候補者に内定を断られたことは一度もありません！
採用チームメンバーとこのゲームをプレイしてください。 人に1人がは指を置くでしょう。いかに熟練した採用担当者でも、内定辞退に直面することを表しています。
その理由はさまざまですが、重要なのは、どうすればあなたの99％を確保できるかということです。 内定で契約成立？
(それは 激怒アプリケーションはとりあえず置いといて！)
重要なのは パーソナライズされたオファーレターを求職者の心に響き、期待に応えることです！
そこで、QuoraやReddit、その他多くのオンラインコミュニティから、内定承諾書の書き方に関するよくある質問を12個集めました。
この記事でそれぞれの答えを見つけてください！
質問1：オファーレターの目的は何ですか？
内定通知書の目的は、採用プロセスを通過した候補者に正式に採用内定を通知することです。
雇用主と求職者が合意した条件を書面で確認する役割を果たします。
効果的なオファーレターは、候補者の希望を明確にし、期待値を設定し、ポジティブな経験を保証するために不可欠です。 候補者にポジティブな経験.
ここでは、内定通知書を効果的に作成するためのステップバイステップガイドをご紹介します：
- プロフェッショナルなトーンでスタート:礼儀正しくプロフェッショナルな挨拶で始め、候補者の名前を呼びます。
求職者にポジションを提供できることに満足していることを伝えましょう。 - 職種と責任:職名に触れ、その職務の簡単な概要を説明します（はい、職務記述書にも記載されていましたが、より明確に、より詳細に説明するためです）。
候補者が期待される職務を理解するのに役立ちます。 - 報酬と手当の明記:基本給、ボーナス、インセンティブ、 健康保険、退職金制度、休暇などの付加給付など、提示される報酬の詳細を記載しましょう。
候補者が十分な情報を得た上で決断できるよう、パッケージについて透明性を持たせましょう。 - 取引条件概要:勤務開始日、勤務時間、報告体制、身元調査や薬物検査などの不測の事態など、雇用条件を明確に提示しましょう。
そうすることで、両者の期待について同じ見解を保つことができます。 - 手紙のパーソナライズ:採用マネージャーからのメモを添えたり、採用プロセスで印象に残った具体的な資格を強調したりすることで、手紙に個人的なタッチを加えます。
そうすることで、求職者に評価されていると感じてもらえるでしょう。 - 連絡先情報の提供:Eメールや電話番号など、あなたの連絡先を記載することを忘れないようにしましょう。
(迅速に対応しましょう） - 期限の設定:候補者がオファーに返答すべき期限を指定します。
採用プロセスを管理し、タイムリーなコミュニケーションを確保するのに役立ちます。 - 校正とレビュー:オファーレターを送る前に、文法の間違いや誤字脱字がないか校正しましょう。
すべての詳細が正確で、採用プロセスで行われた話し合いと一致していることを確認します。
説得力のある内定通知書は、企業文化を反映し、明確な期待を持たせ、候補者が貴社に入社することをワクワクさせるものでなければなりません。
ですから、最初の従業員と雇用者の関係に良い段階を設けるようにしてください！
質問2：内定通知書に記載すべき重要な要素は何ですか？
内定通知書を作成する際には、以下の要素を盛り込みましょう：
- フルタイム、パートタイム、契約社員など、職種と雇用の詳細
- 職務内容と責任
- 報酬と福利厚生 初任給または時給を、支払い頻度（週払い、隔週払い、月払いなど）も含めて記載します。
該当する場合は、ボーナス、歩合制、プロフィットシェアリングなどの追加報酬要素についても言及します。 - 勤務開始日および勤務スケジュール（勤務時間、勤務曜日、柔軟性や特定の要件など）。
- 雇用条件（身元調査、薬物検査、照会先調査）、秘密保持契約、競業避止契約、移民法の遵守など、雇用に関する重要な条件
- 自由意思による雇用とは、雇用主または被雇用者のいずれかが、理由や事前通告の有無にかかわらず、いつでも雇用を終了できることを明確にしたものです。
- 採用担当者、人事担当者、指定された会社の連絡先など、主要人物の連絡先詳細
- 候補者がオファーを受け入れるか辞退するかの期限
- クロージングと署名
内定通知書は、法令遵守を徹底しつつ、企業文化やスタイルを反映するようカスタマイズすることを忘れないようにしましょう。
また、あなたのブランド・アイデンティティをアピールするために、会社の公式レターヘッド（名前、連絡先、ロゴが入ったもの）を使いましょう。
可能であれば、オファーレターが正確であり、適用される法律や規制を遵守していることを確認するために、法律顧問にレビューしてもらいましょう。
質問3：内定通知書を目立たせ、説得力を増すにはどうしたらよいでしょうか？
説得力のある内定通知書を作成することは、多くの採用担当者が言うほど難しいことではありません。
いくつかの重要な部分を強調することに戦略を集中させればよいのです。
例えば、候補者の名前、業績、スキル、ユニークな属性に言及したパーソナライズされた手紙は、あなたが時間をかけて候補者の価値とチームへの参加の可能性を理解したことを示します。
もう一つの方法は、候補者の成長に長期的にコミットしていることをアピールするために、社内での潜在的な成長や昇進の機会を強調することです。
そのためには、キャリアパス、専門能力開発プログラム、メンターシップの機会、社員が利用できる研修の取り組みなどを説明する必要があります。
(もし何もなければ、作ってしまいましょう！）。
また、標準的な福利厚生だけでなく、独自の特典やインセンティブを盛り込むことで、他社との差別化を図りましょう。
例えば、柔軟な勤務体系、ウェルネス・プログラム、従業員割引、手厚い休暇制度、サバティカル、ユニークな会社の伝統などを提供することができます。
42％の雇用主が、柔軟な勤務形態は採用面で有利になり、人材確保にも役立つと考えています。
このようなプラスアルファがあれば、より魅力的なオファーとなり、従業員を中心とした協力的な職場環境を示すことができます。
その上で、内定を出し、候補者をチームに迎え入れることに心から興奮していることを伝えましょう。
サインボーナスでも何でも構いません。
ただ、熱意は伝染するものであり、候補者にもインスピレーションを与えることができることを覚えておいてください。
質問4：オファーレターには給与や福利厚生について記載すべきですか？
ご存知でしたか？ 53％の求職者が が給与パッケージが不透明な求人を拒否していることをご存知ですか？
こんな馬鹿げたことで候補者の半数以上を失いたいと思う人がいるでしょうか？
あなたではないでしょう。
ですから、もちろん、オファーレターには給与や福利厚生について記載すべきです。
それは…
- 最初から明確性と透明性を維持
- より多様な候補者の獲得
- 競争上の優位性
- 交渉の落とし穴を回避
- 関連法規の遵守
質問5：内定通知を出す際に考慮すべき法的事項は何ですか？
以下は、内定通知書を送付する際にコンプライアンスを確保し、潜在的な法的問題を回避するために考慮すべき法的留意事項です：
- 自由意志による雇用
オファーレターには、別段の定めがない限り、雇用は自由意志に基づくものであることを明記しましょう。
これにより、黙示の雇用契約を結ぶことなく、合法的な理由であればいつでも雇用関係を終了させることができます。
- オファー撤回
内定を取り消す際には、法的結果を避けるために慎重になることが極めて重要です。
内定承諾後に内定が取り消されたり、内定者が内定に依存して不利益を被ったとします（前職を辞めたり、転居したりなど）。
その場合、約束禁反言や契約違反などの法的請求が生じる可能性があります。
オファーを取り消す前に、潜在的なリスクを評価するために、全面的な法的検討を行うことをお勧めします。
- 無差別
オファーレターと採用プロセスが差別禁止法を順守していることを確認 してください。
候補者の人種、肌の色、宗教、性別、国籍、障害、年齢を差別するような言動は避けましょう。
- 正確性と透明性
オファーレターには、給与、福利厚生、勤務スケジュール、不測の事態などの雇用条件について、正確かつ真実の情報を記載しましょう。
虚偽の説明や誤解を招くような情報は、詐欺の申し立てにつながる可能性があります。
- 契約言語
意図しない契約上の義務が生じないよう、オファーレターは慎重に作成し ましょう。
オファーレターは拘束力のある契約を構成するものではなく、書面による別段の合意がない限り、雇用関係は自由意志に基づくものであることを明確に記載しましょう。
意図的かつ合意された場合を除き、雇用の安定や将来の報酬の保証を約束することは避けましょう。
- 競業避止義務と秘密保持契約
雇用に機密情報、企業秘密、競争上の制限が含まれる場合は、競業避止義務や守秘義務条項を別の契約書に盛り込むことを検討し、オファーレターで言及する必要があります。
そのような契約が適用法を遵守し、管轄区域内で執行可能であることを確認します。
- コンサルテーション
疑問がある場合、または複雑な法的問題に対処する場合は、法律顧問または雇用法に詳しい人事専門家に相談し、管轄地域特有の関連法規を遵守していることを確認することをお勧めします。
質問6：内定通知書に記載されている条件が公正かつ正確であることを確認するにはどうすればよいですか？
内定通知書に記載された条件が公正かつ正確なものであることを確認するために、以下の慣行に従いましょう：
- 最低賃金、時間外手当、差別禁止法、業界特有の規制など、求人に関する雇用法や規制をよく理解しましょう。
- オファーレターに記載する給与、手当、その他の報酬要素が、業界標準、市場相場、社内給与ガイドラインに沿ったものであることを確認します。
- オファーレターには、正確な表現で条件を明確に記載しましょう。
誤解を招くような曖昧な表現は避けましょう。
(また、採用プロセスにおけるこれまでのすべてのコミュニケーションと整合させる必要があります。） - アファーマティブ・アクション（積極的差別是正措置）の義務（該当する場合）を順守し、すべての応募者と従業員に対して機会均等を推進します。
- オファーレターに免責事項を追加し、特に明記されていない限り、オファーレターが雇用契約を結ぶものではないことを明確にします。
- すべての情報が正確で最新であることを再確認してください。
雇用法や規制は管轄地域によって異なる場合があるため、各地域特有の法律や規制に詳しい法律専門家や人事専門家に相談することが重要です。
質問7：候補者が内定通知書の変更を要求してきた場合、どうすればよいですか？
求職者からオファーレターの変更を求められた場合、プロとして対応し、明確なコミュニケーションを図ることが重要です。
以下にいくつかのステップをご紹介します：
- 候補者の要望を検討し、懸念事項と変更案を理解します。
- 要求された変更の実現可能性と会社の方針および予算への影響を評価します。
- 採用マネージャー、人事部、法律顧問、社内の意思決定者など、関連するステークホルダーと相談し、意見を収集し、候補者の要望の実現可能性を評価します。
- 候補者と連絡を取り、希望する変更や会社の制約について話し合います。
- 要求された変更が実行不可能な場合、候補者の懸念に可能な限り対応する代替案または修正案を提案します。
- 合意に達したら、合意した変更点を修正オファーレターに文書化し、当初のオファーからの修正点を明確に説明します。
- サインをもらい、修正オファーレターの受諾を確認します。
候補者の合理的な期待に応えることと、変更後のオファーが会社の方針や制約に沿ったものであることのバランスを取ることが重要であることを忘れないでください。
質問8：候補者と給与やその他の条件を効果的に交渉するにはどうすればよいですか？
| フィデリティによると、給与、その他の報酬や福利厚生、または給与とその他の報酬や福利厚生の両方について異議を唱えたアメリカ人の85％、そして25歳から35歳のプロフェッショナルの87％が、要求額の少なくとも一部を得ています。 – ソース |
候補者と給与やその他の条件について交渉する際には、体系的なアプローチに従うことが成功につながります。
以下のステップを参考にしてください：
- 調査と準備
業界の給与動向を徹底的にリサーチし、候補者の資格、経験、スキルに関する情報を収集します。
市場データと候補者の企業に対する価値提案に基づいて給与範囲を決定します。
候補者の実績、ユニークなスキル、それらがどのようにポジションと合致しているかを強調するトーキングポイントを準備します。
- 良好な関係の構築
採用プロセスを通じて候補者と良好な関係を築きます。
オープンで透明性のあるコミュニケーションは信頼を育み、交渉を円滑にします。
候補者の悩みや目的に積極的に耳を傾け、共感と理解を示します。
- タイミングとセッティング
給与交渉は内定を出した後に始めましょう。
こうすることで、候補者が具体的なオファーを検討できるようになり、時期尚早な話し合いを避けることができます。
守秘義務を守り、オープンな対話を促進するため、交渉の話し合いは、個人面談や電話など、適切な場を選びましょう。
- 説得力のあるケースの提示
候補者が組織にとって貴重な人材である理由を明確に説明します。
ユニークなスキル、関連する経験、潜在的な貢献を強調します。
社内にもたらす価値と影響を強調します。
- 総報酬の重視
給与は重要ですが、報酬パッケージ全体を考慮しましょう。
ヘルスケア、退職金制度、柔軟な勤務形態、専門能力開発の機会、ボーナス、株式、ストックオプションなど、その他の福利厚生についても話し合いましょう。
このような広い視野を持つことで、多面的な交渉が可能になります。
- 正当化するための準備
最初のオファーの理由や、市場データ、社内方針、予算の制限、その他の関連要因など、給与レンジに影響を与える制約や要因を説明できるようにしておきましょう。
透明性と明瞭性は、候補者の理解を助けます。
- 柔軟性と創造的なソリューション
より高い基本給以外の候補者のニーズを満たす選択肢を探ります。
これには、業績連動ボーナス、休暇日数の追加、フレックスタイム制、専門能力開発の機会など、本人の希望に沿った福利厚生を提供することが含まれます。
- 共同での問題解決
敵対的なプロセスではなく、協調的な問題解決演習として交渉に取り組みます。
双方が満足し、評価されていると感じられるWin-Winの結果を目指しましょう。
候補者と組織の利益と懸念に対応する解決策を模索します。
効果的な交渉には、オープンなコミュニケーション、柔軟性、そして相互の価値に焦点を当てることが必要であることを忘れないでください。
質問9：内定通知書を送る際に避けるべき一般的な間違いは何ですか？
以下は、採用担当者（そう、プロの採用担当者でも時々）が内定通知書を送る際に犯しがちな間違いです：
- 手紙を最初の発表に
正式なオファーレターを送る前に、必ず口頭または電話で内定を伝えましょう。
このような個人的な接触はポジティブな印象を与え、即座に説明や交渉を行うことができます。
- 関連情報の忘却
オファーレターには、職種名、入社日、雇用形態（免除／非免除）、フルタイム／パートタイムの指定、給与、支払い条件、簡単な職務内容、報告体制、福利厚生、有給休暇の取得資格など、関連するすべての詳細が記載されていることを確認しましょう。
重要な用語を省略すると、混乱や紛争につながる可能性があります。
- レンタル条件の省略
I-9フォームの記入や身元調査など、雇用に関する条件や要件がある場合は、オファーレターに明記しましょう。
これらの条件を含めることで、透明性が確保され、要件が満たされていないためにオファーを取り消さなければならない場合の困難を防ぐことができます。
- 明瞭さに欠ける
混乱や誤解を招くような曖昧な表現や用語の使用は避けてください。
身元調査に合格するなどの採用の前提条件を明記し、その条件が適用される具体的な期日を提示します。
雇用の安定に関する懸念に対処するため、各州の要件に準拠した「隨意契約」条項を盛り込むことを検討しましょう。
- 必要な情報を事前に収集しなかったこと
内定を出す前に、候補者の希望給与、理想とする職種、勤務地や通勤時間の希望、長期的なキャリア目標、企業文化の好みなど、必要不可欠な情報を収集しましょう。
そして、それに応じてオファーレターを作成します！
- クロージング前の怠慢
正式なオファーを出す前に、候補者の関心と期待を測るためにクロージング前の会話を行います。
希望する給与と役職を確認し、現在の雇用主からの懸念事項や反提案の可能性に対処します。
事前クロージングは、期待値を一致させ、オファー受諾の可能性を高めます。
こんな間違いをしていませんか？
次の採用サイクルでは繰り返さないようにしましょう。
質問10：候補者が口頭で内定を承諾し、書面に署名しなかった場合、法的な影響はありますか？
ほとんどの場合、求職者が口頭で内定を受諾し、内定通知書に署名しなかったとしても、法的な影響はありません。
口頭での内定は法的拘束力のある契約とは見なされないからです。
しかし、このルールにはいくつかの例外があります！
例えば、口頭での申し出が、雇用契約に関する特別な法律がある州 雇用契約を規定する特定の法律がある州を規定する法律がある州では、たとえ書面でなくても法的拘束力があるとみなされることがあります。
また、口頭でのオファーが、候補者が仕事を始めるなど、当事者が法的拘束力のある契約締結を意図していることを示す他の行動とともに行われたとします。
この場合、オファーは法的拘束力を持つとみなされます。
質問11：内定通知書の機密性を確保し、機密情報を保護するにはどうすればよいですか？
内定通知書の機密性を確保し、機密情報を保護するために、以下のような対策があります：
- 不正アクセスや傍受のリスクを最小限に抑えるために、安全で暗号化された通信チャネルを使用します。
電子メールの暗号化や安全なファイル共有プラットフォームは、情報の機密性を保護するのに役立ちます。 - 内定通知書は、候補者や関連する採用チームメンバー、人事部メンバーなど、意図した受取人にのみ共有しましょう。
機密保持のため、許可されていない個人との共有は避けてください。 - 内定通知書に守秘義務に関する記述や条項を盛り込み、情報の機密 性と、その機密性を維持する受領者の責任を明記します。
- オファーレターを電子的に共有する場合は、パスワード保護を使ってアクセスを制限することを検討しましょう。
パスワードは、できれば安全でプライベートな通信手段を通じて、受信者に別途提供しましょう。 - 内定通知書のコピーは、アクセス制限のある安全な場所に保管してください。
- オファーレターの不要なコピーは安全に処分してください。
物理的なコピーが不要になった場合は、不正アクセスを防ぐためにシュレッダーにかけてください。
電子コピーがすべてのデバイスとバックアップから完全に削除されていることを確認します。 - 一般データ保護規則（GDPR）または現地のプライバシー法など、適用されるデータ保護規制に精通し、個人情報または機密情報を取り扱い、共有する際の要件を遵守するようにしてください。
- 機密保持の重要性に対する意識を高め、機密情報の取り扱いに関するベストプラクティスを教育するために、チームメンバーにトレーニングを提供します。
- 内定通知書で機密情報を開示する前に、候補者に秘密保持契約書に署名してもらうことを検討しましょう。
NDAは情報の機密保持を法的に義務付けるものであり、さらなる保護を提供することができます。
質問12：候補者が内定を承諾した場合、どうすればよいでしょうか？
あるいはその逆のケース-内定を拒否した場合？
フォローアップ
どちらの場合にも有効です。
それとは別に、ここにミニ表があります：
| 候補者が内定を承諾した場合 | 候補者が内定を拒否した場合 |
| 合意した条件の概要を記した正式なオファーレターまたは契約書を送付します。 | 候補者の決定を尊重し、候補者の時間と配慮に感謝の意を表します。 |
| 入社、オリエンテーション、必要な書類作成など、次のステップに関する情報を提供します。 | 将来の機会のために応募書類を保管しておき、将来また応募してもらえるようにしましょう。 |
| 候補者と調整し、勤務開始日、勤務スケジュール、必要なロジスティクスの詳細を確定します。 | 面接プロセスに関するフィードバックを提供し、候補者に社内で将来の機会を探すよう勧めます。 |
| 採用マネージャー、人事部、チームメンバーなど、関係者に候補者が採用されたことを通知します。 | 採用プロセスの社内レビューを実施し、改善点を特定します。 |
| 社内システムへのアクセス、トレーニングの手配、必要に応じてメンターの割り当てなど、必要なオンボーディングプロセスを開始します。 | 候補者追跡システムまたは応募者プールを更新し、候補者の不採用と現在のステータスを反映させます。 |
| 候補者との定期的なコミュニケーションを維持することで、スムーズな移行を実現し、入社日までに抱いている疑問や懸念に対応します。 | 新規の応募者、または過去に応募した候補者の中から、そのポジションにふさわしい候補者を探し続けます。 |
| 候補者をチームに迎え入れ、関連する同僚や関係者に紹介します。 | 候補者が将来、他の候補者を紹介してくれるかもしれないので、コミュニケーションラインをオープンに保ち、候補者との良好な関係を維持しましょう。 |
以上です！
この12の質問を通して、成功する内定通知書の書き方について、ほぼ全ての面をカバーしました。
まだ疑問がありますか？
もしそうなら、躊躇しないでください！
早急にお答えできるよう最善を尽くします。
ハッピー・リクルーティング
