Personalvermittlungssoftware rationalisiert die Personalbeschaffung durch die Automatisierung von Aufgaben wie Bewerbersuche, -verfolgung und -kommunikation.
Die Top-10-Plattformen, darunter Recruit CRM, Zoho Recruit und Salesforce, bieten wichtige Funktionen wie die Analyse von Lebensläufen, anpassbare Workflows und fortschrittliche Berichte, die den Agenturen helfen, ihre Effizienz zu steigern, Kandidaten besser zu verwalten und ihre Arbeit effektiv zu skalieren.
Was ist eine Personalvermittlungssoftware?
Die Software für Personalagenturen wurde entwickelt, um jede Phase des Einstellungsprozesses zu optimieren und zu verwalten, und unterstützt Agenturen bei der Rationalisierung von Einstellungsabläufen.
Die meisten Softwarelösungen für die Personalbeschaffung sind mit wichtigen Funktionen wie Lebenslaufverwaltung, Stellenausschreibung, Planung von Vorstellungsgesprächen und Kandidatensuche ausgestattet, so dass Personalvermittler schneller Spitzenkräfte finden und vermitteln können.
Es gibt verschiedene Arten von Software für Personalvermittlung und Zeitarbeit, die auf unterschiedliche Branchen und Einstellungsanforderungen zugeschnitten sind. So gibt es beispielsweise Lösungen, die speziell auf Outsourcing im Gesundheitswesen, IT oder Bildungswesen ausgerichtet sind, während andere einen umfassenderen All-in-One-Ansatz bieten.
Warum brauchen Personalvermittler eine Softwarelösung?
Eine hochwertige Softwarelösung ist der Schlüssel zur nahtlosen Verwaltung komplexer und zeitaufwändiger Teile des Rekrutierungsprozesses.
Wenn Sie noch keine Software für die Personalbeschaffung haben, finden Sie hier vier Gründe, warum Sie jetzt in eine investieren sollten!
1. Automatisieren Sie den Einstellungsprozess
Personalagenturen verwalten häufig große Mengen an Bewerbern und Lebensläufen, so dass manuelle Prozesse zeitaufwändig und fehleranfällig sind, was den Bedarf an automatisierten Lösungen für die Personalbeschaffung deutlich macht.
Personalsoftware kann viele Aufgaben automatisieren, z. B. die Veröffentlichung von Stellenangeboten, das Filtern von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Kommunikation mit Kandidaten, die Verwendung der richtigen Webinar-Software, den E-Mail-Versand und vieles mehr.
Mit Hilfe der Automatisierung können Teams für die Talentakquise ihre Aufgaben mit einem Mausklick erledigen! Sie sparen Stunden Ihres Tages und verringern die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wie Terminkonflikte oder Sie verpassen einen großartigen Lebenslauf.
2. Effizienterer Arbeitsablauf
Personalagenturen müssen oft mit mehreren Kunden, Stellenanforderungen und einer Vielzahl von Kandidaten jonglieren, was ohne eine systematische und organisierte Datenbank eine Herausforderung sein kann.
Glücklicherweise können sich Personalagenturen mit Softwarelösungen für die Personalbeschaffung darauf verlassen, dass ihr System die Daten ihrer Bewerber und Kunden automatisch organisiert und speichert.
Anstatt Tabellenkalkulationen und Dateien manuell zu verwalten, lassen Sie Ihre Personalbeschaffungssoftware die schwere Arbeit erledigen! Auf diese Weise können Sie ganz einfach die am besten geeigneten Kandidaten für Ihre offenen Stellen finden, ohne endlose Datenmengen zu sichten.
3. Datengesteuerte Einstellung
Einer der vorteilhaftesten Aspekte jeder Personalsoftware ist die Möglichkeit der Verfolgung wichtiger Erkenntnisse und Metriken zur Personalbeschaffung. .
Mit Metriken zur Personalbeschaffung kann Ihre Software die Erfolgsquoten Ihrer Personalbeschaffungsstrategie nachverfolgen oder Daten zu den am meisten nachgefragten beruflichen Fähigkeiten und Qualifikationen liefern. Diese Informationen können Personalvermittlern dabei helfen, fundiertere und datengestützte Einstellungsentscheidungen zu treffen, um ihren Einstellungsprozess zu verbessern.
Indem Sie Ihre Einstellungsstrategie durch datengesteuerte Einstellungen verbessern, können Personalvermittler die Sichtbarkeit ihrer Stellenanzeigen erhöhen und mehr geeignete Kandidaten anziehen. Viele Personaldienstleister arbeiten auch mit SaaS-Entwicklungsunternehmen zusammen, um analytische Rekrutierungsplattformen zu entwickeln, die die Datenverfolgung und die Einstellungseinblicke vereinfachen.
4. Ressourcen einsparen
Durch die Automatisierung manueller Aufgaben und die Steigerung der Effizienz kann Personaldienstleister Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit von menschlichen Fehlern oder Konflikten bei der Planung von Vorstellungsgesprächen verringern. Letztendlich können Personalvermittler Geld sparen, indem sie den Bedarf an zusätzlichem Personal oder anderen Ressourcen reduzieren.
Anstatt Stellenanzeigen manuell in verschiedenen Stellenbörsen zu veröffentlichen, können Unternehmen ihre Stellenanzeigen mit Hilfe von Personalsoftware automatisch an mehrere Websites und Stellenbörsen weiterleiten.
Arten von Software für Personalvermittler
Je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen und Einstellungsfunktionen sind dies die am häufigsten von Personalagenturen verwendeten Programme:
1. Bewerber-Tracking-Systeme (ATS):
Bewerberverfolgungssysteme (ATS) automatisieren die Einstellungsphasen, einschließlich der intelligenten Analyse von Lebensläufen, Stellenausschreibungen, der Verfolgung von Bewerbern und der Planung von Vorstellungsgesprächen, was sie zu einem Eckpfeiler der Personalvermittlungssoftware macht.
2. Informationssysteme für das Personalwesen (HRIS)
HRIS-Software wurde entwickelt, um alle Aspekte des Personalwesens zu verwalten, einschließlich Personalbesetzung, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Produktivität der Mitarbeiter. Einige HRIS-Softwarelösungen enthalten spezielle Funktionen für Personalvermittler, wie z.B. Bewerberverfolgung und Stellenausschreibungen.
3. System zur Verwaltung von Kandidatenbeziehungen (CRM)
CRM-Software wird zur Verwaltung von Kunden- und Kandidatenbeziehungen eingesetzt und ermöglicht es Personaldienstleistern, ihre Beziehungen aufzubauen und zu pflegen, um ein stabiles Netzwerk aufzubauen.
Ein CRM umfasst in der Regel Kundenbeziehungsmanagement, Rechnungsstellung, Lead-Tracking und Verkaufsprognosen. Die Verwendung einer vorgefertigten CRM-Vorlage für den Vertrieb kann Personalagenturen dabei helfen, den Einstieg zu beschleunigen und die Konsistenz bei der Verwaltung von Vertriebs- und Kandidaten-Pipelines sicherzustellen.
EinRekrutierung CRM ermöglicht es Personalvermittlern, eine Bewerberdatenbank aufzubauen und zu pflegen, ohne sich auf unzählige Dateien und Blätter verlassen zu müssen. Heutzutage haben die meisten Bewerberverfolgungssysteme oder Rekrutierungssoftware ein integriertes CRM für kleine Unternehmen, um die Beziehungen zu den Bewerbern effizient zu verwalten.
4. Software für befristete Einstellungen
Zeitarbeitssoftware hilft Personalagenturen bei der effizienten Vermittlung und Verwaltung von Zeitarbeitern, Vertragsarbeitern oder Gigworkern. Es rationalisiert die Schichtplanung, die Zeiterfassung, das Onboarding und die Einhaltung von Vorschriften, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
Viele ATS- und CRM-Systeme für die Personalbeschaffung enthalten jetzt Funktionen für die Einstellung von Zeitarbeitskräften, die es den Agenturen erleichtern, sowohl feste als auch befristete Stellen zu besetzen.
10 unverzichtbare Funktionen einer Personalvermittlungssoftware
Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens werden Ihre Wünsche und Bedürfnisse unterschiedlich sein. Dies sind jedoch die zehn wichtigsten Funktionen, die Sie für die optimale Nutzung Ihrer Personalsoftware für Ihre Personalbeschaffung benötigen.
1. Automatisierte Kandidaten- und Kundenverwaltung
Die Bewerberverfolgung ist das Rückgrat jeder Rekrutierungssoftware. Mit der einfachen Bewerberverfolgung können Personalverantwortliche den gesamten Einstellungsprozess verwalten und nachverfolgen, von der Veröffentlichung von Stellenangeboten über die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zum Versand von Jobangebote.
Durch die Integration der Bewerberverfolgung mit einem virtuellen HR-Assistenten wird der Zeitaufwand für jede einzelne Einstellungsphase erheblich reduziert, so dass der Einstellungsprozess wesentlich effizienter und schneller verläuft.
2. Kandidatensuche
Die Suche nach Bewerbern ist sehr anstrengend und zeitaufwändig, aber es ist der wichtigste Teil einer erfolgreichen Vermittlung.
Mit einer Personalsoftware mit intelligenter Kandidatensuche können Sie ganz einfach eine Talentpipeline erstellen, um die besten Kandidaten für schwer zu besetzende Stellen zu finden.
Mit einer Funktion für die Kandidatensuche können Sie in Sekundenschnelle mit potenziellen Kandidaten in Kontakt treten, indem Sie das Screening von Kandidaten automatisieren, um die relevantesten Lebensläufe zu finden.
Boolesche Suche in der Rekrutierungssoftware ist eine großartige Möglichkeit, hochwertige Suchen nach passiven Kandidaten und großen Plattformen wie LinkedIn, Indeed und anderen Alternativen durchzuführen.
3. Automatisierung & anpassbare Software
Personalvermittlungssoftware mit Automatisierungs- und Anpassungsfunktionen reduziert die Arbeitsbelastung der Personalvermittler und ermöglicht schnellere Vermittlungen und ein besseres Bewerbermanagement. Die Zusammenarbeit mit Offshore-Java-Entwicklern bietet Personalagenturen die Flexibilität, maßgeschneiderte Automatisierungsfunktionen zu entwickeln, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Automatisierung der Personalbeschaffung ermöglicht es Personalvermittler, Vorstellungsgespräche zu planen, Stellenanzeigen zu veröffentlichen, Feedback einzuholen, Bewerberdaten und Lebensläufe zu prüfen und die Kommunikation in Sekundenschnelle zu verwalten!
Personalabteilungen und Personalvermittler können automatisch Jobangebote und Follow-up-E-Mails versenden, dank einer automatisierten Rekrutierungssoftware.
Mit einer maßgeschneiderten HR-Software können Einstellungsteams mehrere Benutzer und Kundenprofile hinzufügen, die Anforderungen an die Bewerber ändern und die Anzeigeoptionen personalisieren, wodurch die Software benutzerfreundlicher wird.
Durch die Zusammenarbeit mit Experten für die Entwicklung maßgeschneiderter Unternehmenssoftware können Sie maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, die langfristiges Wachstum und sich ändernde Geschäftsanforderungen unterstützen.
4. Analytisches Dashboard für die Personalbeschaffung
Die beste Personalsoftware auf dem Markt bietet intelligente Berichte und Analysen die Personalvermittler dabei unterstützen, eine datengesteuerte Rekrutierungsstrategie zu nutzen.
Diese Berichte basieren auf Metriken zur Personalbeschaffungund ermöglichen es Personalvermittlern, Engpässe in ihren Arbeitsabläufen zu verstehen und zu erkennen, was für sie funktioniert.
Mit SaaS-SEO-KPI-Berichten und -Metriken können Personalvermittler ihre Rekrutierungsstrategien feinabstimmen und ihre Personalbeschaffungsaktivitäten effektiv planen, um eine höhere Geschäftsintelligenz und Leistung zu erzielen.
Detaillierte Berichte und Analysen zu Ihren Personalvermittlungsaktivitäten erleichtern die Bewertung der Gesamtkompetenz und Leistung Ihrer Agentur.
5. Terminierung des Interviews
Die automatisierte Planung von Vorstellungsgesprächen kann dazu beitragen, Konflikte bei Vorstellungsgesprächen und Überbuchungen mit Personalverantwortlichen zu vermeiden.
Personalvermittler können die Zeitpläne ihrer Teams ganz einfach einsehen und verwalten, einschließlich Schichtwechsel, so dass keine Zeitfenster mehr durcheinander gebracht werden!
Mit automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen für Vorstellungsgespräche und Meetings können Personalagenturen den Überblick über die vollen Terminkalender behalten und die Kandidaten auf dem Laufenden halten, um Missverständnisse zu vermeiden.
Letztendlich ist eine Funktion zur Planung von Vorstellungsgesprächen der beste Weg, um eine positive Erfahrung für Bewerberzu bieten und die Kunden in Schach zu halten!
6. Automatisierte Kommunikation
Um die rechtzeitige Kommunikation mit Kandidatenpools und Kunden aufrechtzuerhalten, können Personalagenturen ihre Rekrutierungssoftware nutzen, um sich wiederholende Nachrichten wie Erinnerungen an Vorstellungsgespräche, Ablehnungsbenachrichtigungen, Kontaktvermittlungen und sogar Kundenrechnungen zu automatisieren.
Sie können aus einer Liste von E-Mail-Vorlagen in Ihrer Personalsoftware auswählen, so dass Sie keine Zeit mit dem Verfassen neuer Nachrichten verschwenden müssen.
Die Automatisierung Ihres Kommunikationsprozesses ist der beste Weg, um mit Ihrem Rekrutierungsteam und Ihrem Talentpool auf dem Laufenden zu bleiben. Ein Team, das an einem Strang zieht, erzielt die besten Ergebnisse!
7. Mobile Rekrutierung
Da das Remote-Recruiting die konventionellen Einstellungspraktiken abgelöst hat, sind mobilfreundliche Tools ein Muss geworden, für alle Personalbeschaffungs-Technologien.
Mehr als 77% der Arbeitssuchenden nutzen ihre mobilen Geräte für die Stellensuche. Daher ist es wichtig, in eine Personalsoftware zu investieren, die Kandidaten, Kunden und Einstellungsteams mobilen Zugang bietet.
Wenn Sie Top-Talente anziehen wollen, die sich lieber über mobile Bewerbungen bewerben, sorgt eine mobilfreundliche Personalsoftware für ein nahtloses Erlebnis für Stellensuchende.
Die beste Software für Personalvermittler sollte ausgestattet sein, mit einer cloudbasierten mobilen App für die Rekrutierung unterwegs!
8. Automatisierte Stellenausschreibungen
Eine automatisierte Funktion zur Veröffentlichung von Stellenangeboten ermöglicht es Ihnen, Stellenanzeigen auf Ihrer Website, in Stellenbörsen und in sozialen Medien gleichzeitig mit einem Mausklick zu veröffentlichen. Mit einer Personalvermittlungssoftware müssen Sie sich nicht mehr bei mehreren Plattformen anmelden, um Stellenanzeigen zu veröffentlichen.
Alles, was Sie tun müssen, ist, die Stellenbörsen, auf denen Sie inserieren möchten, in Ihre Rekrutierungssoftware einzugeben. Von einer einzigen benutzerdefinierten Plattform aus können Sie dann Ihre Stellenausschreibungen bearbeiten und weitergeben und so Zeit und Arbeit für Ihr Personalvermittlungsunternehmen sparen.
9. Intelligentes Parsen von Lebensläufen
Anstatt sich auf die manuelle Überprüfung von Lebensläufen zu verlassen, können Personalagenturen die schwere Arbeit einem Lebenslauf-Parser überlassen, der automatisch Hunderte von Lebensläufen analysieren kann.
Lebenslauf-Parser erfassen, speichern und organisieren Lebenslaufdaten automatisch und ohne manuelle Sortierung. Ein Lebenslauf-Parser sucht automatisch nach den qualifiziertesten Kandidaten und eliminiert unqualifizierte Lebensläufe, so dass Personaldienstleister schnell zur nächsten Einstellungsphase übergehen können.
Neben der automatischen Überprüfung von Lebensläufen können Personalverantwortliche effizient Hintergrundprüfungen für neue Mitarbeiter durchführen um sicherzustellen, dass sie qualifiziert und vertrauenswürdig sind. Eine doppelte Überprüfung der Glaubwürdigkeit ist von großer Bedeutung; diese Funktion erleichtert die Hintergrundprüfung!
10. Einhaltung der Daten
Personaldienstleister haben mit hochsensiblen Daten zu tun, so dass die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Sicherheit ein Muss für jede Personalbeschaffungssoftware ist.
Vergewissern Sie sich, dass die Personalvermittlungssoftware Ihrer Wahl eine Ende-zu-Ende Datenverschlüsselung, SSL-Sitzungen und Passwortschutz. Wenn die Software ein Kundenportalunterstützt, kann dies die Kommunikation weiter absichern, indem der Zugriff auf bestimmte Beteiligte beschränkt wird und ein zentraler Einblick in den Fortschritt der Einstellung gewährt wird.
Wenn Ihre Einstellungsdaten nicht sicher sind, riskieren Sie die Integrität und Autorität Ihres Personalvermittlers.
Datenkonformität und -sicherheit stellen außerdem sicher, dass Sie alle rechtlichen Anforderungen für Ihre Personalagentur erfüllen. Ein gelegentlicher manueller Fehler kann Sie teuer zu stehen kommen, daher sollten Sie bei der Investition in eine Personalsoftware auf Datensicherheitsmaßnahmen achten.
Wie bewertet man eine Rekrutierungssoftware für Personalvermittler?
Die Wahl einer Personalsoftware für Ihre Personalbeschaffungsbedürfnisse ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Alle Personaldienstleister haben unterschiedliche Bedürfnisse mit unterschiedlichen Geschäftsanforderungen und Prozessen.
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, finden Sie hier fünf Dinge, die Personalvermittler bei der Bewertung einer Personalsoftware beachten müssen.
1. Funktionelle Merkmale
Verfügt die Software über alle Funktionen die Sie benötigen, um Ihre Personaldienstleistungen effektiv zu verwalten und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen? Zu diesen Funktionen gehören die Verfolgung von Bewerbern, die Suche nach Kandidaten, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Erstellung von Datenberichten.
Jedes Unternehmen hat Bedürfnisse, denen eine Personalsoftware gerecht werden muss, aber es gibt einige Funktionen, die Sie sich nicht entgehen lassen könnenwie Automatisierung, Anpassung und Funktionalität.
Bedenken Sie, dass man sich auf dem heutigen Softwaremarkt leicht von all den auffälligen Funktionen hinreißen lassen kann, wobei diese zusätzlichen Funktionen möglicherweise nicht die meisten Funktionen für Ihre geschäftlichen Anforderungen bieten.
2. Benutzererfahrung
Ist die Software einfach zu bedienen und zu navigieren? Können Ihre Teammitglieder die benötigten Informationen schnell finden und ihre Aufgaben ohne Schwierigkeiten erledigen?
Die Funktionalität der Software kann von Benutzer zu Benutzer unterschiedlich sein, aber bei der Benutzerfreundlichkeit und einer funktionalen Benutzeroberfläche sollten Sie keine Kompromisse eingehen.
Wenn Sie sich nicht für Benutzerfreundlichkeit und eine funktionale Oberfläche entscheiden, werden Sie mit einer klobigen und komplizierten Personalsoftware enden, die Ihren Einstellungsprozess nur verkompliziert.
3. API & Software-Integrationen
Ist die von Ihnen gewählte Personalsoftware mit Ihren Personalbeschaffungsprogrammen und -systemen integriert?
Die Verfügbarkeit von Drittanbieter Integrationen und API sorgen für einen nahtlosen Arbeitsablauf zwischen all Ihren Tools und Kommunikationsprozessen und machen den Einstellungsprozess viel effizienter und übersichtlicher.
Durch die Integration von Software von Drittanbietern wie ActiveCampaign, Mailchimp oder Hubspot wird alles auf einer Plattform zentralisiert, so dass Sie nicht mehr mehrere Tools und offene Registerkarten benötigen. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre API-Integrationen über ein sicheres API-Gateway verwaltet werden, um optimale Leistung und Sicherheit zu gewährleisten.
Ohne Integrationen haben Sie ein fragmentiertes Rekrutierungssystem, das Ihren Einstellungsprozess verkompliziert.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Personaldienstleistungssoftware nahtlos integriert ist mit…
- Jobbörsen und Karriereseiten
- Plattformen für soziale Medien und Karriereseiten
- E-Mail und andere Kommunikationsanwendungen
4. Zuverlässige Kundenbetreuung
Die Kundenbetreuung wird von Personalvermittlern und Unternehmen oft vernachlässigt, aber ein erstklassiges Betreuungsteam wird Ihre Investition lohnenswert machen!
Investieren Sie immer in eine Personalsoftware mit Echtzeit- und On-Demand-Kundenbetreuung, um alle technischen Probleme zu lösen.
Vergessen Sie nicht, dass eine zuverlässige Kundenbetreuung auch Ihren Einrichtungs- und Einführungsprozess beeinflusst.
5. Kosten & Preise
Liegt die Software in Ihrem Budget? Bedenken Sie die Kosten für die Investition in eine Personalsoftware, einschließlich zusätzlicher Schulungs-, Support- oder Integrationsgebühren.
Wenn Sie eine Personalsoftware für Ihre Bedürfnisse evaluieren, ist es wichtig, einige verschiedene Optionen sorgfältig zu prüfen, um zu sehen, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Informieren Sie sich über die Probezeit und die verschiedenen Preismodelle, um unnötige Kosten zu vermeiden. Um Ihre Finanzprozesse weiter zu optimieren, können Sie eine kostenlose Vorlage für Kassenbelege herunterladen, um professionelle Rechnungen zu erstellen.
Die Preismodelle können in der Regel von der Größe Ihres Teams abhängen, aber die am häufigsten verwendeten Preismodelle sind-
- Aufladen nach Funktion
- Pro Benutzer über ein Monats- oder Jahresabonnement
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Häufig gestellte Fragen
1. Welche Software verwendet die Personalvermittlungsagentur?
Je nach Bedarf und Geschäftsbetrieb sind verschiedene Arten von Software für Personalvermittler erhältlich.
Die von Personalvermittlern am häufigsten verwendete Software sind Applicant Tracking Systems und Candidate Relationship Management Systems.
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2. Was ist die beste Software für Personalvermittlungsagenturen?
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