採用サイクルでは毎回、多くの候補者を集め、評価し、面接を行いますが、全員が採用されるわけではありません。
そのような才能のプールは、あなたが頻繁に彼らと関わることを考慮すると、新しい雇用プロセスに時間とお金を節約する機会を与えることができます。 そこで、適切に管理された候補者データベースが役に立ちます。
候補データベースは、履歴書、評価結果、および採用担当者の評価を通じて、職務に適合する候補者を特定するために必要なすべての情報を提供します。
候補者データベースを最大限に活用しているエージェンシーは、よりスムーズで迅速な採用プロセスを実現しています。求職者が応募してくるのを待つ必要がなく、銀の皿の上にすべてが用意されているのです。
でも、そんなに簡単なことですか？
候補者データベースというアイデアは魅力的かもしれませんが、実際のところ、いくつかのデータベースを扱うことは次第に負担になってきます。
使い勝手の悪いデータベースは、人材プールを構築し、候補者の流れを常に維持する意欲を削いでしまいます。
候補者データベースを最大限に活用するためには、その管理方法を知っておく必要があります。それこそが、このガイドが教えてくれることなのです。まずは準備段階から始めましょう。
事前計画: 目的の特定
潮と時間は、プロジェクトやクライアントのように、誰かを待っているわけではない。 適切な候補者を見つける前に、チームとリソースを配置するか、クライアントを配置するまで、採用プロセスを保留することはできません。 事前に準備しておかないといけません。
そのため、新しいプロジェクトを始める前に、チームメンバーと話し合い、ターゲットを絞ったデータベースの構築についてあらゆる角度から話し合う必要があります。その方が、データを積み上げてから入力に苦労するよりもずっと簡単です。
候補データベースは、単にランダムにソースされた履歴書の束ではないことを覚えておいてください。 業界、ドメイン、スキルセット、人口統計などに基づいて細かく分類された資格のある候補者の大規模なプールで、新しいポジションがオープンするたびに手を差し伸べることができる。 これらのカテゴリは、お客様の要件に応じて後で簡単に変更できます。
候補者データベースの構築は時間と手間のかかるプロセスですが、将来的に大きな利益をもたらす可能性があります。事前計画段階を正当化するためには、以下のようないくつかの貴重な質問を投げかける必要があります。
- データベースを通じて何を達成したいですか？
- その目的は何ですか？
- 結果はどうあるべきか、その結果を達成するために必要なステップは？
- 次の採用サイクルを担当するチームメンバーは何人ですか？
- 既存のエーティーエス機能と同じようにデータベースをカスタマイズすることができますか？
データベースの準備フレームワークの再検討
あなたの現在のデータは何人の候補者で構成されていますか？1人ですか、それとも100万人ですか？
データベースの規模にかかわらず、フレームワークを見直すことは常に良いアイデアです。しかし、何かをする前に、データベースがしっかりとした基盤の上に構築されていることを確認してください。
1.ATS（応募者追跡システム）から始めましょう
技術的には、紙一枚、ジーメールの連絡先リスト、スプレッドシートなど、あらゆるものがデータのハブになる可能性がありますが、どの程度効率的ですか？ これらのオプションは、他の採用ツールと互換性がないだけでなく、エラーに対して脆弱であり、かなりの量の手動データ入力が必要です。
増え続けるデータベースをお望みなら、優れた応募者追跡ソフトウェアに投資してください。 応募者追跡ソフトウェアへの投資は譲れません。
💡 必須項目:スタンドアローンのデータベースソフトやATSをすでにお持ちの場合は、他のツール（ジョブボード、スクリーニングツールなど）との統合を確認してください。
2.輸入が重要
リクルーティング・ソフトウェアを手に入れた後、既存のスプレッドシートをデータを失うことなくATSにインポートする方法を疑問に思うかもしれません。
ほとんどのエーティーエスは一括インポートまたは一括アップロード機能を提供しており、候補者のデータを素早く簡単に新しいデータベースに移行することができます。
💡 覚えておいてください:この機能を使うときは注意してください。スプレッドシートの設定を間違えると、後で混乱する可能性があります。
ライブコンサルティングを受け、専門家の監視のもとでエーティーエスにデータを移行し、将来の災難を回避しましょう。
3.品質最優先
候補者データベースをどの程度充実させるべきかについては、常に論争があります。データベースは小さい方がアクセスしやすいと主張する情報源もあれば、「ABC原則（常に候補者に気を配る）」に従い、より大きなデータベースを持つ情報源もあります。
いずれにせよ、ひとつはっきりしているのは、質は量に勝るということです。
スクリーニングプロセスを最適化し、自動タグ付けシステムを使用してデータベースをセグメント化する必要があります。しかし、すべてのタグを再確認し、求人に応募してきた候補者と、アグリゲーターやジョブボードのようなサードパーティツールからエーティーエスに応募してきた候補者の両方に適用されるようにしましょう。
💡 プロからのアドバイス事前にスクリーニングされた候補者のフィルタをカスタマイズし、ポジションを埋める必要があるときにすぐに使用することができます。
4.モバイル
誰もデスクにこだわるのが好きではないし、チームメンバーにも同じことが当てはまる。 候補データベースをモバイル化することで、チームが外出先でデータベースを評価し、いつでもどこからでも迅速に情報を更新できるようになります。
モバイル化は、候補者を常に追跡し、隙間から何も漏れないようにする最善の方法です。
💡 確実にしてください： 個人所有のデバイスを通じて発生する可能性のあるデータ漏洩を回避するために、セキュリティ対策を再確認してください。複数のデバイスを使用すると、保存されている情報が危険にさらされる可能性があるため、データ・セキュリティの導入が最優先事項であることを忘れないでください。
5.自動化は必須
まだデータベースに候補者情報を手作業で入力・更新していますか？遅れていませんか？
手作業でのデータ入力は時間がかかり、不完全な画像になりがちです。候補者情報を自動化することで、より迅速で正確なデータベースを構築することができます。
💡 その方法強力な解析エンジンを備えたATSを使用して、候補者の情報を自動的に抽出し、データベースのフィールドに事前に入力します。
6.トレーニングの調整
候補者データベースを使用するのはあなただけではありません。そのため、データベースを適切に使用・管理できるよう、常にトレーニングを行うことが望ましいでしょう。
また、早い段階でミスを発見できるよう、最初のうちは彼らの進歩を注意深く観察するようにしてください。このようなトレーニングセッションに投資することで、後でダメージコントロールをしなければならない時間を数え切れないほど節約することができます。
💡 やること エーティーエスプロバイダーに、チームメンバー向けのトレーニングセッションがあるかどうか尋ねてみましょう。また、候補者データベースの使用と管理についてより良いイメージをチームに与えるために、社内トレーニングを補足することもできます。
データベースの拡大供給と品質の維持
データベースを拡大することは非常に重要ですが、預託先の候補者が適格でなければ有利にはなりません。
不適格な候補者のデータベースは採用プロセスを遅らせ、求人を満たすことを困難にします。
これらのヒントは、候補者データベースの供給と質を迅速に改善するのに役立ちます：
1.量より質
質の高い多様な候補者でパイプラインを温める最善の方法は、データベースを求人サイトやソーシャルネットワークなどのサードパーティツールと統合することです。
練習のように聞こえるかもしれませんが、一度に多くの候補者をデータベースに追加したり、単一のソースから追加することは避けてください。
💡 プロのアドバイス ファネルに加える前に、全ての候補者を選別しましょう。候補者のプールが大きくても、十分にアクティブでなければ役に立ちません。
2.必須リサーチ
データベースを拡張するためにサードパーティのサービスを組み込む前に、基礎作業を行ってください。 これらのサービスを内部でスクープする最善の方法は、顧客レビュープラットフォームを使用することです。
今、調査に時間を費やすことで、後始末に何年もかかるような高価な失敗を避けることができます。
💡 忘れないでください： 可能な限り最高のサービスを提供していることを確認するには、エーティーエスの公式パートナーリストを確認して、誰があなたのソーシングニーズをサポートできるかを確認してください。 これらのパートナーは信頼性が高く、お客様のデータに最適化することができます
3.統合の互換性
採用プロセスを合理化するには、エーティーエスをすでに連携している求人情報サイトと統合する必要があります。
このように、不要な移行を心配することなく、ほとんどの管理タスクを自動化することで、応募プロセス全体を通して候補者のエクスペリエンスを向上させることができます。
💡 ご存知でしたか？
ジョブ・ボードとATSを統合したクライアントでは、応募を途中でやめてしまう候補者の数が最大85%も激減しました。
4. リンクトイン統合によるリンク
リンクトインと採用ソフトウェアの統合により、ワークフローの合理化、クリック数の削減、候補者の情報の継続的な更新が可能になります。
このような機能を備えたエーティーエスを使用すると、候補者の更新されたリンクトインプロファイルをシステムから直接見ることができます。
リンクトインのウェブサイトでエーティーエスパートナーとして公式に記載されているシステムのみを使用しています。 これにより、プロファイルの変更を追跡しないスクラッパーを回避し、旧式で不正確なデータを蓄積することができます。
💡 時間を節約するために時間を作りましょう： リンクトインとの連携により、候補者データベースに重複したプロフィールを追加することを避けることができます。リンクトインで候補者を見つけた場合、その候補者がすでにエーティーエスに登録されているかどうかを即座にダブルチェックすることができます。
データベースの管理ファネルの維持
データベースを更新し続けることは、一度だけの作業ではありません。何度も何度も更新し続けなければなりません。
でも、どうやって？ 業界の継続的なトレンドに対する先見の明と、適切なテクノロジーの活用が役立ちます！
事前に準備すればするほど、その後のメンテナンスが少なくて済むことを覚えておいてください。
以下のヒントは、候補者データベースを円滑に運営するのに役立ちます：
1.テクノロジーの活用
採用プロセスがデータ主導型になるにつれ、入力データの構造化に役立つサードパーティツールを調査することは、採用担当者にとって有益です。
履歴書パーサーのようなツールを使うことで、求職者の履歴書からスキル、資格、業界などの重要な情報をスクレイピングし、カスタマイズしたタクソノミにアレンジすることができます。
ウェブスクレイピングも検討すべきオプションのひとつです。これは、オンライン求人サイト、専門家のプロフィール、ソーシャルメディアから関連データを収集するのに役立ち、潜在的な候補者についてより広い視野を提供します。
注：ブロックされずにウェブスクレイピングを行うことは、サイト保護のために困難な場合がありますが、注意深く扱えば、見た目よりも複雑ではないことがよくあります。
💡 ご存知ですか？
採用担当者の38の採用担当者は、自社の人材需給を把握するためにデータを活用しています。
2.メンテナンスの義務付け
候補者データベースの管理はチェックリストの最上位にあっても、チームがそのように認識していなければ大きな違いはありません。データ衛生の重要性を常に再認識させ、それに従って行動するよう動機付ける必要があります。
データベースのメンテナンスを義務付け、データベースをきれいにしている人を表彰することで、チーム全体にデータを正確に保つよう促すことができます。さらに、これを業績評価の一環として構築し、成績優秀者にインセンティブを与えることもできます。
💡 やること リクルーターのパフォーマンス指標をチームメンバー全員に公開しましょう。そうすることで、（注意深く監視すれば）健全な競争環境が生まれ、全員が自分のデータを正確に保とうとするモチベーションが高まります。
3.スキルを寝かさない
キーワードはあなたの検索を素早くしてくれるかもしれませんが、システムを巧みに操り、あなたのデータベースに入り込んでくる候補者を忘れないでください。この問題を解決する最善の方法は、ランダムなキーワードではなく、スキルに基づいて候補者を分類することです。
また、求人によっては、Python、Java、Photoshopなどの特定のスキルが有効な場合もあれば、幅広いスキルをカバーする場合もあることを覚えておいてください。いずれにせよ、タグ付けの基準をできるだけコアなものにしておくことで、後々の混乱を避けることができます。
💡 時間を節約するために時間を作りましょう： データベースにスキルがあれば、複雑なブール検索への依存を減らすことができます。また、履歴書にキーワードを詰め込むことでATSを騙す方法を知っている候補者を簡単に特定することができます。
4.データを磨き続ける
理想的な候補者に連絡を取ろうと思ったときに、その候補者に関する重要な情報が欠けていることに気づくことほど、イライラすることはありません。でも、どうすればいいのでしょう？簡単なのは、そのようなプロフィールをデータベースに追加させないことです。
また、仮に許可するとしても、それらの記録をすべて記録し、チームメンバーやインターンの一人に、そのような候補者にコンタクトを取り、穴を埋めるよう命じてください。ポイントはデータが必要になる前に、データを磨いておきましょう。
💡 ご存知でしたか？
45％のリクルーターが、緊急に人材が必要なときだけデータベースにアクセスし、意図した以上に時間を浪費しています。
リクルートCRMでデータベースを管理ジョブボードデータ取得Recruit CRMのソーシング拡張機能があれば、コピーと貼り付けはまったく問題にならないだろうRecruit CRMのソーシング拡張機能 便利です。このシングルクリックソリューションを使用すると、インターネット上のどのページからでも候補者のデータを取得し、求人掲示板から離れることなくRecruit CRMに追加または更新することができます。 時間の節約とエラーの抑制Recruit CRMの強力な解析エンジンを使用すると、インターネット上のどこからでも候補情報を抽出し、関連する候補者、連絡先、職務記録にフィールドを事前に入力することで、効率性を高め、クリック数を減らすことができます。 適切な候補者の発掘Recruit CRM の高度なキーワード検索とリストビューのカスタマイズと設定、お気に入り検索のピン接続が可能な「高速検索」検索バーを使用して、すぐにリスト候補リストを作成できます。 |
5.重複の処理
候補者をソーシングする際、複数のプロフィールに出会う可能性があります。覚えていないかもしれませんが、重複を管理するための適切な戦略が必要です。
もしあなたやあなたのチームのメンバーが、重複したプロフィールをすべてデータベースに自由に流し込んでしまうと、大容量のストレージを占有するだけでなく、検索中に混乱してしまいます。重複を見つけたら、まず最初に古いデータを削除または統合する必要があります。
💡 プロのアドバイス ほとんどのATSには、電子メールや名前などの特定の条件に一致することで、重複の可能性を警告する機能が組み込まれています。このような機能の使用方法については、ATSプロバイダーに問い合わせることができます。
6.オール・ハンズオン・デッキ
一人ですべてを行うことはできません。データメンテナンス計画には、全員が参加したほうがよいでしょう。
インターンやその他の従業員がいる場合は、彼らに重要な仕事を依頼しましょう。そうすれば、候補者をフルに活用することができます。
💡お忘れなく:ヒューマンエラーや不慮の事故によるデータの損失を避けるために、強力なデータバックアップを備えたエーティーエスを使用してください。
7.本当に活動していない候補者のアーカイブ
データベースに登録されている候補者のほとんどは新しいポジションに就くことが可能ですが、中には永久に活動を停止している候補者がいるかもしれません。削除しないでください。
すべての候補者があなたにとって貴重な存在であることはすでに述べた通りです。候補者を削除することは、すべてのつながりを一度に断ち切ることを意味します。それはきっと嫌でしょう！
代わりに、エーティーエスのアーカイブ機能を活用して、そのような才能に対処することができます。これにより、潜在的な記録を永久に消去することなく、検索結果の詰まりを解消することができます。
💡 必須事項アクティブな候補者だけに出会えるよう、検索結果からアーカイブ候補者を非表示にしましょう。
データベースの活用: 正しい方法で金を採掘する
有能な候補者がストックされた素晴らしいデータベースを構築することに成功したかもしれませんが、それを最大限に活用していますか？
潜在的な候補者はなかなか見つからないものです。また、カテゴリーを間違えてしまうようなちょっとしたミスでも、候補者を逃してしまう可能性があります。
以下のヒントを参考に、正しい方法で宝の山を掘り出してください：
1.チームの活動を監視
候補者データベース管理を成功させるためには、あなたとチームメンバーが同じ見解を持つことが重要です。チームメンバーは、データベースのデータハイジーンや候補者検索を行うために、何がどのように必要なのかを正確に把握する必要があります。
会員がどのように記録をデータに入力したいのか、基準を設ける必要があります。そのために、数量やパーセンテージの目標を設定するとよいでしょう。
💡 やること:候補者をスクリーニング、分類、タグ付けしたチームメンバーのレポートをデータベースで分析し、チーム全体の比較に活用できます。抜け穴があれば、すぐに対策を講じることができます。
2.受動的な候補者との関わり
あなたのデータベースには、”非アクティブ “なアクティブ候補がありますか？- アクティブとマークされていても、現状ではあまり価値を発揮していないタイプです。
これらの候補者が実際に採用されていないか、あるいはXYZの理由（退職など）で採用されない可能性があるかどうかを再確認する必要があります。これらの候補者に連絡を取り、彼らが将来的にどのような仕事のオファーも受ける用意があるかどうかを把握しましょう。
💡 プロのアドバイス: 特定の日付を設定して、候補者の非活動を判断し、それに応じてデータベースを構成します。 例えば、エーティーエス検索機能を使用して、2019年1月以降活動していない候補者のリストを作成することができます。
3.再就職機会の調査
紹介予定派遣としてリストアップされ、仕事が可能な候補者を見失っている可能性があります。そのような候補者を最大限に活用できていないとしたら、あなたは何をしているのでしょうか？
再就職に適した候補者を見つけるには、まず契約期間が満了した候補者のプロフィールにざっと目を通し、早急にコンタクトを取ることから始めましょう。
💡 お忘れなく:何があっても常に候補者と関わりましょう。少なくとも週に一度はリマインダーを設定し、彼らのキャリア状況を常に把握できるようにしましょう。
4.コミュニケーション・チャンネルをオープンに
求職者を採用しましたか？不採用になった候補者の数を数えてみてください。この不採用になった候補者はすべてアクティブな候補者です。
彼らが無駄に待たないようにするには、エーティーエスで検索を実行し、より良いジョブマッチを見つける手助けをする必要があります。 これらの候補者は、あなたのコミュニケーションと努力に感謝し、長い間あなたと共にいます。
💡 ご存知でしたか？
コミュニケーション不足は求職者にとって大きなマイナス要因のひとつです。最初から良い候補者体験の構築に注力していなければ、自ら失敗を招いてしまうかもしれません。
データベースの復旧不便なデータの復元と修復
大量のデータを扱っていると、データベースが時々手に負えなくなる可能性が常にあります。これは、間違ったタグ付け、時間通りに情報を更新しない、データセキュリティを無視するなどが原因かもしれません。
データハイジーンに主眼を置いていない場合、データベースには手に負えないデータがはびこっているかもしれません。しかし、問題はそれをどのように救い出すかです。
以下はそのヒントです：
1.大雑把な情報源の一本化
大雑把な情報源からかき集めた候補者リストをすでに購入している場合は、今こそすべての情報を確認する時です。
大変そうでしょう？しかし、今このデータをきれいにしなければ、近い将来、採用のワークフローが遅くなってしまいます。また、すべての情報をすぐに捨てられるわけでもありません。せっかくの投資も無駄になってしまいます。
💡 時間を節約するために時間を作る:ウェブからデータをかき集めるときは、常に実際の顧客からの紹介を探しましょう。同じことを繰り返さないために、これらの失敗から学びましょう。
2.候補者データベースの詰まりを解消
検索結果を表示するたびに、不正確なデータや無反応な候補者に悩まされるのであれば、これらの記録を修正するか、アーカイブする以外に方法はありません。
💡 覚えておいてください:レコードを削除するのは最後の手段です。記録は常にアーカイブしておきましょう。いつその情報が必要になるかわかりませんから。
3.バックアップの要請
候補者データベースが本当に自分の手に負えなくなった場合は、常に助けを求めることをお勧めします。インターンや外注のフリーランサー、データベースのクリーンアップを専門とするサービスなどに依頼することもできます。自分一人でデータベースの修復に時間を費やす必要はありません。
💡 覚えておいてください:確かに、いつでもバックアップを取ることはできますが、データベース管理は継続的な取り組みであるのに対し、変更は一時的なものであることを忘れないでください。しかし、データベース管理は継続的な取り組みであることを忘れないでください。
最後に思うこと古いスプレッドシートに別れを告げる時です！
ローマは一日にして成らず、候補者データベースも同じです。
地道な積み重ねと絶え間ない管理は、驚くほどの配当をもたらします。
簡単な注意事項:古いデータベース管理手法に固執していると、面倒なことに加えて、ビジネスに大きな損失をもたらす可能性があります。
高精度、短時間、高効率を約束する最新技術の導入をお勧めします。スプレッドシートに別れを告げる時が来ました。
最後に、あなたが答えなければならない質問があります。
- データベースの拡大に役立つ人材紹介ソフトウェアをお持ちですか？
- すべてのリソースとチームを配置していますか？
- この記事をお読みになった目的は何ですか？ゼロから候補者データベースを構築する予定ですか、それとも既存のデータベースを修復しようとしていますか？
- この記事は目的を果たしましたか？候補者データベース管理計画をどのように進めるべきかわかりましたか？もしそうなら、下のコメント欄であなたの考えを聞かせてください。そうでない場合も、ぜひお知らせください！
