採用サイクルでは毎回、多くの候補者を集め、評価し、面接を行いますが、全員が採用されるわけではありません。
このような人材は、頻繁に採用活動を行うことで、新たな採用プロセスの時間とコストを削減することができます。
そこで役に立つのが、よく管理された候補者データベースです。
候補者データベースは、履歴書、評価結果、採用担当者の評価など、職務に適した候補者を特定するために必要なすべての情報を提供することができます。
候補者データベースを最大限に活用しているエージェンシーは、よりスムーズで迅速な採用プロセスを実現しています。
求職者からの応募を待つ必要がなく、銀の皿の上にすべてが用意されているのです。
でも、そんなに簡単なことですか？
候補者データベースというアイデアは魅力的かもしれませんが、実際のところ、いくつかのデータベースを扱うことは次第に負担になってきます。
使い勝手の悪いデータベースは、人材プールを構築し、候補者の流れを常に維持する意欲を削いでしまいます。
候補者データベースを最大限に活用するためには、その管理方法を知っておく必要があります。
それこそが、このガイドが教えてくれることなのです。
まずは準備段階から始めましょう。
事前計画目的の特定
潮の流れや時間は、プロジェクトやクライアントと同様、誰も待ってはくれません。
チームやリソースが整うまで採用プロセスを保留にすることも、クライアントに適した候補者を見つけるまで保留にすることもできません。
事前の準備が必要なのです。
そのため、新しいプロジェクトを始める前に、チームメンバーと話し合い、ターゲットを絞ったデータベースの構築についてあらゆる角度から話し合う必要があります。
そうすれば、データを積み上げてから入力に苦労するよりもずっと楽になります。
候補者データベースは、ランダムに集められた単なる履歴書の束ではありません。
業界、ドメイン、スキルセット、属性などに基づいて綿密に分類された有能な候補者の大規模なプールであり、新しいポジションが空いたときにいつでも連絡を取ることができます。
これらのカテゴリは、要件に応じて後で簡単に変更することができます。
候補者データベースの構築は時間と手間のかかるプロセスですが、将来的に大きな利益をもたらす可能性があります。
事前計画段階を正当化するためには、以下のようないくつかの貴重な質問を投げかける必要があります。
- データベースを通じて何を達成したいですか？
- その目的は何ですか？
- 結果はどうあるべきか、その結果を達成するために必要なステップは？
- 次の採用サイクルを担当するチームメンバーは何人ですか？
- 既存のATSの機能に応じて、データベースをどの程度カスタマイズできますか？
データベースの準備フレームワークの再検討
あなたの現在のデータは何人の候補者で構成されていますか？
1人ですか、それとも100万人ですか？
データベースの規模にかかわらず、フレームワークを見直すことは常に良いアイデアです。
しかし、何かをする前に、データベースがしっかりとした基盤の上に構築されていることを確認してください。
1.ATS（応募者追跡システム）から始めましょう
技術的には、紙切れ、Gmailの連絡先リスト、スプレッドシートなど、何でもデータハブにすることができますが、どれほど効率的でしょうか？
他の採用ツールとの互換性がないだけでなく、これらのオプションはミスに弱く、かなりの量の手作業によるデータ入力が必要です。
データベースの拡大をお望みであれば、以下のような投資をお勧めします。 応募者追跡ソフトウェア は譲れません。
💡 必須事項:スタンドアロンのデータベースソフトやATSをすでにお持ちの場合は、他のツール（求人情報サイト、スクリーニングツールなど）と統合できるようにしてください。
2.インポートが重要
リクルーティングソフトウェアが手元に届いた後、既存のスプレッドシートをデータを失うことなくATSにインポートする方法に悩むかもしれません。ほとんどのATSには一括インポートや一括アップロード機能があり、候補者のデータを素早く簡単に新しいデータベースに移行することができます。💡 覚えておいてください:この機能を使うときは注意してください。
スプレッドシートの設定を間違えると、後で混乱する可能性があります。
ライブコンサルティングを受け、専門家の監視のもとでATSにデータを移行し、将来の災難を回避しましょう。
3.品質第一
候補者データベースをどの程度充実させるべきかについては、常に論争があります。
データベースは小さい方がアクセスしやすいと主張する情報源もあれば、「ABC原則（常に候補者に気を配る）」に従い、より大きなデータベースを持つ情報源もあります。
いずれにせよ、ひとつはっきりしているのは、質は量に勝るということです。
スクリーニングプロセスを最適化し、自動タグ付けシステムを使用してデータベースをセグメント化する必要があります。
しかし、すべてのタグを再確認し、求人に応募してきた候補者と、アグリゲーターやジョブボードのようなサードパーティツールからATSに応募してきた候補者の両方に適用されるようにしましょう。
💡 プロのアドバイス 事前にスクリーニングされた候補者のフィルタをカスタマイズし、ポジションを埋める必要があるときにいつでも素早く使用することができます。
4.モバイル
デスクワークが好きな人はいません。
候補者データベースをモバイル化することで、チームは外出先からでも候補者データベースを評価し、いつでもどこからでも素早く情報を更新することができます。
モバイル化は、候補者を常に追跡し、隙間から何も漏れないようにする最善の方法です。💡 確実に 個人所有のデバイスを通じて発生する可能性のあるデータ漏洩を回避するために、セキュリティ対策を再確認してください。
複数のデバイスを使用すると、保存されている情報が危険にさらされる可能性があるため、データ・セキュリティの導入が最優先事項であることを忘れないでください。
5.自動化は必須
まだデータベースに候補者情報を手作業で入力・更新していますか？
遅れていませんか？
手作業でのデータ入力は時間がかかり、不完全な画像になりがちです。
候補者情報を自動化することで、より迅速で正確なデータベースを構築することができます。
💡 その方法 強力な解析エンジンを備えたATSを使用して、候補者の情報を自動的に抽出し、データベースのフィールドに事前に入力します。
6.トレーニングの調整
候補者データベースを使用するのはあなただけではありません。
そのため、データベースを適切に使用・管理できるよう、常にトレーニングを行うことが望ましいでしょう。
また、早い段階でミスを発見できるよう、最初のうちは彼らの進歩を注意深く観察するようにしてください。
このようなトレーニングセッションに投資することで、後でダメージコントロールをしなければならない時間を数え切れないほど節約することができます。
💡 やること ATSプロバイダーに、チームメンバー向けのトレーニングセッションがあるかどうか尋ねてみましょう。
また、候補者データベースの使用と管理についてより良いイメージをチームに与えるために、社内トレーニングを補足することもできます。
データベースの成長供給と品質の維持
データベースを拡大することは非常に重要ですが、預託先の候補者が適格でなければ有利にはなりません。
不適格な候補者のデータベースは採用プロセスを遅らせ、求人を満たすことを困難にします。
これらのヒントは、候補者データベースの供給と質を迅速に改善するのに役立ちます：
1.量より質
質の高い多様な候補者でパイプラインを温める最善の方法は、データベースを求人サイトやソーシャルネットワークのようなサードパーティツールと統合することです。 練習のように聞こえるかもしれませんが、一度に多くの候補者をデータベースに追加したり、単一のソースから追加することは避けてください。 💡 プロのアドバイス ファネルに加える前に、全ての候補者を選別しましょう。
候補者のプールが大きくても、十分にアクティブでなければ役に立ちません。
2.必須リサーチ
データベースを増やすために第三者のサービスを取り入れる前に、下調べをしておきましょう。
これらのサービスの内部スクープを得る最良の方法は、カスタマーレビュープラットフォームを利用することです。
今、調査に時間を費やすことで、後始末に何年もかかるような高価な失敗を避けることができます。💡 忘れないでください： 可能な限り最高のサービスを受けるために、ATSの公式パートナーリストをチェックして、ソーシングのニーズをサポートしてくれる企業を確認しましょう。
これらのパートナーは一見信頼でき、あなたのデータベースに最適なものを提供してくれます。
3.統合の互換性
採用プロセスを効率化するには、ATSをすでに連携している求人情報サイトと統合する必要があります。 こうすることで、不要な移行を心配することなく、ほとんどの管理業務を自動化し、応募プロセス全体を通して候補者の体験を向上させることができます。 💡 ご存知でしたか？
ジョブ・ボードとATSを統合したクライアントでは、応募を途中でやめてしまう候補者の数が最大85%も激減しました。
4.LinkedInとの連携
LinkedInを採用ソフトウェアと統合することで、ワークフローを合理化し、クリック数を減らし、候補者の情報を継続的に更新することができます。
このような機能を持つATSでは、候補者の更新されたLinkedInプロフィールをシステムから直接見ることができます。
LinkedInのウェブサイトにATSパートナーとして公式に掲載されているシステムのみを使用するようにしてください。
そうすれば、プロフィールの変更を追跡しないスクラッパーを避けることができ、古く不正確なデータが蓄積されることにつながります。
💡 時間を節約するために時間を作りましょう： LinkedInとの連携により、候補者データベースに重複したプロフィールを追加することを避けることができます。
LinkedInで候補者を見つけた場合、その候補者がすでにATSに登録されているかどうかを即座にダブルチェックすることができます。
データベースの管理：ファネルの維持
データベースを更新し続けることは、一度だけの作業ではありません。
何度も何度も更新し続けなければなりません。
でも、どうやって？ 業界の継続的なトレンドに対する先見の明と、適切なテクノロジーの活用が役立ちます！
事前に準備すればするほど、その後のメンテナンスが少なくて済むことを覚えておいてください。
以下のヒントは、候補者データベースを円滑に運営するのに役立ちます：
1.テクノロジーの活用
採用プロセスがデータ主導型になるにつれ、入力データの構造化に役立つサードパーティツールを調査することは、採用担当者にとって有益です。
履歴書パーサーのようなツールを使うことで、求職者の履歴書からスキル、資格、業界などの重要な情報をスクレイピングし、カスタマイズしたタクソノミにアレンジすることができます。
これらの構造化されたデータは、検索をよりアクセスしやすく、効率的にし、採用担当者が他の重要なタスクに取り組む時間を大幅に節約します。
💡 ご存知ですか？
リクルーターの38 データを活用することで、自社における人材の需要と供給を把握し、候補者データベースの分析と管理を改善することができます。
2.メンテナンス
候補者データベースの管理はチェックリストの最上位にあっても、チームがそのように認識していなければ大きな違いはありません。
データ衛生の重要性を常に再認識させ、それに従って行動するよう動機づける必要があります。
データベースのメンテナンスを義務付け、データベースをきれいにしている人を表彰することで、チーム全体にデータを正確に保つよう促すことができます。
さらに、これを業績評価の一環として構築し、成績優秀者にインセンティブを与えることもできます。
💡 やること チームメンバー全員に、リクルーターの業績評価基準へのアクセス権を与えましょう。
そうすることで、（注意深く監視すれば）健全な競争環境が生まれ、全員が自分のデータを正確に保とうとするモチベーションが高まります。
3.スキルで眠らない
キーワードはあなたの検索を素早くしてくれるかもしれませんが、システムを巧みに操り、あなたのデータベースに入り込んでくる候補者を忘れないでください。
この問題を解決する最善の方法は、ランダムなキーワードではなく、スキルに基づいて候補者を分類することです。
また、求人によっては、Python、Java、Photoshopなどの特定のスキルが有効な場合もあれば、幅広いスキルをカバーする場合もあることを覚えておいてください。
いずれにせよ、タグ付けの基準をできるだけコアなものにしておくことで、後々の混乱を避けることができます。
💡 時間を節約するために時間を作りましょう： データベースにスキルがあれば、複雑なブール検索への依存を減らすことができます。
また、履歴書にキーワードを詰め込むことでATSを騙す方法を知っている候補者を簡単に特定することができます。
4.データを磨き続ける
理想的な候補者に連絡を取ろうと思ったときに、その候補者に関する重要な情報が欠けていることに気づくことほど、イライラすることはありません。
でも、どうすればいいのでしょう？
簡単なのは、そのようなプロフィールをデータベースに追加させないことです。
また、たとえ許可するとしても、それらの記録をすべて記録し、チームメンバーやインターンの一人に、そのような候補者にコンタクトを取り、穴を埋めるよう命じてください。
ポイントはデータが必要になる前に、データを磨きましょう。
💡 ご存知でしたか？45％のリクルーターが、緊急に人材が必要なときだけデータベースにアクセスし、意図した以上に時間を浪費しています。
リクルートCRMでデータベースを管理ジョブ・ボード・データ・キャプチャリクルートCRMのSourcingエクステンションがあれば、コピー＆ペーストも苦になりません。 リクルートCRMのソーシングエクステンション 便利です。 時間の節約とエラーの抑制リクルートCRMの強力な解析エンジンは、インターネット上のどこからでも候補者情報を抽出し、関連する候補者、連絡先、求人レコードをフィールドに事前に入力することで、効率を高め、クリック数を減らすことができます。 適切な候補者の発掘リクルートCRMの高度なキーワード検索は、リストビューをカスタマイズして設定したり、お気に入りの検索をピン留めすることができる “高速検索 “検索バーを伴っているので、すぐに候補者リストを作成することができます。 |
5.重複の処理
候補者をソーシングする際、複数のプロフィールに出会う可能性があります。
覚えていないかもしれませんが、重複を管理するための適切な戦略が必要です。
もしあなたやあなたのチームのメンバーが、重複したプロフィールをすべてデータベースに自由に流し込んでしまうと、大容量のストレージを占有するだけでなく、検索中に混乱してしまいます。
重複を見つけたら、まず最初に古いデータを削除または統合する必要があります。
💡 プロのアドバイス ほとんどのATSには、電子メールや名前などの特定の条件に一致することで、重複の可能性を警告する機能が組み込まれています。
このような機能の使用方法については、ATSプロバイダーに問い合わせることができます。
6.オール・ハンズ・オン・デッキ
一人ですべてを行うことはできません。
データメンテナンス計画には、全員が参加したほうがよいでしょう。
インターンやその他の従業員がいる場合は、彼らに重要な仕事を依頼しましょう。
そうすれば、候補者をフルに活用することができます。
💡 お忘れなく:人為的なミスや不慮の事故によるデータの損失を避けるため、強力なデータバックアップを備えたATSを使用してください。
7.真に活動的でない候補者のアーカイブ
データベースに登録されている候補者のほとんどは新しいポジションに就くことが可能ですが、中には永久に活動を停止している候補者がいるかもしれません。
削除しないでください。
すべての候補者があなたにとって貴重な存在であることはすでに述べた通りです。候補者を削除することは、すべてのつながりを一度に断ち切ることを意味します。
それはきっとお気に召さないでしょう！
代わりに、ATSのアーカイブ機能を活用して、そのような才能に対処することができます。
これにより、潜在的な記録を永久に消去することなく、検索結果の詰まりを解消することができます。
💡 やらなければならないこと アーカイブされた候補者を検索結果から非表示にすることで、アクティブな候補者のみを検索することができます。
データベースの活用正しい方法で金を採掘
有能な候補者がストックされた素晴らしいデータベースを構築することに成功したかもしれませんが、それを最大限に活用していますか？
潜在的な候補者はなかなか見つからないものです。
また、カテゴリーを間違えてしまうようなちょっとしたミスでも、候補者を逃してしまう可能性があります。
以下のヒントを参考に、正しい方法で宝の山を掘り出してください：
1.チームの活動をモニター
候補者データベース管理を成功させるためには、あなたとチームメンバーが同じ見解を持つことが重要です。
チームメンバーは、データベースのデータハイジーンや候補者検索を行うために、何がどのように必要なのかを正確に把握する必要があります。
会員がどのように記録をデータに入力したいのか、基準を設ける必要があります。
その際、数量やパーセンテージの目標を設定するとよいでしょう。
💡 やること:候補者をスクリーニング、分類、タグ付けしたチームメンバーのレポートをデータベースで分析し、チーム全体の比較に活用できます。
抜け穴があれば、すぐに対策を講じることができます。
2.受動的な候補者との関わり
あなたのデータベースには、”非アクティブ “なアクティブ候補がありますか？
– アクティブとマークされていても、現状ではあまり価値を発揮していないタイプです。
これらの候補者が実際に採用されていないか、あるいはXYZの理由（退職など）で採用されない可能性があるかどうかを再確認する必要があります。
これらの候補者に連絡を取り、将来的にどのような仕事でもオファーを受ける用意があるかどうかを把握しましょう。
💡 プロのアドバイス:特定の日付を設定して候補者の活動停止を判断し、それに従ってデータベースを整理します。
例えば、ATSの検索機能を使って、2019年1月以降活動していない候補者のリストを作成することができます。
3.再就職機会の研究
紹介予定派遣としてリストアップされ、仕事が可能な候補者を見失っている可能性があります。
そのような候補者を最大限に活用できていないとしたら、あなたは何をしているのでしょうか？
再就職に適した候補者を見つけるには、まず、契約が満了した候補者のプロフィールにざっと目を通し、早急にコンタクトを取ることから始めましょう。💡 忘れずに:何があっても常に候補者と関わりましょう。
少なくとも週に一度はリマインダーを設定し、彼らのキャリア状況を常に把握できるようにしましょう。
4.コミュニケーションチャンネルをオープンに
求職者を採用しましたか？
不採用になった候補者の数を数えてみてください。
この不採用になった候補者はすべてアクティブな候補者です。
求職者を無駄に待たせないためには、ATSで検索をかけ、よりマッチした仕事を見つける手助けをする必要があります。
このような求職者は、あなたのコミュニケーションと努力を高く評価し、長くお付き合いしてくれるでしょう。
💡 ご存知でしたか？
コミュニケーション不足は求職者にとって大きなマイナス要因のひとつです。
最初から良い候補者体験の構築に注力していないと、自ら失敗を招いてしまうかもしれません。
データベースを救う不便なデータの復元と修復
大量のデータを扱っていると、データベースが時々手に負えなくなる可能性が常にあります。
これは、間違ったタグ付け、時間通りに情報を更新しない、データのセキュリティを無視するなどが原因かもしれません。
データハイジーンに主眼を置いていない場合、データベースには手に負えないデータがはびこっているかもしれません。
しかし、問題はそれをどのように救い出すかです。
以下はそのヒントです：
1.スケッチ・ソースのシングル・アウト
大雑把な情報源からかき集めた候補者リストをすでに購入している場合は、今こそすべての情報を確認する時です。
大変そうでしょう？
しかし、今このデータをきれいにしなければ、近い将来、採用のワークフローが遅くなってしまいます。
また、すべての情報をすぐに捨てられるわけでもありません。
せっかくの投資も無駄になってしまいます。
💡 時間を節約するために時間を作る:ウェブからデータをかき集めるときは、常に実際の顧客からの紹介を探しましょう。
同じことを繰り返さないために、これらの失敗から学びましょう。
2.候補者データベースの詰まりを解消
検索結果を実行するたびに、不正確なデータや無反応の候補者に悩まされるのであれば、それを回避する方法はありません。💡 覚えておいてください:レコードを削除するのは最後の手段です。
記録は常にアーカイブしておきましょう。
いつその情報が必要になるかわかりませんから。
3.バックアップの要請
候補者データベースが本当に自分の手に負えなくなった場合は、常に助けを求めることをお勧めします。
インターンや外注のフリーランサー、データベースのクリーンアップを専門とするサービスなどに依頼することもできます。
自分一人でデータベースの修復に時間を費やす必要はありません。
💡 覚えておいてください:確かに、いつでもバックアップを取ることはできますが、データベース管理は継続的な取り組みであるのに対し、変更は一時的なものであることを忘れないでください。
しかし、データベース管理は継続的な取り組みであることを忘れないでください。
最後に思うこと古いスプレッドシートに別れを告げるときが来ました！
ローマは一日にして成らず、候補者データベースも同じです。 地道な積み重ねと絶え間ない管理は、驚くほどの配当をもたらします。簡単な注意事項:もしあなたが古いデータベース管理手法に固執しているのであれば、それは面倒であるばかりでなく、あなたのビジネスに大きな損失をもたらす可能性があります。
高精度、短時間、高効率を約束する最新技術の導入をお勧めします。
スプレッドシートに別れを告げる時が来ました。
最後に、あなたが答えなければならない質問があります。
- データベースの拡大に役立つ人材紹介ソフトウェアをお持ちですか？
- すべてのリソースとチームを配置していますか？
- この記事をお読みになった目的は何ですか？
ゼロから候補者データベースを構築する予定ですか、それとも既存のデータベースを修復しようとしていますか？ - この記事は目的を果たしましたか？
候補者データベース管理計画をどのように進めるべきかわかりましたか？
もしそうなら、下のコメント欄であなたの考えを聞かせてください。
そうでない場合も、ぜひお知らせください！
