Kommunikation ist unerlässlich, wenn Sie eine gute Beziehung zu Ihren Kandidaten und Kunden pflegen wollen.

Leider hat G2 in einer Umfrage festgestellt, dass etwa 52 % der Bewerber zwei bis drei Monate nach ihrer Bewerbung keinerlei Nachricht von den Personalverantwortlichen erhalten. Dies führt zwangsläufig zu einer negativen Erfahrung bei den Bewerbern, die sich dann nicht mehr auf offene Stellen bei demselben Unternehmen bewerben.

Daher steigt die Bedeutung von E-Mail-Vorlagen für die Personalbeschaffung, und Personalverantwortliche müssen sich bestimmte E-Mail-Vorlagen notieren, die für ihre täglichen Aufgaben unerlässlich sind. Die besten E-Mail-Vorlagen sind immer in Reichweite. Sie müssen nur an der richtigen Stelle danach suchen!

Muster-E-Mail-Vorlagen für Recruiter

Wir haben einige der besten Vorlagen für Recruiting-E-Mails für Sie, damit Ihre Kandidaten in jeder einzelnen Phase des Einstellungszyklus engagiert und informiert bleiben.

I. E-Mail-Vorlagen für Kandidaten

1. E-Mail zur Vorstellung des Bewerbers

Betreffzeile: {Contact_Company_Name} sucht einen {Job_Name}

Hallo {Candidate_First_Name},

Hier ist [Your_Name], und ich arbeite als [Your Job_Title] bei {Contact_Company_Name}. Ich bin auf Ihr Profil auf [z.B. LinkedIn oder GitHub] gestoßen und muss sagen, dass ich von Ihrer Erfahrung auf [add specific field or achievement that caught your eye] beeindruckt war.

Hier bei {Contact_Company_Name} sind wir immer auf der Suche nach Leuten, die gerne mit einem unserer Kunden [Unternehmen X, Y, Z] zusammenarbeiten würden.

[Wenn Sie für eine Nischenposition suchen, geben Sie am besten Details zur Position an, z.B. Wir suchen einen [Job_Title – add a link to the job description] für einen unserer Kunden.

Ich würde mich freuen, Ihnen mehr über diese Rolle zu erzählen und auch ein paar Dinge über Sie zu erfahren.

Sind Sie diese Woche noch verfügbar? [include date and time] Wenn ja, würde ich gerne einen Anruf vereinbaren. Natürlich freue ich mich auch über eine Abstimmung per E-Mail oder LinkedIn, je nachdem, was Sie bevorzugen.

Ich hoffe, Sie haben einen schönen Tag.

[Signature]

2. E-Mail zum Aufwärmen der Kandidaten

Betreffzeile: Ihre Bewerbung bei {Contact_Company_Name} für die Stelle {Job_Name}

Hallo {Candidate_First_Name}

Ich hoffe, dass es Ihnen mit dieser E-Mail gut geht. Ich wollte Sie über den Stand Ihrer Bewerbung für die Stelle {Job_Name} informieren.

[Hiring Manager_Name] prüft derzeit alle Bewerbungen und wird voraussichtlich bis Ende der nächsten Woche Vorstellungsgespräche vor Ort ansetzen. Ich werde mich wieder bei Ihnen melden, sobald ich weitere Informationen habe.

Bitte zögern Sie nicht, mich per E-Mail oder unter [z.B. 1-444-555-2222] zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben.

Ich wünsche Ihnen alles Gute,

[Signature]

Lesen Sie mehr: Die 7 besten E-Mail-Vorlagen für Personalvermittler

3. E-Mail an passive Kandidaten

Betreffzeile: {Contact_Company_Name} sucht einen {Job_Name}

Hallo {Candidate_First_Name}

Ich bin [Your_Name]. Ich bin auf [z.B. LinkedIn oder GitHub] auf Ihr Profil gestoßen und war ehrlich beeindruckt von Ihrer Erfahrung in [add a specific field or any form of achievement that grabbed your eye].

Wir sind derzeit auf der Suche nach einem [Job_Title – add a link to the job description] zur Verstärkung unseres Teams/des Teams unseres Kunden. Ich würde Sie gerne mehr über diese Stelle informieren und auch ein paar Dinge über Sie erfahren. Sind Sie verfügbar [geben Sie Datum und Uhrzeit oder einen Zeitraum an, z. B. ‚irgendwann in dieser Woche‘]? Wenn ja, würde ich gerne einen Anruf vereinbaren. Ich koordiniere auch gerne per E-Mail oder LinkedIn, wenn Sie das bevorzugen.

Ich hoffe, Sie haben einen schönen Tag.

[Signature]

4. Nachbereitung des Interviews

Betreffzeile: Interview mit {Contact_Company_Name} / Interview für {Job_Name} an {Contact_Company_Name}

Hallo {Candidate_First_Name},

Wir hatten [a few hours ago [at 11 am] geplant, aber Sie haben es nicht geschafft. Ich hoffe, alles ist gut.

Könnten Sie mir freundlicherweise mitteilen, ob Sie immer noch an der Rolle {Job_Name} interessiert sind? Wenn ja, können wir das Vorstellungsgespräch verschieben. Andernfalls werde ich Ihre Daten aus unserer Rekrutierungsdatenbank löschen.

Ich danke Ihnen,

[Signature]

5. Sprechen Sie über Referenzen

Betreffzeile: [Reference] verwies Sie für [Job_Name]

Hallo {Candidate_First_Name},

Ich habe mit [Reference_Name] zusammengearbeitet, ihnen geholfen [any form of job-related/recruiting activity], und sie haben mich über Ihre [Referred_Candidate_Role] Erfahrung informiert.

Ich arbeite schon eine Weile mit [Reference_Name] zusammen und wir haben schon oft über unsere Karriereziele gesprochen. Hier möchte ich also ansetzen: Ich möchte wissen, was Sie von Ihrer Karriere erwarten, damit ich Ihnen keine Jobs zeige, die Sie absolut nicht interessieren.

Zurzeit arbeite ich mit einem Unternehmen [Client_Company_Industry] zusammen, das [Client_Company_Focus] anbietet, und ich glaube, das könnte gut zu Ihnen passen [Add the job details here].

Wenn Sie daran interessiert sind, lassen Sie es mich bitte wissen, und ich kann einen Termin für ein Vorstellungsgespräch vereinbaren, da Sie von [Reference_Name] sehr empfohlen werden.

Wenn diese [Referred_Candidate_Role] Gelegenheit nicht das ist, wonach Sie gerade suchen, lassen Sie mich Ihr Interesse wissen.

Danke,

[Signature]

6. E-Mail an frühere Kandidaten über spannende neue Jobangebote

Betreffzeile: Sind Sie an einer neuen Stelle bei {Contact_Company_Name} interessiert?

Liebe {Candidate_First_Name},

Ich bin [Name, Job_Titel, Firmenname]. Ich bin mir nicht sicher, ob Sie sich erinnern, aber wir hatten uns getroffen [Approximate Time Ago], als Sie sich für [Job_Title] bei [Contact_Company_Name] beworben haben.

Ich habe Ihnen beim letzten Mal auch gesagt, dass wir Ihren Lebenslauf in unserer Datenbank aufbewahren und uns mit Ihnen in Verbindung setzen werden, wenn sich eine passende Gelegenheit ergibt. Ich melde mich also bei Ihnen, weil wir eine neue Stelle zu besetzen haben [Job_Title].

Ich bin der festen Überzeugung, dass Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen Sie zum perfekten Kandidaten für diese Stelle machen.

Wären Sie für ein kurzes Gespräch verfügbar [Include Date And Time], um über diese aufregende Gelegenheit zu sprechen?

Wenn diese Zeit für Sie nicht passt, schlagen Sie bitte eine geeignete Zeit vor, und ich werde mein Bestes geben, um sie entsprechend anzupassen.

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag und hoffe, bald von Ihnen zu hören!

[Signature]

7. Einladung der Kandidaten zur ersten Gesprächsrunde

Betreffzeile: Grüße von {Contact_Company_Name}! Sie sind in die engere Auswahl für die erste Interviewrunde gekommen!

Liebe [Candidate_First_Name],

Nachdem wir Ihre Bewerbung sorgfältig geprüft haben, waren wir von Ihren großartigen Fähigkeiten und Ihrer Berufserfahrung beeindruckt. Daher lade ich Sie gerne zu einem Vorstellungsgespräch [At The Company Office/Via Phone/Video Call] ein, um die Dinge persönlich zu besprechen und alle relevanten Fragen zu beantworten, die Sie haben könnten.

Das Gespräch sollte nicht länger als [X_Minutes] dauern und wird von [Name_des_Interviewers, Position_im_Unternehmen] geführt.

Hier sind einige Tage und Zeitoptionen, die für Sie zur Verfügung stehen:

[Montag – Datum, Uhrzeit] [Mittwoch – Datum, Uhrzeit] [Donnerstag – Datum, Uhrzeit]

Bitte lassen Sie mich wissen, welche der oben genannten Optionen für Sie am besten geeignet ist.

Ich freue mich darauf, Sie kennenzulernen.

Alles Gute für Ihr Vorstellungsgespräch!

[Signature]

8. Einladung der Kandidaten zur zweiten Gesprächsrunde

Betreffzeile: Nochmals Grüße von {Contact_Company_Name}! Sie sind für die zweite Interviewrunde ausgewählt worden!

Liebe [Candidate_First_Name],

Wir möchten Ihnen nochmals danken, dass Sie sich für die
die Position [Job_Title] in unserem Unternehmen.

Nach Ihrem letzten Vorstellungsgespräch waren wir sehr beeindruckt von Ihren Fähigkeiten und Ihrer einschlägigen Berufserfahrung. Daher freue ich mich, Sie zur zweiten Gesprächsrunde einladen zu dürfen [At The Company Office/Via Phone/Video Call], um die Dinge weiter zu besprechen und zu verstehen, ob Sie am besten zu unserem Unternehmen passen.

Das Gespräch sollte nicht länger als [X_Minutes] dauern und wird von [Name_des_Interviewers, Position_im_Unternehmen] geführt.

Für den Fall, dass Sie diese Einladung annehmen, haben wir hier ein paar Tage und Zeitoptionen für Sie:

[Dienstag – Datum, Uhrzeit] [Donnerstag – Datum, Uhrzeit] [Freitag – Datum, Uhrzeit]

Bitte lassen Sie mich wissen, welche der oben genannten Optionen für Sie am besten geeignet ist.

Ich freue mich auf ein Wiedersehen mit Ihnen!

Alles Gute für Ihre zweite Vorstellungsrunde.

[Signature]

9. Vorstellungsgespräch Feedback-E-Mail

Betreffzeile: Hallo {Candidate_First_Name}. Wir freuen uns auf eine Rückmeldung zum Interview.

Liebe [Candidate_Name]

Ich wende mich an Sie, um Sie um ein Feedback zum Interviewprozess auf [Candidate_Company_Name] zu bitten.

Da die Erfahrung der Bewerber für uns von großer Bedeutung ist, wäre Ihr Feedback von großem Wert. Die Umfrage enthält einige kurze Fragen, für deren Beantwortung Sie nicht mehr als 5 Minuten benötigen werden.

Hier ist die [link] zur Umfrage.

Ich bin für jede Hilfe dankbar, die Sie anbieten können.

[Signature]

10. E-Mail zur Kandidatenbewertung

Betreffzeile: Bewertungstest von {Candidate_Company_Name} für Ihre Position.

Liebe [Candidate_First_Name]

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich für die Stelle [Candidate_Job_Title] zu bewerben.

Wir möchten Sie einladen, eine Aufgabe für die nächste Runde unserer Auswahlphase auszufüllen.

Die Aufgabenstellung finden Sie im Anhang zu dieser Mail. Das Hauptziel dieser Aufgabe ist es, Ihre Fähigkeiten einzuschätzen, uns eine Vorstellung davon zu geben, wie Sie an Aufgaben herangehen, die für Ihre Position relevant sind, und uns einige Punkte zu nennen, über die wir weiter diskutieren können.

Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihren Auftrag zurückschicken könnten [date and time].

Ich freue mich auf ein baldiges Gespräch mit Ihnen.

Alles Gute!

Mit freundlichen Grüßen,

[Signature]

11. Ablehnungs-E-Mail

Betreffzeile: Es tut uns furchtbar leid…

Hallo [Candidate_Name],

Wir möchten Ihnen nochmals dafür danken, dass Sie sich für die Stelle [Job_Title] in unserem Unternehmen beworben haben. Wir merken, dass Sie sich viel Mühe mit Ihrer Bewerbung gegeben haben.

Wir bedauern jedoch, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir, obwohl Ihr Lebenslauf sehr beeindruckend ist, einen Kandidaten mit anderen Fähigkeiten und Berufserfahrungen suchen.

Wenn in Zukunft eine Stelle in unserem Unternehmen frei wird, die Ihren Fähigkeiten entsprechen könnte, werde ich mich persönlich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihren zukünftigen Unternehmungen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Signature]

Lesen Sie mehr: Muster für Ablehnungs-E-Mails, die Recruiter Kandidaten schicken können

12. E-Mail mit Jobangebot für Kandidaten

Betreffzeile: Herzlichen Glückwunsch {Candidate_First_Name}! Sie haben das Angebot erhalten, die Rolle von {Candidate_Job_title} bei {Candidate_Company_Name} zu übernehmen.

Liebe [Candidate_First_Name]

Wir waren sehr beeindruckt von Ihrem Hintergrund und Ihren Vorstellungsgesprächen. Daher möchten wir Ihnen offiziell die Stelle [Candidate_Job_Title] anbieten.

Dies ist eine [full/part] Vollzeitstelle [mention the working days and hours] mit einer jährlichen CTC von [X amount].

Sie werden dem Leiter der Abteilung [Department_Name] unterstellt sein. Wir erwarten, dass Sie von [date] aus starten.

Dieser Mail liegt ein Dokument bei, das Sie unten finden. Schauen Sie es sich an und rufen Sie uns unter [Phone_Number] an, wenn Sie Fragen dazu haben.

Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer neuen Reise mit [Candidate_Company_Name]!

Mit freundlichen Grüßen,

[Signature]

13. Ablehnungs-E-Mail

Betreffzeile: Es tut uns furchtbar leid…

Hallo [Candidate_Name],

Wir möchten Ihnen nochmals dafür danken, dass Sie sich für die Stelle [Job_Title] in unserem Unternehmen beworben haben. Wir merken, dass Sie sich viel Mühe mit Ihrer Bewerbung gegeben haben.

Wir bedauern jedoch, Ihnen mitteilen zu müssen, dass wir, obwohl Ihr Lebenslauf sehr beeindruckend ist, einen Kandidaten mit anderen Fähigkeiten und Berufserfahrungen suchen.

Wenn in Zukunft eine Stelle in unserem Unternehmen frei wird, die Ihren Fähigkeiten entsprechen könnte, werde ich mich persönlich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihren zukünftigen Unternehmungen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Signature]

Lesen Sie mehr: Muster für Ablehnungs-E-Mails, die Recruiter Kandidaten schicken können

14. E-Mail mit Jobangebot für Kandidaten

Betreffzeile: Herzlichen Glückwunsch {Candidate_First_Name}! Sie haben das Angebot erhalten, die Rolle von {Candidate_Job_title} bei {Candidate_Company_Name} zu übernehmen.

Liebe [Candidate_First_Name]

Wir waren sehr beeindruckt von Ihrem Hintergrund und Ihren Vorstellungsgesprächen. Daher möchten wir Ihnen offiziell die Stelle [Candidate_Job_Title] anbieten.

Dies ist eine [full/part] Vollzeitstelle [mention the working days and hours] mit einer jährlichen CTC von [X amount].

Sie werden dem Leiter der Abteilung [Department_Name] unterstellt sein. Wir erwarten, dass Sie von [date] aus starten.

Dieser Mail liegt ein Dokument bei, das Sie unten finden. Schauen Sie es sich an und rufen Sie uns unter [Phone_Number] an, wenn Sie Fragen dazu haben.

Herzlichen Glückwunsch zu Ihrer neuen Reise mit [Candidate_Company_Name]!

Mit freundlichen Grüßen,

[Signature]

15. Bewerber-Onboarding-E-Mail

Betreffzeile: Grüße von {Candidate_Company_Name}! Willkommen an Bord von {Candidate_First_Name}.

Liebe [Candidate_First_Name]

Wir freuen uns sehr, Sie an Bord begrüßen zu dürfen!

Wie vereinbart, ist Ihr Starttermin [Date], und wir erwarten, dass Sie bis [Time] in unserem Büro sind. Bitte beachten Sie, dass unsere Kleiderordnung im Allgemeinen [Casual Business Casual] lautet.

Wir haben Ihre ersten Tage so organisiert, dass Sie sich in unserem Unternehmen gut einleben können. Weitere Einzelheiten finden Sie im beigefügten Zeitplan.

Mit freundlichen Grüßen,

[Signature]

II. E-Mail-Vorlagen für Kunden

1. Betreffzeile: Schöne Karriereseite; ich kann bei den unbesetzten Stellen helfen!

Hallo [Contact_Name],

Ich habe die Karriereseite Ihres Unternehmens durchstöbert, die übrigens sehr gut gelungen ist. Sie sieht sehr elegant aus, und ich habe einige offene Stellen im technischen Bereich gefunden.

Bei [Agency] haben wir uns auf die Einstellung von Front-End-Ingenieuren spezialisiert.

Wir haben mit [Clients] zusammengearbeitet, und ich denke, wir können Ihnen in Bezug auf Geld und Service eine Menge bieten.

Ich habe ein paar Kandidaten, die meiner Meinung nach perfekt für [Job_Name] wären. Darf ich Ihnen die Details zusenden?

Ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.

[Signature]

Lesen Sie mehr: 5 Tipps zum Verfassen guter Betreffzeilen für Recruiting-E-Mails

2. Betreffzeile: Mein Plan zur Besetzung Ihrer offenen Stellen

Hallo [Contact_Name],

Ich habe einen großartigen Plan, den ich Ihnen in den nächsten 10 Minuten erläutern kann und der {contact_company_name} helfen kann, alle Ihre offenen Stellen zu besetzen.

Vor kurzem habe ich eine ähnliche Idee verwendet, um unserem Kunden {contact_company_name} zu helfen, ein erstklassiges Vertriebsteam aufzubauen.

[Contact_Name]Lassen Sie uns einen kurzen 10-minütigen Anruf vereinbaren, damit ich Ihnen diesen Plan vorstellen kann.

Wann ist es für Sie am besten?

[Signature]

3. Betreffzeile: Rockstar-Vermarkter für {Contact_Company_Name}

Hallo [Contact_Name],

Ich bin ein großer Fan von dem, was Sie drüben auf {Contact_Company_Name} tun.

Ich habe gesehen, dass Sie einige Stellen im Bereich Marketing seit über sechs Wochen offen haben. Ich habe zehn Rockstar-Vermarkter, die perfekt wären – darf ich sie Ihnen schicken?

[Signature]

4. Betreffzeile: 3 Möglichkeiten, wie [Agency] helfen kann {Contact_Company_Name}

Hallo [Contact_Name],

Ich bin Direktor bei [Agency]. Ich werde mich kurz fassen. Es gibt drei Möglichkeiten, wie wir Ihnen helfen können:

  1. Wir sind auf die Rekrutierung von Marketingfachleuten auf C-Level spezialisiert. Ich bin daher zuversichtlich, dass wir Ihnen bei der Besetzung Ihrer Stelle als VP Marketing helfen können.
  2. Wir haben uns erlaubt, drei Kandidaten ausfindig zu machen, die sehr gut zu Ihnen passen würden, damit Sie schneller als sonst vorankommen können
  3. Wir haben eine nachweisliche Erfolgsbilanz. Sie können dies überprüfen, indem Sie fragen [Reference_Name]

Ich würde gerne mit Ihnen zusammenarbeiten. Sobald Sie mir grünes Licht geben, können wir über die nächsten Schritte sprechen…

[Signature]

Lesen Sie mehr: Die Grundlagen von Cold Emails verstehen

5. Betreffzeile: Wir können Ihnen helfen, einige leere BD-Rollen zu besetzen…

Hallo [Contact_Name]

Wir haben festgestellt, dass [Contact_Company_Name] im letzten Quartal ein deutliches Wachstum verzeichnet hat. Bei [Agency] haben wir uns auf die Rekrutierung von erstklassigen Verkaufstalenten für große B2B-Unternehmen spezialisiert.

Hier sind einige der Firmen, bei denen wir hervorragende Vertriebsleiter vermittelt haben:

a. Salesforce,

b. Oracle

c. Nutanix

d. Siemens, und so weiter.

Wir verfügen über ein Archiv zur Anerkennung von Top-Verkaufstalenten, was dazu geführt hat, dass 75 % unserer Stellenbesetzungen im ersten Jahr 125 % der Quote erreicht haben.

Ich würde mich gerne mit Ihnen unterhalten, um mehr über Ihre Rekrutierungsstrategien für dieses Quartal zu erfahren und herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können, Ihr A-plus-Team aufzubauen.

Lassen Sie mich wissen, ob Sie morgen um 17 Uhr Lust auf ein kurzes Gespräch haben?

Mit freundlichen Grüßen,

[Signature]

6. Betreffzeile: {Mutual_Connection_Name} wollte, dass ich mich melde.

Liebe [Contact_Name] [Mutual_Connection_Name] empfohlen, dass ich mich mit Ihnen in Verbindung setze.

Ich arbeite derzeit bei [Agency] und wir haben [Company_Name] vor kurzem dabei geholfen, eine ähnliche Stelle wie die [Job_Position], für die Sie derzeit suchen, zu besetzen.

Ich melde mich also, um zu fragen, ob Sie an einem kurzen Gespräch interessiert sind, um zu sehen, ob ich Ihnen denselben Service bieten kann?

Ich bin flexibel mit meiner Verfügbarkeit. Lassen Sie mich das Datum und die Uhrzeit wissen, die Ihnen passen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Signature]

Lassen Sie uns in den Kommentaren unten wissen, ob unsere Vorlagen für Recruiting-E-Mails für Sie hilfreich waren. Weitere E-Mail-Vorlagen dieser Art finden Sie unter diesem Link.

Lesen Sie weiter: Die besten E-Mail-Vorlagen für die Personalbeschaffung: Eine vollständige Liste für die Verwendung durch Agentur-Recruiter.