Não deixe escapar os melhores talentos!
Utilize um sistema de gestão de recrutamento para se manter à frente no jogo da contratação.
O que é um sistema de gestão do recrutamento?
Um sistema de gestão de recrutamento (RMS) é um software que automatiza e organiza o processo de contratação.
Oferece várias funcionalidades, como o anúncio de emprego, o acompanhamento de candidatos e a comunicação com os candidatos.
Com um RMS, pode acompanhar as complexidades do recrutamento moderno, incluindo a revisão de candidaturas, marcação de entrevistasverificação de referências, redação de ofertas de empregoe criar contratos de trabalho, tudo isto em conformidade com a evolução da regulamentação.Leia também: 10 melhores softwares de recrutamento de 2024 [And WHY you need them!]
7 factores-chave a considerar ao escolher um sistema de gestão de recrutamento
Com tantos sistemas de gestão de recrutamento a oferecerem várias funcionalidades a diferentes preços, escolher o mais adequado pode ser difícil.
Eis sete factores-chave a considerar ao selecionar o melhor software de gestão de recrutamento para as necessidades da sua empresa:
1. Necessidades de recrutamento
Para escolher o melhor software para a sua empresa, tem de identificar as suas necessidades de recrutamento.
Tente envolver todos os intervenientes neste processo.
Está a contratar para um único sector ou para vários sectores?
Necessita de alguma caraterística avançada especial?
Quantas contratações costuma fazer?
Estes são os tipos de questões a considerar ao avaliar as suas necessidades.
Pense também na distribuição geográfica dos seus esforços de contratação.
Se a sua empresa recruta a nível internacional, certifique-se de que o RMS pode suportar vários idiomas e cumprir as várias leis laborais regionais.
Compreender os seus requisitos ajudá-lo-á a escolher um RMS que se alinhe perfeitamente com os seus objectivos.
2. Considerações orçamentais
Avalie sempre o custo das diferentes opções de software de gestão de recrutamento e certifique-se de que se enquadram no seu orçamento e oferecem as funcionalidades necessárias.
Um programa informático de recrutamento requer também uma manutenção regular para funcionar corretamente.
Por isso, considere as despesas correntes, como taxas de subscrição, formação e apoio ao cliente, juntamente com os custos iniciais.
Tente avaliar os potenciais retornos que pode obter ao investir no RMS.
Para tal, considere a forma como a automatização e a melhoria da eficiência podem reduzir o tempo de preenchimento das posições, diminuir os custos de recrutamento e melhorar a qualidade das contratações.
Não perca esta oportunidade: 5 formas comprovadas de reduzir os seus custos de recrutamento
3. Facilidade de utilização
As funcionalidades do seu software de recrutamento não terão qualquer importância se a sua equipa não o conseguir utilizar eficazmente.
O seu RMS deve ser intuitivo e fácil de utilizar.
Um sistema complexo pode interferir com a produtividade e levar à frustração do utilizador.
Por isso, antes de finalizar o software, considere a possibilidade de realizar um teste de usabilidade com a sua equipa de contratação.
Recolha feedback sobre a facilidade de utilização, a navegação e a curva de aprendizagem.
Opte por um sistema com recursos de formação abrangentes, tais como tutoriais, webinars e manuais do utilizador, que são essenciais para ajudar a sua equipa a familiarizar-se rapidamente.
4. Apoio do fornecedor
Em seguida, certifique-se de que o fornecedor de software oferece formação extensiva e um sólido apoio ao cliente, incluindo chat em direto, apoio telefónico e documentação extensiva.
Procure vendedores com um historial comprovado de capacidade de resposta e eficácia na resolução de problemas.
A leitura de críticas ou testemunhos de outros clientes pode ajudá-lo nesse sentido.
Além disso, avalie o compromisso do revendedor com a melhoria contínua.
Actualizações regulares, lançamento de novas funcionalidades e apoio proactivo ao cliente podem melhorar o seu processo de recrutamento e garantir que o software evolui com as tendências do sector.
Um fornecedor que ofereça personalização e ouça o feedback do utilizador pode fornecer uma solução mais personalizada e eficaz.
5. Capacidades de integração
Se trabalha no sector do recrutamento, provavelmente já utiliza algum software de RH e de software de aquisição de talentos que contém os seus dados importantes.
É por isso que é crucial certificar-se de que o seu RMS pode integrar-se nas suas ferramentas e aplicações existentes.
Deve procurar sistemas que ofereçam APIs e soluções de middleware para facilitar uma integração fácil e suave.
Certifique-se de que o software pode ser integrado com os principais quadros de empregos, plataformas de redes sociais e clientes de correio eletrónico.
Estas integrações podem expandir o seu alcance e ajudá-lo a encontrar candidatos de forma mais eficiente.
Isto confirma que tudo flui sem problemas e que mantém a consistência dos dados sem introduzir manualmente todas as informações, mantendo as coisas eficientes e sem erros.
6. Escalabilidade
À medida que a sua empresa se expande, as suas necessidades de recrutamento aumentam.
Escolha um RMS que possa crescer com a sua empresa.
Procure um software que ofereça modelos de preços flexíveis adaptados a empresas de diferentes dimensões.
Isto permite-lhe começar com um pacote mais pequeno e expandi-lo à medida que as suas necessidades aumentam.
Veja se o sistema pode lidar com cargas de dados e números de utilizadores crescentes para suportar o seu crescimento a longo prazo.
Além disso, considere a capacidade do sistema para lidar com picos de contratação sazonal ou planos de expansão rápida.
A escalabilidade também envolve a capacidade do sistema para suportar novas funcionalidades e integrações à medida que a sua estratégia de recrutamento evolui.
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7. Elementos de segurança
Dados dos candidatos é o seu bem mais valioso, pelo que geri-lo e protegê-lo é importante para manter a confiança e a credibilidade.
É por isso que precisa de um sistema com características de segurança de topo.
Escolha software com encriptação de dados, controlos de acesso do utilizador e auditorias de segurança regulares.
Certifique-se de que o fornecedor leva a sério a segurança dos dados e tem protocolos sólidos para lidar com violações de dados.
Além disso, certifique-se de que o RMS cumpre os regulamentos de proteção de dados, como o RGPD, a CCPA e outros regulamentos específicos do sector, para manter tudo em segurança, especialmente se recrutar a nível internacional.
Procure características como a autenticação de dois factores, a encriptação de dados em trânsito e em repouso e actualizações de segurança regulares.
Certifique-se de que o fornecedor efectua auditorias de segurança regulares, utiliza um scanner de vulnerabilidades abrangente e fornece um plano claro de resposta a violações de dados.
As 8 principais características a ter em conta num sistema de gestão de recrutamento
Não tem a certeza de que o sistema de gestão de recrutamento que escolheu vai satisfazer as suas necessidades?
Fique descansado ao verificar estas oito funcionalidades essenciais.
Elas podem melhorar significativamente a sua estratégia de recrutamento e atrair talentos de topo.
1. Ofertas de emprego
Um RMS eficaz facilita a publicação de empregos em várias plataformas.
Isto pode incluir painéis de emprego, redes sociaise a página de carreiras da sua empresa.
Quanto maior for o seu alcance, maiores serão as suas hipóteses de atrair os melhores talentos.
Alguns sistemas oferecem modelos e ferramentas de agendamento também para automatizar e otimizar este processo. Pode integrar estas plataformas com ferramentas de gestão de redes sociais para criar facilmente um calendário de conteúdos e agendar publicações com antecedência, ajudando-o a manter um calendário de publicações consistente e a aumentar a visibilidade.Leia também: SEO para anúncios de emprego: O passo-a-passo tudo-em-um [+ Uma lista de recursos a utilizar]
2. Procura de candidatos
O seu sistema de gestão de recrutamento tem capacidades de pesquisa avançadas que podem revelar até os talentos mais difíceis de encontrar.
Por exemplo, as plataformas mais robustas do mercado possuem Extensões do Chrome para redes profissionais em linha, como o LinkedIn, que lhe permitem percorrer os perfis do LinkedIn e reunir candidatos e patronos na sua plataforma com um simples clique.
Também pode utilizar as suas funcionalidades para construir e alojar um formulário personalizável no seu site de recrutamento onde os candidatos podem preencher e entregar os seus perfis e CVs.
Estas candidaturas vão diretamente para a sua base de dados, poupando-lhe o trabalho de procurar candidaturas nos seus e-mails.
3. Rastreio automatizado
Os recrutadores recebem centenas ou milhares de candidaturas de emprego todos os dias, o que torna o processo de seleção manual moroso e cansativo.
Automatizar a filtragem inicial poupa tempo e custos e também garante que apenas os candidatos mais qualificados avancem.
Funcionalidades no seu RMS, como análise de currículospode ser utilizada para extrair automaticamente informações relevantes dos currículos e compará-las com os requisitos do emprego. Também pode definir filtros personalizados com a ajuda de uma pesquisa booleana para garantir que o perfil do candidato corresponde às suas especificações de emprego.
Os questionários de pré-seleção podem ser excelentes ferramentas para avaliar a aptidão de um candidato a emprego para uma função.
O seu software de recrutamento pode automatizar a conceção, a realização e a avaliação instantânea das respostas.
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4. Acompanhamento dos candidatos
Um sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) foi considerado o “coração” do recrutamento.
Ajuda-o a gerir as informações dos candidatos e a acompanhar o seu progresso ao longo das várias fases, simplificando assim todo o processo, desde a candidatura até à contratação.
O seu software de recrutamento pode agendar entrevistas através da coordenação com candidatos e gestores de contratação e pode também ajudá-lo a gerir o seu reserva de talentos para garantir um fluxo constante de candidatos qualificados prontos a preencher as vagas assim que estas forem abertas.
Certifique-se de que o seu ATS está integrado no seu calendário para que as entrevistas sejam marcadas sem esforço, evitando conflitos de horários.
5. Comunicação com os candidatos
Uma das principais razões para desistência de candidatos do processo de contratação é a falta de comunicação atempada e personalizada.
Utilize o seu software de recrutamento para melhorar a comunicação com os candidatos, garantindo que estes se mantêm envolvidos e não se sentem excluídos.
Configure modelos de modelos de correio eletrónico para diferentes fases do processo de contratação para atualizar regularmente os candidatos sobre o estado das suas candidaturas.
As notificações auto-reguladas tratam disso sem esforço, mantendo todos informados sem trabalho extra da sua parte.
Crie um registo de comunicação centralizado para garantir que todas as interacções são documentadas.
Desta forma, será mais fácil para a equipa de recrutamento manter-se actualizada sobre a correspondência com os candidatos.
6. Informações baseadas em dados
Análise do recrutamento podem dar-lhe uma visão realmente útil do seu processo de contratação, ajudando-o a melhorar as estratégias e a tomar melhores decisões.
E sim, o seu software de recrutamento pode ajudá-lo a lidar com isso!
O seu RMS permite-lhe medir indicadores vitais de contratação, como o tempo de contratação e o custo de contratação, e permite-lhe compará-los com o que as outras empresas fazem para perceber se está tudo bem com o seu desempenho ou se há áreas que precisam de ser melhoradas.
Também pode criar painéis de recrutamento que oferecem visualização de dados em tempo real.
Estes podem ajudá-lo a avaliar rapidamente a eficácia dos seus esforços de contratação e a tomar decisões baseadas em dados para melhorar a eficiência.
7. Recolha de feedback
A recolha de feedback dos candidatos e dos gestores de contratação é crucial, uma vez que fornece informações valiosas para melhorar o seu processo de recrutamento.Pode utilizar o seu RMS para enviar inquéritos à experiência do candidato em várias fases do processo de contratação.
A recolha de feedback em diferentes pontos de contacto garante-lhe uma compreensão abrangente do ponto de vista do candidato.
Também pode utilizar o seu RMS para acompanhar e gerir o feedback dado pelos gestores de contratação durante as reuniões de rotina.
Isto garante que todos os comentários e sugestões estão bem documentados e facilmente acessíveis para revisão.
8. Integração
Um software de recrutamento com integração podem facilitar uma transição suave para as suas novas contratações.
As listas de verificação de indução automatizadas e a gestão de documentos podem ajudar a simplificar esta fase crítica, garantindo que os novos funcionários se sentem bem-vindos e bem preparados desde o primeiro dia.
Pode utilizar funcionalidades como a assinatura eletrónica de documentos para acelerar a longa e entediante papelada.
Também pode criar portais de imersão onde os novos contratados podem aceder a informações importantes, materiais de formação e políticas organizacionais.
Vai arrepender-se de não ter lido: Encontre o software de onboarding ideal para recrutadores [7 standout choices for 2024]
Os 10 melhores sistemas de gestão de recrutamento para as suas necessidades de contratação
Com inúmeros sistemas de gestão de recrutamento disponíveis no mercado, saber quais são os melhores pode dar-lhe uma vantagem.
Aqui tem uma lista das 10 melhores soluções RMS que achamos que vale a pena experimentar.
1. Recrute CRM
O Recruit CRM oferece uma plataforma abrangente e fácil de utilizar, ideal para o acompanhamento de candidatos, pesquisa de candidatos e ferramentas de comunicação, o que o torna a escolha perfeita para as agências que pretendem simplificar os seus processos.
Com opções de personalização imbatíveis, o Recruit CRM adapta-se perfeitamente a vários fluxos de trabalho de recrutamento, garantindo que satisfaz as suas necessidades específicas.
O seu design intuitivo torna-o fácil de navegar, permitindo-lhe tirar o máximo partido das funcionalidades do sistema.
E não acredite apenas na palavra – clientes satisfeitos estão a delirar sobre como os seus processos de recrutamento se tornaram muito mais fáceis!
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2. Corneta
Concebido para agências de maior dimensão que necessitam de capacidades avançadas de criação de relatórios e personalização, o Bullhorn integra-se bem com uma vasta gama de outras ferramentas, o que o torna uma escolha versátil para necessidades de contratação complexas.
As suas sólidas funcionalidades de CRM podem ajudá-lo a gerir eficazmente as relações com os clientes, enquanto a robusta funcionalidade de análise fornece uma visão profunda do desempenho do recrutamento, ajudando na tomada de decisões estratégicas.
O Workable é conhecido pela sua facilidade de utilização e pelas suas poderosas capacidades de sourcing.
Este software oferece recursos como a correspondência de candidatos orientada por IA e integrações extensivas de quadros de empregos, tornando-o um favorito entre recrutadores inteligentes como você.
As agências podem tornar as suas estratégias de pessoal mais eficientes através de estratégias de pessoal aperfeiçoadas com base em informações reais, graças a funcionalidades robustas de relatórios e análises.
A sua experiência é facilitada pela interface de fácil utilização, melhorando a produtividade e a eficiência.
4. Alavanca
O Lever combina as funcionalidades do ATS e do CRM para oferecer uma experiência perfeita centrada na gestão das relações.
A sua interface de fácil utilização e a sua análise robusta fazem dele uma ferramenta poderosa para construir fortes associações de candidatos e clientes.
As funcionalidades de colaboração oferecidas pelo software podem ajudá-lo a melhorar a produtividade e a tomada de decisões da equipa, enquanto as capacidades de integração podem simplificar ainda mais o fluxo de trabalho.
5. Estufa
O Greenhouse é altamente considerado pela sua abordagem de contratação estruturada e oferece kits de entrevista personalizáveis e análises robustas.
É uma excelente escolha para si se pretende um processo de recrutamento meticuloso e baseado em dados.
As suas capacidades de integração e ferramentas detalhadas de elaboração de relatórios asseguram uma transição suave para as novas contratações, melhorando a eficiência e a eficácia globais do seu processo de recrutamento.
6. SmartRecruiters
Destacando-se pelo seu design fácil de utilizar e pelas facilidades de colaboração, o SmartRecruiters permite uma colaboração produtiva com a sua equipa.
Possui um conjunto completo de ferramentas que tratam de todos os processos entre o sourcing e o onboarding.
Assim, é uma solução altamente adaptável a empresas de todas as dimensões.
7. Jobvite
A Jobvite é conhecida por oferecer soluções de recrutamento tudo-em-um que incluem sourcing, acompanhamento de candidatos, onboarding e análises robustas.
É uma plataforma versátil que pode ser utilizada tanto por pequenas como por grandes empresas.
Mais importante ainda, a preferência deste sistema reside na criação de relações entre os potenciais empregados e os seus empregadores ou as marcas que representam.
Assim, este método de gestão de pessoal aumenta a eficácia do recrutamento e a satisfação dos candidatos.
8. iCIMS
O iCIMS é bem conhecido como uma solução escalável adequada para empresas de todas as dimensões.
Oferece uma vasta gama de características e capacidades de integração, mas as suas funcionalidades de onboarding e de análise de dados são particularmente poderosas.
O software fornece um excelente apoio ao cliente para garantir que os utilizadores têm a assistência de que necessitam para maximizar o potencial do sistema.
9. JazzHR
O JazzHR é uma excelente escolha para empresas de média dimensão devido à sua relação custo-eficácia e facilidade de utilização.
Apesar das suas qualidades poderosas, ainda pode ser comprado por empresas em fase de arranque que estão a crescer.
Inclui várias funcionalidades que o ajudam a personalizá-lo de acordo com as necessidades do seu processo, além de ferramentas de geração de relatórios que o ajudam durante o recrutamento de diferentes formas para garantir que tudo corre bem sem quaisquer problemas.
10. BambooHR
O BambooHR caracteriza-se pela sua combinação de software de RH e aplicações ATS.
É adequado se o seu principal interesse é encontrar uma solução de RH que possa fazer tudo.
É a escolha perfeita para os especialistas de RH, uma vez que simplifica o recrutamento e outros processos de RH, assegurando ao mesmo tempo a sua eficácia através da sua interface de fácil utilização e das suas sólidas ferramentas de elaboração de relatórios.Leia também: Tudo o que precisa de saber sobre software para agências de recrutamento
Perguntas mais frequentes
1. Um RMS é adequado para pequenas empresas?
Sem dúvida!
As soluções RMS são altamente escaláveis e podem ser personalizadas para se adaptarem às necessidades específicas das pequenas empresas.
Oferecem funcionalidades essenciais, como o acompanhamento de candidatos e a comunicação automatizada, sem os elevados preços e a complexidade dos sistemas maiores.
Isto significa que pode simplificar o seu processo de contratação, poupar tempo e melhorar a eficiência sem gastar muito dinheiro.
Além disso, ter um RMS pode ajudar as pequenas empresas a competir mais eficazmente com as grandes empresas na atração de talentos de topo.
2. Como é que posso assegurar uma transição suave para um RMS?
Para garantir uma transição suave, envolva os principais intervenientes desde o início e forneça formação abrangente a todos os utilizadores.
Escolha um RMS com um suporte sólido do fornecedor para ajudar na configuração e resolução de problemas.
Começar com um programa piloto pode ser muito benéfico.
Permite-lhe identificar e resolver quaisquer problemas antes de um lançamento em grande escala.
Uma comunicação clara e a definição de expectativas realistas também o podem ajudar a gerir a mudança de forma eficaz.
3. Como é que posso medir o sucesso de uma implementação RMS?
Pode medir o sucesso da implementação do seu RMS acompanhando as principais métricas, como o tempo de contratação, o custo por contratação e a satisfação dos candidatos.
Além disso, efectue uma auditoria de recrutamento para avaliar a eficiência global do seu processo de contratação. A revisão regular destas métricas ajudá-lo-á a compreender o impacto do RMS e a identificar áreas de melhoria contínua. A recolha de feedback dos candidatos e dos gestores de contratação também pode fornecer informações valiosas sobre a eficácia do sistema.
