In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihr Dashboard für die Personalbeschaffung erstellen und anpassen können – die beste Lösung zur Verwaltung Ihrer Einstellungsdaten.
Was ist ein Dashboard für die Personalbeschaffung?
Ein Dashboard für die Personalbeschaffung ist ein visuelles Tool, das Daten aus verschiedenen Quellen sammelt, wie
HR-Unternehmenssoftware
, Leistungsmanagementsystemen und Lernmanagementsystemen sammelt und an einem Ort für einen einfachen Zugriff und eine einfache Analyse präsentiert.
Anstatt mehrere Berichte zu prüfen, können Sie sich
wichtige Leistungsindikatoren (KPIs)
und Rekrutierungsmetriken direkt über das Dashboard. Es liefert die wichtigsten Daten und kann so angepasst werden, dass es alle Berichte enthält, die Sie benötigen.
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3 Gründe, warum Sie ein Dashboard für die Personalbeschaffung brauchen
1. Beschleunigen Sie den Einstellungsprozess
Sie müssen die Einstellungsdaten analysieren, um festzustellen, was in Ihrem derzeitigen
Einstellungsprozess
und welche Aspekte verbessert werden müssen. Die große Menge an Daten macht es jedoch schwierig, sie effektiv zu analysieren.
Ihr Dashboard bietet Einblicke in verschiedene Aspekte des Prozesses. Anhand dieser Erkenntnisse können Sie Schwachstellen in Ihrem Ansatz erkennen und Praktiken, die ihm schaden, beseitigen.
Nehmen wir an, Sie stellen auf Ihrem Dashboard fest, dass Sie zwar eine Menge Ressourcen für bestimmte Einstellungskanäle aufwenden, diese aber keine Bewerber anziehen. In diesem Fall können Sie leistungsschwache Kanäle einfach ausschalten und sich auf Erfolge konzentrieren.
2. Verfolgen Sie wichtige Rekrutierungsmetriken
Rekrutierungsmetriken sind die Parameter, mit denen Sie die Erreichung Ihrer Personalziele messen können. Sie sind sehr hilfreich bei der Verfolgung des Fortschritts des Einstellungsprozesses. Leider werden sie aufgrund anderer Aspekte der Rekrutierung leicht verdrängt oder ignoriert.
Ein Dashboard für die Personalbeschaffung rückt die Metriken in den Mittelpunkt, so dass Sie sie bei wichtigen Entscheidungen stets im Blick haben. Genaue Beachtung von
Metriken zur Personalbeschaffung
können Sie Ihre Strategien im Laufe der Zeit entsprechend den Trends anpassen.
3. Verringern Sie Verzögerungen im Einstellungsverfahren
Bevor Dashboards für die Personalbeschaffung populär wurden, mussten sich die Einstellungsteams auf die Personalabteilung verlassen, um Einblicke zu erhalten, was zu Verzögerungen führte, die den Einstellungsprozess verlangsamten. Sie müssten auf die Antwort auf die Anfragen warten und in der Zwischenzeit Entscheidungen auf der Grundlage begrenzter Daten treffen.
Ein Analysesystem für die Personalbeschaffung bietet einen Überblick über die Daten aus der Vogelperspektive und ermöglicht einen sofortigen Zugriff, um sicherzustellen, dass die Entscheidungsprozesse stets objektiv und datengesteuert sind.
Dieser unmittelbare Zugriff trägt auch dazu bei, den Personalbesetzungsprozess zu rationalisieren und die Gesamteffizienz zu verbessern.
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Wie führen Sie ein Einstellungsaudit durch, um Ihren Einstellungsprozess zu rationalisieren?
Wie erstellt man ein Dashboard für die Personalbeschaffung?
Schritt 1: Entscheiden Sie sich für den Zweck Ihres Dashboards
Bevor Sie mit der Arbeit an Ihrem Armaturenbrett beginnen, müssen Sie wissen, warum Sie ein solches bauen. Was ist das Ziel und welche Informationen möchten Sie sammeln?
In der Regel werden Dashboards in drei Typen unterteilt:
a. Analytisch: Bei diesen Dashboards geht es um Erkenntnisse. Sie graben sich tief in Ihre Rekrutierungsdaten ein und helfen Ihnen, Trends zu erkennen.
Analyse-Tools für die Personalbeschaffung
enthalten oft viele Visualisierungen, die Ihnen helfen, die Daten besser zu verstehen.
b. Operativ: Diese Dashboards konzentrieren sich auf das Tagesgeschäft der Personalbeschaffung. Sie liefern Informationen über Fristen, die Anzahl der wöchentlich gewonnenen Rekruten und andere wichtige operative Erkenntnisse.
c. Hybrid: Wie der Name schon sagt, ist ein hybrides Armaturenbrett eine Kombination aus den besten Eigenschaften beider Typen. Es ist praktisch, um sich einen Überblick über den Rekrutierungsprozess zu verschaffen.
Schritt 2: Finden Sie die richtigen Metriken für die Einstellung
Sobald Sie die Ziele für das Dashboard festgelegt haben, müssen Sie Metriken festlegen, die dem Dashboard hinzugefügt werden. Diese Metriken basieren auf den Aspekten Ihres Prozesses, die Sie analysieren möchten. Die Metriken sollten leicht messbar und vergleichbar sein, um den Fortschritt effektiv zu verfolgen.
Beachten Sie einige der Erkenntnisse, die Ihre Personalbeschaffung vorantreiben. Einige Beispiele sind unten aufgeführt:
- Wie viele Mitarbeiter haben innerhalb eines Jahres nach ihrer Einstellung das Unternehmen verlassen?
- Wie lange dauert es, neue Mitarbeiter für Ihr Unternehmen zu gewinnen?
- Wie viele Bewerber haben Sie für eine bestimmte Stelle erhalten?
- Wie hoch ist der Prozentsatz der Personen, die ein Stellenangebot annehmen, im Vergleich zu denen, die es ablehnen?
Diese Fragen werden Ihnen helfen, eine Reihe von Metriken zu bestimmen. Zur Beantwortung der Frage „Wie viele Mitarbeiter sind nach einem Jahr Beschäftigung gegangen?“ können Sie beispielsweise die Kennzahl „gescheiterte Einstellungen“ verwenden.
Schritt 3: Daten sammeln
Es versteht sich von selbst, dass Ihr Dashboard einen stetigen Datenfluss benötigt, um effizient zu arbeiten. Aber es ist nicht so einfach, wie es klingt.
Ihre Rekrutierungsdaten sind nicht an einem einzigen Ort gespeichert. Daten, die sich auf die Einstellung beziehen, stammen aus Ihrem Bewerberverfolgungssystem, während Daten, die sich auf die Bezahlung beziehen, aus Ihrem Software für die Gehaltsabrechnung.
Sie müssen sicherstellen, dass jede Datenquelle ordnungsgemäß in Ihr Analysetool eingespeist wird. Wenn eine Datenquelle nicht kompatibel ist, benötigen Sie eine alternative Methode zur Übertragung von Informationen, z. B. das Verschieben der Daten über eine Tabellenkalkulation.
Schritt 4: Erstellen Sie Ihr Dashboard
Wenn alle Daten vorhanden sind und Sie eine klare Reihe von Metriken haben, ist es an der Zeit, Ihr Dashboard zu erstellen. Sie können es als Ihre leere Leinwand betrachten. Beachten Sie beim Bau die folgenden Faktoren:
- Layout: Das Gesamtlayout des Dashboards ist entscheidend für die Zugänglichkeit der Daten. Überlegen Sie, wie die Teammitglieder Informationen aufnehmen und wie das beste Layout für das Erzählen von Daten aussieht.
- Visualisierungen: Überlegen Sie, welches Bildmaterial Ihre Rekrutierungsdaten am besten darstellen wird. Zum Beispiel, um sicherzustellen
Vielfalt am Arbeitsplatz
können Sie ein Tortendiagramm verwenden, um die ethnische Herkunft der Bewerber auf einen Blick zu sehen. - Daten in Echtzeit: Die Daten, die Sie auf dem Dashboard sehen, sollten aktuell sein, d.h. sie sollten angezeigt werden, sobald sie eintreffen. Diese decken verschiedene Aspekte des Einstellungsprozesses ab, von der Stellenausschreibung bis zum Vorstellungsgespräch.
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3 bewährte Verfahren für die Erstellung eines Dashboards für die Personalbeschaffung
Jetzt haben Sie also Ihr Dashboard für die Personalbeschaffung, aber bietet es Ihnen auch alle nötigen Einblicke? Wenn nicht, befolgen Sie diese Tipps, um sie an Ihre Einstellungsziele anzupassen.
1. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge
Das Daten-Dashboarding-Tool, das Sie verwenden, hat großen Einfluss auf die Effektivität. Das Recht
Tools für die Personalbeschaffung
können Ihnen alle Funktionen bieten, die Sie für ein aufschlussreiches Dashboard benötigen.
Es sollte enthalten.
a. Zugang zu intuitiven Berichten, die Personalvermittlern helfen, die benötigten Einblicke zu erhalten.
b. Detaillierte Visualisierungen, einschließlich der Möglichkeit, die Kandidaten-Pipeline zu visualisieren.
c. Ein Überblick über die Rekrutierungsmaßnahmen.
2. Vernachlässigen Sie die mobile Rekrutierung nicht
Telefonische Anwerbung
wird ein immer beliebterer Ansatz. Im Jahr 2021 werden nicht weniger als
67% der Stellenbewerbungen
wurden mit mobilen Geräten durchgeführt. Um Zugang zu einem möglichst großen Pool von Bewerbern zu erhalten, müssen Ihre Einstellungsstrategien diese Bewerber berücksichtigen.
Achten Sie darauf, dass Ihr Dashboard auch Metriken für mobile Geräte enthält. Die Metrik für den mobilen Datenverkehr zeigt Ihnen zum Beispiel, wie viele mobile Nutzer Ihre Jobseite besuchen.
3. Versuchen Sie, es einfach zu halten
Wenn es darum geht, ein Dashboard für die Personalbeschaffung zu erstellen, ist Einfachheit der Schlüssel. Es mag kontraintuitiv klingen, aber warum sollten Sie nicht so viele Daten wie möglich aufnehmen? Aber denken Sie daran, dass der Sinn eines Datenverwaltungssystems darin besteht, einen schnellen Zugriff auf wichtige Erkenntnisse zu ermöglichen.
Wenn Sie mit Daten überlastet sind, ist es schwieriger, sie zu verarbeiten. Bevor Sie Ihrem Dashboard Metriken oder Berichte hinzufügen, sollten Sie sich fragen: „Bringen sie einen Nutzen?“ Wenn nicht, brauchen Sie sie nicht hinzuzufügen.
Außerdem werden nicht nur Personalvermittler auf Ihr Dashboard zugreifen können. Andere Parteien, wie z.B. die Personalabteilung, Manager und Direktoren, könnten ebenfalls an Ihren Daten interessiert sein. Versuchen Sie, die Informationen so zu präsentieren, dass sie für alle Beteiligten zugänglich sind und dass die Abteilungen ihre Erkenntnisse austauschen können.
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Häufig gestellte Fragen:
1. Welche Tools kann ich verwenden, um ein Dashboard für die Personalbeschaffung zu erstellen?
Je nach Bedarf und Fachwissen können Sie mit verschiedenen Tools ein Dashboard für die Personalbeschaffung erstellen. Beliebte Optionen sind Microsoft Excel, Google Sheets, Tableau und Power BI.
Außerdem gibt es einige spezialisierte
HR-Software
oft über integrierte Dashboard-Funktionen, die auf die Bedürfnisse der Personalbeschaffung zugeschnitten sind und eine nahtlose Integration mit anderen HR-Funktionen ermöglichen.
2. Wie oft sollte ich mein Rekrutierungs-Dashboard aktualisieren?
Es ist wichtig, dass Sie Ihr Dashboard für die Personalbeschaffung immer auf dem neuesten Stand halten, um genaue und aktuelle Daten für die Entscheidungsfindung zu erhalten. Idealerweise streben Sie Aktualisierungen in Echtzeit an, insbesondere wenn Ihre Tools und Systeme dies unterstützen.
Wenn Echtzeit-Updates jedoch nicht möglich sind, ist ein wöchentliches Aktualisierungsintervall eine gute Praxis. Regelmäßige Aktualisierungen helfen Ihnen dabei, laufende Trends zu verfolgen, Probleme sofort zu erkennen und fundierte Anpassungen Ihrer Einstellungsstrategie vorzunehmen.
3. Wie stelle ich sicher, dass die Daten in meinem Dashboard für die Personalbeschaffung korrekt sind?
Sie können damit beginnen, Ihr Dashboard mit vertrauenswürdigen und konsistenten Datenquellen zu verknüpfen. Prüfen Sie außerdem regelmäßig Dateneingaben, um Unstimmigkeiten zu erkennen und zu korrigieren, und implementieren Sie automatisierte Datenvalidierungsprozesse, um menschliche Fehler zu reduzieren und die Datenintegrität zu wahren.
Diese Schritte helfen Ihnen, ein hohes Maß an Genauigkeit beizubehalten und sicherzustellen, dass Ihre Einstellungsentscheidungen auf den genauesten und aktuellsten Informationen beruhen.
Autor Bio:
Jesse Liszka ist Senior Communications Specialist bei Paylocity, einem führenden Anbieter von cloudbasierter Lohnabrechnungs- und Personalmanagement-Software. Sie verfügt über mehr als 12 Jahre Erfahrung in den Bereichen Kommunikation, Kundenmarketing und Inhalte und ist zu finden auf LinkedIn.
