仕事の拒絶の電子メールのメールは、プロフェッショナルであると同時に共感する機会を提供する重要なタッチポイントです。
候補者との良好な関係を維持しながら、打撃を和らげるためにデザインされた5つのテンプレートをご覧ください。
候補者に潔く断るための6つのコツ
候補者にノーと言うのは決して簡単なことではありませんが、それも仕事の一部です。
では、どうすれば優雅にこれをこなし、企業の評判を輝かせ続けることができるのでしょうか？
ここでは、不採用の瞬間を少しでも楽に、建設的にするためのフレンドリーなヒントをご紹介します：
- タイムリーであること： 誰だって、ぶら下がったままにされるのは嫌なものです。 初デートで盛り上がった後、メールの返事を待つようなものです。 だから、候補者を不安にさせないようにしましょう。 迅速な対応は、相手の時間と労力に対する敬意を表します。
- 個人的なタッチを追加します： 私たちは皆、冷たく一般的なEメールを受け取った経験があります。 そのような送り手にはならないようにしましょう。 応募書類から具体的なことを挙げるなど、パーソナライゼーションを加えることで、打撃を和らげることができます。
- 建設的なフィードバックは金です： 建設的なフィードバックは金になります。
フィードバックができれば
いつも共有しています！ たとえ今すぐ入社しなくても、私たちはあなたの成長を大切に思っています」という餞別を贈るようなものです。 - 未来への扉を開く 今日ダメだからといって、ずっとダメというわけではありません。 将来の可能性のためにドアを開けておきましょう。 この先、彼らがあなたのスター候補になるかもしれません！
- 励まし、共感すること： 少しの共感は大きな力になります。 励ましの言葉は、ネガティブになりかねない経験をポジティブなものに変えることができます。 不採用であっても、候補者が評価されていると感じられるようにすることです。
- フィードバックや紹介を求めましょう： これは双方向です。 フィードバックを求めることは、雇用主が改善に前向きであることを示しています。 そして、なぜ 紹介それも？ 人材プールを拡大する素晴らしい方法であり、候補者のネットワークを重視していることを示すものです。
すべての交流があなたの
雇用者ブランド
. ですから、拒絶されるたびに、できるだけ前向きで建設的なものにしましょう。
結局のところ、今日不合格になった候補者は、明日の擁護者になるかもしれないし、さらに良いことに、将来のチームメンバーになるかもしれないのです！
これらのヒントを念頭に置いて、すぐに使える不採用メールのテンプレートを5つ紹介しましょう。
採用担当者向け不採用メールテンプレート5選
不採用メールテンプレート #1: 一次選考後
候補者の数が多く、時間がない場合は、自動返信メールが便利です。
面接の最後に、基本的な条件を満たしていない人たちに対して、丁寧でありながら固い握手をする役割を果たします。
個人的な印象は薄いかもしれませんが、重要なのはプロフェッショナルなイメージを保ち、候補者の時間を尊重することです。
テンプレートを使う準備はできましたか？ コピー」ボタンを押すだけ！
メールテンプレートのサンプル
件名[Job_title] への申請に関する最新情報 [Company_name]
[Candidate_name] 、
あなたのキャリアに[Company_name] 。
[Job_title] への応募書類を確認したところ、現在私たちが求めている具体的な資格と合致していないことがわかりました。
私たちはあなたの努力に心から感謝し、あなたのスキルと経験に合った将来の職務に応募することを奨励します。
あなたのキャリア・ジャーニーに幸多かれと祈ります、
[Your_name]
不採用通知メールのテンプレート #2: 面接後
初回面接後の不採用メールは、今後の交流の扉を開いておくと同時に、区切りをつけるために非常に重要です。
このEメールテンプレートは、単純な「NO」を超えるもので、候補者の努力を認め、あなたの会社に対するポジティブな印象を残します。
面接の具体的な側面に言及することで、候補者は評価され、尊重されていると感じるのです。
メールテンプレートのサンプル
件名[Company_name] の面接をお受けいただきありがとうございました！
[Candidate_name] 、
[Company_name] の[Job_title] ポジションについて、当社のチームとの面接に時間と労力を割いていただき、本当にありがとうございました。
あなたとお会いし、この役割について話し合うことができて光栄でした。 私たちは、あなたが共有してくれた洞察力と熱意に感謝しています。
慎重に検討した結果、このポジションには別の候補者を立てることにしました。 しかし、私たちはあなたの[specific quality/skill] に感銘を受けました。あなたの素晴らしい才能に合った将来の可能性のある機会があれば、ぜひ連絡を取り合いたいと思います。
今後のご活躍をお祈りします。
[Your_name]
不採用通知メールのテンプレート#3：パーソナライズが重要な場合
標準的なテンプレートが適合しないユニークな状況のために、別の拒否メールテンプレートを用意しています。
このテンプレートは特別なケースに対応し、候補者が自分の申請を十分に考慮したと感じられるように作られています。
それは、候補者のプロフィールや面接のユニークな側面に対応した、パーソナライズされた回答をすることです。
メールテンプレートのサンプル
件名にご応募いただきありがとうございます。 [Company_name]
親愛なる[Candidate_name] 、
[Company_name] の[Job_title] 職務への応募に時間とエネルギーを費やしていただき、ありがとうございました。
多くの優れた候補者を検討する機会がありましたが、決断を下すのは簡単ではありませんでした。
あなたの応募は素晴らしいものでしたが、私たちは現在、以下のような異なるスキルを求めています：
- [Mention particular requirement that was missing from the candidate]
私たちはあなたのプロフィールに多くの可能性を見出しており、より適した他の職務や将来の募集への応募を検討することをお勧めします。
輝き続けてください！
[Your_name]
チェックアウト
採用担当者が候補者を獲得するために使えるメールの件名10+件
不採用メールテンプレートその4：フィードバック重視
フィードバックを重視した不採用メールは、単なる失望ではなく、成長と発展のためのツールなのです。
実際
94％の候補者が
面接後のフィードバックを受けたい 建設的なフィードバックを受けた場合、将来応募を検討する可能性は4倍高くなります。
プールを広げるチャンスです！ そこで、将来のオファーに向けて潜在的な候補者を温かく見守るためのEメールテンプレートをご紹介します。
メールテンプレートのサンプル
件名でのインタビューからの洞察 [Company_name]
[Candidate_name] 、
この度は弊社[Job_title] の面接をお受けいただき、誠にありがとうございます。 あなたにお会いでき、あなたの技術について学ぶことができて本当にうれしいです。
私たちは別の候補者を進めていますが、あなたの[specific positive aspect] には感銘を受けました。 私たちは、あなたをさらに強力な候補者にする可能性のある成長分野を見出します：
- [具体的な改善点を挙げてください）：このスキルを向上させることで、あなたのプロフィールを大幅に向上させることができます。
- 探検するリソース
- [Resource 1]
- [Resource 2]
- [Workshop or course]
これらは素晴らしい出発点になるでしょう。
あなたの可能性は明らかです。[Company_name] 、あなたの進化するスキルに合った将来の職務に応募することをお勧めします。
よろしくお願いします、
[Your_name]
不採用通知メールのテンプレート #5: フィードバックと紹介の依頼
不採用のメールに少し工夫があることをお話ししましょう。
これは二重の役割を果たすテンプレートです。『ありがとう、でも結構です』と言うだけではありません。 また、フィードバックと紹介を求めることで、台本をひっくり返しています。
フレンドリーかつ魅力的な方法で会話を続け、候補者のネットワークを活用しながら、採用プロセスの改善に役立つ知見を集めることができます。
メールテンプレートのサンプル
件名[Company_name] からのお礼と、私たちの成長を支援してくださるようお願いいたします。
[Candidate_name] 、
[Job_title] [Company_name] のポジションをご検討いただき、誠にありがとうございます。
あなたの応募は本当に際立っていて、難しい決断でしたが、今回は別の候補者を選ばざるを得ませんでした。
とはいえ、私たちはあなたの素晴らしいネットワークを思い浮かべずにはいられませんでした。 もしあなたのお知り合いで、新しい機会を探している素晴らしい方がいらっしゃいましたら、当社の求人情報をお伝えいただけないでしょうか？
ぜひ推薦してください。 もしお時間がございましたら、このアンケートを通じて、あなたの採用経験についてご意見をお聞かせください： [link]
本当にありがとうございました。 またお会いできることを祈っています。
ありがとうございました、
[Your_name]
拒絶は正しい！
これらのヒントやテンプレートを使って、難しい会話をスムーズに進めましょう。
採用おめでとうございますᙂ。
よくある質問
1.不採用メールの後、候補者からのフォローアップの質問に答える必要はありますか？
もちろんです。 強制ではありませんが、フォローアップの質問に答えることは、敬意と配慮の表れです。
それは、企業のポジティブなイメージを維持することです。 迅速で丁寧な対応は、将来の候補者と良好な関係を保つ上で大きな役割を果たします。
2.不採用メールではどのようなトーンで書けばよいですか？
プロフェッショナルでありながら、共感的であり続けましょう。 拒絶は明確に、しかし親切に。 もし役割が逆だったら、どのように扱われたいか考えてみてください。
敬意に満ちた丁寧な口調は、常に失望を和らげ、良い印象を残します。
3.不採用メールを送るタイミングは？
遅かれ早かれね。
決定したら、速やかに不採用のメールを送るのがベストです。 候補者の時間を配慮し、不必要に待たせることなく他の機会を探すことができます。
4.不採用通知メールに情報源や推薦状を記載することは役に立ちますか？
間違いなく！ 専門的な能力開発のための資料や提案を少し添えるのも、気の利いた演出です。
たとえその人が今回の職務に適していなかったとしても、あなたがその人のキャリアアップを気にかけていることを示すのです。 これは、候補者があなたの会社をどう見るかに大きな違いをもたらす小さなジェスチャーです。
