El trabajo a distancia puede ser el lado positivo de la pandemia, sin embargo, también ha traído consigo un mayor riesgo de fraude de identidad y es una amenaza notable para la industria de la dotación de personal.
Mientras que verificación de antecedentes son omnipresentes, a menudo no verifican si la información personal coincide realmente con la de los candidatos.
Según encuestas recientes realizadas por SIA, de 188 empresas de dotación de personal, el 40% afirmó que uno de sus clientes descubrió cómo un empleado había mentido sobre su identidad durante los últimos años.
Asimismo, el 30% de los empleadores arrojaron luz sobre casos en los que la persona que completó la evaluación previa a la contratación difería de la que comenzó a trabajar.
Estos datos no hacen más que subrayar el riesgo al que se enfrentan las empresas a medida que los trabajadores encuentran atajos hacia la flexibilidad y las oportunidades de trabajo virtual. Por no hablar de los pluriempleados que a menudo aceptan trabajos adicionales sin informar a su empleador principal, lo que da lugar a conflictos de intereses y al incumplimiento de las políticas.
Así pues, ahora la cuestión es ¿qué puede hacer para garantizar que su negocio está a salvo de los defraudadores?
¡Esta guía tiene todas las respuestas! Así que sumérjase directamente en ella.
Antes de considerar cómo afecta el fraude de identidad a la empresa de dotación de personal, he aquí la visión general básica de lo que implica este término: ▶️ El fraude de identidad se produce cuando un individuo roba la información personal de otra persona, como su nombre, su número de la seguridad social o los datos de su tarjeta de crédito, y la utiliza en su propio beneficio.
La información robada puede utilizarse para realizar compras fraudulentas, abrir nuevas líneas de crédito, solicitar préstamos e incluso cometer delitos con el nombre de la víctima.
El fraude de identidad puede producirse de varias formas, como las estafas de phishing, el pirateo de bases de datos que almacenan información personal, el robo de correo o basura con datos personales, e incluso haciéndose pasar por una empresa legítima para obtener información sensible. ◀️
Con esto claro, la primera pregunta es-
¿Por qué el fraude de identidad ha alcanzado su máximo histórico en los últimos años?
Algunos de los factores clave que han contribuido al aumento del fraude de identidad relacionado con las empresas de dotación de personal en los últimos años son los siguientes:
El rápido crecimiento de la tecnología digital
El sector de la dotación de personal se ha apoyado cada vez más en tecnología para agilizar los procesos y mejorar la eficiencia. Esto ha llevado a un uso cada vez mayor de sistemas electrónicos de nóminas, solicitudes de empleo en línea y otras herramientas digitales que almacenan información sensible.
Desgraciadamente, Tal proliferación de las plataformas digitales y del uso de Internet ha facilitado a los individuos el acceso, la alteración y la fabricación de documentos personales y profesionales, lo que dificulta a las empresas de contratación la verificación de la autenticidad de las credenciales proporcionadas por los candidatos.
Mayor competencia en el mercado laboral
Con un mercado laboral cada vez más competitivo, algunas personas pueden sentirse presionadas a embellecer o falsificar sus credenciales para que sus perfiles/CV destaquen.
Infracciones de datos
Los ciberataques dirigidos contra empresas de dotación de personal y otras empresas se han vuelto más frecuentes y sofisticados. Estos ataques pueden dar lugar a violaciones masivas de datos, exponiendo información personal y profesional sensible que los delincuentes pueden utilizar para cometer fraudes de identidad.
Medidas de seguridad inadecuadas
Es posible que algunas empresas de dotación de personal aún no hayan implantado protocolos de seguridad sólidos para proteger la información de sus clientes y candidatos. Esto podría incluir contraseñas débiles, software de seguridad anticuado o falta de formación de los miembros del personal para reconocer y prevenir el robo de identidad, haciéndoles más vulnerables a las violaciones de datos y al robo de identidad.
Trabajo y contratación a distancia
El cambio hacia trabajo y contratación a distancia, especialmente durante y después de la pandemia de COVID-19, ha hecho más difícil que las empresas de contratación de personal realicen verificaciones de identidad y comprobaciones de antecedentes exhaustivas en persona.
La complejidad de la verificación
La naturaleza global del mercado laboral ha añadido una capa de complejidad a la verificación de las credenciales de los candidatos, ya que puede ser un reto para las empresas de dotación de personal navegar por diferentes sistemas educativos, organismos de acreditación y normativas laborales.
Los individuos pueden explotar plataformas de medios sociales y redes profesionales para crear perfiles falsos y reforzar sus credenciales, lo que dificulta a las empresas de contratación la distinción entre candidatos auténticos y fraudulentos.
Disuasión legal insuficiente
En algunas jurisdicciones, las penas por cometer fraude de identidad pueden no ser lo suficientemente severas como para disuadir eficazmente a los individuos de participar en estas actividades.
Y para colmo, quizá no haya un gran aumento de los casos de usurpación de identidad, sino una mayor «concienciación» entre la gente, lo que hace que se registren más FIR.
Sea como fuere, no podemos negar el impacto negativo del robo de identidad en la industria de la dotación de personal.
Ahora algunos se preguntarán, ¿acaso el fraude no le ocurre a todo el mundo? Entonces, ¿por qué nosotros, los reclutadores, tenemos que prestarle especial atención? Hablemos de ello.
La importancia de proteger su empresa de dotación de personal y su reputación frente al fraude de identidad
Respuesta corta: Está contratando para su cliente, por lo que debe ser muy precavido. Y si falla, no sólo estará dañando la reputación de su agencia, sino que también estará hundiendo a la empresa de su cliente. (¡Probablemente no le gustará si quiere seguir en el negocio durante mucho tiempo!)
Respuesta un poco más larga:
He aquí cinco razones por las que proteger a su empresa de dotación de personal de los defraudadores debería ser su principal preocupación:
1) Proteja su reputación
La reputación de su empresa de dotación de personal lo es todo. Si sus clientes o empleados pierden la confianza en su empresa debido a un fraude de identidad, puede cortar sus lazos y, en última instancia, provocar una pérdida de negocio.
2) Prevenir las pérdidas financieras
Las actividades fraudulentas pueden causar pérdidas financieras a su empresa de dotación de personal y a sus empleados a través de compras no autorizadas, fondos robados y mucho más. Sin embargo, unas medidas y políticas de seguridad adecuadas pueden ayudar a evitar estas pérdidas financieras.
3) Evite responsabilidades legales
No protegerse contra el fraude de identidad puede acarrear consecuencias legales y problemas de cumplimiento. Las empresas de dotación de personal son responsables de proteger la información sensible, y no hacerlo puede acarrear importantes responsabilidades legales.
4) Garantizar la confianza de los empleados
Los empleados confían a su agencia de contratación información personal y financiera sensible. Aplicando medidas para evitar el fraude de identidad, puede demostrarles que su seguridad es su máxima prioridad.
5) Aumentar la productividad
Los empleados que son víctimas de un fraude de identidad pueden enfrentarse a un estrés personal y financiero significativo, lo que conduce a una disminución de la productividad en el lugar de trabajo. Protegerse contra el fraude de identidad puede garantizar que los empleados puedan centrarse en su trabajo sin el estrés añadido de tener que hacer frente a una actividad fraudulenta.
¿No son estas razones suficientes para que se tome en serio el fraude de identidad?
Conoce a tu enemigo: desenmascarar a los defraudadores de identidad
Ahora bien, no necesita ser un experto en detección de ciberdelitos para identificar si se ha producido un fraude de identidad en su empresa. (¡Sí que aparece!)
Sólo tiene que ser lo suficientemente proactivo como para darse cuenta de cualquier comportamiento extraño de sus empleados/candidatos, comprobar dos veces la autentificación y enseñarse a sí mismo la forma de pensar de los defraudadores. (¡Por supuesto, a efectos de formación!)
Así que empecemos de cero:
¿Cuáles son los tipos habituales de fraude de identidad en las empresas de dotación de personal?
A continuación se indican los tipos de fraude de identidad que las empresas de dotación de personal deben conocer:
Candidatos a un empleo con credenciales falsas
Los defraudadores pueden crear o alterar documentos, como títulos académicos, certificaciones e historiales laborales, para engañar a las empresas de contratación de personal haciéndoles creer que están cualificados para un determinado puesto de trabajo.
Este tipo de fraude puede incluir fábricas de diplomas, relleno de currículos y referencias fraudulentas.
Suplantación de empleados
Los estafadores en línea pueden adoptar la identidad de un empleado legítimo de la empresa de dotación de personal o de uno de sus clientes.
Pueden utilizar esta identidad robada para obtener acceso no autorizado a los recursos de la empresa, cometer fraude financiero o participar en otras actividades maliciosas, causando un daño significativo a la organización y a su reputación.
Infracciones de datos
Los delincuentes pueden atacar a las empresas de dotación de personal para obtener acceso no autorizado a datos sensibles, incluida la información personal y financiera de clientes y candidatos.
Estas violaciones de datos pueden dar lugar a robos de identidad generalizados, fraudes financieros y otras graves consecuencias.
Las empresas de selección de personal deben aplicar medidas de seguridad sólidas para evitar las violaciones de datos y proteger la información de sus clientes y candidatos.
Acceso no autorizado a los recursos de la empresa
Los defraudadores pueden utilizar técnicas de phishing o de ingeniería social para engañar a los empleados y conseguir que faciliten sus credenciales de inicio de sesión, lo que permite el acceso no autorizado a sistemas centralizados. recursos de la empresa como bases de datos, los sistemas de RR.HH. o las cuentas financieras.
Esto puede dar lugar a robos de datos, fraudes financieros u otras actividades maliciosas, interrumpiendo las operaciones de la organización y causando graves daños a su reputación.
Se trata de una táctica para engañar a los empleados para que faciliten información confidencial o transfieran fondos. Puede tratarse de un pretexto, en el que los atacantes utilizan una identidad falsa para ganarse la confianza, o de un señuelo, en el que se atrae a los empleados para que realicen acciones que beneficien al estafador.
Es importante tener en cuenta que el fraude de identidad puede adoptar muchas formas y que constantemente surgen nuevas tácticas. Por lo tanto, lo mejor sería estar alerta y actualizar periódicamente sus políticas de seguridad para evitar posibles amenazas.
¿Cómo atacan los defraudadores al sector de la dotación de personal?
Ahora que conoce los tipos de fraude de identidad, debe saber cómo cometen esos delitos los defraudadores. He aquí algunas formas:
- Falsos solicitantes de empleo: Los estafadores se hacen pasar por solicitantes de empleo y envían currículos o solicitudes falsas para acceder a información confidencial o instalar programas maliciosos en los sistemas de las agencias de colocación.
- Hacerse pasar por clientes o empleadores: Los atacantes utilizan tácticas de ingeniería social para hacerse pasar por clientes o empleadores y solicitar información sensible o transferencias de fondos.
- Ataques al proceso de pago: Los estafadores utilizan facturas falsas para obtener credenciales de acceso a sistemas de pago en línea o para desviar fondos a sus cuentas.
- Phishing: Envío de correos electrónicos o mensajes fraudulentos en los que se solicita información sensible haciéndose pasar por otra persona, como un banco o una empresa de tarjetas de crédito.
- Vishing: El phishing de voz, en el que los estafadores utilizan las llamadas telefónicas para obtener información sensible.
- Registro de pulsaciones: Seguimiento de las entradas del teclado para robar nombres de usuario, contraseñas y PIN que pueden utilizarse para acceder a datos confidenciales.
- Buceo en el contenedor: Buscar en la basura documentos personales para cometer un robo de identidad.
- El hombre en el navegador: Instalación de programas maliciosos en los ordenadores de los empleados para interceptar las transacciones web en tiempo real y robar dinero o información.
- Desnatando: Utilizar un pequeño dispositivo para escanear y almacenar los datos de las bandas magnéticas de las tarjetas de crédito o débito o utilizar un dispositivo portátil para sustraer las tarjetas cuando no están a la vista.
Para protegerse a sí mismo y a su empresa de estas estafas, evite hacer clic en enlaces o descargar archivos adjuntos de fuentes desconocidas y mantenga actualizado el software de seguridad de su ordenador.
Si sospecha de algún fraude, debe ponerse inmediatamente en contacto con su banco y con expertos en ciberdelincuencia para informar del incidente y tomar las medidas oportunas.
Y lo más importante, ¡forme a sus empleados para que hagan lo mismo!
Construir una fortaleza a prueba de fraudes: Medidas de seguridad esenciales
He aquí algunas de las mejores prácticas que debe adoptar para garantizar la seguridad de su empresa de dotación de personal frente a los defraudadores de identidad:
Blindarse con la encriptación de datos
Las empresas de dotación de personal deben utilizar estrategias de encriptación de datos para proteger la información confidencial, como los datos de los empleados y las listas de clientes. Pueden utilizar software de encriptación para codificar los datos, haciéndolos ilegibles para cualquiera que no tenga la clave de encriptación.
Consejo: Asegúrese de que sus claves de encriptación son seguras y sólo accesibles para los candidatos autorizados.
El arte de la gestión segura de contraseñas
Las empresas de dotación de personal deben formar a los empleados en técnicas adecuadas de gestión de contraseñas. Esto incluye el uso de contraseñas fuertes y únicas para todas sus cuentas y nunca reutilizar contraseñas en diferentes sitios.
Consejo: Anime a sus empleados a utilizar un gestor de contraseñas que les proporcione un espacio centralizado para almacenar, seguir y gestionar las contraseñas de forma segura.
Aprovechar la autenticación de dos factores
Las agencias de contratación deberían habilitar la autenticación de dos factores (2FA) en todas sus cuentas para añadir una capa adicional de seguridad.
Esto requiere una segunda forma de autenticación, como una huella dactilar o un código OTP enviado a su teléfono, lo que dificulta a los atacantes el acceso a sus cuentas, incluso si tienen su contraseña.
Consejo: Revise y actualice regularmente su configuración 2FA para garantizar la máxima seguridad.
Organizar sesiones periódicas de formación para los empleados
Debe formar a sus empleados para que detecten y eviten las actividades fraudulentas, como los ataques de phishing y las tácticas de ingeniería social. Esta formación debe abarcar las estafas por correo electrónico y teléfono, los pretextos y los cebos.
Educando a sus empleados sobre estas amenazas, las empresas de dotación de personal pueden evitar que sean víctimas del fraude de identidad.
He aquí algunas tácticas que puede utilizar para formar a sus empleados:
- Llevar a cabo sesiones de formación: Programe sesiones de formación periódicas para instruir a los empleados sobre las últimas técnicas de fraude de identidad y cómo detectarlas. Puede traer a expertos externos o utilizar recursos en línea para impartir la formación.
- Casos prácticos: Utilice estudios de casos para ilustrar ejemplos reales de fraude de identidad. Los empleados pueden aprender de estos ejemplos y utilizar los conocimientos para identificar situaciones similares.
- Proporcionar material escrito: Cree materiales escritos como folletos, volantes o volantes para reforzar la formación. Estos materiales pueden distribuirse a los empleados para que los lean con tranquilidad.
- Ejercicios de juegos de rol: Realice ejercicios de juegos de rol para ayudar a los empleados a practicar la identificación y la respuesta al fraude de identidad. Esta puede ser una forma divertida e interactiva de reforzar los conceptos de la formación.
- Actualizar periódicamente los materiales de formación: Asegúrese de que los materiales de formación se actualizan regularmente para reflejar las últimas técnicas de fraude de identidad. Esto ayudará a mantener a los empleados informados y al día.
- Proporcionar incentivos: Proporcione bonificaciones a los empleados que identifiquen y denuncien con éxito el fraude de identidad. Esto puede incluir bonificaciones, tarjetas regalo u otras recompensas.
- Hágalo parte de la cultura de la empresa: Incorpore la concienciación sobre el fraude de identidad en la cultura de la empresa promoviendo la concienciación y animando a los empleados a informar sobre actividades sospechosas.
Utilizando estos métodos, puede asegurarse de que sus empleados están bien informados y equipados para detectar y evitar el fraude de identidad.
Aplicar políticas y procedimientos estrictos
Las empresas de personal deben establecer políticas y procedimientos estrictos en torno al acceso a los datos y los procesos de pago.
Esto incluye limitar el acceso a la información sensible sólo a los empleados autorizados, revisar y actualizar periódicamente los permisos de acceso y verificar la identidad de los solicitantes de empleo, clientes y empleadores antes de proporcionar acceso a información sensible o transferir fondos.
Aparte de estas cinco prácticas clave, aquí tiene algunas indicaciones más que debe tener en cuenta:
- Implementar rigurosas verificaciones de antecedentes y procesos de verificación para los candidatos, incluyendo educación, historial de empleo y referencias.
Consider using third-party verification services or blockchain technology to enhance the reliability of the verification process.
- Implemente medidas de seguridad sólidas, como cortafuegos, sistemas de detección de intrusos y auditorías de seguridad periódicas, para proteger los datos confidenciales de accesos no autorizados.
- Emplee la autenticación multifactor (MFA) para asegurar el acceso a los recursos de la empresa y minimizar el riesgo de acceso no autorizado debido al robo de credenciales.
- Supervise el acceso de los empleados a los datos confidenciales y revise los registros de acceso para identificar actividades sospechosas.
- Establezca un plan claro de respuesta a incidentes para abordar el fraude de identidad o la violación de datos de forma rápida y eficaz, minimizando los posibles daños.
- Utilice un proveedor de 2FA de confianza con un historial demostrado de prestación de servicios de autenticación seguros y fiables.
- Implemente la autenticación consciente del contexto, que tiene en cuenta la ubicación del usuario, el dispositivo y otra información contextual para determinar si un intento de autenticación es legítimo.
- Considere la posibilidad de utilizar la autenticación biométrica, como el reconocimiento facial o el escaneado de huellas dactilares.
En caso de emergencia Respuesta a los ataques de usurpación de identidad
En caso de que su empresa de dotación de personal ya haya sido presa del fraude de identidad, he aquí varios pasos que puede dar para recuperarse y mitigar los daños:
- Notifique a las autoridades: Debe denunciar el fraude de identidad a las autoridades pertinentes, como la policía, el FBI o la FTC. Esto ayudará a garantizar que el defraudador sea capturado y procesado y proporcionará un registro del incidente para cualquier posible acción legal.
- Notifique a las partes afectadas: Debe notificar a cualquier parte afectada, como clientes o candidatos cuya información pueda haberse visto comprometida. Esto puede hacerse a través del correo electrónico u otras formas de comunicación y debe incluir instrucciones sobre cómo protegerse del robo de identidad.
- Revisar los protocolos internos de seguridad: La empresa de dotación de personal debe revisar sus protocolos internos de seguridad para identificar cualquier vulnerabilidad que pueda haber contribuido al fraude de identidad. Se trata de aplicar medidas de seguridad adicionales, como la autenticación multifactor o el cifrado de datos.
- Trabajar con un asesor jurídico: Debe trabajar con un asesor jurídico para determinar la posible responsabilidad y desarrollar un plan de acción, que incluya la presentación de una demanda contra el defraudador, la presentación de reclamaciones al seguro o la negociación de acuerdos con las partes afectadas.
- Vigilar para evitar más fraudes: Deberá seguir vigilando sus sistemas y su contabilidad para detectar cualquier indicio de nuevos fraudes o accesos no autorizados, lo que puede implicar la aplicación de herramientas o servicios de vigilancia y detección de fraudes.
- Proporcionar recursos a las partes afectadas: La empresa de personal debe proporcionar recursos y apoyo a las partes afectadas, como servicios de supervisión del crédito o seguros contra el robo de identidad.
En general, recuperarse de un fraude de identidad puede ser complejo y llevar mucho tiempo, pero actuar con rapidez y trabajar con los expertos adecuados puede ayudar a mitigar los daños y prevenir futuros incidentes.
Antes de terminar, he aquí algunos hechos infravalorados que debe conocer sobre el fraude de identidad:
Los empleados temporales corren un mayor riesgo
Empleados temporales y contratistas A menudo se les contrata con poca antelación y puede que no se sometan a las mismas rigurosas comprobaciones de antecedentes y procesos de verificación de identidad que los empleados fijos.
Esto les hace más vulnerables al robo de identidad, ya que su información personal puede no ser investigada a fondo antes de ser contratados.
El factor humano
Aunque muchas empresas se centran en implementar soluciones tecnológicas para prevenir el robo de identidad, a menudo se pasa por alto el factor humano.
Debe recordar que sus empleados pueden exponer inadvertidamente información sensible a través del correo electrónico u otros canales de comunicación o ser víctimas de estafas de phishing que les engañan para que proporcionen credenciales de acceso u otra información personal. Por lo tanto, formarlos es imprescindible.
Los efectos a largo plazo del robo de identidad
El robo de identidad puede tener efectos a largo plazo en las personas, como daños en la puntuación crediticia y dificultades para obtener créditos o préstamos. Las empresas de personal pueden ser responsables de cualquier daño resultante del robo de identidad, lo que podría afectar a la capacidad de sus clientes para obtener financiación u otros servicios esenciales.
El papel de los proveedores externos
Muchas empresas de dotación de personal confían en proveedores externos para que les proporcionen nóminas y otros servicios. Estos proveedores pueden tener acceso a datos sensibles, y las empresas de dotación de personal necesitan asegurarse de que estos proveedores cuentan con medidas de seguridad sólidas para proteger estos datos.
Para concluir, aquí tiene algunos consejos adicionales que debería tomar como medidas preventivas contra el fraude de identidad. ¡Espero que esto le ayude!
- Cree una política escrita de prevención del fraude específica para su empresa y forme a sus empleados sobre ella.
- Disponga de buenos controles internos y procedimientos de investigación para su proceso de contratación.
- Utilice únicamente las direcciones de correo electrónico y los sitios web oficiales de la agencia para comunicarse con los solicitantes.
- Disponga de una sección de su página web dedicada exclusivamente a advertir a los solicitantes potenciales sobre el fraude en los recursos humanos y a explicar su proceso de solicitud.
- Disponga de una línea directa de información confidencial o de una dirección de correo electrónico para que los solicitantes puedan alertar de posibles fraudes.
- Establezca una alerta en Google con el nombre de su empresa de dotación de personal y las palabras que suelen utilizarse en la descripción de un puesto de trabajo y controle regularmente los resultados.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P1- ¿Son lo mismo el robo de identidad y el fraude de identidad?
No, el robo de identidad y el fraude no son lo mismo, aunque están estrechamente relacionados.
El robo de identidad consiste en robar la información personal de alguien, como su número de la Seguridad Social, para cometer fraude u otras actividades ilegales.
Por otro lado, el fraude de identidad significa utilizar los datos robados para cometer actividades ilegales, como abrir una cuenta de crédito a su nombre o utilizar su cuenta bancaria para realizar transacciones no autorizadas.
P2-¿Cómo puedo elegir el mejor proveedor de 2FA para mi empresa de dotación de personal?
Elegir al mejor proveedor de 2FA para su empresa de dotación de personal implica evaluar varios factores para asegurarse de que los servicios del proveedor se alinean con las necesidades y objetivos de su empresa. A continuación encontrará los pasos que le ayudarán con la misma:
- Determine los requisitos 2FA de su empresa: Identifique los requisitos 2FA específicos de su empresa de dotación de personal, como el número de usuarios, los tipos de factores de autenticación necesarios y la compatibilidad con sus sistemas existentes.
- Investigue a los posibles proveedores: Investigue a los posibles proveedores de 2FA para identificar a los que cumplan los requisitos de su empresa. Busque el historial del proveedor en cuanto a la prestación de servicios 2FA seguros y fiables.
- Evalúe las medidas de seguridad del proveedor: Verifique si las medidas de seguridad del proveedor cumplen las normas de protección de datos y privacidad de su empresa. Esto puede incluir la evaluación de los protocolos de encriptación, los métodos de autenticación y los controles de acceso del proveedor.
- Revise los acuerdos de nivel de servicio (SLA): Revise los acuerdos de nivel de servicio del proveedor para asegurarse de que sus servicios cumplen los requisitos de tiempo de actividad y disponibilidad de su empresa. Asegúrese también de que ofrecen procedimientos adecuados de copia de seguridad y recuperación en caso de catástrofe.
- Compruebe la integración con sus sistemas existentes: Asegúrese de que la solución 2FA del proveedor puede integrarse con sus sistemas existentes, como su sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o el software de gestión de RRHH.
Evalúe el servicio de atención al cliente del proveedor: Compruebe si el proveedor ofrece un servicio de atención al cliente fiable y receptivo, que incluya asistencia técnica, recursos de formación y gestión de cuentas.
