Laut Glassdoor werden auf eine Stellenanzeige durchschnittlich 250 Bewerbungen eingereicht. Und laut LinkedIn dauert es etwa 41 Tage, bis eine Einstellung abgeschlossen ist. Für einen Personalvermittler bedeutet dies, dass ein ineffizienter E-Mail-Verkehr die durchschnittliche Einstellungsdauer weit über das von seinem Kundenunternehmen gewünschte Maß hinaus verlängern kann. Und langsamere Neueinstellungen bedeuten letztlich auch weniger Umsatz. Hier haben wir 7 Tipps und Tools zusammengestellt, die Personalvermittlern auf der ganzen Welt geholfen haben, ihre E-Mail-Kommunikation zu verbessern.
1. Die richtigen Kandidaten ansprechen
Die erste Regel einer guten Rekrutierungs-E-Mail besteht darin, die richtigen Personen anzusprechen. Denn wenn Sie für Finanzdienstleistungen rekrutieren, sind Sie für die Menschen im Gesundheitswesen völlig uninteressant. Das bedeutet, dass Ihre E-Mails (und die Zeit, die Sie zum Schreiben gebraucht haben) umsonst sind. Eine sehr effektive Methode zum Aufbau einer qualifizierten und bereinigten E-Mail-Liste ist die Verwendung von Gated Content. Gated Content erfordert, dass potenzielle Kunden ihre Kontaktdaten preisgeben, um Zugang zu erhalten. Wenn Sie z.B. im Bereich des digitalen Marketings neue Mitarbeiter suchen, könnten Sie ein kurzes eBook erstellen, über Lead-Generierung oder ein Webinar veranstalten, in dem Sie über Fehler sprechen, die man bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter vermeiden sollte. Sie können es auf Ihrer Rekrutierungs-Website platzieren, und jeder, der es herunterladen möchte, muss Ihnen zuerst seine E-Mail-Adresse mitteilen. Da nur Personen, die sich für digitales Marketing interessieren, dieses Ebook herunterladen werden, können Sie eine qualifizierte E-Mail-Liste aufbauen. Dies erhöht die Effektivität Ihrer E-Mail-Kampagnen und verbessert Ihre E-Mail-Produktivität. Aber das ist noch nicht alles. Es ist eine gute Idee, einen Schritt weiter zu gehen und Ihre E-Mail-Liste zu segmentieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine Stelle im Unternehmen besetzen wollen. Sie können den physischen Standort der Kandidaten nutzen, um Ihre E-Mail-Liste aufzuteilen und jedem Segment besonders relevante Inhalte zukommen zu lassen. So verschwenden Sie weniger E-Mails und stellen mehr Leute ein.
2. Lernen Sie die 1-Touch- und 5-Minuten-Regeln
Als Personalvermittler erhalten Sie tonnenweise E-Mails von interessierten Bewerbern zu einer Reihe von Stellen. Wenn diese E-Mails nicht ordnungsgemäß bearbeitet werden, können sie sich schnell ansammeln und Sie könnten die Gelegenheit verpassen, einen hervorragenden Mitarbeiter zu finden. Hier kommen die 1-Touch- und 5-Minuten-Regeln ins Spiel. Die 1-Touch-Regel besagt, dass Sie etwas mit einer E-Mail tun müssen, sobald Sie sie öffnen. Sie können sie beantworten, löschen, zur späteren Verwendung archivieren oder weiterleiten. Aber Sie können es nicht ignorieren. Die 5-Minuten-Methode bedeutet, dass Sie sich jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe erhalten, fragen, wie lange Sie dafür brauchen. Wenn es weniger als 5 Minuten sind, machen Sie es sofort. Wenn nicht, können Sie es für später aufheben und mit der nächsten Aufgabe weitermachen. Als Personalvermittler ist dies äußerst hilfreich, um sich durch einen überquellenden Posteingang zu kämpfen. Sie können die beiden Regeln auch kombinieren, um die Produktivität und die operative Exzellenz zu verbessern – fragen Sie sich jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail öffnen, wie lange Sie brauchen werden, um sie zu bearbeiten. Wenn es weniger als 5 Minuten dauert, kümmern Sie sich sofort darum. Wenn nicht, fahren Sie mit der nächsten E-Mail fort. Denken Sie aber daran, dass diese Kombination für wichtige E-Mails möglicherweise nicht funktioniert. Es ist also eine gute Idee, Raum für Ausnahmen zu lassen. Zusätzlich können Sie auch eine Stechuhr-App verwenden, um Ihre Zeit genau zu erfassen.
3. Schreiben Sie vollständige E-Mails
Unvollständige E-Mails sind eine der Hauptursachen für einen überfüllten Posteingang. Das liegt daran, dass sie ein Hin- und Hergespräch zwischen Ihnen und einem Bewerber auslösen, das leicht hätte vermieden werden können, wenn Sie von vornherein vollständige Informationen geliefert hätten. Wenn Sie eine E-Mail an einen Bewerber schreiben, denken Sie an die Fragen, die er zu einer Ausschreibung haben könnte. Und versuchen Sie, sie in der ersten E-Mail so vollständig wie möglich zu beantworten, um ein langes Hin und Her zu vermeiden. Einige E-Mail-Gurus empfehlen, E-Mail-Antworten in 3 Sätzen zu verfassen, damit Sie nicht Stunden mit dem Schreiben von E-Mails verbringen müssen. Das mag zwar für Antworten gelten, ist aber keine gute Idee, wenn Sie sich zum ersten Mal an einen Kandidaten wenden (oder für die ersten paar E-Mails, die Sie ihm schicken). Eine effektive Möglichkeit, Ihre E-Mails so vollständig wie möglich zu gestalten, ohne sie zu lang zu machen, besteht darin, die Kandidaten auf nützliche Links zu einer Stelle zu verweisen. Nackte Links in einer E-Mail sehen unordentlich und unprofessionell aus. Verwenden Sie daher unbedingt Hyperlinks. In Google Mail können Sie einfach den Ankertext markieren und Strg+K auf Ihrer Tastatur drücken, um einen Link zu diesem Text hinzuzufügen.
4. Verwenden Sie vorgefertigte Antworten
Sie werden oft dieselben E-Mails an mehrere Kandidaten senden. So können Sie beispielsweise einer Gruppe von Bewerbern, die Sie in die engere Wahl gezogen haben, den Ablauf des Vorstellungsgesprächs und Einzelheiten dazu mitteilen oder sogar eine professionelle Dankes-E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch versenden. In diesem Fall bleibt der Inhalt Ihrer E-Mail derselbe. Die einzigen Unterschiede liegen in der Personalisierung von Details wie Bewerbernamen und Interviewzeiten. Um zu vermeiden, dass Sie immer wieder die gleichen E-Mails schreiben, können Sie vorgefertigte Antworten (oder Vorlagen) verwenden. Sie sind in fast allen wichtigen E-Mail-Anbietern und Anwendungen zur Personalverwaltung verfügbar. Lesen Sie hier: 7 besten E-Mail-Vorlagen für Personalvermittler | Bereit zum Versenden. Bei Google Mail können Sie sie aktivieren, indem Sie zu Einstellungen > Alle Einstellungen anzeigen > Erweitert > Vorlagen gehen. Klicken Sie im Bereich Vorlagen auf Aktivieren und schon können Sie loslegen. Sie können jetzt beim Verfassen einer E-Mail eine Vorlage erstellen, indem Sie auf die drei Punkte in der rechten unteren Ecke des Bildschirms klicken. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass Personalvermittler genau dieselbe E-Mail an mehrere Kandidaten schicken. In diesem Fall ist das Versenden von Massen-E-Mails in Google Mail eine ausgezeichnete Idee und kann Ihnen eine Menge Zeit ersparen.
5. E-Mail-Adressen in großen Mengen finden
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Personalvermittler eine Gruppe von Personen auf eine offene Stelle ansprechen. Diese Personen sind möglicherweise bereits bei einem Unternehmen beschäftigt und suchen nicht nach einer neuen Gelegenheit. In diesem Fall sollten Sie eine „Kaltakquise “ durchführen, um herauszufinden, ob er an einem besseren Jobangebot interessiert ist. Die Suche nach den richtigen E-Mail-Adressen kann sehr viel Zeit und Mühe kosten, wenn Sie nicht die richtigen Tools verwenden. Der derzeit genaueste E-Mail-Finder auf dem Markt ist Voila Norbert, also sollten Sie ihn unbedingt ausprobieren. Norbert ist nicht nur genau, sondern ermöglicht Ihnen auch, E-Mails in großen Mengen zu finden, was für Personalvermittler sehr nützlich ist. Sie müssen eine Excel-Tabelle mit den Namen und Unternehmenswebseiten Ihrer Interessenten erstellen. Sie füttern Norbert damit und erhalten im Gegenzug ein weiteres Tabellenblatt mit E-Mails. Manchmal ist Norbert nicht in der Lage, eine Adresse für Sie abzurufen. In diesem Fall kann die Google Chrome-Erweiterung von Recruit CRM hilfreich sein. Öffnen Sie einfach das LinkedIn-Profil Ihres Interessenten und klicken Sie auf die Erweiterung, die die Kontaktdetails für Sie hervorhebt. Welches Tool Sie auch immer verwenden, stellen Sie sicher, dass es genau ist, denn es kann Ihnen eine Menge Zeit bei der Recherche sparen.
6. Beseitigen Sie Ablenkungen
Ablenkungen sind der Feind Nummer eins der Produktivität. Eine effektive DMARC-Berichterstattung kann auch dazu beitragen, Ablenkungen zu minimieren, indem sie gewährleistet, dass Ihr E-Mail-System sicher und effizient ist. Nicht selten ertappen Sie sich dabei, wie Sie gedankenlos auf Ihrem Telefon scrollen, während Sie sich eigentlich mit den Kandidaten unterhalten sollten. Um mobile Ablenkungen loszuwerden, verwende ich Daywise, eine wissenschaftlich fundierte App, mit der Sie mobile Benachrichtigungen in geplanten Stapeln erhalten. Ich persönlich erhalte die erste Charge um 8 Uhr morgens, die zweite um 14 Uhr, die dritte um 18 Uhr und die letzte Charge um 22 Uhr. Alle Benachrichtigungen zwischen diesen Zeitpunkten werden automatisch blockiert und mit einem nachfolgenden Stapel zugestellt. Das bedeutet, dass ich den ganzen Tag über nur 4 Benachrichtigungen erhalte. So kann ich mich auf Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung konzentrieren und meine Produktivität steigern. Eine nützliche Funktion von Daywise ist, dass Sie Ausnahmen festlegen können (sowohl für Anwendungen als auch für Kontakte). Wenn Sie zum Beispiel eine Anwendung für die Personalbeschaffung auf Ihrem Telefon verwenden, möchten Sie wahrscheinlich sofortige Benachrichtigungen erhalten, damit Sie nichts Wichtiges verpassen. Sie können dies tun, indem Sie diese App zur Liste der Ausnahmen hinzufügen. Dasselbe gilt für wichtige Kontakte. Wenn Sie jedes Mal eine sofortige Benachrichtigung erhalten möchten, wenn Ihnen jemand Wichtiges WhatsApp schickt, können Sie ihn zu den VIP-Kontakten hinzufügen. Die App wird weiterhin alle anderen WhatsApp-Benachrichtigungen blockieren (aber Benachrichtigungen von den VIP-Kontakten zulassen). Wenn die Quelle Ihrer Ablenkung exzessive (unwichtige) E-Mails auf Ihrem Computer sind, können Sie die Desktop-Benachrichtigungen einfach abschalten. In Windows 10 können Sie dies tun, indem Sie zum Benachrichtigungsfeld gehen und dann auf Benachrichtigungen verwalten klicken (in der oberen rechten Ecke).
7. Effektive Rekrutierungs-E-Mails schreiben
Man kann gar nicht hoch genug einschätzen, wie nützlich effektive Rekrutierungs-E-Mails sind, wenn es darum geht, die Produktivität zu steigern. Erstens verkürzen effektive E-Mails die Einstellungszeit und verringern die Notwendigkeit, eine große Anzahl von Kandidaten anzuschreiben. Zweitens bringen sie schnellere Ergebnisse (als nicht personalisierte E-Mails) und halten Sie glücklich, zufrieden und motiviert. Wenn Sie potenzielle Kandidaten per Kaltakquise anschreiben, ist die Personalisierung wahrscheinlich der beste Weg, um effektive E-Mails zu schreiben. Ich habe schon unzählige Personalvermittler gesehen, die bei der Personalisierung von E-Mails beim Vornamen stehen geblieben sind. Die Verwendung des Vornamens Ihres potenziellen Kunden ist zwar ein guter Anfang für die Personalisierung, aber kein guter Abschluss. Wenn Sie die Personalisierung auf die nächste Stufe heben möchten, sollten Sie relevante Inhalte zum richtigen Zeitpunkt an potenzielle Kunden senden. Wie bereits erwähnt, ist die Listensegmentierung eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen. Es ist auch wichtig, dass Sie sich gut über einen potenziellen Kunden informieren, bevor Sie ihn anschreiben. Sie sollten ihre Interessen erwähnen, ihre Arbeit anerkennen und würdigen und ihnen erklären, wie sie von der neuen Gelegenheit profitieren können und warum sie gut zu ihnen passt. Das können Sie nur, wenn Sie wissen, was ihnen wichtig ist, wer sie sind, ob sie Introvertierte sind, die eine ruhige Arbeit suchen, oder Extrovertierte, die einen Job suchen, bei dem sie mit vielen Menschen zusammenarbeiten. Dies sind nur einige Fragen, die Sie sich als Personalvermittler stellen müssen. E-Mail-Anreicherungstools sind eine hervorragende Möglichkeit, mehr über Ihre Interessenten zu erfahren. Denn es kann Ihnen auf der Grundlage der E-Mail-Adresse die sozialen Profile dieser Personen anzeigen, die Sie für Ihre Hintergrundrecherchen nutzen können. Andere Dinge, die Sie tun können, um Ihre E-Mails effektiv zu gestalten (und damit Ihre E-Mail-Produktivität zu steigern), sind–
- Hinterlassen Sie einen lauten und deutlichen Aufruf zur Aktion (CTA). Sie möchten Kandidaten nicht im Unklaren über den nächsten Schritt lassen, was nur zu mehr E-Mails und geringerer Produktivität führen würde.
- Senden Sie E-Mails an einem Sonntagabend. Nicht viele Unternehmen nutzen diesen Zeitblock, der es Ihnen ermöglicht, durch den Lärm zu kommen. Außerdem bereiten sich die Menschen zu dieser Zeit in der Regel auf die kommende Woche vor, was sie empfänglicher für eine Rekrutierungs-E-Mail macht.
- Optimieren Sie E-Mails für Mobiltelefone. Mehr als die Hälfte der E-Mails werden auf einem Telefon geöffnet. Wenn Ihre E-Mail auf einem Telefon nicht gut aussieht, ist sie in mehr als 50% der Fälle unwirksam. Aktivieren Sie die Sicherheitsprotokolle der E-Mail-Domäne. Für eine effektive E-Mail-Reichweite ist es wichtig, die E-Mail-Domäne zu sichern, da dies die Glaubwürdigkeit der E-Mail erhöht und die Zustellungsrate steigert. Prüfen Sie, ob Sie einen DMARC-Eintrag für Ihre E-Mails aktiviert haben.
Abschließende Worte
Die E-Mail-Produktivität für Personalvermittler beginnt damit, die richtigen Kandidaten anzusprechen und effektive, vollständige E-Mails zu schreiben. Der größte Feind der Produktivität – Ablenkungen – lässt sich mit einer App zur Planung von Benachrichtigungen wie Daywise in den Griff bekommen. Schließlich ist es eine gute Idee, einen präzisen E-Mail-Finder (wie Norbert) zu verwenden, um die Zeit zu verkürzen, die Sie benötigen, um die Kontaktdaten potenzieller Kandidaten zu finden. Viel Spaß beim Rekrutieren! Geschrieben von– David Campbell ist ein Spezialist für digitales Marketing bei Ramp Ventures. Er hilft bei der Leitung des Content-Marketing-Teams bei Right Inbox. Wenn er nicht arbeitet, reist er gerne und versucht, Spanisch zu lernen.
