Hier finden Sie alles, was Sie über die beste Software für Personalvermittlungsagenturen wissen müssen, sowie die wichtigsten Funktionen und Überlegungen, auf die Sie achten sollten.
Was ist eine Personalvermittlungssoftware?
Personalvermittlungssoftware ist eine Art von Programm, das dazu dient den gesamten Rekrutierungsprozess zu rationalisieren und zu verwalten.
Die meisten Personalbeschaffungsprogramme enthalten Funktionen für die Verwaltung von Lebensläufen, die Veröffentlichung von Stellenangeboten, die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Suche nach Bewerbern und vieles mehr.
Die richtige Personalsoftware kann den Einstellungsprozess für Personalvermittler erheblich beschleunigen, so dass die Agenturen ohne großen Arbeitsaufwand die richtigen Kandidaten in die engere Auswahl nehmen und einstellen können.
Je nach den Anforderungen Ihrer Branche gibt es verschiedene Arten von Personalsoftware mit unterschiedlichen Funktionen und Möglichkeiten. So gibt es zum Beispiel Personalsoftware, die für bestimmte Branchen wie das Gesundheits- oder Bildungswesen entwickelt wurde, während andere eher universell einsetzbar sind.
Zu den gängigsten Funktionen einer Personalverwaltungssoftware gehören die Veröffentlichung von Stellenangeboten, die Suche und Filterung von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Betreuung von Kunden und Bewerbern während des gesamten Einstellungsprozesses.
Es ist sicher, dass eine Rekrutierungssoftware ist wirklich das Rückgrat eines jeden Personaldienstleisters! Mit der richtigen Personalbeschaffungslösung können sich Personalverantwortliche von allen manuellen und mühsamen Aufgaben verabschieden, die mit der Personalbeschaffung verbunden sind.
Lesen Sie weiter: Was ist die Automatisierung der Personalbeschaffung?
Warum brauchen Personalvermittler eine Softwarelösung?
Eine hochwertige Softwarelösung ist der Schlüssel zur nahtlosen Verwaltung komplexer und zeitaufwändiger Teile des Rekrutierungsprozesses.
Wenn Sie noch keine Software für die Personalbeschaffung haben, finden Sie hier vier Gründe, warum Sie jetzt in eine investieren sollten!
1. Automatisieren Sie den Einstellungsprozess
Personaldienstleister müssen oft viele Bewerber und Lebensläufe verwalten, was zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann, wenn es manuell geschieht.
Personalsoftware kann viele Aufgaben automatisieren, z. B. die Veröffentlichung von Stellenangeboten, das Filtern von Lebensläufen, die Planung von Vorstellungsgesprächen, die Kommunikation mit Bewerbern, den E-Mail-Versand und vieles mehr.
Mit Hilfe der Automatisierung können Teams für die Talentakquise ihre Aufgaben mit einem Mausklick erledigen! Sie sparen Stunden Ihres Tages und verringern die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wie Terminkonflikte oder Sie verpassen einen großartigen Lebenslauf.
2. Effizienterer Arbeitsablauf
Personalagenturen müssen oft mit mehreren Kunden, Stellenanforderungen und einer Vielzahl von Kandidaten jonglieren, was ohne eine systematische und organisierte Datenbank eine Herausforderung sein kann.
Glücklicherweise können sich Agenturen mit einer Personalsoftware darauf verlassen, dass ihr System ihre Bewerber- und Kundendaten automatisch organisiert und speichert.
Anstatt Tabellenkalkulationen und Dateien manuell zu verwalten, lassen Sie Ihre Personalbeschaffungssoftware die schwere Arbeit erledigen! Auf diese Weise können Sie ganz einfach die am besten geeigneten Kandidaten für Ihre offenen Stellen finden, ohne endlose Datenmengen zu sichten.
3. Datengesteuerte Einstellung
Einer der vorteilhaftesten Aspekte jeder Personalsoftware ist die Möglichkeit der Verfolgung wichtiger Erkenntnisse und Metriken zur Personalbeschaffung. .
Mit Metriken zur Personalbeschaffung kann Ihre Software die Erfolgsquoten Ihrer Personalbeschaffungsstrategie nachverfolgen oder Daten zu den am meisten nachgefragten beruflichen Fähigkeiten und Qualifikationen liefern. Diese Informationen können Personalvermittlern dabei helfen, fundiertere und datengestützte Einstellungsentscheidungen zu treffen, um ihren Einstellungsprozess zu verbessern.
Indem Sie Ihre Einstellungsstrategie durch datengesteuerte Einstellungen verbessern, können Personalvermittler die Sichtbarkeit ihrer Stellenanzeigen erhöhen und mehr geeignete Kandidaten anziehen.
4. Ressourcen einsparen
Durch die Automatisierung manueller Aufgaben und die Steigerung der Effizienz kann Personaldienstleister Zeit sparen und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler oder von Konflikten bei der Terminplanung verringern. Letztendlich können Personalvermittler Geld sparen, indem sie den Bedarf an zusätzlichem Personal oder anderen Ressourcen reduzieren.
Anstatt Stellenanzeigen manuell in verschiedenen Stellenbörsen zu veröffentlichen, können Unternehmen ihre Stellenanzeigen mit Hilfe von Personalsoftware automatisch an mehrere Websites und Stellenbörsen weiterleiten.
Lesen Sie weiter: Neuausrichtung der Geschäftsentwicklung mit Recruit CRM
Arten von Software für Personalvermittler
Je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen und Einstellungsfunktionen sind dies die am häufigsten von Personalagenturen verwendeten Programme:
1. Bewerber-Tracking-Systeme (ATS):
Ein Bewerber-Tracking-System hilft Personalagenturen bei der Verwaltung und Verfolgung von Lebensläufen, Bewerbungen und Kundendaten. Ein ATS automatisiert die Einstellungsphasen, einschließlich der Verwaltung von Lebensläufen, Stellenausschreibungen, der Verfolgung von Bewerbern und der Planung von Vorstellungsgesprächen.
2. Informationssysteme für das Personalwesen (HRIS)
HRIS-Software wurde entwickelt, um alle Aspekte des Personalwesens zu verwalten, einschließlich Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Mitarbeiterleistung. Einige HRIS-Softwarelösungen enthalten spezielle Funktionen für Personalvermittler, wie z.B. Bewerberverfolgung und Stellenausschreibungen.
3. System zur Verwaltung von Kandidatenbeziehungen (CRM)
CRM-Software wird zur Verwaltung von Kunden- und Kandidatenbeziehungen eingesetzt und ermöglicht es Personaldienstleistern, ihre Beziehungen aufzubauen und zu pflegen, um ein stabiles Netzwerk aufzubauen.
Ein CRM umfasst in der Regel Kundenbeziehungsmanagement, Rechnungsstellung, Lead-Tracking und Verkaufsprognosen.
A Rekrutierung CRM ermöglicht es Personalvermittlern, eine Bewerberdatenbank aufzubauen und zu pflegen, ohne sich auf unzählige Dateien und Blätter verlassen zu müssen. Heutzutage haben die meisten Bewerberverfolgungssysteme oder Rekrutierungssoftware ein integriertes CRM-System.
10 unverzichtbare Funktionen einer Personalvermittlungssoftware
Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens werden Ihre Wünsche und Bedürfnisse unterschiedlich sein. Dies sind jedoch die zehn wichtigsten Funktionen, die Sie für die optimale Nutzung Ihrer Personalsoftware für Ihre Personalbeschaffung benötigen.
1. Automatisierte Kandidaten- und Kundenverwaltung
Die Bewerberverfolgung ist das Rückgrat jeder Rekrutierungssoftware. Mit der einfachen Bewerberverfolgung können Personalverantwortliche den gesamten Einstellungsprozess verwalten und nachverfolgen, von der Veröffentlichung von Stellenangeboten über die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zum Versand von Jobangebote.
Mit der Bewerberverfolgung wird der Zeitaufwand für jede einzelne Einstellungsphase erheblich reduziert, so dass der Einstellungsprozess wesentlich rationalisiert und beschleunigt wird.
2. Kandidatensuche
Die Suche nach Bewerbern ist sehr anstrengend und zeitaufwändig, aber es ist der wichtigste Teil einer erfolgreichen Vermittlung.
Mit einer Personalsoftware mit intelligenter Kandidatensuche können Sie ganz einfach eine Talentpipeline erstellen, um die besten Kandidaten für schwer zu besetzende Stellen zu finden.
Mit einer Funktion für die Kandidatensuche können Sie in Sekundenschnelle mit potenziellen Kandidaten in Kontakt treten, indem Sie das Screening von Kandidaten automatisieren, um die relevantesten Lebensläufe zu finden.
Boolesche Suche in der Rekrutierungssoftware ist eine großartige Möglichkeit, hochwertige Suchen nach passiven Kandidaten und großen Plattformen wie LinkedIn und Indeed durchzuführen.
3. Automatisierung & anpassbare Software
Eine Personalvermittlungssoftware mit Automatisierung und Anpassung kann die Arbeitsbelastung von Personalvermittlern erheblich erleichtern.
Automatisierung der Personalbeschaffung ermöglicht es Personalvermittler, Vorstellungsgespräche zu planen, Stellenanzeigen zu veröffentlichen, Feedback einzuholen, Bewerberdaten und Lebensläufe zu prüfen und die Kommunikation in Sekundenschnelle zu verwalten!
Personalabteilungen und Personalvermittler können automatisch Jobangebote und Follow-up-E-Mails versenden, dank einer automatisierten Rekrutierungssoftware.
Mit einer maßgeschneiderten HR-Software können Einstellungsteams mehrere Benutzer und Kundenprofile hinzufügen, die Anforderungen an die Bewerber ändern und die Anzeigeoptionen personalisieren, wodurch die Software benutzerfreundlicher wird.
4. Analytisches Dashboard für die Personalbeschaffung
Die beste Personalsoftware auf dem Markt bietet intelligente Berichte und Analysen die Personalvermittler dabei unterstützen, eine datengesteuerte Rekrutierungsstrategie zu nutzen.
Diese Berichte basieren auf Metriken zur Personalbeschaffungund ermöglichen es Personalvermittlern, Engpässe in ihren Arbeitsabläufen zu verstehen und zu erkennen, was für sie funktioniert.
Mit Hilfe von KPI-Berichten und Metriken können Personalvermittler ihre Rekrutierungsstrategien feinabstimmen und ihre Personaleinsätze effektiv planen, um eine höhere Geschäftsintelligenz und -leistung zu erzielen.
Detaillierte Berichte und Analysen zu Ihren Personalvermittlungsaktivitäten erleichtern die Bewertung der Gesamtkompetenz und Leistung Ihrer Agentur.
5. Terminierung des Interviews
Die automatisierte Planung von Vorstellungsgesprächen kann dazu beitragen, Konflikte bei Vorstellungsgesprächen und Überbuchungen mit Personalverantwortlichen zu vermeiden.
Personalvermittler können die Zeitpläne ihrer Teams ganz einfach einsehen und verwalten, einschließlich Schichtwechsel, so dass keine Zeitfenster mehr durcheinander gebracht werden!
Mit automatischen Erinnerungen und Benachrichtigungen für Vorstellungsgespräche und Meetings können Personalagenturen den Überblick über die vollen Terminkalender behalten und die Kandidaten auf dem Laufenden halten, um Missverständnisse zu vermeiden.
Letztendlich ist eine Funktion zur Planung von Vorstellungsgesprächen der beste Weg, um eine positive Erfahrung für Bewerberzu bieten und die Kunden in Schach zu halten!
6. Automatisierte Kommunikation
Um die rechtzeitige Kommunikation mit Kandidatenpools und Kunden aufrechtzuerhalten, können Personalagenturen ihre Rekrutierungssoftware nutzen, um sich wiederholende Nachrichten wie Erinnerungen an Vorstellungsgespräche, Ablehnungsbenachrichtigungen, Kontaktvermittlungen und sogar Kundenrechnungen zu automatisieren.
Sie können aus einer Liste von E-Mail-Vorlagen in Ihrer Personalsoftware auswählen, so dass Sie keine Zeit mit dem Verfassen neuer Nachrichten verschwenden müssen.
Die Automatisierung Ihres Kommunikationsprozesses ist der beste Weg, um mit Ihrem Rekrutierungsteam und Ihrem Talentpool auf dem Laufenden zu bleiben. Ein Team, das an einem Strang zieht, erzielt die besten Ergebnisse!
7. Mobile Rekrutierung
Da das Remote-Recruiting die konventionellen Einstellungspraktiken abgelöst hat, sind mobilfreundliche Tools ein Muss geworden, für alle Personalbeschaffungs-Technologien.
Mehr als 77% der Arbeitssuchenden nutzen ihre mobilen Geräte für die Stellensuche. Daher ist es wichtig, in eine Personalsoftware zu investieren, die Kandidaten, Kunden und Einstellungsteams mobilen Zugang bietet.
Wenn Sie Top-Talente anziehen wollen, die sich lieber über mobile Bewerbungen bewerben, sorgt eine mobilfreundliche Personalsoftware für ein nahtloses Erlebnis für Stellensuchende.
Die beste Software für Personalvermittler sollte ausgestattet sein, mit einer cloudbasierten mobilen App für die Rekrutierung unterwegs!
8. Automatisierte Stellenausschreibungen
Eine automatisierte Funktion zur Veröffentlichung von Stellenangeboten ermöglicht es Ihnen, Stellenanzeigen auf Ihrer Website, in Stellenbörsen und in sozialen Medien gleichzeitig mit einem Mausklick zu veröffentlichen. Mit einer Personalvermittlungssoftware müssen Sie sich nicht mehr bei mehreren Plattformen anmelden, um Stellenanzeigen zu veröffentlichen.
Alles, was Sie tun müssen, ist, die Stellenbörsen, auf denen Sie inserieren möchten, in Ihre Rekrutierungssoftware einzugeben, und von einer einzigen Plattform aus können Sie Ihre Stellenausschreibungen bearbeiten und freigeben, was Ihrem Personalvermittlungsunternehmen Zeit und Arbeit spart.
9. Intelligentes Parsen von Lebensläufen
Anstatt sich auf die manuelle Überprüfung von Lebensläufen zu verlassen, können Personalagenturen die schwere Arbeit einem Lebenslauf-Parser überlassen, der automatisch Hunderte von Lebensläufen analysieren kann.
Lebenslauf-Parser erfassen, speichern und organisieren Lebenslaufdaten automatisch und ohne manuelle Sortierung. Ein Lebenslauf-Parser sucht automatisch nach den qualifiziertesten Kandidaten und eliminiert unqualifizierte Lebensläufe, so dass Personaldienstleister schnell zur nächsten Einstellungsphase übergehen können.
Neben der automatischen Überprüfung von Lebensläufen können Personalverantwortliche effizient Hintergrundprüfungen für neue Mitarbeiter durchführen um sicherzustellen, dass sie qualifiziert und vertrauenswürdig sind. Eine doppelte Überprüfung der Glaubwürdigkeit ist von großer Bedeutung; diese Funktion erleichtert die Hintergrundprüfung!
10. Einhaltung der Daten
Personaldienstleister haben mit hochsensiblen Daten zu tun, so dass die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und Sicherheit ein Muss für jede Personalbeschaffungssoftware ist.
Vergewissern Sie sich, dass die Personalvermittlungssoftware Ihrer Wahl bietet, eine Ende-zu-Ende Datenverschlüsselung, SSL-Sitzungen und Passwortschutz.
Wenn Ihre Einstellungsdaten nicht sicher sind, riskieren Sie die Integrität und Autorität Ihres Personalvermittlers.
Datenkonformität und -sicherheit stellen außerdem sicher, dass Sie alle rechtlichen Anforderungen für Ihre Personalagentur erfüllen. Ein gelegentlicher manueller Fehler kann Sie teuer zu stehen kommen, daher sollten Sie bei der Investition in eine Personalsoftware auf Datensicherheitsmaßnahmen achten.
Lesen Sie auch: Top 10 Orte, an denen Personalvermittler kostenlos Lebensläufe erhalten können!
Wie bewertet man eine Software für Personalvermittler?
Die Wahl einer Personalsoftware für Ihre Personalbeschaffungsbedürfnisse ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Alle Personaldienstleister haben unterschiedliche Bedürfnisse mit unterschiedlichen Geschäftsanforderungen und Prozessen.
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, finden Sie hier fünf Dinge, die Personalvermittler bei der Bewertung einer Personalsoftware beachten müssen.
1. Funktionelle Merkmale
Verfügt die Software über alle Funktionen die Sie benötigen, um Ihre Personaldienstleistungen effektiv zu verwalten und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen? Zu diesen Funktionen gehören die Verfolgung von Bewerbern, die Suche nach Kandidaten, die Planung von Vorstellungsgesprächen und die Erstellung von Datenberichten.
Jedes Unternehmen hat Bedürfnisse, denen eine Personalsoftware gerecht werden muss, aber es gibt einige Funktionen, die Sie sich nicht entgehen lassen könnenwie Automatisierung, Anpassung und Funktionalität.
Bedenken Sie, dass man sich auf dem heutigen Softwaremarkt leicht von all den auffälligen Funktionen hinreißen lassen kann, wobei diese zusätzlichen Funktionen möglicherweise nicht die meisten Funktionen für Ihre geschäftlichen Anforderungen bieten.
2. Benutzererfahrung
Ist die Software einfach zu bedienen und zu navigieren? Können Ihre Teammitglieder die benötigten Informationen schnell finden und ihre Aufgaben ohne Schwierigkeiten erledigen?
Die Funktionalität der Software kann von Benutzer zu Benutzer unterschiedlich sein, aber bei der Benutzerfreundlichkeit und einer funktionalen Benutzeroberfläche sollten Sie keine Kompromisse eingehen.
Wenn Sie sich nicht für Benutzerfreundlichkeit und eine funktionale Oberfläche entscheiden, werden Sie mit einer klobigen und komplizierten Personalsoftware enden, die Ihren Einstellungsprozess nur verkompliziert.
3. API & Software-Integrationen
Ist die von Ihnen gewählte Personalsoftware mit Ihren Personalbeschaffungsprogrammen und -systemen integriert?
Die Verfügbarkeit von Drittanbieter Integrationen und API sorgen für einen nahtlosen Arbeitsablauf zwischen all Ihren Tools und Kommunikationsprozessen und machen den Einstellungsprozess viel effizienter und übersichtlicher.
Durch die Integration von Software von Drittanbietern bleibt alles auf einer einzigen Plattform zentralisiert, so dass Sie nicht mehr mehrere Tools und offene Registerkarten benötigen.
Ohne Integrationen haben Sie ein fragmentiertes Rekrutierungssystem, das Ihren Einstellungsprozess verkompliziert.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Personaldienstleistungssoftware nahtlos integriert ist mit…
- Jobbörsen und Karriereseiten
- Plattformen für soziale Medien und Karriereseiten
- E-Mail und andere Kommunikationsanwendungen
4. Zuverlässige Kundenbetreuung
Die Kundenbetreuung wird von Personalvermittlern und Unternehmen oft vernachlässigt, aber ein erstklassiges Betreuungsteam wird Ihre Investition lohnenswert machen!
Investieren Sie immer in eine Personalsoftware mit Echtzeit- und On-Demand-Kundenbetreuung, um alle technischen Probleme zu lösen.
Vergessen Sie nicht, dass eine zuverlässige Kundenbetreuung auch Ihren Einrichtungs- und Einführungsprozess beeinflusst.
5. Kosten & Preise
Liegt die Software in Ihrem Budget? Bedenken Sie die Kosten für die Investition in eine Personalsoftware, einschließlich zusätzlicher Schulungs-, Support- oder Integrationsgebühren.
Wenn Sie eine Personalsoftware für Ihre Bedürfnisse evaluieren, ist es wichtig, einige verschiedene Optionen sorgfältig zu prüfen, um zu sehen, welche für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Informieren Sie sich über die Probezeit und die verschiedenen Preismodelle, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Die Preismodelle können in der Regel von der Größe Ihres Teams abhängen, aber die am häufigsten verwendeten Preismodelle sind-
- Aufladen nach Funktion
- Pro Benutzer über ein Monats- oder Jahresabonnement
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Häufig gestellte Fragen (FAQs)
1. Welche Software verwendet die Personalvermittlungsagentur?
Für Personalvermittlungsagenturen gibt es verschiedene Arten von Software, je nach ihren Bedürfnissen und Geschäftsabläufen.
Die von Personalagenturen am häufigsten verwendete Software sind Applicant Tracking Systems und Candidate Relationship Management Systeme.
Andere Software, die üblicherweise von HR-Teams verwendet wird, kann von Tools zur Bewerberbeurteilung bis hin zu Plattformen für Videointerviews reichen, aber ein ATS ist ein primäres System, das alle Recruiting-Funktionen und -Tools zentralisiert. Es bietet eine All-in-One-Plattform für die Verwaltung von Bewerbern und Kunden, die Überprüfung von Lebensläufen, die Abwicklung von Kommunikationsprozessen, die Datenverarbeitung und vieles mehr.
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