Hintergrundüberprüfungen sind ein wichtiger Bestandteil jedes Einstellungsverfahrens.
Diese Beurteilungen helfen Ihnen sicherzustellen, dass Sie nicht nur die besten, sondern auch die zuverlässigsten Talente einstellen.
Aber während Sie in der Vergangenheit graben, ist es auch wichtig, die ethischen Grenzen im Auge zu behalten.
In diesem Leitfaden haben wir die wichtigsten ethischen Grundsätze für die Hintergrundüberprüfung sowie alle anderen Informationen, die Sie für den Prozess benötigen könnten, erläutert.
Lesen Sie weiter.
Decoding 11 MUSS die Ethik der Hintergrundprüfung befolgen
1. Fairness bei der Bewertung
Hintergrundüberprüfungen müssen auf der Grundlage von Tatsachen und nicht von Annahmen oder Stereotypen durchgeführt werden.
Dieser Ansatz fördert ein
integratives Arbeitsumfeld
in dem jeder Einzelne die gleichen Chancen erhält.
2. Transparenz im Prozess
Informieren Sie die Kandidaten über die durchgeführten Kontrollen und die Art der Informationen, die Sie suchen.
Offene Kommunikation ist das ultimative Tor zum Aufbau von Vertrauen und beugt auch möglichen Missverständnissen vor.
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3. Respekt vor der Privatsphäre
Am besten beschränken Sie die Prüfung von Informationen, die für die Stelle relevant sind, und vermeiden unnötige Eingriffe in das Privatleben, um die Würde und Privatsphäre der Bewerber zu wahren (was Sie auch tun sollten).
Stellen Sie sich vor, Sie sehen sich den Lebenslauf von
Jamie
, einem vielversprechenden Kandidaten mit einer hervorragenden Erfolgsbilanz im Verkauf.
Es mag zwar verlockend sein, sich tief in
Jamie’s
sozialen Medien zu stöbern und jeden Aspekt ihres Privatlebens zu durchleuchten, sollten Sie diesem Drang widerstehen.
Konzentrieren Sie sich auf
Jamies
beruflichen Auszeichnungen und Erfahrungen, die sich direkt auf die zu besetzende Stelle beziehen, und vermeiden Sie unnötige Erkundungen in ihrem persönlichen Bereich.
4. Einhaltung von Rechtsnormen
Seien Sie gut vertraut mit den
Bundes- und Landesgesetze
die für Hintergrundüberprüfungen gelten (z. B. Ban the Box-Gesetze), um sicherzustellen, dass Ihr Verfahren rechtmäßig und ethisch einwandfrei ist.
Dies schützt Ihr Unternehmen vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.
5. Vertraulichkeit der Informationen
Natürlich ist es wichtig, dass Sie sich vergewissern, dass mit den persönlichen Daten des Bewerbers verantwortungsvoll umgegangen wird und die
Datenschutzgesetze
wie dem American Data Privacy Protection Act (ADPPA), der den Umgang mit persönlichen Daten regelt.
Sie müssen sich bewusst um den Schutz sensibler Daten und die Verhinderung unbefugten Zugriffs bemühen, um dem Vertrauen gerecht zu werden, das die Kandidaten in Ihr Unternehmen setzen.
6. Zusammenarbeit mit renommierten Agenturen
Ein weiterer Trick, um die Aufregung um ethische Hintergrundprüfungen zu minimieren, ist die Zusammenarbeit mit einer renommierten Agentur aus Ihrer Branche.
Diese Organisationen können Ihnen bei allem helfen, worauf Sie achten müssen.
Und vergessen Sie nicht den Faktor der Genauigkeit und Zuverlässigkeit, der eine große Rolle beim Aufbau eines vertrauenswürdigen und effizienten Rekrutierungsprozesses spielt.
7. Rechtzeitiger Abschluss der Kontrollen
Achten Sie immer darauf, dass die Hintergrundüberprüfungen in einem angemessenen und vernünftigen Zeitrahmen abgeschlossen werden.
Dies beschleunigt nicht nur den Rekrutierungsprozess, sondern zeugt auch von Professionalität und Respekt vor der Zeit des Bewerbers und hinterlässt ein positives Erlebnis.
positive Erfahrung für den Kandidaten
.
8. Befolgung der Unternehmensrichtlinien
Es ist ein absolutes Muss, sich strikt an die Richtlinien des Unternehmens in Bezug auf Hintergrundüberprüfungen zu halten, wenn Sie dort arbeiten.
Sei es, dass Sie die von der Organisation festgelegten Richtlinien akribisch befolgen oder einen standardisierten und ethischen Einstellungsprozess sicherstellen.
9. Vermeiden von Diskriminierung
Wenn Sie in Ihrem Einstellungsprozess eine angemessene Ethik für Hintergrundüberprüfungen einführen möchten, ist die Vermeidung von Diskriminierung oft der erste Schritt.
Erstens: Überwinden Sie die Last der unbewussten Voreingenommenheit, um jedem Bewerber die gleiche Chance zu geben, sich zu beweisen, unabhängig von seinem Hintergrund.
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10. Offenheit für Feedback
Bleiben Sie in allen Phasen offen für Rückmeldungen von Bewerbern zum Prozess der Hintergrundüberprüfung.
Dies spiegelt Ihr Engagement für die Praxis der kontinuierlichen Verbesserung wider, bei der der Prozess regelmäßig auf der Grundlage des erhaltenen Feedbacks verfeinert wird, um einen kandidatenfreundlichen Einstellungsprozess zu gewährleisten.
11. Recht auf Berufung
Geben Sie den Kandidaten das Recht, gegen die Ergebnisse der Zuverlässigkeitsüberprüfung Einspruch zu erheben.
Ziel ist es, fair vorzugehen und den Bewerbern die Möglichkeit zu geben, ihre Sicht der Dinge darzulegen, um eine gerechte und ausgewogene Rekrutierung zu gewährleisten.
Wie erstellt man eine ethische Richtlinie für Hintergrundüberprüfungen? 5 Schritte zum Erfolg
1. Geben Sie den Zweck an
Beginnen Sie damit, den Zweck der Hintergrundüberprüfungen für die Kandidaten in Ihrer Pipeline klar zu benennen.
Überprüfen Sie, ob diejenigen, die unter dem Radar sind, gut über den Zweck der Hintergrundüberprüfungen informiert sind, was weitgehend Klarheit und Transparenz fördert.
2. Definieren Sie die Arten der durchgeführten Kontrollen
Welches sind die entscheidenden Informationen, die Sie bereit sind, durch einen Background Check zu überprüfen?
Legen Sie die Arten von Überprüfungen, die Sie durchführen, frühzeitig offen, um bei den Bewerbern ein Gefühl der Sicherheit zu schaffen.
3. Führen Sie positionsspezifische Prüfungen durch
Positionsspezifische Überprüfungen sind die Grenzlinien, die Ihre Bemühungen um Hintergrundüberprüfungen auf verwertbare Informationen für eine bessere Entscheidungsfindung konzentrieren.
Diese Kontrollen sind auf die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Stelle zugeschnitten und tragen dazu bei, dass der Faktor Privatsphäre gewahrt bleibt.
4. Skizzieren Sie disqualifizierende Straftaten
Wenn Sie die disqualifizierenden Straftaten von vornherein nennen, können Sie bei den Bewerbern klare Erwartungen in Bezug auf Vorstrafen wecken, die ihre Chancen auf die Stelle beeinträchtigen können.
Anstelle einer direkten Disqualifizierung kann eine kleine Klarstellung den Bewerbern helfen, Ihre Sicht der Dinge zu verstehen und einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
positiven Eindruck
bei den Bewerbern einen positiven Eindruck.
5. Dokumentieren Sie Aktionen nach der Prüfung
Die Dokumentation der Maßnahmen, die auf der Grundlage der Ergebnisse der Hintergrundüberprüfungen ergriffen werden, ist ein entscheidender Schritt bei der Erstellung einer ethischen Richtlinie für Hintergrundüberprüfungen, die jedes Mal zu Ihren Gunsten ausfällt.
Auf diese Weise fördern Sie die Verantwortlichkeit und stellen sicher, dass die getroffenen Maßnahmen dokumentiert und für beide Seiten nachvollziehbar sind.
6 rechtliche Strukturen, die die Ethik der Hintergrundüberprüfung fördern
1. Staatliche Gesetze für Zuverlässigkeitsüberprüfungen
Verstehen Sie die entscheidenden
staatlichen Gesetze
die für Hintergrundüberprüfungen gelten, hilft Ihnen zu verstehen, wie tiefgreifend der Schutz ist.
Zwei wichtige staatliche Gesetze sind –
- Gesetz über investigative Verbrauchermeldeagenturen (ICRAA)
- Gesetz über Verbraucherkreditauskunfteien (CCRAA)
Diese Gesetze bieten einen Rahmen, der Organisationen bei der Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen leitet, die für das Land, dem Sie angehören, fair und rechtmäßig sind.
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2. Die Rolle der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)
Die EEOC spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Zuverlässigkeitsüberprüfungen auf faire und nicht diskriminierende Weise durchgeführt werden.
Die Einhaltung der Richtlinien der
EEOC
kann Ihre Organisation vor möglichen rechtlichen Problemen schützen.
3. Einhaltung des Fair Credit Reporting Act (FCRA)
Die Einhaltung des FCRA ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, Hintergrundprüfungen durchzuführen, die ethisch und rechtlich einwandfrei sind.
Die Überprüfung von Kreditauskünften muss mit den
FCRA-Richtlinien
um sicherzustellen, dass sie fair und nicht diskriminierend sind.
4. Verstehen der „Ban the Box“-Gesetzgebung
Die „
Ban the Box
“ soll Personen mit einer kriminellen Vergangenheit eine faire Chance auf einen Arbeitsplatz geben.
Wenn Sie diese Gesetzgebung verstehen und befolgen, geht es vor allem darum, die Türen für alle zu öffnen, aber mit allen notwendigen Vorsichtsmaßnahmen für optimale Sicherheit.
5. Schutz durch den Americans with Disabilities Act (ADA)
Um die Rechte und Möglichkeiten von Behinderten zu sichern, dient der ADA als Barriereabbau zwischen Behinderung und Anspruchsberechtigung in Bezug auf den Verdienst.
Obwohl die ADA auf bestimmte Positionen achtet, die körperliche Fitness erfordern, ist die
ADA
sicher, dass die medizinischen Informationen einer Person niemals als Waffe gegen ihre Rechte als Arbeitnehmer eingesetzt werden.
6. Die Macht von Titel VII des Bürgerrechtsgesetzes
Rasse, Hautfarbe, nationale Herkunft, Geschlecht oder Religion – jedes Merkmal, das für Diskriminierung anfällig ist, steht unter der Kontrolle von
Titel VII
.
Dieses Gesetz geht noch einen Schritt weiter und stellt mehrere beschäftigungspolitische Maßnahmen in Frage, die sich direkt oder indirekt auf eine marginalisierte Gemeinschaft und ihr Recht auf faire Beschäftigung auswirken, um den Arbeitsmarkt für alle zu ebnen.
3 wichtige Gründe, die Ethik der Hintergrundüberprüfung im Auge zu behalten
1. Verbesserung des Rufs der Organisation
Die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen unter ethischen Gesichtspunkten stärkt den Ruf Ihrer Organisation und stellt sie als verantwortungsbewusstes und vertrauenswürdiges Unternehmen dar.
Daher ist Ihre
Arbeitgebermarke
wird es lieben!
2. Verbessern der Erfahrung der Kandidaten
Bewerber fühlen sich sicherer und offener, wenn es einen vorgegebenen Ethikkodex gibt, der den Einstellungsprozess genau überwacht und vorantreibt.
Bewerber wissen einen Arbeitgeber zu schätzen, der die Notwendigkeit eines ethischen Ansatzes versteht, wenn er tief in ein Profil eindringt.
3. Beitrag zu Industriestandards
Die Einhaltung eines strengen Ethikkodexes trägt zu den Branchenstandards bei und setzt einen Maßstab, an dem sich andere orientieren können.
Diese kleine Geste Ihrerseits kann dazu beitragen, dass der Arbeitsmarkt in Ihrer Branche zu einem noch sichereren Ort für Einstellungen wird.
12 Arten von Hintergrundüberprüfungen und die jeweiligen ethischen Überlegungen, die zu beachten sind
1. Überprüfung der Vorstrafen
Bei dieser Hintergrundüberprüfung können Sie die Vergangenheit eines Bewerbers genauer unter die Lupe nehmen, um dessen Werdegang besser zu verstehen – und sich um einen sicheren Arbeitsplatz bemühen, indem Sie die Art der früheren Straftaten berücksichtigen.
Ethische Erwägungen:
Fairness:
Vermeiden Sie einen völligen Ausschluss aufgrund von Vorstrafen. Berücksichtigen Sie die Art der Straftat und ihre Relevanz für die Stelle.
Einhaltung der Gesetze:
Halten Sie sich an die Bestimmungen des Fair Credit Reporting Act (FCRA) und der „Ban the Box“-Gesetzgebung.
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2. Kreditberichte
Dazu gehört die Prüfung der finanziellen Situation eines Bewerbers. Es hilft zu überprüfen, ob der Bewerber mit seinen Kenntnissen im Finanzmanagement aus erster Hand auf die angebotene Rolle passt.
Ethische Erwägungen:
Relevanz:
Führen Sie Bonitätsprüfungen nur für Positionen durch, bei denen finanzielle Verantwortung ein wesentlicher Aspekt der Rolle ist.
Datenschutz:
Gewährleisten Sie die Vertraulichkeit der erhaltenen Finanzdaten.
3. Überprüfung der Beschäftigung
Die Überprüfung der Beschäftigung ist ein respektvoller Prozess, bei dem der berufliche Werdegang eines Bewerbers überprüft wird, um sicherzustellen, dass die Beschäftigungsgeschichte korrekt ist.
Ethische Erwägungen:
Korrektheit:
Überprüfen Sie die Richtigkeit der vom Bewerber gemachten Angaben zu seinem beruflichen Werdegang.
Einverständnis:
Holen Sie die Zustimmung des Bewerbers ein, bevor Sie frühere Arbeitgeber kontaktieren.
4. Überprüfung der Bildung
Dieser Schritt dient dazu, die Echtheit des Bildungshintergrunds eines Bewerbers zu bestätigen. Ziel ist es, ein klares Verständnis für die Grundlagen ihres Fachwissens zu entwickeln.
Ethische Erwägungen:
Verifizierung:
Bestätigen Sie die Echtheit der vom Kandidaten angegebenen Bildungsabschlüsse.
Nicht-Diskriminierung:
Vermeiden Sie Diskriminierung aufgrund des Prestiges von Bildungseinrichtungen.
5. Soziale Medien unter Beobachtung
Hier führen Personalverantwortliche eine umsichtige Überprüfung des digitalen Fußabdrucks eines Bewerbers durch und erhalten so Einblicke in seine Online-Persönlichkeit und in die Frage, ob diese mit den Werten des Unternehmens übereinstimmt.
Ethische Erwägungen:
Privatsphäre:
Respektieren Sie die Grenzen der Kandidaten, während Sie die
Profile in den sozialen Medien
.
Relevanz:
Konzentrieren Sie sich auf Informationen, die für die Stelle relevant sind, und vermeiden Sie persönliche Beurteilungen.
6. Drogentest
Drogentests werden oft als notwendiger Schritt angesehen, um ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld aufrechtzuerhalten, wobei die Privatsphäre der Bewerber in höchstem Maße respektiert wird.
Ethische Erwägungen:
Gesetzliche Bestimmungen
: Befolgen Sie die
Landes- und Bundesgesetze
die Drogentests regeln.
Datenschutz:
Respektieren Sie die Privatsphäre der Kandidaten und gewährleisten Sie die Vertraulichkeit der Testergebnisse.
7. Überprüfung der Berufszulassung
Dieser Test wird durchgeführt, um die beruflichen Qualifikationen eines Bewerbers zu überprüfen und zu zeigen, ob er wirklich für die gewünschte Stelle geeignet ist.
Ethische Erwägungen:
Überprüfung:
Bestätigen Sie die Gültigkeit der vom Kandidaten angegebenen Berufslizenzen.
Relevanz:
Konzentrieren Sie sich auf Lizenzen, die in direktem Zusammenhang mit der Stelle stehen.
8. Referenzprüfungen
Dabei handelt es sich um einen kooperativen Prozess, bei dem Sie sich mit den Referenzen eines Bewerbers auseinandersetzen, um sich ein umfassendes Bild von dessen beruflichem Ansehen und Qualifikationen zu machen.
Ethische Erwägungen:
Informierte Zustimmung:
Informieren Sie die Kandidaten, bevor Sie die Referenzen kontaktieren, um mögliche Konflikte zu vermeiden.
Objektive Bewertung:
Bewahren Sie eine objektive Haltung und konzentrieren Sie sich auf Feedback, das für die Aufgabe relevant ist.
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9. Internationale Hintergrundüberprüfungen
Diese Hintergrundprüfung wirft ein Licht auf die weltweiten Aufzeichnungen eines Kandidaten, der in anderen Ländern gearbeitet oder gelebt hat, bevor er sich für die aktuelle Stelle beworben hat, und versucht, seine früheren Erfahrungen in verschiedenen Ländern zu verstehen.
Ethische Erwägungen:
Kulturelle Sensibilität:
Seien Sie sensibel für die kulturellen Normen und gesetzlichen Bestimmungen der verschiedenen Länder.
Umfassende Prüfung:
Sorgen Sie für eine gründliche Prüfung, die den internationalen Hintergrund des Bewerbers berücksichtigt.
10. Geschichte der zivilrechtlichen Streitigkeiten
Bei der zivilrechtlichen Vorgeschichte handelt es sich um eine sorgfältige Überprüfung aller zivilrechtlichen Streitigkeiten, die einen Einblick in den breiteren gesellschaftlichen Kontext und die juristische Vorgeschichte eines Kandidaten geben können.
Ethische Erwägungen:
Relevanz:
Konzentrieren Sie sich auf zivilrechtliche Fälle, die für die Stelle relevant sind, und vermeiden Sie unnötige Untersuchungen von persönlichen Angelegenheiten.
Faire Bewertung:
Berücksichtigen Sie die Art des Rechtsstreits und seine Auswirkungen auf die Arbeitsaufgabe.
11. Branchenspezifische Kontrollen
Es bietet einen Überblick über die branchenspezifischen Kenntnisse eines Bewerbers und verifiziert die Übereinstimmung mit den Anforderungen der Stelle.
Ethische Erwägungen:
Relevanz:
Führen Sie branchenspezifische Prüfungen durch und konzentrieren Sie sich dabei auf die Qualifikationen und Zertifizierungen, die für die Stelle relevant sind.
Fairness:
Sorgen Sie für eine faire Bewertung des Kandidaten anhand von branchenspezifischen Kriterien.
12. Hausbesuche
Dabei handelt es sich um einen respektvollen Besuch in der Wohnung des Bewerbers, der mit dessen Einverständnis durchgeführt wird und ein höheres Maß an Transparenz und Vertrauen in die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schafft.
Ethische Erwägungen:
Privatsphäre:
Respektieren Sie die Privatsphäre des Kandidaten und stellen Sie sicher, dass Hausbesuche mit seiner Zustimmung und aus triftigen Gründen durchgeführt werden.
Die Würde:
Bewahren Sie die Würde des Kandidaten und vermeiden Sie jede Form von Übergriffigkeit oder Respektlosigkeit.
Es liegt in der moralischen Verantwortung eines jeden Personalvermittlers, eine Kultur des Vertrauens und der Transparenz zu fördern, die den Weg für einen ethisch und rechtlich einwandfreien Einstellungsprozess ebnet.
Und die Befolgung der Ethik der Hintergrundüberprüfung ist der beste Weg, dies zu respektieren.
Häufig gestellte Fragen
1. Wie können Organisationen Fairness bei Hintergrundüberprüfungen sicherstellen?
Um Fairness bei Zuverlässigkeitsüberprüfungen zu gewährleisten, müssen die Überprüfungen in einer nicht diskriminierenden und integrativen Weise durchgeführt werden.
Befolgen Sie die
von der EEOC aufgestellten Richtlinien
kann Unternehmen dabei helfen, einen zuverlässigen Prozess für Hintergrundüberprüfungen einzurichten.
2. Können Hintergrundüberprüfungen persönliche Gespräche beinhalten?
Ja, persönliche Befragungen können in der Tat ein Teil der Hintergrundüberprüfung sein.
Diese Gespräche werden häufig geführt, um differenziertere Erkenntnisse über den Charakter und die Arbeitsmoral eines Bewerbers zu gewinnen.
Es hilft dabei, die zwischenmenschlichen Fähigkeiten des Bewerbers und seine Kompatibilität mit der Unternehmenskultur zu verstehen.
3. Sind internationale Hintergrundüberprüfungen für Positionen im Ausland erforderlich?
Auf jeden Fall ist die Durchführung von internationalen Hintergrundüberprüfungen ein kluger Schritt, selbst bei entfernten Stellen.
Es stellt sicher, dass die Zeugnisse und der berufliche Werdegang eines Bewerbers glaubwürdig sind, unabhängig von seinem geografischen Standort.
Dieser Prozess trägt dazu bei, die Integrität und die Qualitätsstandards der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und eine vertrauenswürdige Arbeitsumgebung zu schaffen.
4. Wie häufig sollten Hintergrundüberprüfungen aktualisiert werden?
Es wird empfohlen, die Hintergrundüberprüfungen regelmäßig zu aktualisieren, in der Regel alle 2-5 Jahre.
Diese Praxis hilft dabei, ein aktuelles Bild von den Umständen und Qualifikationen eines Mitarbeiters zu erhalten.
Es hilft auch dabei, potenzielle Risiken zu minimieren und eine sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
5. Können Kandidaten die Ergebnisse einer Hintergrundüberprüfung anfechten?
Ja, Kandidaten haben das Recht, Ungenauigkeiten oder Unstimmigkeiten in den Ergebnissen der Hintergrundüberprüfung anzufechten.
Dieser Prozess stellt sicher, dass das Einstellungsverfahren fair und transparent bleibt, so dass die Bewerber die Möglichkeit haben, Informationen zu klären oder zu korrigieren, was einen gerechten und ausgewogenen Einstellungsprozess fördert.
6. Gibt es Einschränkungen bei den Informationen, die eine Hintergrundüberprüfung liefern kann?
Ja, Hintergrundüberprüfungen haben gewisse Einschränkungen.
Aufgrund möglicher Datenlücken oder veralteter Informationen vermitteln sie nicht immer ein vollständiges Bild.
Um eine Verletzung der Privatsphäre zu verhindern, erfordert das Verfahren für einige Arten von Informationen eine Zustimmung und hält sich an rechtliche Grenzen.
