Les recruteurs peuvent désormais améliorer la productivité et la gestion de leur courrier électronique grâce à ces astuces et outils simples.

Selon Glassdoor, une offre d’emploi reçoit en moyenne 250 CV en réponse. Selon LinkedIn, il faut environ 41 jours pour procéder à une embauche.L’amélioration de la productivité des courriels peut aider à fixer la période de temps

Pour un recruteur, cela signifie qu’un e-mailing inefficace peut allonger la période moyenne d’embauche bien au-delà de ce que son entreprise cliente souhaiterait. Et qui dit ralentissement de l’embauche dit en fin de compte ralentissement des recettes.

Nous vous présentons ici 7 conseils et outils qui ont aidé les recruteurs du monde entier à maîtriser la communication par courrier électronique.

Importance de la productivité des courriels

1. Ciblez les bons candidats

La première règle d’un bon courriel de recrutement est de cibler les bonnes personnes.

Après tout, si vous recrutez pour les services financiers, les personnes travaillant dans le secteur des soins de santé ne se soucient guère de vous. Cela signifie que vos courriels (et le temps qu’il vous a fallu pour les rédiger) seront perdus.

Un moyen très efficace de construire une liste d’adresses électroniques qualifiées et nettoyées est d’utiliser du contenu protégé (gated content). Le contenu à accès limité exige des prospects qu’ils donnent leurs coordonnées pour y accéder.

Par exemple, si vous cherchez à recruter dans le domaine du marketing numérique, vous pouvez créer un petit livre électronique sur la génération de leads ou organiser un webinaire sur les erreurs à éviter lorsque vous cherchez à être embauché.

Vous pouvez le placer sur votre site web de recrutement, et toute personne souhaitant le télécharger doit d’abord vous donner son adresse électronique. Étant donné que seules les personnes intéressées par le marketing numérique téléchargeront cet ebook, vous serez en mesure de constituer une liste d’adresses électroniques qualifiées.

Cela augmentera l’efficacité de vos campagnes de courrier électronique et améliorera votre productivité des courriels.

Mais cela ne s’arrête pas là.

Il est conseillé d’aller plus loin et de segmenter votre liste d’adresses électroniques. Ceci est particulièrement utile si vous recrutez pour un poste en interne. Vous pouvez utiliser l’emplacement physique des candidats pour diviser votre liste d’adresses électroniques et envoyer un contenu très pertinent à chaque segment.

Vous gaspillerez moins de courriels et embaucherez davantage.

2. Apprenez les règles du 1-Touch et du 5-Minute

En tant que recruteur, vous recevez des tonnes de courriels de candidats intéressés par toute une série de postes. S’ils ne sont pas traités correctement, ces courriels peuvent rapidement s’accumuler et vous risquez de perdre l’occasion de repérer un excellent candidat.

C’est là que les règles de la touche unique et des 5 minutes sont utiles.

Selon la règle de la touche unique, vous devez faire quelque chose avec un courriel dès que vous l’ouvrez. Vous pouvez y répondre, le supprimer, l’archiver pour un usage ultérieur ou le transférer. Mais vous ne pouvez pas l’ignorer.

Le principe des 5 minutes consiste à vous demander, à chaque fois que vous recevez une tâche, combien de temps il vous faudra pour l’accomplir. Si c’est moins de 5 minutes, vous le faites immédiatement. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez le garder pour plus tard et passer à la tâche suivante.

En tant que recruteur, c’est extrêmement utile pour se frayer un chemin dans une boîte de réception débordante.

Vous pouvez également combiner les deux règles pour améliorer la productivité et l’excellence opérationnelle: chaque fois que vous ouvrez un courriel, demandez-vous combien de temps il vous faudra pour le traiter. Si le délai est inférieur à 5 minutes, vous vous en occupez immédiatement. Si ce n’est pas le cas, vous passez à l’e-mail suivant.

Mais gardez à l’esprit que cette combinaison peut ne pas fonctionner pour les courriels importants, c’est donc une bonne idée de prévoir des exceptions. En outre, vous pouvez également utiliser une application de pointage pour suivre votre temps avec précision.

3. Rédiger des courriels complets

Les courriels incomplets sont l’une des principales causes de l’encombrement de la boîte de réception.

En effet, elles déclenchent une conversation entre vous et le candidat, qui aurait pu être facilement évitée si vous aviez fourni des informations complètes dès le départ.

Lorsque vous écrivez un courriel à un candidat, pensez aux questions qu’il pourrait se poser à propos d’une offre d’emploi. Essayez d’y répondre de la manière la plus complète possible dans le premier courriel afin d’éviter une longue session d’échanges de courriels.

Certains gourous de l’e-mail recommandent de rédiger des réponses en trois phrases, afin de ne pas passer des heures à écrire des e-mails. Bien que cela puisse s’appliquer aux réponses, ce n’est pas une bonne idée lorsque vous contactez un candidat pour la première fois (ou pour les premiers courriels que vous lui envoyez).

Un moyen efficace de rendre vos courriels aussi complets que possible sans les allonger est de diriger les candidats vers des liens utiles concernant un poste. L’insertion de liens nus dans un courrier électronique lui donne un aspect désordonné et non professionnel, assurez-vous donc d’utiliser des hyperliens.

Dans Gmail, il vous suffit de sélectionner le texte d’ancrage et d’appuyer sur les touches Ctrl+K de votre clavier pour ajouter un lien vers ce texte.

4. Utilisez des réponses automatiques

Vous vous retrouverez souvent à envoyer les mêmes courriels à plusieurs candidats. Par exemple, vous pouvez envoyer la procédure d’entretien et les détails à un groupe de candidats que vous avez présélectionnés ou même un courriel de remerciement professionnel après l’entretien.

Dans ce cas, l’essentiel de votre message restera le même. Les seules différences se situent au niveau des détails de personnalisation tels que les noms des candidats et les horaires des entretiens.

Pour éviter d’écrire toujours les mêmes courriels, vous pouvez utiliser des réponses préétablies (ou modèles). Ils sont disponibles dans presque tous les principaux fournisseurs de courrier électronique et applications de gestion du recrutement.

Lisez ici : 7 meilleurs modèles d’e-mails pour les recruteurs | Prêt à envoyer.

Pour Gmail, vous pouvez les activer en allant dans Paramètres > Voir tous les paramètres > Avancé > Modèles. Cliquez sur Activer dans la section Modèles et vous pouvez commencer.

Vous pouvez désormais créer un modèle lors de la rédaction d’un courriel en cliquant sur les trois points situés dans le coin inférieur droit de l’écran.

Il n’est pas rare non plus que les recruteurs envoient exactement le même courriel à plusieurs candidats. Dans ce cas, l’envoi d’e-mails en masse dans Gmail est une excellente idée et peut vous faire gagner beaucoup de temps.

5. Recherche d’adresses électroniques en masse

Il n’est pas rare que les recruteurs s’adressent à un groupe de personnes pour un poste à pourvoir. Ces personnes peuvent être déjà employées par une entreprise et ne pas être à la recherche d’une nouvelle opportunité.

Dans ce cas, vous pouvez envoyer un « e-mail froid » pour savoir s’il serait intéressé par une meilleure opportunité d’emploi.

Trouver les bonnes adresses électroniques peut prendre beaucoup de temps et d’efforts si vous n’utilisez pas les bons outils.

À l’heure actuelle, l’outil de recherche d’adresses électroniques le plus précis sur le marché est Voila Norbert, c’est donc une bonne idée de l’essayer.

En plus d’être précis, Norbert vous permet de trouver des courriels en masse, ce qui le rend très utile pour les recruteurs. Vous devrez créer une feuille de calcul Excel avec les noms et les sites web des entreprises de vos prospects. Vous transmettez ce document à Norbert et obtenez en retour une autre feuille de calcul contenant des courriels.

Parfois, Norbert peut ne pas être
peut aller chercher une adresse pour vous. Dans ce cas, l’utilisation de l’extension Google Chrome de Recruit CRM peut s’avérer utile. Il vous suffit d’ouvrir le profil LinkedIn de votre prospect et de cliquer sur l’extension, qui mettra en évidence les coordonnées du contact pour vous.

Quel que soit l’outil que vous utilisez, veillez à ce qu’il soit précis, car il peut vous faire gagner beaucoup de temps dans vos recherches.

6. Éliminez les distractions

Les distractions sont l’ennemi numéro un de la productivité. Un rapport DMARC efficace peut également contribuer à minimiser les distractions en garantissant la sécurité et l’efficacité de votre système de messagerie. Il n’est pas rare que vous vous retrouviez à faire défiler votre téléphone sans y penser alors que vous devriez être en train d’engager le dialogue avec les candidats.

Pour me débarrasser des distractions mobiles, j’utilise Daywise, une application scientifique qui vous permet de recevoir des notifications mobiles par lots programmés. Personnellement, je reçois le premier lot à 8 heures, le deuxième à 14 heures, le troisième à 18 heures et le dernier à 22 heures.

Toute notification effectuée entre ces heures sera automatiquement bloquée et livrée avec un lot ultérieur. Cela signifie que je ne reçois que 4 notifications par jour, ce qui me permet de me concentrer sur les tâches liées au recrutement et d’augmenter ma productivité.

Une caractéristique utile de Daywise est qu’il vous permet de définir des exceptions (pour les applications et les contacts).

Par exemple, si vous utilisez une application liée au recrutement sur votre téléphone, vous souhaitez probablement recevoir des notifications instantanées afin de ne pas manquer quelque chose d’important.

Vous pouvez le faire en ajoutant cette application à la liste des exceptions. Il en va de même pour les contacts importants. Si vous souhaitez recevoir une notification instantanée chaque fois qu’une personne importante vous envoie un message WhatsApp, vous pouvez l’ajouter aux contacts VIP.

L’application continuera à bloquer toutes les autres notifications WhatsApp (mais autorisera les notifications des contacts VIP).

Si la source de vos distractions est un excès de courriels (sans importance) sur votre ordinateur, vous pouvez simplement désactiver les notifications du bureau. Dans Windows 10, vous pouvez le faire en allant dans le panneau des notifications, puis en cliquant sur gérer les notifications (en haut à droite).

7. Rédiger des courriels de recrutement efficaces

Il est difficile d’exagérer l’utilité de courriels de recrutement efficaces lorsqu’il s’agit de stimuler la productivité. Tout d’abord, des courriels efficaces raccourcissent le délai d’embauche et réduisent la nécessité d’envoyer des courriels à un grand nombre de candidats.

Deuxièmement, ils donnent des résultats plus rapides (que les courriels non personnalisés), ce qui vous permet de rester heureux, satisfait et motivé.

Si vous envoyez des courriels à froid à des candidats potentiels, la personnalisation est probablement le meilleur moyen de rédiger des courriels efficaces. J’ai vu d’innombrables recruteurs s’arrêter au prénom lorsqu’il s’agit de personnaliser les courriels.

Si l’utilisation du prénom de votre prospect est un bon point de départ pour la personnalisation, ce n’est pas un bon point d’arrivée. Si vous souhaitez pousser la personnalisation à son paroxysme, vous devez envoyer par courrier électronique un contenu pertinent aux prospects au moment opportun. Comme nous l’avons déjà mentionné, la segmentation des listes est un bon moyen d’y parvenir.

Il est également important de bien se renseigner sur un prospect avant de lui envoyer un courrier électronique. Vous devez mentionner leurs centres d’intérêt, reconnaître et apprécier leur travail, et leur expliquer comment la nouvelle opportunité peut leur être bénéfique et pourquoi elle leur convient.

Vous ne pourrez le faire que si vous savez ce qui leur tient à cœur, qui ils sont, s’ils sont introvertis et recherchent un travail calme ou extravertis et recherchent un travail qui implique de travailler avec beaucoup de monde. Ce ne sont là que quelques questions que vous devez vous poser en tant que recruteur.

Les outils d’enrichissement des e-mails sont un excellent moyen d’en savoir plus sur vos prospects. En effet, il peut vous fournir leurs profils sociaux sur la base de leur adresse électronique, ce qui vous permet de mener des recherches de fond.

D’autres choses que vous pouvez faire pour rendre vos courriels efficaces (et ainsi augmenter votre productivité) sont…

• Laissez un appel à l’action (CTA) fort et clair. Vous ne voulez pas laisser les candidats dans l’incertitude quant à l’étape suivante, ce qui ne fera qu’augmenter le nombre d’e-mails et réduire la productivité.
• Envoyez des courriels le dimanche soir. Peu d’entreprises utilisent ce bloc de temps, qui vous permet de passer au travers du bruit. En outre, les gens se préparent généralement à la semaine à venir à ce moment-là, ce qui les rend plus réceptifs à un courriel de recrutement.
• Optimisez les courriels pour les mobiles. Plus de la moitié des courriels sont ouverts sur un téléphone. Si votre courriel n’est pas attrayant sur un téléphone, il sera inefficace dans plus de 50 % des cas. Activez les protocoles de sécurité du domaine de messagerie. Pour une communication efficace par e-mail, il est important de sécuriser le domaine de messagerie car cela augmente la crédibilité de l’e-mail et augmente le taux de délivrabilité Vérifiez si un enregistrement DMARC est activé pour votre courrier électronique.

En guise de conclusion

La productivité des recruteurs en matière d’e-mail commence par le ciblage des bons candidats et la rédaction d’e-mails efficaces et complets.

Le plus grand ennemi de la productivité – les distractions – peut être combattu à l’aide d’une application de planification des notifications comme Daywise.

Enfin, il est conseillé d’utiliser un outil de recherche d’adresses électroniques précis (comme Norbert) afin de réduire le temps nécessaire pour trouver les coordonnées des candidats potentiels.

Bon recrutement !

Rédigé par—

David Campbell est spécialiste du marketing numérique chez Ramp Ventures. Il participe à la gestion de l’équipe de marketing de contenu chez Right Inbox. Lorsqu’il ne travaille pas, il aime voyager et essayer d’apprendre l’espagnol.