Hier vindt u alles wat u moet weten over hoe u de juiste rekruteringssoftware voor kleine bedrijven kunt kiezen om groei en inkomsten te versnellen.
Wat is een rekruteringssoftware?
Voordat we in de details van een rekruteringssoftware duiken, is het belangrijk om de basis even op een rijtje te zetten: wat is het en hoe helpt het bij het creëren van een naadloos rekruteringsproces?
Een wervingssoftware is een hulpmiddel dat door recruiters en TA-professionals wordt gebruikt om de efficiëntie van de werving te optimaliseren, de wervingsworkflow te automatiseren en repetitieve handmatige taken en wervingsproblemen te elimineren.
Hier volgt een kort overzicht van de belangrijkste functies:
1. Kandidaat sourcing
Talent vinden is een integraal onderdeel van werving en selectie. Kleinere uitzendbureaus moeten niet alleen actieve, maar ook passieve kandidaten aantrekken voor vacatures. Een wervingssoftware kan u hierbij helpen, zodat u talent kunt bereiken, aantrekken en behouden.
2. Betrokkenheid van de kandidaat
Na het sourcen is het van essentieel belang om kandidaten tijdens het hele wervingsproces te behouden. Een robuuste wervingssoftware kan u helpen om sollicitanten op de hoogte en betrokken te houden door de communicatie tussen kandidaat en recruiter te stroomlijnen.
3. Screening van kandidaten
De meest geschikte kandidaten selecteren uit een bekwame talentenpool is lastig. Een wervingssoftware heeft verschillende functies, zoals cv parsing, online opdrachten, centrale samenwerking, enz. om u te helpen de beste uit het stel te kiezen.
Lees ook: Bureau- vs. interne wervingssoftware: Een complete gids
Belangrijkste kenmerken van een wervingssoftware voor een klein bedrijf
Het nut van wervingssoftware ligt in de belangrijkste functies die een opmerkelijk verschil maken in de algehele kwaliteit van de werving.
Laten we dus eens kijken naar enkele kernfuncties die een wervingssoftware vervult en de functies die het vertoont om ze uit te voeren.
1. Kandidaat sourcing
Het vinden van geschikte kandidaten is een van de belangrijkste redenen waarom bureaus een wervingssoftware in hun wervingsprocedure willen opnemen.
- De talent sourcing-functie van deze software omvat grondig onderzoek naar de beste bronnen om kandidaten te vinden, het identificeren van de meest relevante bronnen en het netwerken op deze bronnen.
- Het parsen van cv’s Het parseren van cv’s met behulp van AI-algoritmen valt ook onder de noemer “candidate sourcing”, omdat het helpt bij het identificeren van de relevante kwalificaties, ervaring en vaardigheden van een kandidaat voor een bepaalde functie.
2. Kandidaten aantrekken & behouden
Na het sourcen moeten de meest geschikte kandidaten ervan overtuigd raken dat de baan die u aanbiedt precies is wat ze zoeken. Deze functie draait voornamelijk om het aantrekken, binden en behouden van potentiële kandidaten.
- Functies zoals een robuust communicatiekanaal met één interface kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. U kunt met kandidaten communiceren over alles, van interviewupdates tot waarschijnlijke vertraging in de reactie voor topaanbiedingen. ervaring van kandidaten.
- Carrièrewebsites zijn ook een briljante manier om uw geloofwaardigheid als rekruteringsbureau uit te dragen, met veelbelovende vacatures in uw mouw. Deze websites zijn meestal bedoeld om alle beschikbare carrièremogelijkheden op te sommen die kandidaten kunnen bekijken.
Het moedigt kandidaten aan om hun profiel aan te maken, te solliciteren en hun sollicitaties bij te houden.
3. Uitvoeren van interviews
Interviews spelen een grote rol in het wervingsproces en geven vaak de doorslag. Aangezien sollicitatiegesprekken zo belangrijk zijn, moet u proberen om ze zo naadloos mogelijk te laten verlopen.
Functies zoals Interview-cum-Offer Management helpen verwarring rond toegewezen interviewtijden uit de wereld en elimineren alle ruimte voor toevallige dubbele boekingen. Dit helpt zowel interviewers als kandidaten bij het kiezen van hun voorkeurstijdslots op basis van beschikbaarheid.
Naast gestructureerde interviews heeft deze functie ook kant-en-klare, aanpasbare sjablonen voor aanbiedingsbrieveningebouwde tools voor digitale handtekeningen, kaarten om kandidaten na een sollicitatiegesprek een score te geven op basis van vaardigheden en prestaties, een chatportaal voor snelle gesprekken, en nog veel meer.
Aan de andere kant kunnen recruiters dankzij de functies van het platform interviews af te nemen, zelfs op mobiele apparaten.
This comes in super handy, from cutting down on traveling expenses, avoiding delays, to eradicating any scheduling conflicts that may arise.
Het biedt ook hulpmiddelen zoals dashboards om noodzakelijke statistieken bij te houdenrapporten op basis van inzichten uit recente trends in de sector, workflowsjablonen voor een betere productiviteit, enquêtes over de ervaring van kandidaten voor feedback, de optie om werknemersgegevens te verzamelen voor de toekomst, filters voor geavanceerd zoeken, enzovoort.
4. Beoordeling van kandidaten
Het hele motief achter het wervingsproces is om de pool van beschikbare kandidaten te beoordelen en ze te screenen om de best passende te vinden. Dit maakt de beoordeling van kandidaten tot een cruciaal onderdeel van het proces.
Functies onder de paraplu Applicant Tracking helpen recruiters om relevante informatie over elke kandidaat te verzamelen die kritisch bekeken moet worden voor een beter oordeel. Hieronder vallen zowel persoonlijke als professionele details zoals vaardigheden en ervaring. Er worden zelfs cv’s gefilterd op basis van deze kenmerken om in aanmerking te komen.
Bovendien gaan functies onder Kandidaatevaluatie meestal over het vergelijken van potentiële kandidaten door de meest relevante informatie vooraan te zetten.
Functies zoals achtergrondonderzoek, referentiecontroleverificatie van het arbeidsverleden, enz. worden uitgevoerd om het personeelsverloop te verminderen. Online opdrachten over cognitieve en gedragskenmerken helpen erachter te komen of een kandidaat geschikt is voor de betreffende branche en werkomgeving.
5. De kandidaat aannemen
Deze laatste stap van de werving is net zo essentieel als al het voorgaande. U moet ervoor zorgen dat de persoon die voor de functie wordt geselecteerd, uiteindelijk ook de gegeven baan als de beste voor hem of haar kiest. Om die indruk te wekken, is een naadloze onboarding noodzakelijk.
De Onboarding-functies van een rekruteringssoftware nemen de verantwoordelijkheid over om efficiënt met de nieuwe aanwervingen te communiceren, van herinneringen om onboarding-formulieren in te vullen en te voldoen aan de noodzakelijke voorschriften, tot het meedelen van de voordelen van het dienstverband en de geheimhoudingsvoorwaarden.
Sommige functies zoals stap-voor-stap wizards en intuïtieve dashboards kunnen de onboarding-ervaring aanzienlijk verbeteren.
Er zijn verschillende andere functies die een wervingssoftware kan hebben, maar dit zijn de belangrijkste.
Uw wervingsbureau kan bepaalde unieke vereisten hebben die niet in de lijst staan. Deze speciale behoeften vereisen bepaalde functies om optimale resultaten te behalen. U kunt ze eenvoudig opnemen in uw lijst met vereisten en u bent helemaal klaar om op zoek te gaan naar de rekruteringstool die u nodig hebt!
6. Boeiende en aanpasbare carrièresites bouwen
De geloofwaardigheid van een bedrijf als werkgever ligt in de carrièrewebsite. Een aangename, professionele, gebruiksvriendelijke en zakelijke carrièresite kan werkzoekenden direct verleiden om uw vacatures te bekijken. Zorg ervoor dat uw recruitmentsoftware over deze functie beschikt.
7. Georganiseerde kandidatendatabase
Een van de belangrijkste redenen om een recruitmentsoftware aan te schaffen is om uw kandidaatgegevens beter te beheren. De technologie die u aanschaft, moet dit doel oplossen om uw huidige en vroegere personeelsgegevens op een efficiënte manier te structureren en op te slaan.
8. Automatisering
Automatisering is het hart van een wervingssoftware. Hoeveel van uw handmatige, repetitieve werk door een machine kan worden afgehandeld, hangt af van deze functie. U moet dus niet vergeten om grondig te overleggen om te zien of de efficiëntie van de automatisering van het systeem aan uw verwachtingen voldoet.
9. Geconsolideerde dashboards
Een alles-in-één dashboard is de nuttigste functie die een wervingssoftware een bedrijf kan bieden. Het omvat elke stap van het wervingsproces en biedt u het voordeel dat u alles in één keer kunt bekijken. Deze functie wilt u zeker niet missen.
Misschien vindt u dit ook leuk: Waarom hebt u een ATS nodig om uw wervingsproces te versnellen?
Top 5 redenen waarom kleine bedrijven wervingssoftware nodig hebben
Het gebruik van wervingssoftware is de beste beslissing die een klein bedrijf kan nemen. Het maakt niet alleen het hele wervingsproces eenvoudiger en minder tijdrovend, maar verbetert ook de algehele kwaliteit van de werving.
Investeren in een recruitmentsoftware kan ook een zeer winstgevende beslissing zijn, vooral tijdens de aanloopperiode. Het zal u niet alleen helpen om een personeelsbestand van hoogopgeleide mensen samen te stellen, maar het zal u ook helpen om verschillende gebieden van interne controle beter te organiseren.
Laten we eens in detail bekijken waarom u als klein bedrijf zou moeten investeren in een wervingssoftware.
1. Betere samenwerking
Een klein bedrijf zou altijd moeten willen dat zijn team op dezelfde pagina zit met alle cruciale locaties van de organisatie. Een wervingssoftware kan precies in deze behoefte voorzien met de procedures van de kandidaten, door iedereen toegang te geven tot alle belangrijke informatie via een gecentraliseerd platform.
2. Het plaatsen van vacatures gemakkelijker gemaakt
Vacaturebanken zijn nuttig maar erg verzadigd. In plaats daarvan kunt u zich door het cureren van merkcarrièrewebsites onderscheiden van andere grotere bedrijven en meer potentiële kandidaten bereiken. U kunt er gemakkelijk zelf een bouwen met behulp van een wervingssoftware. U kunt ook met één klik vacatures op meerdere vacatureportalen plaatsen, in plaats van handmatig op elk platform vacatures te moeten plaatsen.
3. Toegang rond de dag
Om sollicitanten aan te trekken, moet u zichtbaar zijn voor uw doelgroep. Maar als klein bedrijf kan dit erg moeilijk zijn. Het is dus raadzaam om geen enkel uur tractie te verliezen dat u kunt ontvangen. Dit is waar het belang van een vacature met de hele dag toegang om de hoek komt kijken.
Met een wervingssoftware kunt u uw vacatures 24/7 toegankelijk houden voor sollicitanten, samen met een automatische antwoordfunctie om vragen van kandidaten ter plekke te beantwoorden.
4. Betere functiebeschrijvingen
De leesbaarheid en duidelijkheid van een functiebeschrijving kan een deal maken of breken. U kunt beter worden in dit spel met suggesties van rekruteringssoftware en ze ook naar wens aanpassen.
5. Beter bereik
Alleen al het gebruik van de geavanceerde functies van een wervingssoftware kan u geloofwaardiger maken in de ogen van werkzoekenden, waardoor u veel meer sollicitaties aantrekt dan bedrijven die er geen gebruiken.
De belangrijkste vragen die u moet stellen voordat u een rekruteringssoftware aanschaft
U gaat niet om de één of twee jaar een wervingssoftware kopen. Het is een investering voor de lange termijn. Daarom is het absoluut cruciaal dat u navraag doet en ervoor zorgt dat u de juiste leverancier kiest.
Hier zijn enkele vragen die u aan de verkoper moet stellen voordat u software koopt.
1. Wat zijn enkele mogelijke verwachte wijzigingen die in de rekruteringssoftware zullen worden aangebracht?
Deze vraag is niet alleen belangrijk om de toepasbaarheid op uw bedrijf voor een bepaalde periode in te schatten, maar ook om u te helpen de futuristische aanpak van de softwareleverancier te doorzien en of zij bereid zijn zich aan te passen aan de dynamische aard van de branche.
2. Wat zijn de kwalificaties van het betreffende ondersteuningsdek?
Stelt u zich eens voor dat een onervaren recruiter de verantwoordelijkheid krijgt om problemen met wervingssoftware op te lossen. Een regelrechte ramp! Zorg ervoor dat het team dat de diensten achter de technologie levert over de vereiste expertise en kennis beschikt.
3. Kunt u hen vertrouwen met uw vertrouwelijke gegevens?
Een wervingssoftware is blootgesteld aan een aantal cruciale en vertrouwelijke bedrijfsgegevens. Hierdoor bent u in de positie om zoveel veiligheidsgerelateerde vragen te stellen als u wilt. Waar gaan de gegevens naartoe? Welke software is verantwoordelijk voor de privacy?
4. Kunt u de software aanpassen aan uw behoeften?
Hoe een bedrijf de wervingssoftware uiteindelijk gebruikt, hangt volledig van hen af. Om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, is het belangrijk dat u de software aan uw behoeften kunt aanpassen.
5. Helpen ze u om in contact te komen met enkele eerdere gebruikers van hun diensten?
Als u deze vraag stelt, test u in feite hun transparantie tegenover de klanten. Ze zullen u misschien niet echt doorverwijzen naar ontevreden klanten, maar zelfs een paar tevreden klanten kunnen u een duidelijk inzicht geven in hun prestaties.
Mis dit niet: Hoe bouwt u een betrouwbare recruitment tech stack voor uw wervingsbehoeften?
5 tekenen dat uw kleine bedrijf z.s.m. wervingssoftware nodig heeft!
Hoeveel experts ook proberen om kleine bedrijven ervan te overtuigen om zich aan te melden voor rekruteringssoftware, sommigen zullen nog steeds aarzelen om deze investering te doen.
Laten we daarom enkele belangrijke signalen in uw bedrijf bespreken die de urgentie van investeren in #RecTech schreeuwen.
1. Vacaturebanken vormen een groot deel van uw sourcingstrategie
Alle recruiters beschouwen vacaturesites als redders. Maar uitsluitend afhankelijk zijn van één bron is geen slimme strategie.
Naar het vinden van kandidatenmoet u diversifiëren, en een wervingssoftware kan dat gemakkelijk voor u maken.
2. Uw database is enorm
Als uw bedrijf te maken heeft met een enorme hoeveelheid gegevens, is het onveilig om daar met blote handen mee om te gaan. Een wervingssoftware helpt u niet alleen om alle informatie systematisch te organiseren, maar gaat er ook zorgvuldig mee om om gegevensverlies of -inbreuk te voorkomen.
3. U streeft naar kostenefficiëntie
Een wervingssoftware staat synoniem voor kostenbesparing op het gebied van werving. Centralisatie en automatisering kunnen u veel geld besparen en nog meer geld opleveren.
4. U hebt moeite om samen te werken
Kosten eenvoudige wervingsprocedures meer tijd dan normaal? Dit kan leiden tot een onherstelbare daling in productiviteit. Een wervingssoftware kan deze dreiging echter helemaal wegnemen, met integraties om met meerdere tools tegelijk te werken en meer.
5. U krijgt nooit tijd om na te denken over employer branding
Routinetaken houden u te veel bezig om een employer brand voor uzelf op te bouwen. Rekruteringssoftware zal u niet alleen helpen de basis te beheersen, maar ook tijd vrijmaken om u te concentreren op het opbouwen van een unieke werkgeversidentiteit op de arbeidsmarkt.
Hoe kunt u wervingssoftware in uw wervingsproces opnemen?
Een wervingssoftware aanschaffen is ongetwijfeld de beste beslissing die u kunt nemen. Maar dit hulpmiddel is misschien niet zo nuttig voor uw bedrijf als u het niet goed implementeert.
Daarom volgt hier een handleiding over hoe u wervingssoftware in uw wervingssysteem kunt integreren.
1. Overleg met uw team
Deze investering in de software is waarschijnlijk een collectieve bedrijfsbeslissing. Maar wanneer het aankomt op de implementatie ervan in het interne systeem, ontwijken veel kleine bedrijven een tweede ronde van teambesprekingen voordat ze met het gebruik beginnen, wat hen vaak veel geld kost.
Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat u een tweede keer met uw team om de tafel gaat zitten om de toepasbaarheid van de software te bespreken en suggesties uit te nodigen van alle mensen die betrokken zijn bij het gebruik ervan.
2. Afdelingen opzetten
Bijna elke organisatie hanteert een afdelingsgerichte aanpak. Zo ook moet u, zodra u een wervingssoftware hebt geïmplementeerd, de verantwoordelijkheden en de werking verdelen over de respectieve afdelingen.
Het toewijzen van een to-do aan elke afdeling op verschillende niveaus van het wervingsproces kan opmerkelijk veel efficiëntie en nauwkeurigheid opleveren, als dit goed wordt gedaan.
3. Train de nieuwkomers
Terwijl een deel van uw team zich snel zal aanpassen aan de rekruteringssoftware, kan een ander deel achterblijven en moeite hebben om de functionaliteiten onder de knie te krijgen.
In zulke gevallen kunt u ze beter niet bij het systeem weghouden, maar ze trainen in hoe ze de software beter kunnen gebruiken, zodat er een team ontstaat met geloofwaardige kennis en vaardigheden.
Deze trainingscampagnemoet echter ook voor iedereen beschikbaar zijn, van gebruikers tot belanghebbenden, voor een betere transparantie binnen het bedrijf.
4. De beschikbare gegevens filteren
Het beheren van relevante aanwervingsgegevens is een belangrijke functie van een aanwervingssoftware. Veel bedrijven beginnen dan ook meteen met het organiseren en uploaden van al hun beschikbare gegevens naar de software. Maar dit zou niet het eerste moeten zijn wat u doet.
Voordat u de software gebruikt, moet alle beschikbare informatie in uw database is minder waarschijnlijk homogeen. Of het nu oude of nieuwe gegevens zijn, er zijn gegevens die niet meer in uw database hoeven te staan. Filter ze er van tevoren uit.
5. Blijf op de hoogte van de vooruitgang
Een wervingssoftware zal alleen gunstige resultaten voor u opleveren, zowel op de korte als op de lange termijn, als u ermee door blijft gaan.
Hoeveel verbetering hebt u waargenomen sinds de installatie in vergelijking met eerdere records? Wat is de feedback van het talentacquisitieteam over de software? Is er een aspect waar de software niet de verwachte resultaten heeft opgeleverd?
Evalueer en observeer de bonuspunten en pijnpunten regelmatig en laat de voordelen direct terugkomen!
Veelvoorkomende uitdagingen in verband met rekruteringssoftware en hoe deze te overwinnen
Als u begint met rekruteringssoftware, zijn er bepaalde uitdagingen waar u mee te maken kunt krijgen.
Some of these challenges may even continue to exist even in the long run.
Maar zodra inhuurteams meer gewend raken aan de mazen in de software, hebben ze de neiging om manieren te bedenken om het te laten werken.
Dit zijn enkele van de grootste problemen waarmee recruiters te maken krijgen als ze voor het eerst een recruitmentsoftware gaan gebruiken.
1. Gebrek aan rationeel beoordelingsvermogen
Software is niets anders dan een machine. Hoeveel de technische wereld ook vooruit is gegaan, het grote gebrek aan rationaliteit is nog steeds duidelijk zichtbaar.
Dit nadeel zal waarschijnlijk zijn weerslag hebben op uw dagelijks functioneren. Van het verkeerd categoriseren van gegevens tot het vinden van kandidaten uit de verkeerde sector, blindelings vertrouwen op technologie kan voor heel wat problemen zorgen in uw organisatie.
2. Onbewust vooroordeel
De functie voor het parsen van cv’s in rekruteringssoftware werkt op basis van trefwoorden. Dit is waar het risico van onbewust vooroordeel leugens.
Bepaalde relevante trefwoorden kunnen bijvoorbeeld tegen uw bedoeling in verkeerd geïnterpreteerd worden door de software. De software geeft de voorkeur aan het trefwoord in een bepaalde indeling en verwerpt alle cv’s die zich niet aan hetzelfde houden.
Zo’n kleine vooringenomenheid kan ertoe leiden dat potentiële kandidaten die misschien competenter zijn dan de geselecteerde kandidaten, afvallen.
3. Vooraf gedefinieerde regels
Een wervingssoftware is geprogrammeerd met standaardinstructies die grotendeels de functionaliteit ervan bepalen. Deze voorgeprogrammeerde protocollen die in de software zijn opgenomen, kunnen de werking ervan beïnvloeden.
Deze invloed kan een belemmering vormen voor het hulpmiddel om uw instructies te interpreteren en nauwkeurige resultaten te leveren, waardoor er ruimte ontstaat voor mogelijke fouten.
4. Meer toepassingen dan gewenst
De functie voor het sourcen van kandidaten van een wervingssoftware is een van de meest efficiënte kenmerken van dit stukje technologie en doet inderdaad wat het beweert.
Aanvankelijk lijkt de functie voor het massaal sourcen van kandidaten een redder in nood. Maar uiteindelijk, wanneer de instroom van sollicitaties een overweldigend aantal bereikt dat niet meer onder controle te houden is, kan deze functie als een last gaan voelen.
Cloud vs. on-premise wervingssoftware
Als u deze vraag aan een deskundige recruiter stelt, zullen de meesten vol vertrouwen Cloud boven On-premise zeggen. Waarom?
Het antwoord is dat bedrijven altijd op zoek zijn geweest naar iets dat compact en gemakkelijk toegankelijk is, en de cloud is precies dat, de oplossing die altijd en overal beschikbaar is.
On-premise is daarentegen een omslachtige en ruimteverslindende aanpak die bijna geen flexibiliteit en toegankelijkheid biedt en alleen beperkt is tot kantoorpanden.
Opmerking – Bepaalde soorten bedrijven vinden on-premise om hun eigen redenen gunstiger dan cloud. Maar cloud is een massapreferentie die bij de meeste organisaties past.
Het belang van GDPR in uw rekruteringssoftware
GDPR, oftewel General Data Protection Regulation, is een juridisch instrument van de Europese Unie ten gunste van zowel individuele als rechtspersonen om hun gegevens te beschermen en hun privacy te waarborgen.
Deze verordening vereist dat elke instantie die met persoonlijke gegevens omgaat, zich strikt aan de gegeven regels houdt.
De vraag is hier: hoe belangrijk is het voor een wervingssoftware om GDPR-compliant te zijn en voor recruiters en werkgevers om zich aan deze wet te houden?
Aangezien wervingssoftware een gegevensverwerker is die namens recruiters met kandidaatgegevens omgaat, is het belangrijk dat deze onder een gegevensbeschermingsovereenkomst (Data Protection Agreement, DPA) valt die door de gegevensbeheerder is opgesteld, om aan de GDPR te voldoen.
Recruiters en werkgevers hebben te maken met honderdduizenden kandidaten die allemaal hun persoonlijke gegevens doorgeven bij het solliciteren naar een baan. Recruiters moeten deze informatie absoluut veilig bewaren om te voldoen aan de GDPR-wetgeving.
Met de juiste redenen, openbaarmaking en gecertificeerde beveiliging kunt u voldoen aan de betreffende voorschriften.
Typisch prijsbereik van een wervingssoftware voor kleine bedrijven in 2024
Volgens de laatste statistieken van 2022 kost een wervingssoftware u waarschijnlijk tussen de $48 en $950 per maand.
Het bereik waarop u terechtkomt, hangt af van de volgende variabele factoren:
1. Functies waarvan u kunt genieten
Aanbieders van wervingssoftware brengen u terecht kosten in rekening op basis van het aantal geavanceerde functies waarvoor u kiest.
2. Kracht van het personeelsbestand
Een recruitmentsoftware wordt meestal geleverd in verschillende capaciteiten voor de beschikbare werknemers in de organisatie die er toegang toe hebben. Hoe meer, hoe hoger de kosten.
3. Stijgingspercentage van de kandidaten per maand
Afhankelijk van de instroom van kandidaten die u elke maand ontvangt, zullen de softwareleveranciers u de meest geschikte versie van de rekruteringssoftware voor uw organisatie leveren en de kosten dienovereenkomstig in rekening brengen.
Dit artikel zou moeten werken als uw eigen gids over wervingssoftware voor kleine bedrijven. Met deze inhoud tot uw beschikking zou u antwoorden op al uw vragen moeten kunnen vinden voordat u besluit om een wervingsoplossing aan te schaffen.
