ご入社おめでとうございます！
最適な候補者が入社する準備が整ったら、いよいよ内定通知書の作成に取り掛かりましょう。
しかし、採用プロセスはここで終わりではありません。 説得力のあるオファーレターを提示することで、候補者に再び好印象を持ってもらう絶好の機会なのです。
でもその前に、この状況に共感できますか？
もしそうであれば、候補者にとって非常に魅力的な雇用オファーレターを作成することに注力すべき時です。
まずはじめに内定通知書には、通常、以下のような主要な求人情報の詳細が記載されています：
これらは正式なオファーレターを作成する際に役立つ重要な詳細の一部です。もちろん、採用担当者は新入社員に 組織文化 をアピールするためにこの手紙を使うこともできます。
テンプレートを使う準備はできましたか？ 「コピー」ボタンを押すだけで、すべてあなたのものです！
リクルーターおよび採用マネージャー向けのすぐに使える6つの内定通知書テンプレート
テンプレート1
[Date]
親愛なる[Candidate_name] 、
[Company_name] [Job_title]のフルタイムポジションを喜んでご提案いたします。 [Start_date] より、[バックグラウンドチェック、薬物検査、研修の詳細など]が無事に完了した場合です。
[Job_title] として、以下の業務を担当していただきます：
- [Mention job responsibilities].
[Manager/supervisor name and title] の監督の下で働き、勤務時間は[Mention working hours and days]となります。
このポジションの基本給は[Salary details as per month/year] で、[週給、隔週給、月給など]ベースで支払われます。
さらに、基本給に加えて、[Mention additional compensation if applicable] を受け取る資格があります。
[Company name] は、[Mention additional employee benefits] を含む従業員福利厚生プログラムを提供しています。
また、あなたは［休暇、病欠、有給休暇の詳細を記載］の休暇を取得する権利があります。
あなたと会社は、理由や事前通知の有無にかかわらず、いつでも自由に雇用を終了することができます。 本オファーレターは契約書ではありません。
本書面にご署名の上、ご承諾くださいますようお願い申し上げます。
[Company_name] を代表して、
[Sender_Signature]
[Sender’s Full Name]
[Sender’s Job Title]
[Candidate Signature]
テンプレート2
[Date]
親愛なる[Candidate_name] 、
おめでとうございます！[Company_name] は、新しい[Job_title]としてあなたをお迎えできることを楽しみにしています 。
あなたのオンボーディングプロセスでは、[バックグラウンドチェック、薬物検査、リファレンスチェックなど]を完了するなどのいくつかの手続きが必要となり、[Start_date]までに新しい役割に慣れていただくことを目指しています。
給与
総額[Compensation package details] を受け取り、[date of first pay period] から[weekly/biweekly/monthly] 支給される予定です。
職責と報告体制
[Job_title] として、[Working hours & days] から[Manager/supervisor name and title] に報告します。 あなたの日々の職務には以下が含まれます：
- [Mention job responsibilities].
福利厚生
[Company_name] の社員として、以下のような素晴らしい福利厚生を利用することができます：
- [Employee benefit details]
休暇/有給休暇
上記の福利厚生に加え、[Number of leave days and details] の休暇も取得する権利があります。
終了
この雇用オファーは法的拘束力のある契約ではありません。 自由意志による従業員として、あなたと はいつでも雇用を終了することができます。
規則および規制
[Company_name] は、あなたが組織の業務に全力を尽くすことを期待しています。 従って、あなたは会社の従業員として以下の条件を守らなければなりません：
- [守秘義務、プライバシーなどに関する規則や規制について言及してください。］
[Company name] あなたの入社をお待ちしています！ ご質問がありましたら、人事部までご連絡ください。
よろしくお願いいたします、
[Sender_Signature]
[Sender’s Full Name]
[Sender’s Job Title]
テンプレート3
[Date]
親愛なる[Candidate_name] 、
当社の採用チームは、[Company_name]での [Job_title] 職の機会をあなたに喜んで提供します。 この新しいポジションの求人詳細を添付いたします。
あなたは [Manager job title] の[Manager_name]に報告し、期待される入社日は[Date] です。
[Company_name] のフルタイム/パートタイム従業員として、以下の報酬および手当を受けることができます：
- 年俸パッケージ [Salary/compensation details]
- 有給休暇: [Number of leave days and types of leave applicable]
- [Mention any additional employee benefits]
このオファーは[Date] まで有効です。 ご不明な点がございましたら、人事部までお問い合わせください。
私たちは、あなたが私たちのチームに加わり、[Company_name] で大きな成果を上げるのを楽しみにしています！
頑張ってください！
敬具、
[Sender_Signature]
[Sender’s Full Name]
[Sender’s Job Title]
[Candidate Signature]
テンプレート4
[Date]
親愛なる[Candidate_name] 、
私たちは、[Company_name]での [Job_title] として新しいポジションを提供できることを嬉しく思います！この任命は、以下の条件に基づいています：
報酬
[Company_name] は、[Monthly/annual salary structure] の統合パッケージでお客様を統合します。 給与は[Date of first pay period] に支給されます。毎 [Month/Week/Bi-weekly]
トレーニング期間
この会社の社員として、[Duration of training period] から[Name & designation of manager/supervisor] の下で、次のことで研修期間を修了することが期待されています。 [Department_name]
労働時間と有給休暇
あなたは、[Number of working hours & days] 、[Work/office location] で勤務することが期待されています。
あなたは年間[Number of leaves] 日の休暇を取得する権利があります。 休暇期間の2週間前までに報告責任者に通知する必要があります。
福利厚生
添付の給与体系とは別に、[Company_name] の従業員として以下の福利厚生を受けることができます：
- [Mention additional employee benefits]
規則および規制
[Company_name] では、最高の透明性と誠実さを信条としています。 この基準を維持するためには、組織の業務に全神経とスキルを注ぐことが求められます。 組織から書面での許可を得ない限り、業務の妨げとなる可能性のある他の活動を行わないこととします。
[Company_name] 今後ともよろしくお願いいたします。 ご質問がございましたら、人事部までご連絡ください。
[Company_name] を代表して、
[Sender_Signature]
[Sender_Name]
[Sender’s Job Title]
テンプレート5
[Date]
親愛なる[Candidate_name] 、
[Company_name] [Job_title] にご登録いただけることを嬉しく思います。
この雇用オファーを受け入れる場合は、以下の契約の条件を確認してください。
- ポジション: あなたは[Designation of reporting senior] に報告し、以下の業務を担当していただきます： [Job responsibilities]
- 勤務時間：[Working days]から [Working hours]まで
- 報酬： あなたの給与構造は[Annum/month/week] 額[Salary amount] 円で、給与は毎[Month/week] [Date]日に支給されます。 給与構造の資料を添付いたします。
- 福利厚生 ：正社員として以下の福利厚生を受けることができます：[Mention employee details]
- 休暇期間：[Number of leave/vacation days] の休暇期間が与えられますが、事前に報告責任者と経営陣の承認が必要です。
- 終了条項： 本レターは、[give severance reasons] により終了します。
弊社のオファーにご承諾いただける場合は、[Date] までに、この書簡にご署名の上、電子メールにてご返信ください。
あなたと共に明るい未来を築いていけることを楽しみにしています！
よろしくお願いします、
[Sender_Signature]
[Sender_Name]
[Sender’s Job Title]
テンプレート6
[Date]
親愛なる[Candidate_name] 、
この度、[Company_name] は喜んで以下の雇用オファーをお送りします。
ポジション： [Job_title]
開始日： [Date]
給与： [Salary details as per annum/month]
この採用オファーは、[身元調査、薬物検査、トレーニングの詳細など]を無事終了することが条件となります。
本オファーは雇用契約ではないため、いずれの当事者も理由の有無にかかわらず、いつでも雇用を終了することができます。
[Department_name] と緊密に連携し、[Manager/supervisor name & designation] に報告することが期待されます。
[Company_name] の[Job_title] として、以下の業務を担当していただきます：
- [Mention job responsibilities]
[Company_name] は強く前向きな職場環境を目指しており、以下のような福利厚生が付与されます：
- [Mention employee benefits]
会社は、以下のいずれかの事由が発生した場合、通知なしであなたの雇用を解雇する権利を有します：
- [Mention termination clauses]
この申し出に同意するものとして、このEメールに署名入りのコピーを添付してご返信ください。 あなたの今後のご活躍をお祈りし、入社をお待ちしております！
よろしくお願いします、
[Sender_Signature]
[Sender_Name]
[Sender’s Job Title]
候補者に内定を出すための12の便利なヒント
履歴書に目を通し、無数の面接を行った後、今では使用可能な内定通知書のテンプレートも準備が整いました。
あなたがすべきことは、候補者が抵抗できないような魅力的なオファーをすることです！
求人の受諾率が 過去最低の90％から40％に低下している2016年から2022年にかけて、最終的な内定を提示することは、候補者のソーシングをを避けたいのであれば非常に重要です。
そこで、完璧な候補者を確保し、スムーズな就職を実現するための便利なヒントをいくつかご紹介します：
1.率直で正直であること
現在の求職者は、自分のポジションに関する完全な透明性を求めています。 給与範囲、福利厚生、労働条件、その他の重要な情報については、率直に正直に伝えましょう。 秘密や提供される役割に関する不十分な詳細のために、新しい採用を逃してしまうことは避けたいものです。
2.候補者を知る
候補者の経験についてある程度の洞察が得られたと思いますので、複数の面接を通じてKYC（顧客確認）身分証明の確認やバックグラウンドチェックを行ってください。面接。
最終的なオファーを出す前に、候補者の心を探り、その職務に期待することや将来のキャリア目標を理解しましょう。 候補者について知れば知るほどよいのです。 そうすることで、最終オファーをどのように構成すべきか、また候補者がその機会を得る準備ができているかどうかを正確に把握することができます。
3.従業員の特典とインセンティブの説明
給与の話し合いに加えて、魅力的な内定を提示する際に重要な部分は、追加の従業員福利厚生を強調することです。従業員の健康に関する議論が増えている中、リクルーターは潜在的な従業員に提示できる福利厚生のリストを準備しておくべきです。
最終的なオファーの決め手となるのは高給である必要はありません。 その代わりに、職場の柔軟性、ハイブリッド勤務オプション、医療手当、現金インセンティブ、ボーナスなどの福利厚生を考慮しましょう。
4.職場文化と成長の機会を強調
優秀な候補者は、長期的に利益をもたらす目的主導型の職務を期待しています。 成長の機会や昇進の可能性についても触れておきましょう。 要するに、候補者がこの雇用機会からどのような利益を得られるかを理解しましょう。
候補者の意欲を持続させたいのであれば、職場文化について話し合うようにしましょう！ 強調された 組織文化、価値観と倫理観。 候補者がすでに何かの一部であると感じられるようにしましょう。
5.候補者の希望を聞く
ただ一方的に会話をしたり、求人に関する情報を候補者に浴びせたりするのではなく、時間をかけて候補者の話を聞き、彼らが何を望んでいるのかを理解しましょう。
求職者のモチベーションは人それぞれです。 そのため、候補者が雇用主に何を期待しているのか、そして内定を承諾してもらうためにあなたが何を提供できるのか、深く掘り下げて考えてみましょう。
6.理解を示し、柔軟であること
候補者が特定の期待や要求を持っている場合、それを真っ向から拒否してはいけません！ その代わり、相手の立場を理解し、柔軟に対応しましょう。 あなたと候補者が前進できる共通の土台を見つけましょう。
重要なのは、候補者と交渉する際に創造性を発揮することで、候補者の価値観に基づいて福利厚生を変更することができます。
7.熱心であること！
候補者が大切にされ、感謝されていると感じることは、内定を受け入れる可能性に影響を与えることがあります。 応募者が全体的に困難な次の状況に直面した場合、 候補者の経験 、そのような候補者は、将来あなたやその組織と一緒に働きたいとは思わないでしょう。
ですから、恥ずかしがらずに、彼らが入社してくれることにどれだけ興奮しているかを表現してください！
8.チャンスを引きずらない
今日の競争では、候補者はすでに他のリクルーターからのオファーを受けていると考えるべきです。 そのため、オファーを出すのに時間がかかればかかるほど、他の企業があなたの理想的な候補者を誘い出す時間が増えることになります。
求人の提示が遅すぎると、候補者は興味を失い、採用されない可能性があります。
9.期限を設ける
採用のペースを上げたいのであれば、内定を出したまま候補者を放置してはいけません。 内定が却下された場合に備えて、次の候補者に移れるよう期限を設けましょう。
また、期限を指定することで、候補者ができるだけ早く返信したくなるような緊迫感を演出することもできます。
10.つながり続ける
候補者は常に、採用プロセスにおける自分の立ち位置を知りたがります。 実際には、 62％の求職者が最初の面接から2週間以内にリクルーターから連絡がないと、興味を失ってしまいます。
たとえ進捗がなくても、その旨を伝えることが大切です。つまり、ビジネスメール やリンクトインなどのソーシャルメディアを通じて、常に候補者と連絡を取り合いましょう。
11.フィードバックを共有する
最終的な内定を出す際には、面接や採用プロセス全体からのポジティブなフィードバックを共有することから始めましょう。 前向きな雰囲気で会話を始めることで、候補者は大切にされていると感じ、これからの展開に期待を抱くようになります。
最も重要なのは、フィードバックを共有することで良い印象を与え、候補者体験を向上させることです。
12. 必ずフォローアップをしましょう！
候補者に最終的な内定を提示した後は、まだのんびりしていられません。 期限までに候補者のフォローアップを確実に行いましょう。
内定にまだ興味があるのか、何か質問はあるのか、簡単な電話やEメールで尋ねてみましょう。 人材獲得チームは、候補者に感謝の気持ちを伝えることで、採用プロセスをより有意義なものにすることができます。
内定を提示する際、今日の候補者は次のキャリアの選択を考える際に、リクルーターや採用マネージャーからいくつかの期待を持っています。魅力的で敬意を持った候補者体験を提供することで、優秀な人材を獲得することに成功するでしょう。
よくある質問
1.内定通知書には何を書くべきですか？
条件や職務の種類にもよりますが、ほとんどの正式なオファーには、主要な職務の詳細がレター形式で記載されています。 メールには通常、以下のことが記載されています。
- 役職と責任
- 給与構造と従業員福利厚生
- 会社の方針と規則
- 休暇および有給休暇に関する方針
- 自由意志による雇用と解雇に関する声明
- 従業員の秘密保持契約
2.内定通知書は契約書ですか？
内定通知書と雇用契約書は異なる種類の書類です。 内定通知書には、職務に関する基本的な情報が記載され、候補者の採用が決定したことを書面で確認します。
内定通知書には多くの場合、隨意雇用の文言が含まれていますが、雇用契約書には異なる条件が明記されています。 雇用契約は、雇用主と被雇用者の間に法的に結ばれるもので、その条件を破ることはできません。
3.条件付内定通知書とは何ですか？
条件付き内定通知書とは、一定の条件が満たされた場合に採用が内定する通知書です。 採用された候補者が条件を満たせなかった場合、内定や採用が取り消されることもあります。
条件付き内定通知書に記載される一般的な条件には、以下のようなものがあります：
- 薬物またはアルコール検査
- 犯罪歴チェック
- リファレンスチェック
- 学歴の確認
- 健康診断
