Een effectief telefonisch interview afnemen als een pro – zo werkt het

Om redenen die voor de meeste HR-professionals duidelijk zullen zijn, is het afnemen van telefonisch interview op afstand de laatste jaren steeds gebruikelijker geworden.
Hoewel het u misschien niet hetzelfde beeld van de persoon geeft als een persoonlijk interview, kan interactie op afstand toch waardevol zijn. Automatisering via LinkedIn of andere bedrijfsgerichte sites kan een geweldige optie zijn om in eerste instantie in contact te komen met potentiële kandidaten, maar het kan u maar tot op zekere hoogte helpen.
Begrijpen wie deze mensen zijn, is nog steeds grotendeels een menselijke bezigheid.
Uiteindelijk moeten vacatures worden ingevuld.
U kunt de beste vacaturetekst schrijven, maar als u er niet op kunt vertrouwen dat het proces de juiste respondenten voor die functie vindt, kunt u net zo goed geen moeite doen.
Als mensen communiceren we echter grotendeels via lichaamstaal en non-verbale signalen.
Als dit wordt weggenomen, bijvoorbeeld door een telefonisch interview, kan het nog moeilijker worden om het interview zelf goed te doen.
Maar het is mogelijk…

Waarom telefonische interviews afnemen?

In dit geval vraagt u zich misschien af wat het nut is van het gebruik van telefoons als gespreksbegeleider.
Wel, hier vinden we voordelen die de nadelen compenseren.
Het wegnemen van visuele signalen zorgt voor een minder afleidende ervaring.
U kunt iemand alleen beoordelen op de inhoud van zijn antwoorden in plaats van op minder belangrijke factoren zoals zijn uiterlijk of maniertjes, die beïnvloed kunnen zijn door zenuwen op de dag van het sollicitatiegesprek.
Als screeningshulpmiddel werken telefoongesprekken met kleine bedrijfstelefoonsystemen ook goed.
U kunt nog steeds de informatie verzamelen die nodig is om een basisinzicht te krijgen in wie de geïnterviewde is en of hij of zij verder moet komen, maar tegelijkertijd maakt u het speelveld gelijker, omdat onbewuste vooroordelen over iemands uiterlijk het resultaat niet beïnvloeden.

Hoe voert u een telefonisch interview?

Laten we nu eens kijken hoe u telefonische interviews zo effectief mogelijk kunt maken.

1. Bereid voor.

“Bereid u niet voor, bereid u voor om te falen”, zo luidt het eeuwenoude gezegde.
Van het in kaart brengen van processen tot sollicitatiegesprekken, er zijn maar weinig gezegden die meer waarheid bevatten in de zakenwereld.
Als u met een kandidaat op gesprek komt zonder zijn gegevens of de details van de baan te kennen, geeft dat een enorm onprofessioneel gevoel.
Als dit gebeurt, kunnen de betere kandidaten besluiten dat uw organisatie niets voor hen is.
Als u zich niet goed voorbereidt op sollicitatiegesprekken, kan dit leiden tot ondermaatse resultaten en het niet optimaliseren van uw talentenpool.

2. Transparant zijn

Niemand twijfelt graag over zichzelf, vooral niet tijdens een sollicitatiegesprek.
Door vragen te stellen op een manier die transparant aanvoelt en minder als een manier om iemand te betrappen, krijgt u vaak een beter beeld van wie ze zijn.
U kunt al in de fase vóór het sollicitatiegesprek beginnen met deze transparantie.
Informatie geven over hoe het gesprek zal verlopen – bijvoorbeeld via een videogesprek of een vast telefoonnummer– en een samenvatting geven van wat er besproken zal worden, is een goede manier om kandidaten op hun gemak te stellen.
Als uw vragen en gesprekken over de geadverteerde functie en het bedrijf in het algemeen ook transparant zijn, zullen kandidaten minder op hun hoede zijn.
Het doel van een sollicitatiegesprek is om vast te stellen of iemand geschikt is voor de functie.
U kunt dit alleen doen als ze zich op hun gemak voelen als de eerlijkste versie van zichzelf.

3. Kies een rustige omgeving

Dit heeft minder te maken met de inhoud van het interview zelf, maar meer met zaken die het proces frustrerend kunnen maken.
Het opzetten van een winkel in een drukke, lawaaierige omgeving kan leiden tot miscommunicatie en afleiding voor u en de ondervraagde.
Als dit gebeurt, kan de nauwkeurigheid van de informatie die u krijgt op allerlei manieren verminderen.
Het opzetten in een rustige ruimte, vrij van mogelijke verstoringen, is een eenvoudige maar effectieve stap om het virtuele telefooninterviewproces effectiever te maken.

4. Vermijd “te veel praten”

Zoals we al eerder hebben gezegd, is het hele doel van een telefonisch interview om te begrijpen wie de kandidaat is en of hij/zij geschikt is voor de functie.
Het is moeilijk om dit te doen als u degene bent die het grootste deel van de tijd aan het woord is.
Dit betekent niet alleen dat ze minder gelegenheid hebben om over zichzelf te praten, maar het kan er ook toe leiden dat u leidende vragen stelt.
Als dit gebeurt, zijn de antwoorden die de geïnterviewde geeft beïnvloed door uw woorden op een manier die ertoe kan leiden dat ze zichzelf minder authentiek voorstellen.

5. Gebruik een checklist

Er is geen erger gevoel dan aan het einde van een taak komen – ongeacht wat het is – en ontdekken dat u iets over het hoofd hebt gezien.
Dit doen tijdens een sollicitatiegesprek kan even kostbaar als gênant zijn.
Weer contact moeten opnemen met een geïnterviewde geeft niet alleen een onprofessionele indruk, maar kan het proces ook vertragen.
Het gebruik van een checklist met punten die u tijdens het telefonisch interview wilt behandelen en pas afronden als ze zijn afgevinkt, is een eenvoudige manier om dit te voorkomen.
Het betekent ook dat als u veel kandidaten interviewt, het speelveld gelijk is omdat iedereen de kans krijgt om op dezelfde vragen te antwoorden.

6. Plan altijd voor verrassingen

Als u iemand bent die nadenkt over een gesprek voordat hij of zij er een voert, denk dan eens even na over deze vraag.
Hoe vaak verlopen chats in werkelijkheid op de manier die u verwacht of plant?
Het antwoord op die vraag is zelden.
Aangezien dit vaak het geval is in gesprekken, kunt u er zeker van zijn dat dit ook geldt voor interviews.
Hoewel u deze gebeurtenissen niet kunt repeteren of productietesten, kunt u wel rekening houden met variabelen.
Door tijd in te ruimen voor eventuele verrassingen of discussies die uit de koers raken, zult u het interview niet afronden zonder het nodige te doen.
Hoewel u onderweg misschien een omweg neemt, zult u toch uw weg terugvinden naar het pad dat u geacht wordt te volgen.

7. Eten en drinken vermijden

Het is heel eenvoudig, maar eten of drinken tijdens een telefonisch interview is een absolute no-no.
In-persoon- of videogesprekken hebben meer speelruimte.
Hoewel we niet aanraden om u door een driegangendiner heen te werken, is er een kans dat u af en toe een drankje nodig hebt.
U kunt ermee wegkomen zonder een kandidaat af te leiden als ze u kunnen zien.
Als ze u alleen kunnen horen, kan dit heel wat storender zijn.
Zorg er dus voor dat u voor uw gesprek iets gegeten en gedronken hebt als u tijdens het gesprek honger of dorst zult krijgen.

In laatste woorden

In dit artikel hebben we bekeken wat telefonische interviews zijn, wanneer u ze zou gebruiken en waarom.
We hebben ook enkele tips gegeven om ze zo succesvol mogelijk te maken.
Er zijn waarschijnlijk nog meer dingen waar u aan moet denken om een succesvol telefonisch interview uit te voeren.
Als u deze tips als basis gebruikt, zult u echter niet al te veel fout doen.
Geschreven door- Richard Conn – Senior Director, Demand Generation, 8×8< /stron g> Richard Conn is de Senior Director voor Demand Generation bij 8×8, een toonaangevend cloud PBX-telefoonsysteem met geïntegreerde contact center-, voice-, video- en chatfunctionaliteit.
Richard is een analytische & resultaatgerichte digitale marketingleider met een track record van het bereiken van grote ROI-verbeteringen in snelle, concurrerende B2B-omgevingen.
Hier is zijn LinkedIn.