不採用のメールは、プロフェッショナルであると同時に共感する機会を提供する重要なタッチポイントです。
候補者との良好な関係を維持しながら、打撃を和らげるためにデザインされた5つのテンプレートをご覧ください。
候補者に潔く断るための6つのコツ
候補者にノーと言うのは決して簡単なことではありませんが、それも仕事の一部です。
では、どうすれば優雅にこれをこなし、企業の評判を輝かせ続けることができるのでしょうか？
ここでは、不採用の瞬間を少しでも楽に、建設的にするためのフレンドリーなヒントをご紹介します：
- タイムリーであること： 誰だって、ぶら下がったままにされるのは嫌なものです。 素晴らしい初デートの後に返信を待つようなものです。 だから、候補者を不安にさせないようにしましょう。 迅速な対応は、彼らの時間と努力を尊重することを示します。
- 個人的なタッチを追加します： 私たちは皆、冷たく一般的なEメールを受け取った経験があります。 そのような送り手にはならないようにしましょう。 応募書類から具体的なことを挙げるなど、パーソナライゼーションを加えることで、打撃を和らげることができます。
- フィードバックは金です：建設的なナゲットを提供ができれば 候補者へのフィードバック、いつも共有します！ 「たとえ今すぐ入社しなくても、私たちはあなたの成長を大切に思っています」という餞別を贈るようなものです。
- 未来への扉を開く 今日がノーだからと言って、永遠にノーというわけではありません。 将来の可能性のためにドアを開けておきましょう。 誰が知っているかもしれませんね、将来彼らがあなたのスター候補者になるかもしれません！
- 励まし、共感すること： 少しの共感は遠くまで行きます。 励ましの一言が、潜在的にネガティブな経験をポジティブなものに変えることができます。 それは、候補者が拒絶された場合でも、価値を感じるようにすることです。
- フィードバックや紹介を求めましょう： これは双方向です。 フィードバックを求めることは、雇用主が改善に対してオープンであることを示します。 そして、なぜ求めないのですか 紹介、それも？ 人材プールを拡大する素晴らしい方法であり、候補者のネットワークを重視していることを示します。
覚えておいてください、すべての相互作用によって形成されるのが、あなたの雇用者ブランドなのです。. だから、各不採用をできるだけポジティブで建設的にしましょう。
結局のところ、今日不合格になった候補者は、明日の擁護者になるかもしれないし、さらに良いことに、将来のチームメンバーになるかもしれないのです！
これらのヒントを心に留めて、さっそく利用できる5つの仕事の拒絶の電子メールのテンプレートに移りましょう。
採用担当者のための5つの仕事の拒絶の電子メールのテンプレート
不採用メールテンプレート #1: 一次選考後
候補者の数が多く、時間がない場合は、自動返信メールが便利です。
面接の最後に、基本的な条件を満たしていない人たちに対して、丁寧でありながら固い握手をする役割を果たします。
個人的な印象は薄いかもしれませんが、重要なのはプロフェッショナルなイメージを保ち、候補者の時間を尊重することです。
テンプレートを使う準備はできましたか？ 「コピー」ボタンを押すだけで、すべてあなたのものです！
メールテンプレートのサンプル
件名[Job_title] への申請に関する最新情報 [Company_name]
[Candidate_name] 、
あなたのキャリアに[Company_name] 。
[Job_title] への応募書類を確認したところ、現在私たちが求めている具体的な資格と合致していないことがわかりました。
私たちはあなたの努力に心から感謝し、あなたのスキルと経験に合った将来の職務に応募することを奨励します。
あなたのキャリア・ジャーニーに幸多かれと祈ります、
[Your_name]
不採用通知メールのテンプレート #2: 面接後
初回面接後の不採用通知メールは、クロージャーを提供すると同時に将来の交流の可能性を開いたままにすることが重要です。
このメールテンプレートは、単純な「ノー」を超えるもので、候補者の努力を認め、あなたの会社に対するポジティブな印象を残します。
面接の具体的な側面に言及することで、候補者は評価され、尊重されていると感じるのです。
メールテンプレートのサンプル
件名[Company_name] の面接をお受けいただきありがとうございました！
[Candidate_name] 、
[Company_name] の[Job_title] ポジションについて、当社のチームとの面接に時間と労力を割いていただき、本当にありがとうございました。
あなたとお会いし、この役割について話し合うことができて光栄でした。 私たちは、あなたが共有した洞察とテーブルにもたらした熱意に感謝します。
慎重に検討した結果、このポジションには別の候補者を立てることにしました。 しかし、私たちはあなたの[specific quality/skill] に感銘を受けました。あなたの素晴らしい才能に合った将来の可能性のある機会があれば、ぜひ連絡を取り合いたいと思います。
今後の努力のために最善を尽くし、つながりを保ちましょう。
[Your_name]
仕事の拒絶の電子メールのテンプレート#3： パーソナライゼーションが鍵
標準的なテンプレートが適合しないユニークな状況のために、別の拒否メールテンプレートを用意しています。
このテンプレートは特別なケースに対応し、候補者が自分の申請を十分に考慮したと感じられるように作られています。
それは、候補者のプロフィールや面接のユニークな側面に対応した、パーソナライズされた回答をすることです。
メールテンプレートのサンプル
件名: ご応募していただきありがとうございます 。 [Company_name]
親愛なる[Candidate_name] 、
[Company_name] の[Job_title] 職務への応募に時間とエネルギーを費やしていただき、ありがとうございました。
多くの優れた候補者を検討する機会がありましたが、決断を下すのは簡単ではありませんでした。
あなたのアプリケーションは素晴らしかったですが、私たちは現在、以下のようなさまざまなスキルを探しています:
- [Mention particular requirement that was missing from the candidate]
私たちはあなたのプロフィールに多くの可能性を見出しており、より適した他の職務や将来の募集への応募を検討することをお勧めします。
輝き続けてください！
[Your_name]
チェックアウト:採用担当者が候補者を獲得するために使えるメールの件名10+件
仕事の拒絶の電子メール#4：フィードバック指向
フィードバック重視の不採用通知メールは、単なる失望ではなく、成長と発展のためのツールです。
実際 94％の候補者が 面接後のフィードバックを受けたい 建設的なフィードバックを受けた場合、将来応募を検討する可能性は4倍高くなります。
これは間違いなく、あなたのプールを拡大するためにあなたが利用したいチャンスです！ そこで、将来のオファーに向けて潜在的な候補者を温かく見守るためのEメールテンプレートをご紹介します。
メールテンプレートのサンプル
件名:インタビューからの洞察 [Company_name]
[Candidate_name] 、
この度は弊社[Job_title] の面接をお受けいただき、誠にありがとうございます。 あなたにお会いでき、あなたの技術について学ぶことができて本当にうれしいです。
私たちは別の候補者を進めていますが、あなたの[specific positive aspect] には感銘を受けました。 私たちは、あなたをさらに強力な候補者にする可能性のある成長分野を見出します：
- [改善すべき具体的な領域を述べる]: このスキルを向上させることで、あなたのプロフィールが大幅に向上する可能性があります。
- 探検するリソース :
- [Resource 1]
- [Resource 2]
- [Workshop or course]
これらは素晴らしい出発点になるでしょう。
あなたの可能性は明らかです。[Company_name] 、あなたの進化するスキルに合った将来の職務に応募することをお勧めします。
よろしくお願いします、
[Your_name]
仕事の拒絶の電子メールのテンプレート #5:フィードバックと紹介を求めます
私たちの就職拒否メールのちょっとしたひねりについて話しましょう。
これは二重の役割を果たすテンプレートです。『ありがとう、でも結構です』と言うだけではありません。 私たちはまた、フィードバックと紹介を求めることによってスクリプトをひっくり返しています。
フレンドリーかつ魅力的な方法で会話を続け、候補者のネットワークを活用しながら、採用プロセスの改善に役立つ知見を集めることができます。
メールテンプレートのサンプル
件名[Company_name] からのお礼と、私たちの成長を支援してくださるようお願いいたします。
[Candidate_name] 、
[Job_title] [Company_name] のポジションをご検討いただき、誠にありがとうございます。
あなたの応募は本当に印象的でしたが、厳しい決断を迫られ、今回は別の候補者を選ばせていただくことになりました 。
とはいえ、私たちはあなたの素晴らしいネットワークを思い浮かべずにはいられませんでした。 もしあなたのお知り合いで、新しい機会を探している素晴らしい方がいらっしゃいましたら、当社の求人情報をお伝えいただけないでしょうか？
私たちはあなたの推薦を本当に大切にします。 数分時間を割いていただけるのであれば、このアンケート/アンケートを通して、採用経験に関するフィードバックをお聞かせいただければ幸いです: [link]
改めて、お時間とご努力に感謝申し上げます。 私たちの道が再び交差するように、私たちは指を交差させています。
どうかご多幸を、
[Your_name]
こうして、適切に不採用の対応が完了しました！
これらのヒントとテンプレートを活用して、難しい会話をよりスムーズに進めてください。そして、同僚のリクルーターと共有するのを忘れないでください。
採用おめでとうございます🙂
よくある質問
1.不採用メールの後、候補者からのフォローアップの質問に答える必要はありますか？
もちろんです。 強制ではありませんが、フォローアップの質問に答えることは、敬意と配慮の表れです。
それは、企業のポジティブなイメージを維持することです。 迅速で丁寧な対応は、将来の候補者と良好な関係を保つ上で大きな役割を果たします。
2.不採用メールではどのようなトーンで書けばよいですか？
プロフェッショナルでありながら共感を持って対応してください。 拒否については明確にしたいですが、親切にもしたいです。 もし役割が逆だったら、どのように扱われたいか考えてみてください。
敬意に満ちた丁寧な口調は、常に失望を和らげ、良い印象を残します。
3.不採用メールを送るタイミングは？
遅かれ早かれね。
決定したら、速やかに不採用のメールを送るのがベストです。 候補者の時間を配慮し、不必要に待たせることなく他の機会を探すことができます。
4.不採用通知メールでのリソースや推薦の提供は役立ちますか？
もちろん ！ 専門的な能力開発のための資料や提案を少し添えるのも、気の利いた演出です。
たとえその人が今回の職務に適していなかったとしても、あなたがその人のキャリアアップを気にかけていることを示すのです。 これは、候補者があなたの会社をどう見るかに大きな違いをもたらす小さなジェスチャーです。
