Aqui tem tudo que você precisa saber sobre como as pequenas empresas podem tirar proveito dos softwares de recrutamento para acelerar seu crescimento e suas receitas. Aprenda a escolher o melhor software de recrutamento para empresas pequenas.
O que é um software de recrutamento?
Antes de nos aprofundarmos nos detalhes de um software de recrutamento, é importante esclarecer seus aspectos básicos: o que ele é e como ele ajuda a criar um processo de recrutamento sem falhas?
Um software de recrutamento é uma ferramenta utilizada por recrutadores e profissionais de TA para otimizar a eficiência da contratação, automatizar o fluxo de trabalho do recrutamento e eliminar tarefas manuais repetitivas e desafios que possam surgir na contratação.
Aqui vai um resumo rápido de suas principais funcionalidades:
1. Sourcing de candidatos
O sourcing de talentos é uma parte integral do recrutamento. As agências de recrutamento menores têm que atrair não só candidatos ativos mas também passivos para suas vagas de emprego. Um software de recrutamento pode ajudar com isso, permitindo alcançar, atrair e reter talentos.
2. Envolvimento dos candidatos
Após o sourcing, é essencial reter os candidatos durante todo o processo de contratação. Um bom software de recrutamento pode te ajudar a manter os candidatos informados e envolvidos, simplificando a comunicação candidato-recrutador.
3. Seleção de candidatos
Selecionar os candidatos mais adequados a partir de um conjunto de talentos competentes é uma tarefa complicada. Um software de recrutamento tem uma variedade de características, como análise de currículos, tarefas online, colaboração central, etc., para te ajudar a escolher os melhores dentre todos os candidatos.
Leia também: Agência vs. software de recrutamento interno: Um guia completo
Principais características de um software de recrutamento para uma pequena empresa
A utilidade de um software de recrutamento reside nas suas principais características, que fazem uma diferença notável na qualidade geral da contratação.
Vejamos então algumas das principais funções de um software de recrutamento e as características que ele apresenta e desempenha.
1. Sourcing de candidatos
O sourcing de candidatos elegíveis é uma das principais razões pelas quais as agências procuram incorporar um software de recrutamento no seu processo de contratação.
- A funcionalidade de prospecção de talentos desse software envolve uma pesquisa exaustiva sobre as melhores fontes para encontrar candidatos, identificando as mais relevantes e trabalhando para criar uma rede com elas.
- A Análise de currículos através de algoritmos de IA também se insere no âmbito do “sourcing de candidatos”, uma vez que ajuda a identificar as qualificações, a experiência e o conjunto de competências relevantes de um candidato para uma determinada função.
2. Atrair e reter candidatos
Após a prospecção, os candidatos mais adequados têm que ser convencidos de que o emprego que você está oferecendo é exatamente o que eles procuram. Essa função tem como principal objetivo atrair, envolver e reter potenciais candidatos.
- Características como um canal de comunicação robusto de interface única podem desempenhar um papel importante nesse domínio. Você pode interagir com os candidatos a respeito de tudo, desde atualizações de entrevistas até prováveis atrasos nas respostas em razão de uma experiência do candidato de alto nível.
- Os sites de carreiras são também uma forma brilhante de se fazer conhecer sua credibilidade enquanto agência de recrutamento, com vagas de emprego promissoras como recurso. Normalmente, esses websites destinam-se a apresentar aos candidatos uma lista de todas as oportunidades de carreira disponíveis.
Isso incentiva os candidatos a criarem seus perfis, candidatarem-se a vagas de emprego e a acompanharem suas candidaturas.
3. Realização de entrevistas
As entrevistas desempenham um papel importante no processo de recrutamento e são frequentemente o fator decisivo do processo. Dada a importância das entrevistas, você deve tentar conduzi-las da melhor forma possível.
Funcionalidades como a Gestão de Entrevistas e Ofertas ajudam a eliminar qualquer confusão que haja em torno dos horários atribuídos para as entrevistas e eliminam qualquer chance de duplas marcações acidentais. Isso ajuda tanto os entrevistadores como os candidatos a escolherem seus horários preferidos com base na disponibilidade.
Para além das entrevistas estruturadas, essa funcionalidade também tem modelos personalizáveis de cartas de oferta prontos para usar, ferramentas de assinatura eletrônica incorporadas para assinaturas digitais, cartões para classificar os candidatos após as entrevistas com base nas suas competências e desempenho, um portal de conversação para conversas rápidas e muito mais.
Por outro lado, as funcionalidades da plataforma permitem aos recrutadores regular e realizar entrevistas até mesmo em seus dispositivos móveis . Isso acaba sendo muito útil, pois reduz as despesas de deslocamento, evitando atrasos, além de eliminar quaisquer conflitos de horários que possam surgir.
Essa ferramenta também oferece funcionalidades como painéis de controle para acompanhar as métricas necessárias , relatórios baseados em informações sobre tendências recentes do mercado, modelos de fluxo de trabalho para mais produtividade, pesquisas sobre a experiência dos candidatos para obter feedback, opção de acúmulo de dados dos funcionários para o futuro, filtros de pesquisa avançada, etc.
4. Avaliação dos candidatos
O motivo por trás do processo de recrutamento é avaliar o conjunto de candidatos disponíveis e selecioná-los até encontrar a melhor opção. Por isso, a avaliação dos candidatos é uma parte essencial do processo.
As funcionalidades do Sistema de Acompanhamento de Candidatos ajudam os recrutadores a coletar informações relevantes sobre cada candidato que devem ser consideradas de forma crítica para se fazer uma melhor avaliação. Essas incluem detalhes pessoais e profissionais, como o conjunto de competências e a experiência de cada candidato. Esse sistema até filtra os currículos com base nesses atributos para verificar sua elegibilidade.
Além disso, as características da Avaliação de Candidatos têm normalmente o objetivo de comparar potenciais candidatos, colocando as informações mais relevantes à frente.
Funções como triagem de antecedentes , verificação de referências , verificação de histórico profissional, etc., são feitas para reduzir a rotatividade dos funcionários. As tarefas online sobre características cognitivas e comportamentais ajudam a determinar a adequação de um candidato ao respectivo setor e ambiente de trabalho.
5. Contratação do candidato
Essa última etapa do recrutamento é tão essencial quanto todas as anteriores. Você deve se certificar de que a pessoa selecionada para a função também escolherá o emprego em questão como sendo o melhor para ela. Para acabar com essa impressão, é necessário um processo de onboarding sem falhas.
As funcionalidades de onboarding de um software de recrutamento assumem a responsabilidade de tornar a comunicação eficaz com os novos recrutas, desde lembretes para preencher formulários de onboarding e cumprir as conformidades necessárias, até à comunicação das vantagens do emprego e dos termos de confidencialidade.
Algumas funcionalidades, como assistentes passo-a-passo e painéis de controle intuitivos, podem melhorar em grande medida a experiência de integração.
Existem várias outras características que um software de recrutamento pode possuir, mas essas são essencialmente as principais.
Sua agência de recrutamento pode ter alguns requisitos específicos que não constam nessa lista. Essas necessidades especiais exigem características específicas para obter ótimos resultados. Você pode incorporá-los facilmente na sua lista de requisitos e estará pronto para procurar a ferramenta de recrutamento que você precisa!
6. Criar páginas de carreiras interessantes e personalizáveis
A credibilidade de uma empresa como empregadora reside na sua página web de carreiras. Uma página de carreiras agradável, profissional, de fácil utilização e fiel à sua empresa pode intrigar instantaneamente os candidatos a explorarem suas ofertas de emprego. Certifique-se de que seu software de recrutamento tem essa funcionalidade.
7. Organização da base de dados de candidatos
Uma das principais razões para adquirir um software de recrutamento é para gerir melhor os dados dos seus candidatos. Por isso, a tecnologia que você adquirir deve resolver esse problema a fim de estruturar e armazenar os dados atuais e passados dos seus funcionários de forma eficiente.
8. Automatização
A automatização é o coração de um software de recrutamento. A quantidade de trabalho manual e repetitivo que pode ser feito por uma máquina depende dessa característica. Por isso, você não deve se esquecer de fazer uma consulta exaustiva para ver se a eficácia da automatização do sistema corresponde às suas expectativas.
9. Painéis de controle consolidados
Um painel de controle completo é a característica mais útil que um software de recrutamento pode oferecer a uma empresa. Abrange todas as etapas do processo de contratação e te dá a vantagem de examinar tudo de uma vez só. Você não vai querer perder essa funcionalidade.
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As 5 principais razões pelas quais as pequenas empresas precisam de um software de recrutamento
Utilizar um software de recrutamento é a melhor decisão que qualquer pequena empresa pode tomar. Isso não só torna todo o processo de recrutamento mais fácil e menos vagaroso, como também melhora a qualidade geral da contratação.
Investir num software de recrutamento também pode ser uma decisão altamente rentável, especialmente durante o período de incubação. Não só te ajudará a obter uma força de trabalho de indivíduos altamente qualificados, como também a melhor organizar as diferentes áreas de controle interno.
Vamos ver em detalhes por que é que, enquanto uma pequena empresa, você deve investir num software de recrutamento.
1. Melhor colaboração
Uma pequena empresa deve sempre querer que sua equipe esteja em sintonia com todos os pontos cruciais da organização. Um software de recrutamento pode servir exatamente a essa necessidade com os procedimentos dos candidatos, permitindo o acesso a todas as informações importantes através de uma plataforma centralizada.
2. Facilitar a publicação de vagas de emprego
Os painéis de empregos são úteis mas estão muito saturados. Em vez disso, a seleção de páginas de carreiras de marcas pode te ajudar a se destacar de outras grandes empresas e chegar até mais candidatos potenciais. Você pode facilmente criar uma para você usando um software de recrutamento. Também pode publicar vagas em vários portais de emprego com um único clique, em vez de ter que publicar manualmente vagas de emprego em cada plataforma.
3. Acesso ao longo do dia
Para começar a atrair candidatos, você tem que estar visível para o seu público-alvo. Mas, sendo uma pequena empresa, isso pode ser muito difícil. Por isso, é aconselhável não perder as horas de tração que você pode receber. É aqui que entra a importância do anúncio de vaga de emprego com acesso durante todo o dia.
Com um software de recrutamento, você pode manter suas ofertas de emprego acessíveis aos candidatos 24 horas por dia, 7 dias por semana, juntamente com uma função de resposta automática para atender às perguntas frequentes dos candidatos na mesma hora.
4. Melhores descrições de vagas
A legibilidade e a clareza de uma descrição de vaga de emprego pode fechar ou quebrar um negócio. Você pode melhorar nesse quesito com as sugestões do software de recrutamento e também personalizá-las como quiser.
5. Melhor alcance
Simplesmente por você usar as funcionalidades avançadas de um software de recrutamento pode torná-lo mais confiável aos olhos dos candidatos, atraindo assim muito mais candidaturas do que as empresas que não o fazem.
Perguntas-chave para se fazer antes de adquirir um software de recrutamento
Você não vai comprar um software de recrutamento a cada um ou dois anos. Esse é um investimento a longo prazo. Por isso, é absolutamente crucial se informar e se certificar de que está escolhendo o fornecedor certo.
Aqui vão algumas perguntas que você deve fazer ao fornecedor antes de comprar um software.
1. Quais são algumas das possíveis mudanças previstas que serão feitas no software de recrutamento?
Essa pergunta é importante não só para estimar a aplicabilidade do software à sua empresa durante um determinado período de tempo, mas também para te ajudar a perceber a abordagem para o futuro do fornecedor e se ele está disposto a adaptar-se à natureza dinâmica da indústria.
2. Quais são as qualificações do deck de suporte em questão?
Imagine que um recrutador inexperiente recebe a responsabilidade de tratar das queixas relacionadas com o software de recrutamento. Um desastre absoluto! Certifique-se de que a equipe que presta serviços por trás da tecnologia tem as competências e os conhecimentos necessários.
3. Você pode confiar a eles seus dados confidenciais?
Um software de recrutamento tem acesso a dados comerciais cruciais e confidenciais. Isso te coloca em posição de fazer todas as perguntas relacionadas com segurança que você desejar. Para onde vão os dados? Que software é responsável pela privacidade?
4. É possível personalizar o software de acordo com as suas necessidades?
A forma como uma empresa acaba utilizando o software de recrutamento depende inteiramente dela mesma. Ser capaz de fazer essas personalizações de acordo com suas necessidades é um requisito principal para a máxima eficiência.
5. Te ajudarão a entrar em contato com usuários anteriores dos seus serviços?
Quando você faz essa pergunta, está basicamente testando a transparência do fornecedor do software para com seus clientes. É possível que eles não te indiquem clientes insatisfeitos, mas mesmo um par de clientes satisfeitos pode dar uma ideia clara do desempenho do produto.
5 sinais de que sua pequena empresa precisa de um software de recrutamento o mais rápido possível!
Por mais que especialistas tentem convencer as pequenas empresas a adotarem um software de recrutamento, algumas delas continuarão hesitando em fazer este investimento.
Vamos então discutir sobre alguns sinais importantes na sua empresa que gritam a urgência de investir em #RecTech.
1. Os painéis de emprego constituem grande parte da sua estratégia de prospecção de candidatos
Os painéis de emprego foram rotulados como os salvadores de todos os recrutadores. Mas depender exclusivamente de uma única fonte não é uma estratégia inteligente.
Para arrasar na prospecção de candidatos você precisa diversidade e um software de recrutamento pode facilitar essa tarefa para você.
2. Sua base de dados é enorme
Se sua empresa está lidando com um enorme conjunto de dados, não é seguro fazê-lo de mãos vazias. Um software de recrutamento não só te ajuda a organizar todas as informações de forma sistemática, como também as trata cuidadosamente para evitar a perda ou violação de dados.
3. Seu objetivo é a eficiência de custos
Um software de recrutamento é sinônimo de redução de custos quando falamos de contratação. A centralização e a automatização podem permitir que você poupe muito dinheiro e ganhe ainda mais.
4. Tem dificuldade em colaborar
Seus processos de recrutamento mais simples estão demorando mais tempo que o habitual? Isso pode levar a uma queda irrecuperável da produtividade. Um software de recrutamento, no entanto, pode erradicar completamente essa ameaça, oferecendo integrações para você trabalhar com várias ferramentas ao mesmo tempo e muito mais.
5. Você nunca tem tempo para pensar na marca empregadora
As tarefas do dia a dia te mantêm muito ocupado(a) para você construir uma marca empregadora. Um software de recrutamento não só te ajudará a dominar os aspectos básicos, como também te dará tempo para se concentrar na construção de uma identidade de empregador única no mercado de trabalho.
Como integrar um software de recrutamento no seu processo de contratação?
A aquisição de um software de recrutamento é, sem dúvida, a melhor decisão de contratação que você pode tomar. Mas essa ferramenta pode não ser tão útil para a sua empresa se você não a implementar corretamente.
Por isso, trouxemos um guia sobre como incorporar um software de recrutamento no seu sistema de contratação.
1. Consulte sua equipe
Esse investimento no software é provavelmente uma decisão empresarial coletiva. Mas quando se trata de implementar o mesmo no seu sistema interno, muitas pequenas empresas evitam uma segunda ronda de discussão em equipa antes de iniciar sua utilização, o que muitas vezes acaba custando muito dinheiro.
Para evitar essa situação, certifique-se de se reunir com sua equipe uma segunda vez para discutir a aplicabilidade do software e convidar todas as pessoas envolvidas na sua utilização a apresentarem sugestões.
2. Crie departamentos
Quase todas as empresas adotam a abordagem departamental. Da mesma forma, quando você tiver um software de recrutamento para implementar, divida as responsabilidades e o funcionamento entre todos os respectivos departamentos.
A atribuição de uma tarefa a cada departamento em diferentes níveis do processo de recrutamento pode produzir uma eficiência e uma precisão notavelmente elevadas, se for bem feita.
3. Treine os novatos
Enquanto uma parte da sua equipe de utilizadores se adaptará rapidamente ao software de recrutamento, outra parte poderá ficar para trás e ter dificuldade em dominar suas funcionalidades.
Nesses casos, em vez de os manter afastados do sistema, lhes dê formação sobre a melhor forma de usar o software, para formar uma equipe com conhecimento e competência.
Essa campanha de treinamento deve, no entanto, estar disponível para todos, desde os usuários até às partes interessadas, para uma maior transparência na empresa.
4. Filtre os dados disponíveis
A gestão dos dados de contratação relevantes é uma caraterística importante de um software de recrutamento. Muitas empresas começam imediatamente a organizar e a carregar todos os seus dados disponíveis no software. Mas essa não deve ser a primeira coisa a se fazer.
Antes de utilizar o software, saiba que todas as informações disponíveis na sua sua base de dados têm menos probabilidades de serem homogêneas. Quer se trate de dados antigos ou novos, há alguns detalhes que já não precisam estar na sua base de dados. Filtre esses dados previamente.
5. Acompanhe o progresso
Um software de recrutamento só te trará resultados benéficos, tanto a curto como a longo prazo, se você o mantiver no caminho certo.
Quais melhorias você observou desde a instalação em comparação com os registros anteriores? Qual o feedback da equipe de aquisição de talentos relativo ao software? Há algum aspecto que não tenha tido os resultados esperados com o reforço do software?
Avalie e observe regularmente os pontos fortes e fracos e deixe que os benefícios se reflitam imediatamente!
Desafios comuns associados a um software de recrutamento e como ultrapassá-los
Quando você começa a usar um software de recrutamento, existem alguns desafios que poderá enfrentar . E alguns destes desafios podem continuar existindo mesmo a longo prazo.
Mas assim que as equipes de contratação começam a se habituar com as lacunas do software, elas tendem a encontrar formas de fazê-lo funcionar.
Aqui vão alguns dos principais problemas que os recrutadores enfrentam quando começam a utilizar um software de recrutamento.
1. Falta de discernimento racional
Um software não é mais do que uma máquina. Por mais que o mundo da tecnologia tenha avançado, a grande falta de racionalidade continua sendo bem visível.
É muito provável que esse inconveniente se reflita no funcionamento cotidiano do seu software. Desde a categorização incorreta dos dados até ao recrutamento de candidatos do setor errado, confiar cegamente na tecnologia pode criar uma grande confusão na sua empresa.
2. Preconceitos inconscientes
A funcionalidade de análise de currículos do software de recrutamento segue a abordagem por palavras-chave. É aqui que reside o risco dos preconceitos inconscientes.
Por exemplo, certas palavras-chave relevantes podem ser mal interpretadas pelo software contra sua intenção. O software favorece a palavra-chave num determinado formato e rejeita todos os currículos que não respeitam essa mesma palavra.
Esse pequeno enviesamento pode levar à perda de potenciais candidatos que podem ser mais competentes do que os selecionados.
3. Regras predefinidas
Um software de recrutamento é programado com instruções predefinidas que regem em grande medida sua funcionalidade. Esses protocolos pré-programados, incorporados no software, podem influenciar o seu funcionamento.
Essa influência pode ser um obstáculo para que a ferramenta interprete suas instruções e produza resultados exatos, deixando assim espaço para possíveis erros.
4. Mais aplicativos que o desejado
A função de prospecção de candidatos de um software de recrutamento é uma das características mais eficazes dessa tecnologia e faz, de fato, o que promete.
Inicialmente, a funcionalidade de prospecção de candidatos em massa parece um salva-vidas. Mas, eventualmente, quando o fluxo de aplicações atingir um número avassalador e fora do seu controle, essa mesma funcionalidade pode começar a parecer um fardo.
Software de recrutamento na nuvem vs. no local
Quando você faz essa pergunta para um recrutador especializado, a maioria deles dirá com confiança que na Nuvem é melhor do que no local. Por quê?
A resposta é que as empresas sempre procuraram algo que fosse compacto e facilmente acessível, e a Nuvem é exatamente isso, uma solução a qualquer hora e em qualquer lugar.
Pelo contrário, a abordagem local é incômoda e consome muito espaço, não oferecendo quase nenhuma flexibilidade e acessibilidade, estando limitada às instalações do escritório.
Observação: Certos tipos de empresas podem considerar o local mais vantajoso que a nuvem por razões específicas. Mas a Nuvem é uma preferência geral que se adequa à maioria das empresas.
A importância do RGPD no seu software de recrutamento
O RGPD, ou seja, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados é um instrumento jurídico da União Europeia a favor das pessoas individuais e coletivas para protegerem seus dados e manterem sua privacidade.
Esse regulamento exige que todos os organismos que lidam com dados pessoais cumpram rigorosamente as regras estabelecidas.
A questão que se coloca é: qual a importância de um software de recrutamento estar em conformidade com o RGPD e de recrutadores e empregadores aderirem a esta lei?
Uma vez que um software de recrutamento é um processador que trata os dados dos candidatos em nome dos recrutadores, para se manter em conformidade com o RGPD, é importante que ele seja regido por um Acordo de Proteção de Dados (APD) definido pelo responsável pelo tratamento dos dados.
No que diz respeito aos recrutadores e empregadores, que lidam com centenas e milhares de candidatos, cada um dos quais apresenta seus dados pessoais quando se candidata a um emprego. Torna-se imperativo que os recrutadores mantenham estas informações seguras para cumprir a lei do RGPD.
Com as devidas razões, divulgação e segurança certificada, você pode se manter em conformidade com os regulamentos envolvidos.
Faixa de preço típica de um software de recrutamento para pequenas empresas em 2024
De acordo com as últimas estatísticas de 2022, é muito provável que um software de recrutamento te custe entre US$48 e US$950 por mês.
O intervalo em que você pode se encontrar depende dos seguintes fatores variáveis:
1. Funcionalidades que você pode desfrutar
De forma justificada, os fornecedores de software de recrutamento irão te cobrar em função do número de funcionalidades avançadas que você escolher.
2. Força de trabalho
Um software de recrutamento está normalmente disponível em diferentes capacidades para os funcionários disponíveis na empresa com acesso a ele. Quanto maior for o número, mais elevados serão os encargos.
3. Taxa de aumento mensal dos candidatos
Em função do fluxo de candidatos que você recebe todos os meses, os fornecedores de software te fornecerão a versão mais adequada do software de recrutamento para sua empresa e cobrarão de acordo com isso.
Esse artigo deve funcionar como seu próprio guia sobre software de recrutamento para pequenas empresas. Com esse conteúdo à sua disposição, você deve conseguir encontrar respostas para todas as suas perguntas antes de tomar a decisão de adquirir um software de recrutamento.
