Guia: Como escolher um ATS ou CRM para agências

Fazer malabarismos entre a gestão das relações com os clientes, os currículos dos candidatos e as exigências da contratação é muito complicado!

Mas não deixe que estes problemas o dominem.

Assuma o controlo da sua contratação - deixe que a tecnologia reduza a sua carga de recrutamento e invista num sistema ATS e CRM.

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ATS vs. CRM: Qual é a diferença?

Embora muitas das suas características se sobreponham, um sistema de acompanhamento de candidatos e gestão da relação candidato/cliente não são a mesma coisa. Um ATS foi concebido para automatizar e gerir o seu processo de recrutamento. Ajuda-o em tudo - desde anúncio de emprego até ao acompanhamento da evolução e integração dos candidatos. O sistema facilita-lhe o tratamento de grandes volumes de candidaturas e garante que nenhum candidato é esquecido.

Por outro lado, um CRM centra-se principalmente na gestão de relações com clientes e candidatos a emprego.É realmente útil para manter registos detalhados das interacções e para desenvolver ligações a longo prazo.

Independentemente da sua escolha, certifique-se de que o seu ATS ou CRM tem as seguintes características principais.

9 características-chave a procurar num ATS/CRM

1. Personalizações

A sua empresa é única e o software de contratação que utiliza deve refletir isso mesmo.

Procure sistemas que lhe permitam alterar fluxos de trabalho, campos e permissões de utilizador de acordo com as suas necessidades específicas.Veja se o sistema oferece a opção de criar o seu próprio painel de recrutamento que se adapte à sua empresa.

2. Integrações

Um sistema de recrutamento não é a única coisa utilizada para contratar.Tem de utilizar outras ferramentas, tais como painéis de empregoplataformas de redes sociais, serviços de correio eletrónico e muito mais.Utilizar todos eles separadamente pode causar uma confusão. É por isso que é melhor utilizar um software de contratação que se possa integrar com outras aplicações e centralizar todo o processo de recrutamento.

Esta conetividade simples permite que os dados circulem livremente entre sistemas.Poupa-o de entradas manuais e reduz os erros.

3. Escalabilidade

Ao longo do tempo, a sua agência vai expandir-se.Precisa de um software que possa crescer consigo.

Procure um ATS/CRM que possa lidar com um número crescente de utilizadores, candidatos e clientes.

Verifique se o sistema oferece várias opções de preços em função da dimensão da empresa e do número de consumidores.

Isto reduz o stress de ultrapassar a sua tecnologia e de ter de encontrar novas tecnologias uma e outra vez.

4. Cumprimento da regulamentação

Dados dos candidatos é o seu bem mais precioso e precisa de ter um cuidado especial com ele.Por esse motivo, o seu ATS/CRM deve cumprir rigorosamente os regulamentos como RGPD.

Isto inclui gestão de consentimento, encriptação de dados e actualizações regulares para acompanhar as contínuas alterações legais.As funcionalidades de conformidade robustas protegem a sua agência de armadilhas e criam confiança junto dos candidatos e clientes, salvaguardando as suas informações.

O compromisso da sua empresa com a privacidade e a segurança dos dados também pode melhorar a sua reputação e atrair mais negócios.

5. Acessibilidade móvel

O recrutamento nem sempre se faz à secretária.Por isso, deve optar por um ATS/CRM móvel.

Permite-lhe aceder ao sistema a partir de qualquer lugar, garantindo que pode responder rapidamente aos candidatos e manter-se em contacto com os clientes, onde quer que esteja.

Antes de investir no software, verifique o seu tamanho, a interface do utilizador e a velocidade de funcionamento.

6. Assistência e automatização da IA

Porquê fazer trabalho manual quando a inteligência artificial o pode fazer por si?

A IA pode selecionar currículos, prever o sucesso dos candidatos e sugerir instantaneamente as melhores correspondências para as vagas em aberto.

Também o pode ajudar a criar descrições de funções com base nas informações que fornece com a ajuda das integrações gpt.

Isto liberta-o para se concentrar na construção de relações e na criação de novas estratégias para o crescimento da sua empresa.

7. Extensão do Chrome

Extensão do Google Chrome é uma caraterística obrigatória que deve procurar ao escolher um novo ATS/CRM.

Permite-lhe recolher informações sobre os candidatos diretamente a partir de páginas Web e perfis de redes sociais, o que o torna perfeito para o sourcing passivo.

Com esta capacidade, é muito fácil adicionar rapidamente candidatos à sua base de dados de recrutamento e mantenha o seu pipeline cheio e atualizado.

8. Relatórios e análises

Para conceber novas estratégias e melhorá-las, é necessário, em primeiro lugar, conhecer as condições actuais.

Os relatórios detalhados e as ferramentas de análise podem ajudá-lo a medir a eficácia dos seus métodos de contratação.

Além disso, permite-lhe manter um registo das informações importantes métricas de recrutamento como o custo por aluguer, o tempo por aluguer, etc.

9. Capacidades de envio de correio eletrónico

Manter boas relações com todos os seus clientes e candidatos exige um grande esforço.Tem de ser regular na comunicação e ter uma abordagem profissional.

É por isso que deve obter um ATS/CRM que lhe permita enviar e-mails em massa, agendar mensagens e acompanhar as interacções. Tente criar modelos para mensagens personalizadas e actualizações que o ajudam a manter-se em contacto com todos.Isto também pode incluir o envio de notícias sobre tendências e inovações do sector.

Precisa de um ATS e de um CRM?

Bem, não existe uma resposta correcta para esta pergunta.

Se o seu principal objetivo é gerir candidaturas e simplificar o processo de contratação, um ATS pode ser suficiente.

Mas, se construir e manter relações fortes com clientes e candidatos é igualmente importante, precisa de um CRM.

Acha que precisa de ambos?

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Perguntas mais frequentes

1. Como é que avalio o apoio ao cliente oferecido por um fornecedor de ATS e CRM?

Avaliar o apoio ao cliente oferecido pelos fornecedores de software implica avaliar a disponibilidade e a capacidade de resposta da equipa de apoio e a gama de canais de comunicação (como o telefone, o correio eletrónico e o chat).

Poderá querer verificar os comentários e testemunhos dos utilizadores para obter informações sobre as experiências de outros consumidores e ajudar a avaliar a fiabilidade dos serviços de apoio do vendedor.

Pergunte ao fornecedor sobre as suas políticas de apoio, tempos de resposta e disponibilidade de recursos de formação.

2. Como é que posso medir a eficácia de um ATS e de um CRM após a sua implementação?

Meça a eficácia acompanhando os principais indicadores de desempenho (KPIs), como o tempo de contratação, o custo por contratação, as taxas de adoção dos utilizadores e a satisfação dos candidatos.

Além disso, a realização de sessões regulares de feedback com os utilizadores finais pode fornecer informações qualitativas sobre o desempenho do sistema.

A comparação das métricas pré e pós-implementação também o pode ajudar a avaliar o impacto do ATS/CRM nos seus processos de recrutamento.

3. Quais são os sinais de que pode estar na altura de mudar para um novo ATS e CRM?

O desempenho lento, a falta de escalabilidade, o fraco apoio ao cliente, as capacidades de integração inadequadas e o incumprimento de novas regulamentações podem ser sinais de aviso de que está na altura de mudar.

Se o sistema atual atrasa o seu processo de contratação em vez de o melhorar, ou se os utilizadores se deparam frequentemente com problemas, talvez seja altura de considerar a possibilidade de obter um novo sistema.

O feedback negativo dos utilizadores é a maior indicação de que o seu software de recrutamento atual já não é suficiente para si.

4. Quais devem ser as minhas considerações orçamentais ao escolher um ATS e um CRM?

As considerações orçamentais devem incluir o custo do software, as despesas de formação e as taxas de implementação, manutenção contínua e apoio.

É importante avaliar o retorno do investimento (ROI) que o sistema irá proporcionar ao longo do tempo.Além disso, tenha em conta os potenciais custos ocultos, como a migração de dados e as taxas de personalização, para garantir uma avaliação financeira abrangente.