Afwijzingsmails zijn een cruciaal contactmoment en bieden de kans om zowel professioneel als empathisch te zijn. Bekijk onze 5 sjablonen die ontworpen zijn om de klap te verzachten en tegelijkertijd een positieve relatie met de kandidaat te onderhouden.
6 tips om met gratie nee te zeggen tegen kandidaten
Nee zeggen tegen kandidaten is nooit gemakkelijk, maar het hoort er allemaal bij.
Dus hoe doen we dit met gratie en houden we de reputatie van uw bedrijf hoog?
Hier volgen enkele vriendelijke tips om die momenten van afwijzing van een baan wat gemakkelijker en constructiever te maken:
- Wees op tijd: Niemand wordt graag in de steek gelaten. Het is net als wachten op een sms’je na een geweldig eerste afspraakje. Laten we onze kandidaten dus niet in spanning houden. Een snel antwoord toont respect voor hun tijd en moeite.
- Voeg een persoonlijk tintje toe: We hebben allemaal wel eens een koude, algemene e-mail ontvangen. Laten we niet die afzender zijn. Een persoonlijk tintje – zoals het noemen van iets specifieks uit hun sollicitatie – kan de klap verzachten.
- Constructieve feedback is goud waard: Als u een goudklompje constructieve feedback kunt geven aan een kandidaataltijd delen! Het is als een afscheidscadeau dat zegt: “Wij geven om uw groei, zelfs als u zich nu niet bij ons aansluit.”
- Open deuren voor de toekomst: Dat het vandaag een nee is, betekent niet dat het voor altijd een nee is. Laten we de deur op een kier zetten voor toekomstige mogelijkheden. Wie weet is het later wel uw sterkandidaat!
- Moedig aan en leef mee: Met een beetje empathie komt u een heel eind. Een woord van aanmoediging kan een potentieel negatieve ervaring in een positieve veranderen. Het gaat erom dat kandidaten zich gewaardeerd voelen, zelfs bij een afwijzing.
- Vraag om feedback en verwijzingen: Dit is tweerichtingsverkeer. Feedback vragen laat zien dat uw werkgever openstaat voor verbetering. En waarom zou u niet vragen om verwijzingenook? Het is een geweldige manier om uw talentenpool uit te breiden en laat zien dat we het netwerk van de kandidaat waarderen.
Onthoud dat elke interactie die u hebt uw werkgeversmerk.
So make each rejection as positive and constructive as possible.
De afgewezen kandidaat van vandaag kan immers de advocaat van morgen zijn of, nog beter, een toekomstig teamlid!
Met deze tips in het achterhoofd gaan we verder met vijf sjablonen voor afwijzingsmails die u zo snel mogelijk kunt gebruiken.
5 sjablonen voor afwijzingsmails voor recruiters
Sjabloon voor afwijzingsmail #1: Na de eerste screening
Geautomatiseerde afwijzingsmails zijn een goed hulpmiddel als er veel kandidaten zijn en de tijd dringt.
Ze fungeren als een beleefde maar stevige handdruk aan het einde van een sollicitatiegesprek voor degenen die niet helemaal aan de basiseisen voldoen.
Hoewel het misschien ontbreekt aan diepgaande personalisatie, ligt het belang ervan in het handhaven van een professioneel imago en het respecteren van de tijd van de kandidaat.
Klaar om deze sjablonen te gebruiken? Druk gewoon op de knop ‘kopiëren’ en het is allemaal van u!
Voorbeeldsjabloon voor e-mail:
Betreft: Update over uw aanvraag voor [Job_title] op [Company_name]
Hallo [Candidate_name],
Wij willen u persoonlijk bedanken voor het feit dat u [Company_name] overweegt voor uw carrière.
Na het bekijken van uw sollicitatie voor de functie [Job_title], realiseerden we ons dat deze niet overeenkomt met de specifieke kwalificaties waar we op dit moment naar op zoek zijn.
Wij waarderen uw inzet en moedigen u aan om te solliciteren naar toekomstige functies die aansluiten bij uw vaardigheden en ervaring.
Wij wensen u het allerbeste voor uw carrière,
[Your_name]
Sjabloon voor afwijzingsmail #2: Na het sollicitatiegesprek
Afwijzingsmails na een eerste gesprek zijn van cruciaal belang om het gesprek af te sluiten en tegelijkertijd de deur open te houden voor toekomstige interacties.
Deze e-mailsjabloon gaat verder dan een eenvoudige ‘nee’, erkent de inspanning van de kandidaat en laat hen achter met een positieve indruk van uw bedrijf.
Denk eraan dat personalisering de sleutel is, omdat het noemen van specifieke aspecten van het gesprek de kandidaat het gevoel geeft dat hij gewaardeerd en gerespecteerd wordt.
Voorbeeldsjabloon voor e-mail:
Betreft: Bedankt voor uw interview met [Company_name]!
Hoi [Candidate_name],
Hartelijk dank dat u de tijd en moeite heeft genomen om ons team te interviewen over de functie [Job_title] op [Company_name].
Het was een genoegen om u te ontmoeten en de functie met u te bespreken. We zijn dankbaar voor de inzichten die je hebt gedeeld en het enthousiasme waarmee je aan tafel hebt gezeten.
Na rijp beraad hebben we besloten om met een andere kandidaat voor deze functie verder te gaan. We waren echter onder de indruk van uw
Het allerbeste voor uw toekomstige inspanningen, en laten we contact houden.
[Your_name]
Sjabloon #3 voor afwijzingsmails: Wanneer personalisering de sleutel is
Voor die unieke situaties waarin een standaardsjabloon niet past, hebben we een alternatieve sjabloon voor e-mailafwijzing.
Deze sjabloon is op maat gemaakt voor speciale gevallen, zodat de kandidaat het gevoel heeft dat er grondig naar zijn/haar sollicitatie is gekeken.
Het gaat om het geven van een persoonlijk antwoord dat ingaat op unieke aspecten van het profiel van de kandidaat of het interview.
Voorbeeldsjabloon voor e-mail:
Betreft: Bedankt voor het solliciteren naar [Company_name]
Beste [Candidate_name],
Bedankt voor de tijd en energie die u hebt geïnvesteerd in het solliciteren naar de functie [Job_title] op [Company_name].
We hebben de kans gehad om veel uitstekende kandidaten te beoordelen en het was niet gemakkelijk om een beslissing te nemen.
Hoewel uw sollicitatie indrukwekkend was, zijn we momenteel op zoek naar een andere set vaardigheden, waaronder:
- [Mention particular requirement that was missing from the candidate]
We zien veel potentieel in uw profiel en moedigen u aan om te solliciteren naar andere functies of toekomstige vacatures die misschien beter bij u passen.
Blijf stralen!
[Your_name]
Bekijk: 10+ onderwerpregels voor e-mails die recruiters kunnen gebruiken om kandidaten voor zich te winnen
Afwijzingsmail sjabloon #4: Feedbackgericht
Feedbackgerichte afwijzingsmails zijn meer dan een tegenvaller; ze zijn een hulpmiddel voor groei en ontwikkeling.
Sterker nog, 94% van de kandidaten willen feedback ontvangen na een sollicitatiegesprek.
Als ze constructieve feedback krijgen, is de kans vier keer zo groot dat ze in de toekomst zullen overwegen om te solliciteren.
Dit is zeker een kans die u wilt aangrijpen om uw pool uit te breiden!
Dus hier is een e-mailsjabloon om die potentiële kandidaat warm te houden voor toekomstige aanbiedingen.
Voorbeeldsjabloon voor e-mail:
Onderwerpregel: Inzichten uit uw interview bij [Company_name]
Hoi [Candidate_name],
Bedankt voor uw sollicitatie voor de functie [Job_title] bij ons bedrijf. We zijn zo blij dat we u konden ontmoeten en meer over uw vaardigheden te weten konden komen.
Hoewel we met een andere kandidaat verder gaan, waren we onder de indruk van uw [specific positive aspect]. Wij zien groeipunten die van u een nog sterkere kandidaat kunnen maken:
- [Vermeld specifiek(e) gebied(en) die voor verbetering vatbaar zijn]: Het verbeteren van deze vaardigheid kan uw profiel aanzienlijk verbeteren.
- Bronnen om te onderzoeken:
- [Resource 1]
- [Resource 2]
- [Workshop or course]
Dit kunnen goede uitgangspunten zijn.
Uw potentieel is duidelijk en we moedigen u aan om te solliciteren naar toekomstige functies op [Company_name] die aansluiten bij uw zich ontwikkelende vaardigheden.
De beste wensen,
[Your_name]
Sjabloon voor afwijzingsmail #5: Vragen om feedback en een verwijzing
Laten we het eens hebben over een kleine wending in onze e-mails met afwijzingen voor sollicitaties.
Dit is een sjabloon voor tweeërlei gebruik – het gaat niet alleen om ‘bedankt, maar nee bedankt’.
We draaien het script ook om door feedback en een doorverwijzing te vragen.
Het is een vriendelijke, boeiende manier om het gesprek gaande te houden en het netwerk van de kandidaat aan te boren, terwijl we tegelijkertijd inzichten verzamelen die ons kunnen helpen om ons wervingsproces te verbeteren.
Voorbeeldsjabloon voor e-mail:
Onderwerpregel: Een bedankje van [Company_name] en een uitnodiging om ons te helpen groeien
Hoi [Candidate_name],
Wij willen u bedanken voor het overwegen van de functie [Job_title] bij ons op [Company_name].
Uw sollicitatie sprong er echt uit en het was een moeilijke beslissing, maar we hebben deze keer voor een andere kandidaat moeten kiezen.
Toch moesten we aan uw indrukwekkende netwerk denken.
Als u iemand kent die net zo fantastisch is als u en op zoek is naar nieuwe kansen, kunt u dan onze vacatures aan hem of haar doorgeven?
Wij stellen uw aanbeveling zeer op prijs.
Als u een paar minuten tijd hebt, zouden we het fijn vinden als u feedback over uw ervaring met het inhuren van personeel met ons wilt delen via deze enquête/vragenlijst: [link]
Nogmaals bedankt voor uw tijd en moeite.
We duimen dat onze paden elkaar weer zullen kruisen.
Het allerbeste,
[Your_name]
En daar heb je het – afwijzing goed gedaan!
Gebruik deze tips en sjablonen om die moeilijke gesprekken gemakkelijker te maken, en vergeet ze niet te delen met uw collega-recruiters.
Fijne werving 🙂
Veelgestelde vragen
1. Is het nodig om te reageren op vervolgvragen van kandidaten na een e-mail waarin een vacature wordt afgewezen?
Absoluut.
Hoewel het niet verplicht is, getuigt het beantwoorden van vervolgvragen van respect en consideratie.
Het gaat erom een positief imago van uw bedrijf te behouden.
Een snelle, beleefde reactie kan een lange weg gaan in het onderhouden van goede relaties met potentiële toekomstige kandidaten.
2. Welke toon moet ik gebruiken in een afwijzingsmail?
Houd het professioneel maar toch empathisch.
U wilt duidelijk zijn over de afwijzing, maar ook vriendelijk.
Bedenk hoe u behandeld zou willen worden als de rollen omgedraaid waren.
Een respectvolle en hoffelijke toon helpt altijd om de teleurstelling te verzachten en laat een goede indruk achter.
3. Wat is het juiste moment om een e-mail te sturen waarin een sollicitatie wordt afgewezen?
Eerder vroeger dan later.
Zodra de beslissing is genomen, kunt u de afwijzingsmail het beste meteen versturen.
U houdt rekening met de tijd van de kandidaat en stelt hem of haar in staat om verder te gaan en andere mogelijkheden te verkennen zonder onnodig te hoeven wachten.
4. Kan het nuttig zijn om bronnen of aanbevelingen te vermelden in een e-mail waarin een sollicitatie wordt afgewezen?
Zeker weten!
Het toevoegen van een paar bronnen of suggesties voor professionele ontwikkeling is een attent detail.
Het laat zien dat u om hun carrièregroei geeft, ook al waren ze niet de juiste persoon voor deze specifieke functie.
Dit kan een klein gebaar zijn dat een groot verschil kan maken in hoe kandidaten uw bedrijf zien.
