Como efetuar uma contratação à distância mais inteligente?

Se Se ainda pensa que a “contratação à distância” é apenas uma questão de seguir o fluxo do jogo, está a perder uma grande oportunidade!

O recrutamento à distância proporciona-lhe um canal que o preenche com os candidatos certos. E quando terminar, certo?

Acelera as conversões, afasta as desistências e melhora a experiência do candidato.

Vamos começar já a perceber os passos, os desafios e as ferramentas a utilizar para conseguir vencer o jogo da contratação à distância.

O que é a contratação à distância?

Contratação à distância consiste em encontrar, avaliar e integrar talentos que irão trabalhar fora dos escritórios habituais.

E para si, significa contratar por competências, adaptabilidade, auto-gestão e comunicação estratégica.

Isso dá-lhe benefícios como uma maior diversidade de talentos, mais credibilidade e um maior alcance.

5 passos aprovados pelos recrutadores para elevar o nível do processo de contratação remota

1. Crie um processo de contratação à distância diferente desde o primeiro dia

A contratação à distância funciona melhor com uma estratégia e não com o habitual plano de contratação no escritório plano de contratação.

Mesmo que diga “flexível”, não deixa de ter várias reuniões, horas fixas e prazos.

Compreenda bem os requisitos da função remota do seu cliente.

Pode começar por avaliar:

• Em que medida é necessária uma sobreposição de tempo com outros membros da equipa?
• Como é que a equipa trabalha principalmente: Actualizações escritas ou chamadas em direto?
• Se o seu papel é o trabalho em equipa ou o trabalho independente
• As ferramentas que a empresa do seu cliente utiliza e como implementá-las

Por exemplo, se a função requer trabalhar com intervenientes globais e só há uma sobreposição de 2 horas, precisa de um candidato que planeie antecipadamente as suas tarefas, tome decisões mais rápidas e feche os ciclos.

Depois de compreender o seu cliente, dê um passo em frente e escreva descrições de funções.

Defina as expectativas mencionando-as:

• Como é que o trabalho tem de ser feito
• Funções e responsabilidades do candidato
• Horário de trabalho exigido
• Hábitos de comunicação que deve ter
• Processo de acompanhamento do desempenho
• Vantagens e benefícios

Quando cria uma estratégia desde o início, torna-se mais fácil contratar os candidatos mais adequados, criar confiança com os clientes e evitar desalinhamentos.

2. Estabeleça prazos para a tomada de decisões antes de iniciar o aprovisionamento

É excelente no seu processo de contratação remotamas e se o seu cliente demorar 5 dias a analisar um currículo?

O atraso no feedback interno pode resultar em perdas de talentos e atrasar o seu processo de contratação.

A contratação à distância tem tudo a ver com o timing perfeito!

Vamos entender com um exemplo:

Selecionou um candidato com 4 anos de experiência como redator de conteúdos. Estão em sintonia com as necessidades do seu cliente e têm competências que os tornam a melhor opção.

Partilha o seu currículo com o seu cliente, mas este demora quase uma semana a analisá-lo.

Depois disso, contacte o candidato e ele dirá: “Olá, já aceitei um emprego que me pareceu mais adequado. Obrigado pelo seu tempo!”

Por isso, antes mesmo de começar a procurar fontes, sente-se com o seu cliente e alinhe estes pontos:

• Seja claro sobre quem está a rever o quê: Comunique quem tem de dar o seu contributo em cada fase.
• A rapidez com que as decisões devem ser tomadas: Decida um momento para a revisão e o feedback. Chegue a um acordo sobre uma hora específica. Pode demorar 48 horas ou 72 horas. Seja específico.
• E se alguém não estiver disponível? Crie um plano de reserva para o efeito. Decida quem fará a revisão se alguém estiver de férias ou se o trabalho se atrasar.

No início, isto pode parecer um passo extra adicionado à sua lista de tarefas.

Isto ajuda-o a criar um calendário de contratação claro, a partilhar uma relação equilibrada com os clientes e a reduzir as desistências de última hora.

3. Dê prioridade à comunicação assíncrona

Os candidatos devem saber como comunicar quando se deparam com obstáculos.

A contratação à distância exige geralmente mais clareza, pensamento estruturado e uma comunicação clara.

Verifique como o candidato comunica sob orientação mínima.

Analise se ele consegue comunicar os seus pensamentos sem complicar demasiado as coisas.

Eis como pode analisar durante o processo:

• Preste atenção à forma como escrevem as mensagens de correio eletrónico. São estruturados, claros e diretos? Ou complicam demasiado as coisas?
• Inclua uma tarefa curta. Peça aos candidatos que respondam por escrito a uma situação. Além disso, peça-lhes que expliquem por escrito o processo de decisão. Isto ajuda-o a avaliar a forma como comunicam quando não está ninguém presente.
• Faça perguntas assíncronas específicas da função. Faça perguntas durante a entrevista, como, “O seu gestor está offline durante 12 horas e o seu cliente precisa de um esclarecimento urgente sobre algo; o que faria?”
• Avalie a forma como fazem as perguntas. Analise a forma como questionam se conseguiram comunicar bem ou realçar os seus pontos.

As equipas remotas com elevado desempenho precisam de candidatos que comuniquem, avaliem com base nisso e evitem qualquer má gestão.

4. Inclua várias plataformas durante o processo de entrevista

Cada candidato tem uma forma única de apresentar as suas competências.

Torne o processo de entrevista inclusivo e alinhado, permitindo-lhes escolher uma plataforma.

Deixe-os escrever, organizar os seus pensamentos em formatos específicos e partilhá-los em videochamadas.

Mas eis como pode pedir-lhes que o façam:

• Ofereça uma apresentação de tarefas por escrito.
• Elabore perguntas para as entrevistas e peça-lhes que as partilhem por escrito ou em vídeo.
• Incentive a realização de vídeos ou gravações de ecrã.
• Inclua testes do Google Form.

Desta forma, representa a cultura de trabalho do seu cliente, oferece-lhe alternativas e constrói uma excelente experiência do candidato.

5. Personalize a integração desde o dia 0

Depois de a oferta ser aceite, pode parecer que a transferência está concluída.

Mas é aqui que começa realmente.

Um simples “e-mail de boas-vindas” não é suficiente para integrar o candidato.

As novas contratações assentam mais rapidamente quando o processo de integração está estruturado.

É a primeira oportunidade do seu cliente para provar a sua a sua credibilidade.

Peça-lhes que o façam:

• Envie kits de boas-vindas: Inclua credenciais de início de sessão, acesso ou mensagens personalizadas para lhes dar as boas-vindas.
• Agende chamadas de introdução: Agende chamadas com colegas, membros da equipa, gestores ou líderes.
• Partilhe guias internos: Partilhe uma introdução sobre a empresa, documentos essenciais ou introduções gravadas da equipa
• Utilize um plano de 30-60-90 dias: Implemente este plano com objectivos claros, planos e controlos regulares

Aumenta a sua reputação de ambos os lados – os seus clientes vêem-no como um parceiro estratégico e os candidatos sentem-se confiantes desde o primeiro dia.

Os 3 grandes desafios da contratação à distância (e como os ultrapassar)

A contratação à distância é como uma estrada suave que o leva ao seu destino. Mas espere, não está isento de obstáculos.

Tem muitas vantagens, mas também tem os seus obstáculos.

1. Verifique a autenticidade do candidato e os seus antecedentes

Os currículos nem sempre contam a história toda. Alguns candidatos utilizam a IA para criar um “currículo brilhante” que pode falsear a verdade.

Então, como é que verifica?

• Reforce os seus passos de verificação – tente utilizar ferramentas de verificação de ID seguras.
• Faça perguntas como “Que ferramentas utilizava na sua empresa anterior?” Se sim, pergunte como é que as utilizavam.
• Utilize plataformas fiáveis de verificação de antecedentes, tais como Checkr ou GoodHire.

Siga estes passos para nunca perder a confiança do cliente.

2. Detecte o desalinhamento cultural

As competências não podem ser melhor definidas no papel. Os candidatos precisam de conhecer a forma de trabalhar do seu cliente.

Cada candidato trabalha de forma diferente.

É aí que a adequação à cultura desempenha um papel importante.

Faça aos candidatos perguntas como:

• “Como é que se mantém ligado aos seus colegas de trabalho?”
• “Fale-me de um projeto que tenha gerido sem muita orientação.”

Veja como reagem. Essa é a sua visão do seu estilo de trabalho.

3. Gerir os problemas de fuso horário

A coordenação entre fusos horários parece flexível, mas sem uma estrutura adequada, conduz a um desalinhamento.

As 9 da manhã de uma pessoa são as 10 da noite de outra.

Estes afectam o seu processo de contratação e atrasam a sua procura de talentos de alto nível.

Os candidatos podem desistir devido à frustração.

Pode resolver este problema:

• Esclarecer os horários de trabalho preferidos e os atrasos (se for caso disso): Durante a chamada de admissão, pergunte ao cliente a que horas a equipa trabalha e se existem sobreposições de horários obrigatórias ou reuniões regulares da equipa.
• Acrescente flexibilidade nas ferramentas de calendarização: Utilize ferramentas de marcação de horários para apresentar os horários de trabalho de potenciais empregados e clientes. Inclua etiquetas de fuso horário, como IST, GMT, etc.

Como utilizar um software de contratação à distância para simplificar o seu processo de recrutamento?

Continua a contratar à distância através de vários separadores, folhas de Excel e mensagens de correio eletrónico?

As tarefas manuais podem pôr em risco a qualidade das contratações.

Integre o software de contratação remota para o fazer de forma inteligente! Simplifique o processo de contratação e contrate grandes talentos mais rapidamente.

Pode fazê-lo com o melhor software de recrutamentoe esse é o Recruit CRM.

Recrute combinações de CRM ATS+CRM numa única plataforma simplificada. Pode encontrar candidatos, gerir condutas, automatizar e colaborar facilmente.

Eis porque é que os melhores recrutadores escolhem o Recruit CRM:

1. Acompanhamento centralizado dos candidatos

Já não precisa de saltar para vários separadores. Com o Recruit CRM, tudo é feito corretamente. Organiza todos os e-mails, notas ou currículos num único local. É fácil de utilizar à distância, eficiente e rápido.

2. Contacto e acompanhamento automatizados

Poupe o seu tempo com sequências de correio eletrónico, lembretes ou automatização de tarefas. Isto é útil quando está a contratar à distância em todo o mundo, de uma só vez.

3. Automatização do fluxo de trabalho de ponta a ponta

De procura de candidatos à apresentação de clientes, pode automatizar tarefas repetitivas como e-mails de acompanhamento, atribuição de tarefas, acompanhamento do progresso, etc.

Tem de definir os accionadores e o sistema resolve-os.

4. Colaboração sem falhas

Partilhe dados de candidatos, entrevistas e actualizações com clientes a partir de qualquer lugar.

Utilize as as melhores ferramentas de recrutamento para melhorar a experiência do candidatoreduza as desistências e contrate de forma mais inteligente.

Quer aumentar o seu jogo de contratação?

Perguntas mais frequentes

1. Posso contratar um trabalhador à distância de outro país?

Sim – mas há muito mais do que um simples contrato assinado.

Quando está a contratação remota internacionalprecisa de ter em conta a legislação fiscal, os regulamentos laborais e os riscos de conformidade que variam consoante a legislação específica de cada país.

Por exemplo, regras e leis para a contratação de empreiteiros da Alemanha ou do Brasil.

Incluem implicações legais relativas aos seus benefícios laborais e períodos de pré-aviso.

Muitos recrutadores preferem utilizar a plataforma “Employer of Record” para empregar legalmente o candidato em nome do seu cliente ou processar os salários.

Deste modo, não é necessário criar uma entidade jurídica para o efeito.

2. Como é que posso mostrar a cultura da empresa do meu cliente aos candidatos remotos?

Mostrar a cultura de um cliente continua a ser um dos maiores desafios.

Está praticamente a pedir a um candidato que se junte à empresa do seu cliente, que ele só conheceu através de videochamadas.

Eis como o pode fazer:

• Partilhe histórias específicas. Não mencione “óptima cultura”,” “boas vibrações,” etc. Em vez disso, mencione frases como, “Eles organizam um jogo de perguntas e respostas opcional às sextas-feiras – 70% da equipa participa.”
• Estabeleça conversas informais com os colegas de equipa. Os candidatos podem estabelecer contactos e conhecer melhor a empresa. Estabeleça chamadas diárias, jogos ou sessões de conversação casuais para iniciar conversas.
• Dê aos candidatos uma espreitadela às ferramentas que o seu cliente utiliza e a forma como a equipa comunica internamente. Desta forma, está a dizer-lhes como funciona a equipa do seu cliente.
• Fale sobre a forma como reconhecem as vitórias ou promovem internamente.

3. Como é que posso criar uma boa experiência de contratação à distância para os candidatos?

É o primeiro a comunicar com o candidato antes do seu cliente.

Se não for claro, eles vão presumir como é trabalhar com o seu cliente.

Para o evitar, deve:

• Defina expectativas claras: Informe os candidatos sobre o número de rondas, os formatos das entrevistas, com quem se vão encontrar e qual será o procedimento a seguir.
• Mantenha a comunicação estreita: Utilize ferramentas como o Recruit CRM para automatizar fluxos de trabalho, acompanhamentos, lembretes e preparação de entrevistas para não perder nada.
• Torne-o pessoal: Refira algo específico sobre eles. Desta forma, pode ajudar os candidatos a manterem-se envolvidos e a criar confiança.
• Respeite o seu tempo: Não os arraste por um longo processo de entrevista de 6 etapas. Torne o processo de contratação atrativo, curto e sistemático.

Faça com que cada passo seja importante e ofereça-lhes a melhor experiência remota.