Veel bedrijven worstelen met het aanwervingsproces en het runnen van een succesvol recruitmentbedrijf. Recruiters in deze bedrijven zijn altijd op zoek naar toptalenten, maar omdat het aanwerven een ingewikkeld proces is, kan het de klus nog moeilijker maken dan het al lijkt. Een Applicant Tracking System (ATS) is een basis als u een succesvol wervingsproces wilt runnen. Als recruiter moet u weten hoe een ATS in principe werkt. Het wordt verbonden met al uw wervingsbronnen, zodat de kandidaten automatisch in uw systeem terechtkomen. Het aanwervingsteam kan gemakkelijk alle interviewverzoeken accepteren en feedback geven over de kandidaten met wie ze een gesprek hebben. Deze functies van een ATS verschillen echter van bedrijf tot bedrijf, van het soort bedrijf waarin ze actief zijn en van het soort interface of software dat ze gebruiken. Er is bijvoorbeeld software voor wervingsbureaus op de markt die recruiters helpt bij het beheren en visualiseren van de kandidaten, die een krachtige cv-parser heeft, waarmee u kandidaten op een hotlist kunt zetten om tijd te besparen en voor toekomstige referenties, die helpt bij vacaturebeheer en nog veel meer. Als u echter geen ATS gebruikt voor uw wervingsbureau en u hebt te maken met de onderstaande problemen, dan is het hoog tijd dat u overweegt om over te stappen.
10 tekenen dat uw bedrijf een sollicitantvolgsysteem nodig heeft
Maak papieren formulieren en spreadsheets overbodig en bespaar tijd.
1. Uw aanwerving is nog steeds afhankelijk van e-mailupdates
Net zoals een middelgroot tot groot bedrijf wanhopig een Applicant Tracking System nodig heeft, kan een verouderd ATS ook een enorm probleem vormen. Een ATS dat eind jaren ’90 functioneel was, zal in 2021 natuurlijk verouderd zijn. Uw aanwerving kan niet nog steeds afhankelijk zijn van e-mailupdates of enige vorm van voicemails tussen u en andere recruiters, aanwervingsmanagers of interviewers in het bedrijf. Als dit nog steeds het geval is, verliest u vermoedelijk aan efficiëntie. Het moet een gezamenlijke inspanning zijn en daarom is hier de rol van een ATS. Het ATS dat u gebruikt, heeft over het algemeen zowel een app als een webversie, wat de communicatie vergemakkelijkt. Het biedt een sociale feed met betrekking tot alle wervingsactiviteiten die plaatsvinden in afzonderlijke delen van de trechter, zodat feedback en beoordelingen mogelijk zijn.
Een ATS zal dit werk veel gemakkelijker voor u maken. Als u moeite hebt met het verzamelen van gegevens van de verschillende vacature- en carrièresites, inclusief sociale media, dan moet u begrijpen dat er een eenvoudigere manier is om dit werk te doen. Als u een ATS aanschaft, maakt u het werk tien keer gemakkelijker. In dat geval hoeft u niet alle platforms afzonderlijk af te gaan om gegevens voor uw bedrijf te verzamelen. U hoeft alleen maar aan te geven dat uw ATS integreert met verschillende vacaturebanken en carrièrewebsites en u bent klaar!
3. Kandidaatgegevens zijn overal
Als u geen enkele controle hebt over de gegevens van kandidaten en deze overal te vinden zijn, dan is het tijd om alles wat u doet te heroverwegen. Het gebruik van een Applicant Tracking System zal u als recruiter het leven gemakkelijker maken. Het zal u gemakkelijk helpen om sollicitanten in uw systeem te krijgen, zodat u ze kunt beoordelen, sorteren en details kunt delen met andere teamleden. Onthoud altijd dat teamwerk heel belangrijk is en dat u niet de enige persoon kunt zijn die zich met alles bezighoudt. Zodra u iemand aanneemt in uw bedrijf, hoeft u zijn of haar gegevens niet handmatig in te voeren in de bedrijfsadministratie. Dit is tijdrovend en kan voor buitenstaanders zelfs naïef en onprofessioneel overkomen. Ga niet heen en weer met informatie, maar zorg dat het op één plek staat en dat het voor iedereen een fluitje van een cent lijkt.
4. De helft van uw tijd besteedt u aan het bijwonen van interne vergaderingen over branding
Onthoud altijd dat de tijden zijn veranderd en dat de rekruteringsmarkt meer kandidaatgericht is geworden. De ervaring van kandidaten is heel belangrijk bij het aansturen van een wervingsproces. Dus als u uw kandidaten een modern en eenvoudig wervingsproces biedt, dan levert dat automatisch waarde op voor zowel uw bedrijf als uw sollicitanten. Het maakt het hele proces soepel en georganiseerd. Door middel van vacatures, e-mailcommunicatie, sollicitatieformulieren en nog veel meer helpt het uw employer branding uit te bouwen tijdens het traject van een kandidaat.
5. Er zijn blunders in het sollicitatiegesprek
Als u blunders begaat tijdens een sollicitatieprocedure, zal dat niet alleen uw employer branding verzwakken, maar ook een negatief effect hebben op het imago van uw bedrijf. Als goede recruiter moet u zich houden aan het beleid van het bedrijf en aan alle niet-discriminerende wetten. Dus als u een ATS gebruikt, helpt het automatisch om blunders tijdens sollicitatiegesprekken onder controle te houden. Onthoud goed dat als blunders bij sollicitatiegesprekken keer op keer voorkomen, dit tot ernstige problemen kan leiden voor zowel u als het bedrijf waarvoor u werkt. Daarom is het gemakkelijker om Applicant Tracking Systems te gebruiken, omdat deze van nature niet discriminerend zijn en u zelfs kunnen helpen met sollicitatievragen en functiebeschrijvingen.
6. U lijkt uw tijd niet goed te kunnen beheren
Als u meer dan de helft van uw tijd besteedt aan het sorteren van cv’s en het handmatig invoeren van alle gegevens in spreadsheets, stel u dan eens voor hoeveel tijd u eigenlijk verspilt. U zou niet graag van uw baas horen dat uw tijdmanagementvaardigheden slecht zijn, toch? Gebruik in dat geval een ATS dat geautomatiseerd is en gegevens importeert naar uw softwareplatform, zodat u al die kostbare tijd kunt besparen. Vergeet niet dat een ATS ook een pre-screening aanpak heeft die meestal het kaf van het koren scheidt. Met andere woorden, de niet-gekwalificeerde kandidaten worden geëlimineerd, zodat u er geen minuut tijd aan hoeft te besteden. Als recruiter moet u het belang van tijdmanagement inzien. De tijd die u nu bespaart, kunt u gebruiken om de gegenereerde prestatierapporten beter te begrijpen.
7. U bent niet in staat om leadgeneratie-, sourcing- of relatieactiviteiten te beheren
Als u als recruiter niet weet vanaf welk sociaal platform of vanaf welke carrièresites kandidaten het meest reageren en welke sites eigenlijk niet voor betrokkenheid zorgen, dan blijft u zeer inefficiënt in uw werk. Met software voor wervingsbureaus die de functie van een ATS heeft, kunt u gemakkelijk de bron van uw kandidaten begrijpen, welke website hen naar uw vacatures leidt en kunt u ook de beste kandidaten voor uw wervingsbeslissing vinden. Dankzij het eenvoudige beheer van alle leadgeneraties, sourcing- en relatieactiviteiten kan het direct in het HR-medewerkersbestand worden geïntegreerd. Onthoud altijd dat een verouderd ATS u dezelfde problemen kan opleveren als een bedrijf dat er geen gebruikt.
8. U bent wanhopig op zoek naar kosteneffectieve maatregelen
Wist u dat de gemiddelde wervingskosten in een middelgroot bedrijf in de VS in werkelijkheid $3000-$4000 bedragen? Dit is eigenlijk vrij hoog. Zodra u echter een ATS gaat gebruiken, kunnen deze kosten effectief worden verlaagd. Hoe kunt u dan precies geld besparen? Uw bedrijf bespaart geld op reclame, inclusief de kosten voor het betalen van een recruiter of een werknemer voor de tijd die ze besteden aan het sorteren van cv’s. Het personeelsverloop daalt wanneer u een ATS gaat gebruiken. Het personeelsverloop daalt wanneer u kandidaten van hoge kwaliteit in dienst neemt die zowel u als de ander tevreden stellen. Daarom kan het gebruik van een ATS een verbazingwekkende kosteneffectieve maatregel blijken te zijn.
9. U kunt de kandidatenpool niet uitdunnen
Een ATS is meestal mobielvriendelijk. Behalve dat het live links als een virus detecteert, vermindert het ook uw werkdruk door de kandidatenpool uit te dunnen met een reeks minimumvereisten, werkervaring, relevante vaardigheden, cognitieve beoordelingen enzovoort. Uw kandidatenbestand kan met behulp van een ATS met 40-45% toenemen. Veel kandidaten haken af bij het invullen van sollicitatieformulieren vanwege de lengte ervan en u kunt dit afhaakpercentage daadwerkelijk verlagen door de tijd die het invullen van een sollicitatieformulier in beslag neemt te verkorten (d.w.z. minder dan 20 minuten). Als het u maar niet lukt om de kandidatenpool uit te dunnen, dan wordt het hoog tijd om een wervingsbureau in te schakelen.
10. Productiviteit en efficiëntie gaan naar beneden
Als de productiviteit en efficiëntie naar beneden gaan, is er dan niet iets mis? Uw baas wil tenslotte dat u het bovenstaande doet. Als u als recruiter niet in staat bent om een goede aanwervingsbeslissing te nemen en de hele aanwervingscyclus niet kunt optimaliseren, dan faalt u. Maar het gebruik van een ATS kan dit aanzienlijk oplossen. Het helpt u om te kijken waar u tijd verspilt en waar u juist meer aandacht aan zou moeten besteden. Het heeft een positieve invloed op u en uw baan en bevordert ook een samenwerkingsproces. Het is gemakkelijk, snel, toegankelijk en nog veel meer recht onder uw neus. Als u uw best doet om uw productiviteit en efficiëntie te verbeteren, dan is een Applicant Tracking System de juiste keuze. Applicant Tracking Systems staan erom bekend dat ze uw leven als recruiter gemakkelijker en overzichtelijker maken.
Plan vandaag nog een demo met Recruit CRM!
Vergeet ook niet om ons in de comments te vertellen of uw bedrijf ook onder deze crisis lijdt.
