda la información importante a todo el mundo a través de una plataforma centralizada.
2. Facilitar la publicación de ofertas de empleo
Las bolsas de empleo son útiles pero están muy saturadas. En su lugar, la curaduría de sitios web de carreras de marca puede ayudarle a destacar entre otras empresas más grandes y llegar a más candidatos potenciales. Puede construir fácilmente uno para usted utilizando un software de contratación. También puede publicar ofertas en varios portales de empleo con un solo clic, en lugar de tener que publicarlas manualmente en cada plataforma.
3. Acceso durante todo el día
Para empezar a atraer candidatos, tiene que ser visible para su público objetivo. Pero tratándose de una pequeña empresa, esto puede resultar muy difícil. Por lo tanto, es aconsejable no perder ninguna hora de tracción que pueda recibir. Aquí es donde entra en juego la importancia de la publicación de ofertas de empleo durante todo el día.
Con un software de contratación, puede mantener sus ofertas de empleo accesibles a los solicitantes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, junto con una función de respuesta automática para responder a las preguntas más frecuentes de los candidatos sobre el terreno.
4. Mejores descripciones de los puestos de trabajo
La legibilidad y claridad de una descripción del puesto puede hacer o deshacer un trato. Puede mejorar en este juego con las sugerencias del software de reclutamiento y también personalizarlas como desee.
5. Mejor alcance
El simple hecho de utilizar las funciones avanzadas de un software de contratación puede hacerle más creíble a los ojos de los demandantes de empleo y, por tanto, atraer muchas más solicitudes que las empresas que no lo utilizan.
Preguntas clave antes de adquirir un software de selección de personal
No va a comprar un software de contratación cada uno o dos años. Es una inversión a largo plazo. Esto hace que sea absolutamente crucial informarse y asegurarse de que está eligiendo al proveedor adecuado.
He aquí algunas preguntas que debe hacer al vendedor antes de adquirir un software.
1. ¿Cuáles son algunos de los posibles cambios previstos que se introducirán en el software de contratación?
Esta pregunta no sólo es importante para estimar su aplicabilidad a su negocio durante un periodo de tiempo determinado, sino también para ayudarle a ver el enfoque futurista del proveedor de software y si está dispuesto a adaptarse a la naturaleza dinámica de la industria.
2. ¿Cuáles son las cualificaciones de la cubierta de apoyo en cuestión?
Imagínese que a un reclutador inexperto se le confía la responsabilidad de resolver las quejas sobre el software de reclutamiento. ¡Un desastre absoluto! Asegúrese de que el equipo que presta servicios detrás de la tecnología tiene la experiencia y los conocimientos necesarios.
3. ¿Puede confiarles sus datos confidenciales?
Un software de contratación está expuesto a algunos datos empresariales cruciales y confidenciales. De este modo, podrá hacer tantas preguntas relacionadas con la seguridad como desee. ¿A dónde van los datos? ¿Qué software se encarga de la privacidad?
4. ¿Podría personalizar el software según sus necesidades?
La forma en que una empresa acabe utilizando el software de contratación depende totalmente de ella. Poder personalizarlo según sus necesidades es un requisito principal para lograr la máxima eficacia.
5. ¿Le ayudarán a ponerse en contacto con algunos usuarios anteriores de sus servicios?
Al hacer esta pregunta, básicamente está poniendo a prueba su transparencia hacia los clientes. Puede que no le remitan a clientes insatisfechos, pero incluso un par de clientes satisfechos pueden darle una idea clara de su rendimiento.
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5 señales de que su pequeña empresa necesita un software de contratación ¡YA!
No importa cuántos expertos intenten convencer a las pequeñas empresas de que contraten un software de contratación, algunas de ellas seguirán dudando en hacer esta inversión.
Así que hablemos de algunas señales importantes en su empresa que gritan la urgencia de invertir en #RecTech.
1. Los portales de empleo constituyen una gran parte de su estrategia de contratación
Las bolsas de empleo han sido etiquetadas como salvadoras por todos los reclutadores. Pero depender exclusivamente de una sola fuente no es una estrategia inteligente.
A as candidate sourcingnecesita diversificar, y un software de contratación puede facilitarle esa tarea.
2. Su base de datos es masiva
Si su empresa maneja un enorme volumen de datos, no es seguro tratar con ellos a mano alzada. Un software de contratación no sólo le ayuda a organizar toda la información de forma sistemática, sino que también la maneja con cuidado para evitar la pérdida o violación de datos.
3. Su objetivo es la rentabilidad
Un software de contratación es sinónimo de reducción de costes en el ámbito de la contratación. La centralización y la automatización pueden ahorrarle mucho dinero y hacerle ganar más.
4. Le cuesta colaborar
¿Los procedimientos sencillos de contratación llevan más tiempo de lo habitual? Esto puede provocar una caída irrecuperable de la productividad. Sin embargo, un software de contratación puede erradicar por completo esta amenaza, ya que ofrece integraciones para trabajar con varias herramientas a la vez y mucho más.
5. Nunca tiene tiempo para pensar en la marca del empleador
Las tareas rutinarias le mantienen demasiado ocupado para construirse una marca de empleador. Un software de contratación no sólo le ayudará a dominar los aspectos básicos, sino que también le liberará tiempo para centrarse en construir una identidad de empleador única en el mercado laboral.
¿Cómo incorporar un software de selección de personal a su proceso de contratación?
Adquirir un software de contratación es sin duda la mejor decisión de contratación que puede tomar. Pero esta herramienta puede no resultar tan útil para su empresa si no la aplica correctamente.
Así que aquí tiene una guía sobre cómo incorporar un software de selección de personal a su sistema de contratación.
1. Consulte con su equipo
Esta inversión en el software es probablemente una decisión empresarial colectiva. Pero cuando se trata de implantarlo en el sistema interno, muchas pequeñas empresas eluden una segunda ronda de discusiones en equipo antes de poner en marcha su uso, lo que a menudo les cuesta caro.
Para evitarlo, asegúrese de sentarse con su equipo por segunda vez para discutir la aplicabilidad del programa informático e invitar a todas las personas implicadas en su uso a que aporten sugerencias.
2. Establecer departamentos
Casi todas las organizaciones se rigen por el enfoque departamental. Del mismo modo, una vez que disponga de un software de contratación para implantar, divida las responsabilidades y el funcionamiento entre todos los departamentos respectivos.
Asignar una tarea a cada departamento en los distintos niveles del proceso de contratación puede producir una eficacia y precisión notablemente altas, si se hace bien.
3. Formar a los novatos
Mientras que una parte de su equipo de usuarios se adaptará rápidamente al software de contratación, otra puede quedarse rezagada y tener dificultades para hacerse con sus funcionalidades.
En estos casos, en lugar de mantenerlos alejados del sistema, capacíteles sobre cómo utilizar mejor el software, para permitir un equipo con una comprensión y unas habilidades creíbles.
Esta campaña de formacióndebe estar disponible para todos, desde los usuarios hasta las partes interesadas, para una mayor transparencia dentro de la empresa.
4. Filtrar los datos disponibles
La gestión de los datos de contratación relevantes es una característica importante de un software de contratación. Así que muchas empresas empiezan a organizar y cargar todos sus datos disponibles en el software de inmediato. Pero esto no debería ser lo primero que haga.
Antes de utilizar el software, toda la información disponible en su base de datos es menos probable que sea homogénea. Ya se trate de datos antiguos o nuevos, hay algunos detalles que ya no es necesario que figuren en su base de datos. Fíltrelos de antemano.
5. Manténgase al día
Un software de reclutamiento le dará resultados beneficiosos tanto a corto como a largo plazo sólo si se mantiene en el buen camino con él.
¿Qué mejoras ha observado desde la instalación en comparación con los registros anteriores? ¿Cuál es la opinión del equipo de adquisición de talentos sobre el software? ¿Hay algún aspecto en el que no haya obtenido los resultados esperados con el impulso del software?
Evalúe y observe los puntos positivos y los puntos negativos de forma regular y ¡deje que los beneficios se reflejen de inmediato!
Desafíos comunes asociados a un software de reclutamiento y cómo superarlos
Al empezar con un software de reclutamiento, habrá ciertos retos a los que podría enfrentarse. Algunos de estos retos pueden incluso seguir existiendo a largo plazo.
Pero en cuanto los equipos de contratación empiezan a acostumbrarse a las lagunas del software, tienden a buscar formas de hacerlo funcionar.
He aquí algunos de los principales problemas a los que se enfrentan los reclutadores cuando acaban de empezar a utilizar un software de reclutamiento.
1. Falta de juicio racional
Un programa informático no es más que una máquina. Por mucho que haya avanzado el mundo de la tecnología, la gran falta de racionalidad sigue siendo bastante visible.
Es muy probable que este inconveniente se refleje en su funcionamiento diario. Desde la categorización errónea de los datos hasta la búsqueda de candidatos en el sector equivocado, confiar ciegamente en la tecnología puede crear un alboroto considerable en su organización.
2. Prejuicios inconscientes
La función de análisis de currículos del software de selección de personal sigue el enfoque por palabras clave. Aquí es donde el riesgo de prejuicios inconscientes mentiras.
Por ejemplo, algunas palabras clave relevantes podrían ser malinterpretadas por el software en contra de su intención. El programa favorece la palabra clave en un formato determinado y rechaza todas las currículos que no se atengan a los mismos.
Este pequeño sesgo puede llevar a perder candidatos potenciales que podrían ser más competentes que los seleccionados.
3. Reglas predefinidas
Un software de contratación está programado con instrucciones predeterminadas que rigen en gran medida su funcionalidad. Estos protocolos preprogramados imbuidos en el software pueden influir en su funcionamiento.
Esta influencia puede suponer una barrera para que la herramienta interprete sus instrucciones y arroje resultados precisos, dejando así margen a posibles errores.
4. Más solicitudes de las deseadas
La función de búsqueda de candidatos de un software de contratación es uno de los rasgos más eficientes de esta pieza de tecnología y, de hecho, hace lo que dice.
Inicialmente, la función de búsqueda masiva de candidatos parecería un salvavidas. Pero con el tiempo, cuando la afluencia de solicitudes alcance un número abrumador fuera de control, esta misma característica podría empezar a sentirse como una carga.
Software de reclutamiento en la nube frente a software de reclutamiento in situ
Cuando se hace esta pregunta a un experto en contratación, la mayoría de ellos dirá con seguridad que la Nube por encima de On-premise. ¿Por qué?
La respuesta es que las empresas siempre han buscado algo que sea compacto y de fácil acceso, y la nube es exactamente eso, la solución en cualquier momento y lugar.
Por el contrario, on-premise es un enfoque engorroso y que consume mucho espacio, que no ofrece casi ninguna flexibilidad ni accesibilidad, ya que sólo se limita a los locales de las oficinas.
Nota – Ciertos tipos de empresas pueden encontrar más beneficioso el sistema local que la nube por sus propias razones. Pero la nube es una preferencia masiva que se adapta a la mayoría de las organizaciones.
Importancia del GDPR en su software de reclutamiento
El GDPR, es decir, el Reglamento General de Protección de Datos, es un instrumento jurídico de la Unión Europea a favor de las personas físicas y jurídicas para proteger sus datos y salvaguardar su privacidad.
Este reglamento exige a todo organismo que maneje datos personales que se atenga estrictamente al conjunto de normas establecidas.
La pregunta aquí es, ¿cómo de importante es que un software de selección de personal cumpla con el GDPR y que los reclutadores y empleadores se adhieran a esta ley?
Dado que un software de selección de personal es un procesador de datos que maneja los datos de los candidatos en nombre de los reclutadores, para cumplir con el GDPR es importante que se rija por un Acuerdo de Protección de Datos (DPA) establecido por el controlador de datos.
Cuando se trata de reclutadores y empleadores, éstos tratan con cientos y miles de candidatos, cada uno de los cuales envía sus datos personales al solicitar un empleo. Se hace imperativo para los reclutadores mantener esta información segura para estar en línea con la ley GDPR.
Con las razones adecuadas, la divulgación y la seguridad certificada, puede mantenerse en línea con las regulaciones implicadas.
Rango de precios típico de un software de reclutamiento para pequeñas empresas en 2024
Según las últimas estadísticas de 2022, lo más probable es que un software de contratación le cueste entre 48 y 950 dólares al mes.
La gama en la que aterrice dependerá de los siguientes factores variables:
1. Características de las que podrá disfrutar
De forma bastante justificada, los proveedores de software de contratación le cobrarán en función del número de funciones avanzadas por las que opte.
2. Fuerza de trabajo
Un software de reclutamiento suele venir en diferentes capacidades para los empleados disponibles en la organización con acceso a él. Cuanto mayor sea el número, mayores serán los cargos.
3. Tasa de incremento mensual de candidatos
En función de la afluencia de candidatos que reciba cada mes, los proveedores de software le proporcionarán la versión del software de contratación más adecuada para su organización y le cobrarán en consecuencia.
Este artículo debería funcionar como su propia guía sobre software de contratación para pequeñas empresas. Con esta pieza de contenido a su disposición, debería poder encontrar respuestas a todas sus preguntas antes de tomar la decisión de adquirir una solución de contratación.
