候选人数据库管理：开发候选人数据宝库

在每个招聘周期中，您都会吸引、评估和面试许多潜在候选人，但并非所有候选人都能被录用。
如果您能经常与这些人才接触，那么这些人才库就能为您节省新招聘流程所需的时间和金钱。
这就是管理完善的候选人数据库的用武之地。

您的候选人数据库可以为您提供所需的所有信息，以便您通过简历、评估结果和招聘人员评级来确定适合职位要求的候选人。

能够充分利用候选人数据库的公司，其招聘流程会更加顺畅和快捷。
他们无需等待求职者申请空缺职位，一切都已准备就绪。

但有那么容易吗？

虽然候选人数据库的想法可能会吸引您，但事实上，处理某些数据库可能会让您越来越难以承受。

不方便用户使用的数据库会阻碍您建立人才库和保持候选人的持续流动。

要充分利用你的候选人数据库，你必须知道如何很好地管理它。
这正是本指南要教你的。
让我们从准备阶段开始。

前期规划：确定目的

潮流和时间不会等待任何人，项目和客户也是如此。
你既不能在团队和资源到位之前搁置招聘工作，也不能在找到合适的候选人之前搁置客户。
您必须提前做好准备。

因此，在开展任何新项目之前，您都需要与团队成员坐下来，讨论建立一个高度目标明确的数据库的方方面面。
这要比堆砌数据，然后再费力地录入要容易得多。

请记住，求职者数据库并不只是一堆随意搜索到的简历。
它是根据行业、领域、技能组合、人口统计等精心分类的一大批合格候选人，只要有新的职位空缺，您就可以随时联系他们。
以后还可以根据您的要求轻松更改这些类别。

虽然建立候选人数据库是一个费时费力的过程，但它却能在未来带来丰厚的回报。
为了证明前期规划的合理性，你必须提出几个有价值的问题，比如

• 您想通过数据库实现什么目标？
• 这样做的目的是什么？
• 结果应该是什么，以及实现这一结果的必要步骤是什么？
• 您的团队中有多少人将负责下一个招聘周期？
• 您的数据库可以根据现有的 ATS 功能进行多大程度的定制？

为数据库做好准备：重新审视框架

您当前的数据由多少候选人组成？
一个还是一百万个？

无论您的数据库规模有多大，重新审视您的框架始终是个好主意。
但在做其他任何事情之前，请确保您的数据库建立在坚实的基础之上。

1.从 ATS（申请人跟踪系统）开始

从技术上讲，一张纸、Gmail 联系人列表或电子表格–任何东西都可以成为你的数据中心，但它们的效率如何呢？
除了与其他招聘工具不兼容外，这些方法还容易出错，并需要大量的手动数据输入。

如果您想拥有一个不断增长的数据库，那么投资良好的 申请人跟踪软件 是不容讨价还价的。

💡 必做之事:如果您已经拥有独立的数据库软件或 ATS，请确保它能与其他工具（如招聘网站、筛选工具等）集成。

2.导入至关重要

有了得心应手的招聘软件后，您可能会想知道如何在不丢失任何数据的情况下将现有电子表格导入 ATS。大多数 ATS 都提供批量导入或批量上传功能，帮助您快速、轻松地将候选人数据迁移到新数据库中。💡 记住:使用此功能时要谨慎。
如果在设置电子表格时出现任何错误，以后可能会出现混乱。

 

获得实时咨询，并在专家的指导下将数据迁移到 ATS 中，以避免将来出现意外。

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3.质量至上

关于候选人数据库的范围应该有多大，一直存在争议。
一些消息来源称，较小的数据库更容易访问，而另一些则遵循 “ABC 原则”（始终关注候选人），拥有较大的数据库。

无论如何，有一点是明确的–质量重于数量。

您必须优化筛选流程，并使用自动标记系统对数据库进行细分。
但一定要重新审视所有标签，确保它们既适用于通过职位申请表申请的候选人，也适用于通过聚合器和招聘网站等第三方工具吸引到您的 ATS 的候选人。

💡 专业提示 您可以自定义筛选预选候选人，并在需要填补职位时快速使用。

4.移动

没有人喜欢呆在办公桌前，您的团队成员也是如此。
通过将您的候选人数据库移动化，您可以确保您的团队可以随时随地对其进行评估并快速更新信息。

使用移动设备是持续跟踪候选人并确保不漏网的最佳方式。💡 确保 为避免通过个人设备发生任何数据泄露，请仔细检查安全防范措施。
请记住，使用多种设备都有可能危及您存储的信息，因此必须将数据安全放在首位。

5.必须实现自动化

您还在手动输入和更新数据库中的候选人信息吗？
您没有落后吗？

手动数据录入可能会耗费大量时间，而且往往会导致信息不完整。
将候选人信息自动化可以为您提供更快、更准确的数据库。

💡 如何做到 使用具有强大解析引擎的自动应聘系统，自动提取应聘者信息并预先填充数据库字段。

6.调整训练

不仅你要使用候选人数据库，你的团队成员也可以访问该数据库。
因此，最好对他们进行培训，以便正确使用和管理数据库。

此外，确保在一开始就仔细观察他们的进展，以便及早发现任何错误。
投资于这样的培训课程，你将为自己节省无数的时间，不必在事后进行损害控制。

💡 要做的事 询问您的 ATS 提供商是否为团队成员提供培训课程。
您还可以补充内部培训，让团队更好地了解如何使用和管理候选人数据库。

发展您的数据库：保持供应和质量

扩充数据库至关重要，但只有当数据库中的求职者都是合格的人才时，扩充数据库才能带来丰厚的利润。

不合格应聘者数据库会拖慢招聘进程，使填补职位空缺变得困难。

这些技巧将帮助您快速提高候选人数据库的供应量和质量：

1.质量重于数量

让高质量、多样化的候选人为您的管道预热的最佳方法是将您的数据库与招聘网站和社交网络等第三方工具整合。 这可能听起来像惯例，但要避免一次性或从单一来源向您的数据库添加过多候选人。 💡 专业提示： 在将候选人加入漏斗之前，对他们进行筛选。
如果候选人不够活跃，再多的候选人也无济于事。

2.必做研究

在使用任何第三方服务来发展您的数据库之前，请做好基础工作。
了解这些服务内幕的最佳途径是通过客户评论平台。

现在就投入时间进行研究，可以帮助您避免代价高昂的错误，而这些错误可能需要数年才能弥补。💡 不要忘记 为确保您获得尽可能最好的服务，请查看您的 ATS 的官方合作伙伴列表，看看谁能帮助您满足采购需求。
这些合作伙伴似乎值得信赖，可以为您的数据库提供最佳优化。

3.集成兼容性

为了简化招聘流程，您应该将您的自动应聘系统与您已经合作的招聘网站进行整合。 这样，您就可以通过自动化大多数管理任务来提升候选人在整个申请过程中的体验，而不必担心不必要的迁移。 💡 您知道吗？

已将招聘网站与自动应聘系统（ATS）整合的客户发现，中途放弃申请的候选人数量大幅减少了 85%。

4.与 LinkedIn 集成链接

LinkedIn 与招聘软件的整合有助于简化工作流程，减少点击次数，并提供持续更新的候选人信息。

具有这种功能的 ATS 可以让您直接从其系统中查看候选人的最新 LinkedIn 资料。

确保只使用 LinkedIn 网站上正式列为 ATS 合作伙伴的系统。
这样，您就可以避免那些不跟踪个人资料变化、导致过期和不准确数据堆积的报废程序。

💡 挤出时间，节省时间： 通过 LinkedIn 集成，您可以避免在候选人数据库中添加重复的资料。
如果您在 LinkedIn 上找到了潜在候选人，您可以立即重复检查他们是否已经在您的 ATS 中。

管理您的数据库：保持漏斗完整

更新数据库不是一次性的工作。
您必须反复进行更新。

怎么做？
您对行业发展趋势的前瞻性以及正确技术的使用将有所帮助！

请记住，事先准备得越充分，日后需要的维护就越少。

以下提示可以帮助您保持候选人数据库的顺畅运行：

1.利用技术

随着招聘流程越来越以数据为导向，研究有助于构建输入数据的第三方工具将使招聘人员受益匪浅。

通过使用简历解析器等工具，您可以从应聘者的简历中获取重要信息，如技能、资历、行业等，并将其排列成定制的分类标准。

这些结构化数据使搜索更方便、更高效，为招聘人员从事其他重要工作节省了大量时间。

💡 你知道吗？

38% 的招聘人员 利用数据跟踪公司的人才供需情况，从而更好地分析和管理候选人数据库。

2.任务维护

虽然候选人数据库管理可能是您的首要任务，但如果您的团队不这么看，也不会有太大的帮助。
您必须不断提醒他们数据卫生的重要性，并激励他们采取相应的行动。

强制维护并表彰那些保持数据库清洁的人，可以促使整个团队保持数据的准确性。
您可以进一步将其作为绩效考核的一部分，并为表现突出者提供奖励。

💡 要做的事 让团队所有成员都能查看招聘人员的绩效指标。
这将营造一种良性竞争的环境（如果密切监控的话），并激励每个人保持数据的准确性。

3.不要忽视技能

关键字可以让您快速搜索，但不要忘了那些善于玩弄系统的候选人，他们可能会渗入您的数据库。
最好的解决办法是根据候选人的技能而不是随机关键词对他们进行分类。

此外，请记住，对于某些工作，Python、Java、Photoshop 等特定技能可能适用，而对于另一些工作，则需要广泛的技能。
无论如何，请确保您的标记标准尽可能核心，以避免出现任何混乱。

💡 节约时间： 数据库中的技能可以减少您对复杂的布尔搜索的依赖。
您还可以轻松识别那些知道如何通过在简历中填入关键字来欺骗 ATS 的求职者。

4.擦亮你的数据

最令人沮丧的莫过于，当你打算联系理想候选人时，却发现缺少了他们的关键信息。
但你能做些什么呢？
很简单，不允许在数据库中添加此类资料。

即使您允许他们这样做，也要确保您记录了所有这些记录，并指派一名团队成员或实习生与这些候选人联系，以填补空白。
重点是在您需要之前，对您的数据进行打磨。

💡 您知道吗？45% 的招聘人员只有在急需人才时才会访问他们的数据库，结果浪费了比预期更多的时间。

5.处理重复

在寻找求职者时，您有可能会不止一次地接触到一份个人资料。
虽然您可能不记得，但您必须制定适当的策略来管理重复资料。

如果您或您的团队成员将所有重复的配置文件随意输入数据库，不仅会占用大量存储空间，而且在搜索过程中也会变得杂乱无章。
每当发现重复资料时，您的第一反应一定是清除或合并过时的数据。

💡 专业提示： 大多数 ATS 都有内置功能，可通过匹配特定条件（如电子邮件和姓名）来提醒可能出现的重复。
您可以询问 ATS 提供商如何使用此类功能。

6.全员参与

您不可能独自完成所有工作。
最好让每个人都参与到数据维护计划中来。

如果您有实习生或其他员工，请让他们执行关键任务。
这样，您就可以充分利用手中的候选人。

💡 不要忘记:使用具有强大数据备份功能的自动运输系统，避免因人为失误或意外事故而丢失任何数据。

7.真正不活跃候选人存档

虽然您数据库中的大多数候选人都可以接受新职位，但也可能有一些人长期不活跃。
不要删除他们。

正如我们已经讨论过的，所有候选人对您来说都是有价值的；删除他们意味着一次性中断所有联系。
我们打赌你不会喜欢这样！

相反，您可以利用 ATS 存档功能来处理此类人才。
这将帮助您疏通搜索结果，而无需永久删除潜在记录。

💡 必做之事 从搜索结果中隐藏已存档的候选人，确保您只遇到活跃的候选人。

充分利用数据库：用正确的方法淘金

您可能已经成功建立了一个拥有众多合格候选人的出色数据库，但您是否充分利用了这个数据库？

潜在候选人往往很难找到。
即使是分类错误这样的小错误，也可能导致他们漏掉。

请遵循以下提示，以正确的方式挖掘您的宝库：

1.监控团队活动

要成功管理候选人数据库，您和您的团队成员必须保持一致。
他们必须清楚地知道在数据库中进行数据清理或候选人搜索时需要哪些内容以及如何进行。

您必须制定会员希望如何将记录输入数据的标准。
为此设定数量或百分比目标可能会有所帮助。

💡 要做:分析团队成员通过数据库对候选人进行筛选、分类或标记的报告，并利用它对整个团队进行比较。
发现任何漏洞并立即采取措施。

2.与被动候选人接触

您的数据库中是否有 “不活跃 “的活跃候选人？
– 这些候选人被标记为活跃候选人，但在当前状态下并没有发挥什么价值。

您需要仔细检查这些候选人是否真正被录用，或者是否因为 XYZ 原因（如退休）而无法录用。
联系这些候选人，了解他们是否愿意在未来接受任何工作邀请。

💡 专业提示:设置一个特定日期来确定候选人的不活跃时间，并据此整理您的数据库。
例如，您可以使用 ATS 搜索功能，建立一份自 2019 年 1 月以来就没有活跃过的候选人名单。

3.研究重新部署的机会

您有可能已经失去了一些被列为在职且可以工作的候选人的踪迹。
如果您没有充分利用这些候选人，您在做什么？

要找到适合重新部署的候选人，首先要浏览合同已到期候选人的资料，并尽快与他们联系。💡 不要忘记:无论如何都要与候选人保持联系。
至少每周一次提醒自己跟进他们的情况，以便随时了解他们的职业状况。

4.保持沟通渠道畅通

雇用过求职者吗？
现在数数有多少人被拒绝了。
所有这些被拒绝的候选人都是在职人员。

为了不让他们白等，您必须在您的 ATS 系统中进行搜索，帮助他们找到更匹配的工作。
这些候选人会感谢您的沟通和努力，并会长期与您合作。

💡 您知道吗？

沟通不畅是求职者最不喜欢的原因之一。
如果你从一开始就不注重建立良好的候选人体验，那么你可能会招致自己的失败

拯救你的数据库恢复和修复笨重的数据

在处理大量数据时，您的数据库有时总有可能失控。
这可能是由于标记错误、没有及时更新信息、忽视数据安全等原因造成的。

如果数据卫生状况不是您的首要关注点，您的数据库可能会被不规范的数据所困扰。
但问题是，如何才能挽救这些数据呢？

以下是一些提示：

1.单出简略来源

如果您已经购买了一份从非正规渠道收集的候选人名单，那么现在是核实所有信息的时候了。

听起来很累吧？
但如果现在不清理这些数据，不久的将来就会拖慢招聘工作流程。
而且，您也不可能立即删除所有信息。
这会浪费您的投资。

💡 节约时间:从网络上收集数据时，一定要寻找真实的客户推荐。
如果已经很混乱，没关系；从这些错误中吸取教训，避免同样的情况再次发生。

2.疏通候选人数据库

如果您每次执行搜索结果时都在为不准确的数据或无响应的候选人而苦恼，那就别无他法了–您需要修改这些记录或将其存档。💡 记住:删除记录必须是最后的选择。
始终将记录存档。
毕竟，你永远不知道什么时候会需要这些信息。

3.请求支援

如果您的候选人数据库确实已经失控，建议您寻求帮助。
您可以找实习生、外包自由职业者或专门从事数据库清理的服务机构。
您不必浪费时间自己修复数据库。

💡 记住:的确，您可以随时要求进行备份，但请记住，这些更改只是暂时的，而数据库管理则是一项持续性的工作。
如果您还保留着任由数据衰减的习惯，那么任何事情都无法长久地帮助您。

最后的思考是时候告别旧电子表格了！

罗马不是一天建成的，候选人数据库也是如此。 稳步建立和持续管理将为您带来难以置信的收益。快速提醒:如果您还在坚持使用旧的数据库管理技术，除了繁琐之外，还会给您的业务造成巨大损失。

我们建议您采用最新技术，因为它能保证更高的准确率、更少的时间和更高的效率。
是时候向电子表格说再见了。

最后，您必须回答以下几个问题。

• 您有帮助您扩大数据库的招聘软件吗？
• 您是否拥有所有资源和团队？
• 您阅读本文的目的是什么？
  您是打算从头开始建立一个候选人数据库，还是想修复现有的数据库？
• 这篇文章达到目的了吗？
  你现在知道如何进行候选人数据库管理计划了吗？
  如果是，为什么不在下面的评论区告诉我们您的想法呢？
  如果不知道，也请告诉我们！