Em cada ciclo de contratação, atrai, avalia e entrevista muitos potenciais candidatos, mas nem todos são contratados. O conjunto de tais talentos pode dar-lhe a oportunidade de poupar tempo e dinheiro em novos processos de contratação, uma vez que se envolve com eles frequentemente. É aqui que uma base de dados de candidatos bem gerida se torna útil.
A sua base de dados de candidatos pode oferecer-lhe todas as informações de que necessita para identificar os candidatos que se enquadram na função através do CV, dos resultados da avaliação e da classificação do recrutador.
As agências que tiram o máximo partido da sua base de dados de candidatos beneficiam de processos de recrutamento muito mais fáceis e rápidos. Não têm de esperar que os candidatos se candidatem às suas vagas; têm tudo pronto numa bandeja de prata.
Mas será assim tão fácil?
Embora a ideia de uma base de dados de candidatos possa seduzi-lo, a verdade é que o manuseamento de algumas bases de dados pode tornar-se cada vez mais complicado.
Uma base de dados que não seja de fácil utilização pode desencorajá-lo a criar grupos de talentos e a manter um fluxo constante de candidatos.
Para utilizar ao máximo a sua base de dados de candidatos, tem de saber geri-la bem. E é exatamente isso que este guia lhe vai ensinar. Comecemos pela fase de preparação.
Pré-planeamento: Identificar o objetivo
A maré e o tempo não esperam por ninguém, tal como os projectos e os clientes. Não pode suspender o seu processo de contratação até ter a sua equipa e os seus recursos disponíveis, nem os clientes antes de encontrar um candidato adequado para eles. Tem de estar preparado com antecedência.
É por isso que tem de se sentar com os membros da sua equipa e discutir todos os aspectos da construção de uma base de dados altamente direccionada antes de iniciar qualquer novo projeto. Será muito mais fácil do que acumular dados e depois esforçar-se por fazer registos.
Lembre-se de que uma base de dados de candidatos não é um mero conjunto de currículos obtidos de forma aleatória. Trata-se de um vasto conjunto de candidatos qualificados, meticulosamente categorizados com base na indústria, domínio, conjunto de competências, demografia, etc., que pode contactar sempre que surgir uma nova vaga. Estas categorias podem ser facilmente alteradas mais tarde, de acordo com as suas necessidades.
Embora a criação de uma base de dados de candidatos seja um processo moroso e cansativo, pode compensar muito bem no futuro. Para justificar a sua fase de pré-planeamento, deve colocar algumas questões importantes, como
- O que pretende alcançar com a sua base de dados?
- Qual é o objetivo de o fazer?
- Qual deve ser o resultado e os passos necessários para o alcançar?
- Quantos membros da sua equipa serão responsáveis pelo ciclo de contratação seguinte?
- Até que ponto a sua base de dados pode ser personalizada de acordo com as suas funcionalidades ATS existentes?
Preparar a sua base de dados: Revisitando a estrutura
De quantos candidatos são feitos os seus dados actuais? Um ou um milhão?
É sempre uma boa ideia rever a sua estrutura, independentemente do tamanho da sua base de dados. Mas antes de mais, certifique-se de que a sua base de dados assenta numa base sólida.
1. Comece com um ATS (Applicant Tracking System)
Tecnicamente, um pedaço de papel, uma lista de contactos do Gmail ou uma folha de cálculo – qualquer coisa pode ser o seu centro de dados, mas até que ponto são eficientes? Para além de serem incompatíveis com as suas outras ferramentas de recrutamento, estas opções são vulneráveis a erros e exigem uma quantidade considerável de introdução manual de dados.
Se pretende ter uma base de dados em constante crescimento, invista num bom
software de rastreio de candidatos
não é negociável.
💡 Tem de o fazer: Se já dispõe de um software de base de dados autónomo ou de um ATS, certifique-se de que este se integra com as suas outras ferramentas (por exemplo, painéis de emprego, ferramentas de seleção, etc.)
2. A importação é crucial
Depois de ter o software de recrutamento à mão, pode perguntar-se como importar a sua folha de cálculo existente para o seu ATS sem perder quaisquer dados.
A maioria dos ATS oferece funcionalidades de importação ou carregamento em massa para o ajudar a migrar os dados dos seus candidatos para uma nova base de dados de forma rápida e fácil.
💡 Lembre-se: Tenha cuidado ao utilizar esta função. Se cometer algum erro na configuração das suas folhas de cálculo, a situação pode tornar-se caótica mais tarde.
Obtenha uma consulta ao vivo e migre os seus dados para um ATS sob a supervisão de um especialista para evitar futuros contratempos.
3. A qualidade é fundamental
Sempre houve uma controvérsia sobre a extensão que deve ter uma base de dados de candidatos. Algumas fontes afirmam que as bases de dados mais pequenas são mais acessíveis, enquanto outras seguem o “princípio ABC” (Always Be Looking out for Candidates) e têm bases de dados maiores.
Seja como for, uma coisa é certa: a qualidade é mais importante do que a quantidade.
Deve otimizar o seu processo de seleção e segmentar a sua base de dados utilizando um sistema de marcação automatizado. Mas certifique-se de que revê todas as etiquetas para garantir que se aplicam a ambos – candidatos que se candidatam através de uma candidatura de emprego e aqueles que são atraídos para o seu ATS através de ferramentas de terceiros, como agregadores e quadros de empregos.
💡 Dica profissional: Pode personalizar os seus filtros para candidatos pré-seleccionados e utilizá-los rapidamente sempre que precisar de preencher uma vaga.
4. Torne-se móvel
Ninguém gosta de ficar colado à secretária, e o mesmo se aplica aos membros da sua equipa. Ao tornar a sua base de dados de candidatos móvel, pode garantir que a sua equipa a pode avaliar em movimento e atualizar as informações rapidamente a partir de qualquer lugar e a qualquer momento.
A utilização de dispositivos móveis é a melhor forma de acompanhar constantemente os candidatos e de garantir que nada fica pelo caminho.
💡 Garanta: Para evitar quaisquer violações de dados que possam ocorrer através de dispositivos pessoais, verifique novamente as precauções de segurança. Lembre-se de que a utilização de vários dispositivos pode potencialmente pôr em risco as suas informações armazenadas, pelo que a implementação da segurança dos dados deve ser a sua prioridade.
5. A automatização é uma necessidade
Continua a introduzir e a atualizar manualmente as informações dos seus candidatos na sua base de dados? Não está a ficar para trás?
A introdução manual de dados pode consumir muito tempo e, muitas vezes, dá uma imagem incompleta. A automatização das informações sobre os candidatos pode proporcionar-lhe uma base de dados mais rápida e precisa.
💡 Como o fazer: Utilize um ATS com um poderoso motor de análise para extrair automaticamente as informações do seu candidato e preencher previamente os campos da sua base de dados.
6. Afine o seu treino
Não é só você que vai utilizar a base de dados de candidatos; os membros da sua equipa também terão acesso a ela. Por isso, é sempre melhor dar-lhes formação para utilizarem e gerirem corretamente a base de dados.
Além disso, certifique-se de que acompanha cuidadosamente os seus progressos no início, para que possa detetar quaisquer erros numa fase inicial. Ao investir em tais sessões de formação, poupará inúmeras horas de controlo de danos.
💡 Para fazer: Pergunte ao seu fornecedor de ATS se oferece sessões de formação para os membros da equipa. Pode também complementar a sua formação interna para dar à sua equipa uma melhor visão da utilização e gestão da base de dados de candidatos.
Aumentar a sua base de dados: Manter o fornecimento e a qualidade
Aumentar a sua base de dados é crucial, mas só é lucrativo se os candidatos no seu depósito forem qualificados.
Uma base de dados de candidatos não qualificados atrasa o seu processo de recrutamento e dificulta o preenchimento de vagas de emprego.
Estas dicas ajudá-lo-ão a melhorar rapidamente o fornecimento e a qualidade da sua base de dados de candidatos:
1. Qualidade em vez de quantidade
A melhor forma de aquecer o seu pipeline com candidatos de qualidade e diversificados é integrar a sua base de dados com ferramentas de terceiros, como quadros de empregos e redes sociais.
Pode parecer uma prática, mas evite adicionar demasiados candidatos à sua base de dados de uma só vez ou a partir de uma única fonte.
💡 Dica profissional: Examine todos os candidatos antes de os adicionar ao seu funil. Um grande número de candidatos não ajuda se não for suficientemente ativo.
2. Pesquisa obrigatória
Faça o seu trabalho de base antes de incorporar qualquer serviço de terceiros para aumentar a sua base de dados. A melhor forma de obter informações privilegiadas sobre estes serviços é através das plataformas de avaliação dos clientes.
O tempo investido em pesquisa agora ajudá-lo-á a evitar erros dispendiosos que podem levar anos a corrigir.
💡 Não se esqueça: Para garantir que está a receber o melhor serviço possível, verifique a lista oficial de parceiros do seu ATS para ver quem o pode ajudar com as suas necessidades de sourcing. Estes parceiros são aparentemente de confiança e podem oferecer a melhor otimização para a sua base de dados.
3. Compatibilidade de integração
Para simplificar o seu processo de recrutamento, deve integrar o seu ATS com o fórum de emprego com o qual já colabora.
Desta forma, pode melhorar a experiência do seu candidato durante todo o processo de candidatura, automatizando a maioria das tarefas administrativas sem se preocupar com migrações desnecessárias.
💡 Sabia que?
Os clientes que integraram os seus painéis de emprego com os seus ATS registaram uma redução drástica de até 85% no número de candidatos que abandonam as suas candidaturas a meio.
4. Ligação com a integração do LinkedIn
A integração do LinkedIn com o seu software de recrutamento pode ajudar a simplificar o seu fluxo de trabalho, reduzir os cliques e fornecer uma visão continuamente actualizada das informações dos seus candidatos.
Um ATS com esta funcionalidade permite-lhe ver o perfil LinkedIn atualizado de um candidato diretamente a partir do seu sistema.
Certifique-se de que utiliza apenas sistemas que estão oficialmente listados como parceiros ATS no sítio Web do LinkedIn. Desta forma, pode evitar os “scrappers” que não acompanham as alterações nos perfis, o que leva à acumulação de dados desactualizados e imprecisos.
💡 Arranje tempo para poupar tempo: Através das integrações com o LinkedIn, pode evitar adicionar perfis duplicados à sua base de dados de candidatos. Se encontrar um potencial candidato no LinkedIn, pode verificar instantaneamente se ele já está no seu ATS.
Gerir a sua base de dados: Manter o funil intacto
Manter a sua base de dados actualizada não é um processo único. Tem de continuar a fazê-lo vezes sem conta.
Mas como? A sua visão das tendências actuais do sector e a utilização da tecnologia certa podem ajudar!
Lembre-se, quanto mais preparado estiver, menos manutenção necessitará no futuro.
As dicas que se seguem podem ajudá-lo a manter a sua base de dados de candidatos a funcionar corretamente:
1. Tire partido da tecnologia
À medida que o processo de recrutamento se torna mais orientado para os dados, a investigação de ferramentas de terceiros que possam ajudar a estruturar os dados recebidos pode beneficiar os recrutadores.
Utilizando ferramentas como analisadores de currículos, pode extrair informações importantes, como competências, qualificações, sectores, etc., dos currículos dos candidatos e organizá-las em taxonomias personalizadas.
Estes dados estruturados tornam a pesquisa mais acessível e eficiente, poupando muito tempo aos recrutadores para trabalharem noutras tarefas importantes.
💡 Conhece?
38% dos recrutadores
utilizam dados para acompanhar a oferta e a procura de talentos para a sua empresa, o que lhes permite analisar e gerir melhor a sua base de dados de candidatos.
2. Manutenção do mandato
Embora a gestão da base de dados de candidatos possa estar no topo da sua lista de verificação, não fará grande diferença se a sua equipa não a vir dessa forma. Terá de lhes lembrar constantemente a importância da higiene dos dados e motivá-los a agir em conformidade.
Obrigar a manutenção e reconhecer aqueles que mantêm a sua base de dados limpa pode levar toda a sua equipa a manter os seus dados precisos. Pode ainda integrá-lo na avaliação de desempenho e oferecer incentivos aos melhores desempenhos.
💡 Para fazer: Dê acesso às métricas de desempenho dos seus recrutadores a todos os membros da equipa. Isto criará um ambiente de concorrência saudável (se for acompanhado de perto) e motivará todos a manterem os seus dados correctos.
3. Não adormeça as competências
As palavras-chave podem tornar a sua pesquisa mais rápida, mas não se esqueça dos candidatos que são peritos em jogar com o sistema e que podem infiltrar-se na sua base de dados. A melhor solução para isso é categorizar os candidatos com base nas suas competências em vez de palavras-chave aleatórias.
Além disso, lembre-se de que, para alguns empregos, podem ser necessárias competências específicas como Python, Java, Photoshop, etc., enquanto outros abrangem uma vasta gama de competências. De qualquer forma, certifique-se de que mantém os seus critérios de marcação tão nucleares quanto possível para evitar qualquer caos no futuro.
💡 Ganhe tempo para poupar tempo: Ter competências na base de dados pode reduzir a sua dependência de pesquisas booleanas complexas. Também poderá identificar facilmente os candidatos que sabem como enganar os ATS através de palavras-chave nos seus currículos.
4. Mantenha os seus dados polidos
Nada é mais frustrante do que descobrir que lhe faltam informações cruciais sobre o seu candidato ideal quando está a planear entrar em contacto com ele. Mas o que é que pode fazer quanto a isso? Simples, não permita a adição de tais perfis à sua base de dados.
E mesmo que os permita, certifique-se de que mantém um registo de todos esses registos e de que encarrega um dos membros da sua equipa ou estagiários de contactar esses candidatos para preencher as lacunas. O objetivo é: Analise os seus dados antes de precisar deles.
💡 Sabia que?
45% dos recrutadores acedem à sua base de dados apenas quando existe uma necessidade urgente de talento e acabam por perder mais tempo do que o pretendido.
Gerir a sua base de dados com o Recruit CRMCaptura de dados do quadro de empregosCopiar e colar não será uma dor de cabeça se tiver a Poupe tempo e limite os errosO motor de análise robusto do Recruit CRM permite-lhe aumentar a sua eficiência e reduzir os cliques, extraindo informações sobre os candidatos de qualquer local da Internet para preencher previamente os campos com os registos relevantes de candidatos, contactos e empregos. Encontre os candidatos certosCrie agora uma lista de candidatos pré-seleccionados num instante com a pesquisa avançada de palavras-chave do Recruit CRM acompanhada por uma barra de pesquisa “fast find” que lhe permite personalizar e configurar as visualizações da lista e fixar as suas pesquisas favoritas. |
5. Lidar com duplicados
Ao procurar candidatos, é possível que encontre um perfil mais do que uma vez. Embora possa não se lembrar, deve ter uma estratégia adequada para gerir os duplicados.
Se você ou os membros da sua equipa duplicarem todos os perfis na sua base de dados, isso não só ocupará muito espaço de armazenamento, como também se tornará confuso durante a pesquisa. Sempre que encontrar uma duplicação, o seu primeiro instinto deve ser o de eliminar ou fundir os dados desactualizados.
💡 Dica profissional: A maioria dos ATS tem uma funcionalidade incorporada para alertar sobre possíveis duplicados através da correspondência de determinados critérios, como e-mails e nomes. Pode perguntar ao seu fornecedor de ATS como utilizar essas funcionalidades.
6. Todas as mãos no convés
Não pode fazer tudo sozinho. É melhor deixar que todos participem no seu plano de manutenção de dados.
Se tiver um estagiário ou qualquer outro trabalhador disponível, peça-lhe que desempenhe tarefas críticas. Desta forma, pode utilizar plenamente os candidatos à sua disposição.
💡 Não se esqueça: Utilize um ATS com um forte backup de dados para evitar a perda de quaisquer dados devido a erros humanos ou contratempos aleatórios.
7. Arquivar os candidatos verdadeiramente inactivos
Embora a maioria dos candidatos da sua base de dados possa estar disponível para assumir novos cargos, pode haver alguns que estejam permanentemente inactivos. Não os apague.
Como já discutimos como todos os candidatos são valiosos para si, eliminá-los significaria quebrar todas as ligações de uma só vez. Apostamos que não vai gostar!
Pode, em vez disso, aproveitar a função de arquivo do ATS para lidar com esses talentos. Isto irá ajudá-lo a desobstruir os seus resultados de pesquisa sem ter de apagar permanentemente potenciais registos.
💡 Tem de o fazer: Oculte os candidatos arquivados dos seus resultados de pesquisa para garantir que só encontra candidatos activos.
Tirar partido da sua base de dados: Explorar o ouro da forma correcta
Pode ter construído com sucesso uma excelente base de dados com candidatos qualificados, mas será que a está a aproveitar ao máximo?
Os candidatos potenciais são muitas vezes difíceis de encontrar. E até mesmo um pequeno erro, como uma má categorização, pode fazer com que eles escapem.
Siga estas dicas para explorar o seu tesouro da forma correcta:
1. Monitorize a atividade da sua equipa
Para uma gestão bem sucedida da base de dados de candidatos, é importante que você e os membros da sua equipa estejam na mesma página. Tem de saber exatamente o que e como precisa de fazer a higiene dos dados ou a pesquisa de candidatos na base de dados.
Deve estabelecer critérios para a forma como os seus membros pretendem introduzir registos nos dados. Definir objectivos de volume ou percentagem para o mesmo pode ajudar.
💡 Para fazer: Analise os relatórios dos membros da sua equipa que seleccionaram, categorizaram ou marcaram candidatos através da base de dados e utilize-os para estabelecer comparações entre a sua equipa. Repare em quaisquer lacunas e tome medidas imediatamente.
2. Interaja com candidatos passivos
Existem candidatos activos “inactivos” na sua base de dados? – Os tipos que estão marcados como activos mas que não têm grande valor no seu estado atual.
Tem de verificar se esses candidatos não estão efetivamente colocados ou se podem estar indisponíveis por razões XYZ (por exemplo, reforma). Entre em contacto com estes candidatos para saber se estão abertos a receber uma oferta de emprego no futuro ou não.
💡 Dica profissional: Defina uma data específica para determinar a inatividade do candidato e organize a sua base de dados em conformidade. Por exemplo, pode utilizar a funcionalidade de pesquisa do ATS para criar uma lista de candidatos que não estão activos desde janeiro de 2019.
3. Investigue as oportunidades de reafectação
É possível que tenha perdido o rasto a alguns candidatos que constam da lista de colocação e que estão disponíveis para trabalhar. Se não está a tirar o máximo partido desses candidatos, o que está a fazer?
Para encontrar candidatos que possam ser reafectados, comece por folhear os perfis dos candidatos com contratos expirados e contacte-os o mais rapidamente possível.
💡 Não se esqueça: Interaja sempre com os seus candidatos, aconteça o que acontecer. Defina um lembrete, pelo menos uma vez por semana, para os acompanhar, de modo a manter-se atualizado sobre o estado da sua carreira.
4. Mantenha o seu canal de comunicação aberto
Contratou um candidato para um posto de trabalho? Agora conte quantos foram rejeitados. Todos estes candidatos rejeitados são candidatos activos.
Para evitar que eles esperem em vão, deve efetuar uma pesquisa no seu ATS e ajudá-los a encontrar uma melhor correspondência de emprego. Estes candidatos apreciarão a sua comunicação e os seus esforços e ficarão consigo durante muito tempo.
💡 Sabia que?
Uma comunicação deficiente é um dos principais factores de desinteresse para os candidatos. Se não se concentrar na construção de uma boa experiência de candidato desde o início, pode estar a convidar ao seu próprio fracasso
Recuperar a sua base de dados: Restaurar e reparar os dados desordenados
Quando se lida com uma grande quantidade de dados, há sempre a possibilidade de a sua base de dados se descontrolar por vezes. Tal pode dever-se a uma etiquetagem incorrecta, à não atualização atempada das informações, ao desrespeito da segurança dos dados, etc.
Se a higiene dos dados não for o seu principal objetivo, a sua base de dados pode estar infestada de dados indisciplinados. Mas a questão é: como é que o pode salvar?
Aqui tem algumas dicas:
1. Fontes de esboço de saída única
Caso já tenha comprado uma lista de candidatos obtida de fontes duvidosas, chegou a altura de verificar todas as informações.
Parece-lhe cansativo, não é? Mas se não limpar estes dados agora, isso irá atrasar o seu fluxo de trabalho de contratação num futuro próximo. Além disso, não é que possa deitar fora toda a informação de imediato. Será um desperdício dos seus investimentos.
💡 Arranje tempo para poupar tempo: Procure sempre referências de clientes reais quando estiver a extrair dados da Web. Não faz mal se já for caótico; aprenda com estes erros para evitar que o mesmo aconteça novamente.
2. Desobstrua a sua base de dados de candidatos
Se se depara com dados imprecisos ou com candidatos que não respondem sempre que efectua resultados de pesquisa, não há outra solução: tem de alterar esses registos ou arquivá-los.
💡 Lembre-se: A eliminação de registos deve ser a sua última opção possível. Arquive sempre os registos. Afinal, nunca se sabe quando é que vai precisar dessa informação.
3. Peça reforços
Recomenda-se sempre que peça ajuda se a sua base de dados de candidatos estiver realmente fora do seu controlo. Pode pedir um estagiário, um freelancer subcontratado ou serviços especializados na limpeza de bases de dados. Não tem de perder tempo a reparar a sua base de dados por si próprio.
💡 Lembre-se: De facto, pode sempre recorrer a cópias de segurança, mas lembre-se de que essas alterações serão temporárias, enquanto a gestão da base de dados é um esforço contínuo. Se mantiver o hábito de deixar os seus dados deteriorarem-se, nada o ajudará durante muito tempo.
Pensamento final: Está na altura de dizer adeus às velhas folhas de cálculo!
Roma não foi construída num dia, e o mesmo se aplica a uma base de dados de candidatos.
A acumulação constante e a gestão permanente proporcionar-lhe-ão dividendos incríveis.
Um lembrete rápido: Se ainda está preso a técnicas antigas de gestão de bases de dados, para além de serem incómodas, podem representar um enorme prejuízo para a sua empresa.
Recomendamos-lhe que adopte a tecnologia mais recente que promete uma elevada taxa de precisão, menos tempo e mais eficiência. Está na altura de dizer adeus às folhas de cálculo.
Para terminar, eis algumas perguntas a que deve responder.
- Dispõe de um software de recrutamento que o ajuda a aumentar a sua base de dados?
- Dispõe de todos os recursos e da equipa necessária?
- Qual foi o seu objetivo ao ler este artigo? Está a planear construir uma base de dados de candidatos a partir do zero ou está a tentar reparar a sua base de dados existente?
- Este artigo serviu o seu objetivo? Sabe como proceder agora com o seu plano de gestão da base de dados de candidatos? Se sim, porque não nos dá a sua opinião na secção de comentários abaixo? E, se não for o caso, deve informar-nos na mesma!
