8 conseils approuvés par les recruteurs pour obtenir des entretiens qui se transforment en embauches

Il n’y a rien de mieux que de voir votre candidat se présenter au premier entretien, préparé, enthousiaste et prêt à impressionner. Ce moment commence par le processus que vous avez mis en place.

De la manière dont vous commencez à rechercher des sources d’approvisionnement à la manière dont vous guidez chaque point de contact, votre structure façonne les résultats.

Lorsque chaque étape est réfléchie, cela se traduit par la réaction des clients et l’engagement des candidats.

Ce guide vous propose huit façons d’affiner ce processus. Chacune d’entre elles est conçue pour vous aider à clarifier les choses, à créer une dynamique et à organiser des entretiens avec des candidats que vos clients sont réellement enthousiastes à l’idée de rencontrer.

Plongeons dans l’aventure !

8 façons de clarifier les choses et d’organiser dès maintenant des entretiens avec les candidats de vos rêves

1. Effectuer un appel d’accueil ciblé avec les clients

Avant même de commencer votre recherche, bloquez 20 minutes avec le client pour obtenir des informations qui figurent rarement dans la description de poste.

Déterminez clairement ce qui motive l’embauche. Il peut s’agir d’un tout nouveau rôle, d’un remplacement, d’une extension d’équipe ou d’un effort pour corriger quelque chose qui ne fonctionne pas.

Précisez également si l’entreprise dispose d’une équipe de RH interne ou si elle fait appel à des sociétés PEO. Cela influencera la quantité d’informations que vous devrez fournir à l’avance sur le candidat.

Poursuivez avec des précisions telles que :

• Avec qui cette personne travaillera-t-elle en étroite collaboration ?
• À quoi ressemble le succès au cours des trois premiers mois ?
• Quel est le style de travail qui convient le mieux à l’équipe ?

Ces réponses vous aident à vous faire une idée précise de ce dont le client a réellement besoin, au-delà de la liste habituelle des exigences.

Si quelqu’un a déjà occupé ce poste et n’a pas duré, demandez-lui ce qui n’a pas fonctionné.

Souvent, c’est la façon dont ils fonctionnent ou communiquent qui est déterminante, et non ce qui figure sur leur curriculum vitae.

Ce type de clarté vous donne de meilleurs arguments pour la sensibilisation, des questions de sélection plus précises et une base de confiance plus solide tant avec le client qu’avec le candidat.

2. Élaborer un processus clair de sélection des candidats

L’étape suivante consiste à vous assurer que vous envoyez les bons candidats, ceux qui veulent réellement le poste, et pas seulement ceux qui sont disponibles.

Une solide sélection vous permet d’identifier rapidement les qualités essentielles.

L’objectif est de comprendre ce qui motive le candidat, comment il préfère travailler et s’il correspond à la dynamique d’équipe décrite par le client.

Vous n’avez pas besoin d’une longue liste de questions pour y parvenir. Il suffit parfois de leur demander ce qu’ils pensent de leur fonction actuelle et d’écouter attentivement ce qu’ils ont à dire.

S’ils parlent d’un désir d’appropriation et que vous savez que votre client a besoin d’une personne capable de prendre des initiatives, c’est un bon signe. S’ils ont besoin d’une structure mais que le poste est très évolutif, ce n’est probablement pas la bonne solution.

Cette partie du processus vous permet d’avancer avec plus de confiance.

Que vous embauchiez pour une entreprise de livraison ou une entreprise de SaaS, il est important de connaître les détails opérationnels, comme l’utilisation ou non d’un calculateur de prix de livraison pour gérer les coûts, peut vous guider dans la manière dont vous filtrez la préparation au poste et l’adéquation technique.

De cette façon, vous proposez des candidats qui sont plus susceptibles de dire oui, de s’engager et de rester dans les parages.

3. Adapter la sensibilisation au comportement des candidats

Si vous envoyez le même message à chaque candidat, vous effectuez un travail plus important que le nombre de réponses que vous recevez. Le type de candidat que vous approchez doit déterminer la manière dont vous communiquez et le moment où vous le faites.

Avec les candidats passifsLa pertinence est au centre de vos préoccupations. Mettez en avant un élément de son parcours qui est en rapport avec le rôle à pourvoir.

Montrez-leur que vous avez fait vos devoirs. L’objectif n’est pas de les précipiter dans un entretien, mais de susciter suffisamment d’intérêt pour qu’ils soient ouverts à une conversation.

Les candidats actifs sont déjà en train de peser leurs options.

Soyez clair et direct sur l’opportunité, le processus et ce qui distingue votre rôle. Si le moment est bien choisi, un message clair et transparent vous aidera à avancer rapidement.

Les candidats entrants ont besoin de rapidité. Ils sont déjà intéressés, alors traitez-les comme une piste chaude.

Répondez rapidement, posez des questions ciblées et maintenez l’élan avant qu’ils ne s’orientent vers une autre offre.

Ajuster votre de recrutement par type de candidat ne prend pas plus de temps. Chaque message compte.

4. Présentez le rôle avec un impact réel sur l’entreprise

Les bons candidats ne se déplacent pas pour des avantages superficiels. Ils changent lorsqu’ils voient l’impact de leur rôle et la manière dont leur travail contribuera de manière significative.

Votre argumentaire doit répondre à cette question :

Qu’est-ce qui fait de ce rôle une priorité et quels sont les résultats qui sont retardés en l’absence de ce rôle ?

Lorsque vous vous adressez à votre client, cherchez à connaître la pression professionnelle spécifique qui sous-tend l’embauche.

Peut-être que les objectifs de chiffre d’affaires ne sont pas atteints parce que l’équipe de vente est trop sollicitée, ou que les délais de réalisation des produits sont retardés en raison d’un manque d’appropriation du retour d’information de la part des utilisateurs.

Utilisez des détails qui témoignent d’une réelle urgence ou d’un sentiment d’appartenance. Par exemple :

• “Cette personne sera responsable de l’intégration et aura un impact direct sur la fidélisation des clients au troisième trimestre.
• “Ils mettront en place le premier processus d’établissement de rapports pour les opérations. Pour l’instant, tout se fait sur des feuilles de calcul.”

Évitez les déclarations vagues. Des expressions telles que “avoir un impact réel” ou “faire partie de quelque chose d’excitant” semblent agréables, mais ne donnent aux candidats rien de concret ou de substantiel.

Si vous pouvez expliquer pourquoi cette embauche est importante à l’heure actuelle et ce que la personne sera chargée de faire, vous avez déjà fait plus que la plupart des recruteurs.

5. Gérer avec soin la programmation des entretiens

La planification des entretiens est l’un des endroits où il est le plus facile de perdre le rythme d’un processus. Les candidats tardent, les clients sont occupés et quelques courriels manqués peuvent tout retarder d’une semaine.

Pour faire avancer les choses, prenez le contrôle des détails.

Commencez par demander au candidat deux ou trois créneaux horaires précis. Ne laissez pas la question en suspens.

Une fois que vous connaissez leur disponibilité, vérifiez en interne et confirmez la réunion sans que l’une ou l’autre des parties ne vous poursuive.

Une fois le créneau réservé, aidez les deux parties à se présenter préparées.

Lorsque vous communiquez l’invitation au client, ajoutez une courte note expliquant pourquoi le candidat vaut la peine qu’on lui consacre du temps. Concentrez-vous sur un ou deux points qui se rapportent directement au problème que cette embauche est censée résoudre.

Du côté des candidats, veillez à ce qu’ils sachent à quel type de conversation s’attendre.

Il peut s’agir d’un entretien approfondi avec le responsable du recrutement ou d’une rencontre informelle avec le fondateur. Ils doivent également savoir s’ils doivent se préparer à discuter d’un projet ou à présenter leur processus.

Si vous avez déjà travaillé avec ce client, faites-nous part de tout contexte susceptible de vous aider. Une petite mise au point sur le style de l’entretien ou les habitudes de prise de décision peut s’avérer très utile.

6. Partager les actifs du client pour établir la confiance

Les meilleurs candidats veulent savoir avec qui ils travailleront, à quoi ressemble l’équipe et si l’organisation du travail correspond à leur mode de fonctionnement.

C’est là que les avoirs des clients peuvent être utiles. Une courte vidéo du fondateur, une page d’équipe avec de vrais visages ou quelques témoignages honnêtes d’employés peuvent contribuer davantage à instaurer la confiance que tout ce que vous direz lors d’un appel.

Si l’entreprise n’est pas une marque connue, même un simple aperçu des coulisses, comme une photo de l’équipe hors site ou un bref résumé de la culture, peut aider les candidats à se familiariser avec les personnes qui se cachent derrière le poste.

Demandez à votre client ce qu’il possède déjà.

Si rien n’est public, voyez s’ils sont prêts à partager une courte présentation interne ou quelques lignes sur le fonctionnement de l’équipe et sur ce que les gens apprécient dans leur travail. Utilisez-les pour façonner votre message.

Il n’est pas nécessaire de surcharger le candidat de matériel.

Un ou deux éléments bien choisis et communiqués au bon moment peuvent renforcer la confiance, réduire les abandons et faire en sorte que l’entretien soit perçu comme une conversation à deux et non comme une étape de plus dans l’entonnoir du recrutement.

PilePar exemple, elle partage ouvertement son histoire de persévérance pour attirer des candidats qui s’alignent sur ses valeurs. Cette approche simple permet de filtrer une véritable adéquation.

7. Assurer le suivi en utilisant des signaux opportuns de la part des candidats

Le suivi fonctionne mieux lorsqu’il semble opportun et intentionnel, et non pas comme un rappel répété.

Au lieu de vous fier à des écarts fixes tels que “relance tous les 3 jours”, construisez votre cadence sur la base de signaux réels en prêtant attention à la façon dont le candidat réagit à vos messages de sensibilisation.

Utilisez ces éléments déclencheurs pour programmer vos relances :

• Engagement par courrier électronique : Si un candidat ouvre votre courriel plusieurs fois ou clique sur des liens, faites un suivi dans la journée tant que son intérêt est encore actif. Soyez bref et développez ce qui a attiré leur attention.
• Signaux sociaux : Lorsque quelqu’un met à jour son LinkedIn, partage un projet ou commente quelque chose en rapport avec sa carrière, c’est un moment naturel pour prendre des nouvelles. Mentionnez ce que vous avez remarqué et reliez-le à l’opportunité.
• Nouvelles côté client : Un nouveau cycle de financement, le lancement d’un produit ou l’embauche d’un dirigeant peuvent modifier l’urgence d’un rôle. Utilisez cette mise à jour pour réengager les candidats qui n’étaient pas sûrs d’eux ou qui n’étaient pas prêts auparavant.
• Réponses manquées : Si un candidat a dit qu’il donnerait suite mais ne l’a pas fait, ne vous contentez pas de renvoyer le même message. Adoptez un angle différent en partageant une mise à jour récente sur le poste ou en proposant une nouvelle raison pour laquelle il pourrait convenir parfaitement.

L’essentiel est d’assurer un suivi pertinent et non répétitif. Un message reflétant l’actualité sera toujours mieux perçu qu’un simple “je prends des nouvelles”.

8. Suivre les raisons de l’abandon pour améliorer les résultats

Lorsqu’un candidat se retire ou qu’un client passe son tour, il ne s’agit pas seulement d’une opportunité perdue, mais d’un signal. En l’ignorant, vous risquez de rencontrer à nouveau le même problème.

Tenez un registre simple des raisons pour lesquelles les choses ont échoué à chaque étape.

Si un candidat annule, s’agit-il d’un mauvais timing, d’un manque de préparation ou d’une incertitude concernant le poste ? Si un client refuse après le premier appel, s’agit-il d’une inadéquation des compétences ou d’un problème d’adéquation culturelle ?

Au fil du temps, ces notes vous aideront à repérer les tendances et à ajuster la façon dont vous présentez les rôles, sélectionnez les candidats ou définissez les attentes.

Recruit CRM vous permet d’ajouter des notes et de mettre à jour les étapes du candidat ou de l’affaire, de sorte que vous pouvez suivre les commentaires et les raisons de l’abandon au sein même de votre flux de travail. Il est ainsi plus facile de rester organisé et d’améliorer la gestion des recherches futures.

Pour améliorer les résultats de l’embauche, il faut d’abord comprendre ce qui ne fonctionne pas et procéder à de petits changements qui s’additionnent.

Foire aux questions

1. Comment gérer plusieurs candidats progressant à des rythmes différents ?

La prise en charge de candidats se déplaçant à des rythmes différents nécessite une bonne organisation.

Vous pouvez utiliser un logiciel comme Recruit CRM pour suivre le stade et le niveau d’engagement de chaque candidat.

Cela vous permet de savoir qui a besoin d’un suivi et à quel moment. Établissez un ordre de priorité dans votre communication afin de vous concentrer d’abord sur les candidats les plus actifs.

Tenez vos notes à jour pour ne pas rater d’opportunités. Lorsque les candidats se taisent, un rappel amical peut contribuer à les réengager sans être insistant.

2. Quelles sont les méthodes efficaces pour maintenir l’intérêt des candidats entre les étapes de l’entretien ?

Pour maintenir l’intérêt du candidat pendant les périodes d’inactivité, partagez les nouvelles pertinentes de l’entreprise ou les mises à jour concernant le poste.

En donnant un aperçu de la culture de l’équipe, vous aidez les candidats à s’imaginer en train d’y travailler.

Des contrôles réguliers et brefs montrent que vous vous intéressez à leurs progrès. En répondant rapidement à leurs questions, vous créez une expérience positive et instaurez un climat de confiance, ce qui augmente les chances qu’ils restent engagés tout au long du processus.

3. Quelle est la meilleure façon de cibler les candidats passifs ?

La personnalisation est essentielle lorsque vous approchez des candidats passifs.

Faites des recherches sur leurs antécédents afin de trouver des compétences ou des réalisations spécifiques correspondant au poste à pourvoir. Mentionnez ces points dès le début pour montrer que vous comprenez leur expérience.

Évitez les messages génériques qui donnent l’impression d’être produits en série.

Expliquez plutôt pourquoi ce poste correspond à leur plan de carrière et mérite d’être pris en considération. En montrant un intérêt sincère en tant qu’individu, vous augmentez les chances d’obtenir une réponse positive.